ग्राहकों को इनवॉइस कैसे भेजें (चरण दर चरण)

ग्राहक को इनवॉइस भेजने के लिए पहले कीमत और भुगतान की शर्तें तय करें, फिर एक ऐसा दस्तावेज़ जारी करें जिसमें अलग नंबर, दोनों पक्षों के ब्योरे, जारी करने की तारीख, काम का विवरण, रकम और VAT (अगर लागू हो), नियत तारीख और भुगतान का तरीक़ा हो। उसे PDF के रूप में उस व्यक्ति को भेजें जो बिल चुकाता है, और भुगतान मिलने तक उसका पीछा करें।

इनवॉइस दो काम करता है। वह पैसे माँगता है, और VAT रजिस्टर्ड व्यवसाय के लिए वह एक टैक्स रिकॉर्ड भी है जिससे आपका ग्राहक VAT वापस क्लेम कर सकता है। टैक्स वाला काम तय करता है कि उसमें क्या होना ज़रूरी है। वसूली वाला काम सही करना आपकी ज़िम्मेदारी है, क्योंकि VAT नियम नियत तारीख या बैंक ब्योरे नहीं माँगते।

इनवॉइस में क्या-क्या होना ज़रूरी है?

EU VAT इनवॉइस में वे ब्योरे होने चाहिए जो VAT Directive के Article 226 में दिए हैं। नीचे वे उसी क्रम में हैं जिसमें आप उन्हें भरते हैं, साथ में बिंदु संख्या और हर फ़ील्ड में होने वाली आम ग़लती।

यह सूची वही है जो VAT क़ानून माँगता है। नियत तारीख और आपके भुगतान ब्योरे इसमें नहीं हैं, फिर भी उनकी ज़रूरत पड़ती है। इनके बिना इनवॉइस पूरी तरह वैध हो सकता है और फिर भी भुगतान नहीं मिलता।

कुछ स्थितियों में सूची बदल जाती है:

• UK में, HMRC की VAT गाइड पैराग्राफ़ 16.3.1 में लगभग ऐसी ही सूची देती है, और आपूर्ति का समय माँगती है, जिसे टैक्स पॉइंट कहा जाता है।
• अगर आप VAT रजिस्टर्ड नहीं हैं, तो आप VAT नहीं लगाते और VAT इनवॉइस जारी नहीं करते। साधारण इनवॉइस के लिए GOV.UK की सूची फिर भी अलग नंबर, दोनों पक्षों के ब्योरे, साफ़ विवरण, आपूर्ति की तारीख, इनवॉइस की तारीख और रकम माँगती है।
• छोटी रकमों के लिए, EU देशों को €100 तक सरलीकृत इनवॉइस की अनुमति देनी होती है (Article 220a, कुछ सीमा-पार बिक्री के अपवादों के साथ)। UK में ग्राहक की सहमति से £250 तक की अनुमति है (HMRC गाइड का पैराग्राफ़ 16.6.1)।
• आपका देश और माँग सकता है। Article 226 सिर्फ़ VAT के बारे में है। कंपनी या टैक्स क़ानून रजिस्ट्रेशन नंबर जैसे ब्योरे जोड़ सकता है, इसलिए अपने अकाउंटेंट से एक बार पूछें और जवाब अपने टेम्पलेट में डाल लें।

हर फ़ील्ड की पूरी व्याख्या VAT इनवॉइस टेम्पलेट के फ़ील्ड में है।

ग्राहक को इनवॉइस कैसे भेजें, चरण दर चरण

1. पहले कीमत और शर्तें तय करें। दायरा, कीमत और भुगतान की अवधि किसी कोट में या ऐसे ईमेल में लिखें जिसका ग्राहक ने जवाब दिया हो। इनवॉइस वह जगह नहीं है जहाँ ग्राहक को पहली बार पता चले कि कोई चीज़ कितने की है।
2. बिलिंग ब्योरे ज़रूरत से पहले इकट्ठा कर लें। आपको क़ानूनी नाम, बिलिंग पता, VAT नंबर (अगर है), कोई परचेज़ ऑर्डर नंबर, और वह पता चाहिए जहाँ इनवॉइस जाने चाहिए। जिसने आपको काम दिया है उसे अक्सर ये पता नहीं होते, इसलिए उनसे पता करवाने को कहें।
3. बिलिंग का समय चुनें। यह काम पूरा होने पर, एडवांस पर, चरणों में या हर महीने हो सकता है। नीचे की तालिका इसमें मदद करती है।
4. लाइनें ऐसे लिखें कि अजनबी भी उन्हें मंज़ूर कर सके। अकाउंट्स में बैठा जो व्यक्ति आपसे कभी मिला नहीं, वह "दुकान का साइनबोर्ड, 2.4 मीटर, 10 अप्रैल को लगाया गया" पास कर देगा। "साइनेज" पर सवाल उठेगा।
5. हर लाइन पर टैक्स तय करें। घरेलू बिक्री पर आमतौर पर आपके देश की दर लगती है। जो भी सीमा पार जाए, उसके लिए पहले EU ग्राहकों को VAT के साथ इनवॉइस कैसे भेजें या अंतरराष्ट्रीय ग्राहकों को इनवॉइस कैसे भेजें पढ़ें।
6. तारीख़ें तय करें। जारी करने की तारीख आज की है। नियत तारीख को असली तारीख बनाएँ, जो आपकी भुगतान की शर्तों से निकली हो, क्योंकि "28 अप्रैल 2026" पर "net 14" के मुक़ाबले बहस की गुंजाइश कम रहती है।
7. बताएँ कि भुगतान कैसे करना है। खाते का नाम, IBAN और BIC दें, और कहें कि भुगतान के संदर्भ में इनवॉइस नंबर लिखें, ताकि पैसा आने पर आप उसे मिला सकें।
8. इसे जारी करें, फिर छेड़ें नहीं। इसी समय नंबर मिलता है और इनवॉइस अंतिम हो जाता है। बाद में कोई ग़लती मिले तो क्रेडिट नोट या रद्द करके दोबारा जारी करना ही रास्ता है, चुपचाप बदलाव नहीं।
9. इसे सही इनबॉक्स में भेजें। PDF को अकाउंट्स के पते पर ईमेल करें और अपने संपर्क व्यक्ति को कॉपी में रखें, एक छोटे ईमेल के साथ जिसकी पहली पंक्तियों में नंबर, रकम और नियत तारीख हो। देख लें कि PDF काफ़ी है या नहीं, क्योंकि कुछ देश अब संरचित ई-इनवॉइस माँगते हैं। Belgium में 1 जनवरी 2026 से VAT देने वाले व्यवसायों के बीच यह लागू है।
10. भुगतान दर्ज करें या उसका पीछा करें। नियत तारीख नोट कर लें। अगर उसके अगले दिन तक पैसा नहीं आया, तो अपना रिमाइंडर क्रम शुरू करें।

एक पूरा इनवॉइस, शुरू से अंत तक

यह एक काल्पनिक उदाहरण है: एक साइन बनाने वाला व्यवसाय एक कैफ़े को नए दुकान-साइनबोर्ड का बिल दे रहा है, उदाहरण के लिए 20% VAT के साथ।

इस इनवॉइस में तीन चुनाव सोच-समझकर किए गए हैं। आपूर्ति की तारीख इसलिए दिखाई गई है क्योंकि वह जारी करने की तारीख से अलग है। अगर आप काम ख़त्म होने के दिन ही इनवॉइस बनाते हैं, तो एक तारीख दोनों काम कर देती है। डिज़ाइन के काम में घंटे और रेट दिखाए गए हैं क्योंकि HMRC घंटे के रेट को सेवा का इकाई मूल्य मानता है (पैराग्राफ़ 16.3.2), जबकि साइनबोर्ड अपनी पूरी कीमत पर एक आइटम है। और ग्राहक का ऑर्डर नंबर इसलिए है क्योंकि कुछ अकाउंट्स टीमें उसके बिना भुगतान जारी नहीं करतीं।

इनवॉइस कब भेजना चाहिए?

तय किया हुआ बिलिंग का क्षण आते ही इनवॉइस भेज देना चाहिए, क्योंकि भुगतान की अवधि आमतौर पर इनवॉइस की तारीख से, या ग्राहक को मिलने के दिन से गिनी जाती है।

VAT नियम बाहरी सीमा तय करते हैं। UK में आप आमतौर पर VAT इनवॉइस टैक्स पॉइंट के 30 दिनों के भीतर जारी करते हैं (HMRC गाइड का पैराग्राफ़ 16.2.3)। EU में रिवर्स चार्ज के तहत सीमा-पार सेवाओं का इनवॉइस अगले महीने की 15वीं तारीख तक बनना चाहिए (Article 222), और हर देश बाक़ी आपूर्तियों के लिए अपनी सीमाएँ तय कर सकता है।

अगर इनवॉइस पर कोई तय नियत तारीख न हो तो क्या होता है?

जिस इनवॉइस पर भुगतान की कोई तय तारीख नहीं है, उसे EU (Late Payment Directive का Article 3) और UK (GOV.UK) में व्यावसायिक ग्राहकों के लिए ग्राहक को मिलने के 30 दिन बाद लेट माना जाता है, या डिलीवरी के 30 दिन बाद अगर डिलीवरी बाद में हुई हो।

इसलिए अगर आप 14 दिन चाहते हैं, तो काम शुरू करने से पहले 14 दिन तय कर लें। पहली बार इनवॉइस पर ही छाप देना उससे कमज़ोर है कि वह उस कोट में लिखा हो जिसे ग्राहक ने मंज़ूर किया था। व्यवसायों के बीच तय शर्तें 60 दिन तक जा सकती हैं, और उससे लंबी तभी जब साफ़ तौर पर तय हों और उचित हों।

इनवॉइस वापस क्यों आ जाते हैं?

इनवॉइस आमतौर पर इसलिए लौटते हैं कि अकाउंट्स टीम उसे किसी पहले से मंज़ूर चीज़ से मिला नहीं पाती। भेजने से पहले ये बातें जाँच लें:

• ग़लत क़ानूनी इकाई। अनुबंध होल्डिंग कंपनी के साथ है और इनवॉइस पर दुकान का नाम है।
• परचेज़ ऑर्डर नंबर नहीं है, जबकि ग्राहक का सिस्टम उसके बिना इनवॉइस स्वीकार नहीं करता।
• ऐसा विवरण जिसे कोई मंज़ूर न कर सके। भुगतान करने वाला व्यक्ति मीटिंग में था ही नहीं।
• कुल रकम कोट से अलग है, और कोई लाइन कारण नहीं बताती।
• VAT नंबर छूटा या ग़लत है, जिससे ग्राहक VAT वापस क्लेम नहीं कर पाता।
• ग़लत इनबॉक्स। आपका संपर्क व्यक्ति छुट्टी पर है, और इनवॉइस उसके साथ छुट्टी पर है।

ERPFlow में ग्राहकों को इनवॉइस भेजना

ERPFlow में इनवॉइस किसी ग्राहक रिकॉर्ड के सामने ड्राफ़्ट के रूप में शुरू होता है। आप लाइनें जोड़ते हैं, और कोई सेवा या उत्पाद चुनने पर विवरण और कीमत अपने-आप भर जाते हैं, वैकल्पिक छूट के साथ और हर लाइन पर टैक्स दर के साथ। नियत तारीख जारी करने की तारीख के 14 दिन बाद से शुरू होती है, और आप उसे बदल सकते हैं। आपका क़ानूनी नाम, VAT नंबर, पता और बैंक ब्योरे सेटिंग > व्यवसाय जानकारी से आते हैं।

जारी करें इनवॉइस को उसका नंबर देता है, जैसे INV-2026-0042, और उसे अंतिम बना देता है। ईमेल के माध्यम से भेजें PDF को 19 भाषाओं में से किसी में भेजता है और भेजना दर्ज करता है। उसके बाद भुगतान दर्ज करें पूरे या आंशिक भुगतान को ट्रैक करता है, अतिदेय फ़िल्टर दिखाता है कि क्या लेट है, और भुगतान अनुस्मारक भेजें एक बार में एक इनवॉइस का रिमाइंडर ईमेल करता है।

कुछ सीमाएँ जान लें। ERPFlow में आपूर्ति की तारीख का अलग फ़ील्ड नहीं है, इसलिए जब वह तारीख जारी करने की तारीख से अलग हो, तो उसे लाइन के विवरण या नोट्स में लिखें। ऑनलाइन कार्ड भुगतान नहीं है। वह VIES में VAT नंबर नहीं जाँचता और ग्राहक के देश के हिसाब से दर नहीं चुनता। ई-इनवॉइस Peppol BIS Billing 3.0 XML के रूप में एक्सपोर्ट होते हैं, ताकि आप उन्हें अपने ई-इनवॉइस ऑपरेटर को दे सकें, और ERPFlow उन्हें ख़ुद Peppol नेटवर्क पर नहीं भेजता।