आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
दूसरे स्रोतों के नियम और आँकड़े 6 नवंबर 2026 को जाँचे गए। ये बदलते रहते हैं, इसलिए भरोसा करने से पहले स्रोत से पुष्टि कर लें।
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
अकाउंटेंट के एंगेजमेंट लेटर का फ़ीस सेक्शन बताता है कि फ़ीस कैसे निकाली जाती है, उसमें क्या शामिल है, किस चीज़ का अलग से पैसा लगेगा, इनवॉइस और भुगतान कब होगा, और फ़ीस कैसे बदल सकती है। इसे ऐसे लिखें कि ग्राहक लेटर पढ़कर हर इनवॉइस का अंदाज़ा लगा सके, क्योंकि फ़ीस के विवाद अक्सर वहीं से शुरू होते हैं जहाँ लेटर चुप हो गया था।
एंगेजमेंट लेटर के फ़ीस सेक्शन में क्या लिखना चाहिए?
एंगेजमेंट लेटर के फ़ीस सेक्शन को सात सवालों के जवाब देने चाहिए, और ग्राहक देर-सबेर ये सभी पूछेगा।
| ग्राहक का सवाल | क्लॉज़ क्या करती है | क्लॉज़ न हो तो |
|---|---|---|
| फ़ीस कैसे निकाली जाती है? | रकम के साथ बताती है कि फ़ीस तय है, घंटे के हिसाब से है या दोनों का मेल | ग्राहक को पहले इनवॉइस से ही पता चलता है |
| इसमें क्या-क्या शामिल है? | सेवाओं की अनुसूची का नाम लेकर उसकी ओर इशारा करती है | "मुझे लगा टैक्स रिटर्न इसी में शामिल है" |
| यह किस आधार पर तय है? | वॉल्यूम, समय-सीमाएँ और रिकॉर्ड की हालत बताती है | ग्राहक का काम बढ़ता है और अतिरिक्त मेहनत आपको झेलनी पड़ती है |
| किस चीज़ का अलग से पैसा लगेगा? | रेट बताती है और पहले पूछने का वादा करती है | हर अतिरिक्त लाइन पर बहस |
| मुझे कब भुगतान करना है? | इनवॉइस की तारीख़ें, भुगतान की शर्तें और विलंब की शर्तें तय करती है | भुगतान में देरी, और आपके पास दिखाने को कुछ नहीं |
| खर्च और VAT का क्या होगा? | खर्च, डिस्बर्समेंट और VAT को अलग-अलग रखती है | पहली बार खर्च वसूलते समय उलझन |
| क्या यह बदल सकती है, और क्या मैं छोड़ सकता हूँ? | फ़ीस समीक्षा, नोटिस और छोड़ने पर देय रकम तय करती है | अचानक रेट बढ़ना, और अंतिम बकाया का भुगतान न होना |
इनमें से कुछ बातें अच्छी प्रैक्टिस के साथ-साथ पेशेवर ज़रूरत भी हैं। ICAEW की फ़ीस जानकारी पर helpsheet बताती है कि उसकी Code of Ethics सदस्यों से क्या चाहती है: यह समझाना कि फ़ीस किस आधार पर निकाली जाएगी, जहाँ लागू हो वहाँ शुरुआती फ़ीस का अनुमान देना, और फ़ीस के कोट या फ़ीस का आधार लिखित में देना, सामान्यतः एंगेजमेंट लेटर में। वह यह भी कहती है कि जब कोई अनुमान तय फ़ीस न हो तो फ़र्म को यह साफ़ कर देना चाहिए। दूसरी संस्थाओं के अपने कोड हैं, इसलिए अपनी संस्था का कोड देखें।
EU में Services Directive का अनुच्छेद 22 भी इसी दिशा में जाता है। सेवा प्रदाता को पहले से तय कीमत उपलब्ध करानी होती है। जहाँ कीमत पहले से तय नहीं है, वहाँ माँगे जाने पर प्रदाता को कीमत बतानी होती है, या उसे निकालने का ऐसा तरीक़ा जिसे ग्राहक जाँच सके, या पर्याप्त ब्योरेवार अनुमान देना होता है।
फ़ीस की कौन-सी क्लॉज़ आप अपना सकते हैं?
ये शुरुआती नमूने हैं और इनमें दी रकमें काल्पनिक हैं। इन्हें अपनी संस्था की मॉडल वर्डिंग से मिलाएँ, जैसे ICAEW की engagement letters helpsheet, और यह भी देखें कि आपकी प्रोफ़ेशनल इंडेम्निटी बीमा कंपनी क्या अपेक्षा रखती है।
तय फ़ीस:
अनुसूची 1 की सेवाओं के लिए हमारी फ़ीस 1 जनवरी 2027 से शुरू होने वाले बारह महीनों के लिए प्रति वर्ष €3,060 plus VAT है, जो हर महीने के पहले कार्यदिवस को €255 प्रति माह की दर से इनवॉइस की जाएगी।
फ़ीस किन मान्यताओं पर टिकी है:
यह फ़ीस इन मान्यताओं पर आधारित है: प्रति माह अधिकतम 80 ट्रांज़ैक्शन, अगले महीने की 10 तारीख़ तक पूरे रिकॉर्ड, और वार्षिक खातों का एक सेट। इनमें से कुछ भी बदलता है तो आगे कुछ भी वसूलने से पहले हम आपको बताएँगे।
दायरे से बाहर का काम:
अनुसूची 1 से बाहर के काम का शुल्क €85 प्रति घंटा plus VAT है, या ऐसी तय कीमत पर जिस पर हम पहले सहमत हों। आपकी लिखित सहमति के बिना हम शुल्क वाला कोई अतिरिक्त काम शुरू नहीं करेंगे, और ईमेल काफ़ी है।
अनुमान:
यह रकम अनुमान है, तय फ़ीस नहीं। अगर हमें लगता है कि हम इससे ऊपर जाएँगे, तो हम पहले आपको बताएँगे, कारण समझाएँगे और संशोधित रकम देंगे।
खर्च और डिस्बर्समेंट:
हम खर्च लागत पर वसूलते हैं, और जहाँ VAT लागू होता है वहाँ VAT जोड़कर। आपकी ओर से हमारे चुकाए गए पैसे, जैसे फ़ाइलिंग फ़ीस, इनवॉइस पर अलग से और ठीक उतनी ही रकम में दिखाए जाते हैं जितनी चुकाई गई।
भुगतान:
इनवॉइस की तारीख़ से 14 दिन के भीतर देय हैं। अतिदेय रकम पर हम क़ानून की अनुमति के अनुसार ब्याज ले सकते हैं, और 7 दिन का लिखित नोटिस देने के बाद काम रोक सकते हैं।
फ़ीस समीक्षा:
हम हर जनवरी में फ़ीस की समीक्षा करते हैं और किसी भी बदलाव का 30 दिन का लिखित नोटिस देते हैं। अगर आप बदलाव स्वीकार नहीं करते, तो उसके लागू होने से पहले लिखित नोटिस देकर यह एंगेजमेंट समाप्त कर सकते हैं।
बीच में समाप्त होने पर:
यह एंगेजमेंट साल पूरा होने से पहले समाप्त होता है, तो हम उस तारीख़ तक किए गए काम का शुल्क इस लेटर की कीमतों पर लेंगे, आपके चुकाए पैसे घटाकर, और अधिक रकम लौटा देंगे।
अगर लेटर में देर से भुगतान के बारे में कुछ नहीं लिखा, तब भी बिज़नेस ग्राहकों के मामले में क़ानून मदद कर सकता है। EU में Late Payment Directive संदर्भ दर में कम से कम आठ प्रतिशत अंक जोड़कर वैधानिक ब्याज तय करता है, और वसूली की लागत के लिए कम से कम €40। UK में वैधानिक ब्याज 8% plus Bank of England बेस रेट है। विलंब शुल्क लगाने की गाइड और विस्तार से बताती है, और भुगतान की शर्तों के उदाहरण दिनों की संख्या चुनने में मदद करेंगे।
बराबर किस्तों में बँटी फ़ीस को एग्ज़िट क्लॉज़ क्यों चाहिए?
साल भर में बराबर बाँटी गई फ़ीस उसी पल काम से मेल खाना बंद कर देती है जब ग्राहक बीच में छोड़ जाता है, और ऊपर की आख़िरी क्लॉज़ इसीलिए मायने रखती है। सालाना फ़ीस में कुछ भारी काम होते हैं, जैसे साल के अंत के खाते, और मासिक रकम उन्हें बराबर फैला देती है।
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। एक प्रैक्टिस बुककीपिंग के लिए €180 प्रति माह और साल के अंत के खातों के लिए €900 लेती है: कुल €3,060 प्रति वर्ष, €255 प्रति माह की दर से बिल किया हुआ। ग्राहक सात महीने बाद छोड़ देता है, और तब तक €1,785 चुका चुका है।
| ग्राहक कब छोड़ता है | चुकाया | किया गया काम | नतीजा |
|---|---|---|---|
| साल के अंत के खाते पहले ही पूरे हो चुके | €1,785 | €1,260 + €900 = €2,160 | ग्राहक पर €375 बकाया |
| साल के अंत के खाते शुरू ही नहीं हुए | €1,785 | €1,260 | आप पर €525 बकाया |
क्लॉज़ न हो तो या तो आप €375 पर बहस कर रहे होंगे और आपके पास दिखाने को कुछ नहीं होगा, या ग्राहक €525 वापस माँग रहा होगा और उसे निकालने का कोई तय तरीक़ा नहीं होगा। ICAEW की helpsheet स्टैंडिंग ऑर्डर पर भी इससे जुड़ी बात कहती है: ग्राहक मान सकते हैं कि ये भुगतान सब कुछ कवर करते हैं, इसलिए शर्तें साफ़ रखें और फ़ीस को भुगतानों से मिलाने के लिए तैयार रहें।
फ़ीस की क्लॉज़ कहाँ गड़बड़ाती हैं?
फ़ीस की क्लॉज़ आम तौर पर ठीक उसी जगह धुँधली होती हैं जहाँ ग्राहक को एक आँकड़ा चाहिए।
- "खर्च किए समय के आधार पर", पर रेट नहीं। ICAEW टाइम रिकॉर्ड को मैनेजमेंट का औज़ार मानता है और कहता है कि वे अकेले फ़ीस का औचित्य नहीं हैं। ग्राहक को रेट दें, या ऐसा तरीक़ा जिसे वह जाँच सके।
- "तय फ़ीस", पर कोई सीमा नहीं। वॉल्यूम लिखे बिना, जिस ग्राहक का काम दोगुना हो जाए वह उसी कीमत की उम्मीद कर सकता है।
- अनुमान, पर कोई ट्रिगर नहीं। लिखें कि उससे ऊपर जाने से पहले आप चेतावनी देंगे। ICAEW यह भी अपेक्षा करता है कि अधिक रकम का कारण और उसकी गणना समझाई जाए।
- रिकॉर्ड देर से आने पर चुप्पी। अगर रिकॉर्ड समय-सीमा के तीन हफ़्ते बाद आते हैं, तो जल्दबाज़ी का ख़र्च कौन उठाएगा?
- समीक्षा क्लॉज़ नहीं। तब हर बढ़ोतरी के लिए ग्राहक की सहमति चाहिए, और रेट बढ़ाने के पत्र के पास टिकने के लिए बहुत कम रह जाता है।
पूरा लेटर दोबारा जारी किए बिना फ़ीस कैसे बदलें?
पूरा लेटर दोबारा जारी किए बिना फ़ीस बदलने के लिए रकमें एक अलग फ़ीस अनुसूची में रखें, जिसका हवाला लेटर देता है। तब मुख्य लेटर शर्तों को सँभालता है और अनुसूची मौजूदा सेवाओं और कीमतों को। तारीख़ वाली नई अनुसूची, और लेटर में वादा किए नोटिस के साथ, पुरानी की जगह ले लेती है।
पूरा लेटर तब दोबारा जारी करें जब काम का प्रकार या शर्तें बदलें। हर तारीख़ वाला संस्करण सँभालकर रखें, क्योंकि बाद में फ़ीस पर कोई सवाल उठे तो फ़ैसला इस पर टिकता है कि उस महीने कौन-सी अनुसूची लागू थी। कीमत तक पहुँचने का तरीक़ा तय फ़ीस वाली अकाउंटिंग में बताया गया है।
ERPFlow में एंगेजमेंट लेटर की फ़ीस को इनवॉइस में कैसे बदलें
ERPFlow एंगेजमेंट लेटर न लिखता है और न साइन करवाता है। उसमें लेटर टेम्पलेट नहीं हैं और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर भी नहीं है। फ़ीस तय हो जाने के बाद जो कुछ आता है, वह इसके दायरे में है, अकाउंटिंग और बुककीपिंग प्रैक्टिस और इस तरीक़े से बिल करने वाले हर किसी के लिए।
- हस्ताक्षरित लेटर सहेजें: फ़ाइल जोड़ें ग्राहक के रिकॉर्ड से, ताकि तय शर्तें उसके इनवॉइस के बगल में रहें।
- प्राइस लिस्ट बनाएँ: अपनी अनुसूची की हर फ़ीस को कीमत के साथ एक सेवा के रूप में जोड़ें, ताकि इनवॉइस की लाइन अनुसूची से मेल खाए।
- फ़ीस प्रस्ताव भेजें, अगर आप इस्तेमाल करते हैं: कोट में लाइन आइटम और VAT होते हैं, वह PDF के रूप में जाता है और इनवॉइस में बदल जाता है। उसे स्वीकृत आप हाथ से चिह्नित करते हैं।
- मासिक फ़ीस का बिल बनाएँ: आवर्ती इनवॉइस उसे हर महीने जारी करता है, ईमेल से भेजकर या ड्राफ़्ट के रूप में छोड़कर। वह बिल बनाता है, वसूली नहीं करता, इसलिए भुगतान हाथ से दर्ज होते हैं।
- अतिरिक्त काम का बिल बनाएँ: उन्हें ड्राफ़्ट में अलग लाइन के रूप में जोड़ें, और विवरण में सहमति का ज़िक्र करें।
ERPFlow यह नहीं मिलाता कि आपने अनुमान के मुक़ाबले कितना बिल किया है, और अनुमान पार करने से पहले चेतावनी भी नहीं देता। यह जाँच आपके पास ही रहती है।