आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
दूसरे स्रोतों के नियम और आँकड़े 6 नवंबर 2026 को जाँचे गए। ये बदलते रहते हैं, इसलिए भरोसा करने से पहले स्रोत से पुष्टि कर लें।
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
प्रोग्रेस बिलिंग का मतलब है प्रोजेक्ट का इनवॉइस काम आगे बढ़ने के साथ हिस्सों में बनाना, अंत में एक बिल की जगह। आप काम शुरू होने से पहले चरण और रकमें तय करते हैं, हर चरण पूरा होने पर उसका इनवॉइस बनाते हैं, और चलता हुआ कुल दिखाते हैं, ताकि ग्राहक हमेशा देख सके कि कितना बिल हुआ और कितना बाकी है।
प्रोग्रेस बिलिंग क्या है?
प्रोग्रेस बिलिंग लंबे जॉब का शुल्क किस्तों में लेने का तरीका है, जहाँ हर किस्त पहुँचे हुए चरण या मापे गए काम से जुड़ी होती है। यह नकदी को आपके खर्च जाने के समय के करीब लाती है, और अगर ग्राहक बीच में भुगतान रोक दे तो आपका जोखिम सीमित करती है।
इसे सेट करने के चार आम तरीके हैं। वे इसमें अलग हैं कि हर इनवॉइस को क्या ट्रिगर करता है।
| तरीका | हर इनवॉइस किससे ट्रिगर होता है | रकम | किसके लिए |
|---|---|---|---|
| माइलस्टोन | किसी नामित चरण का पूरा होना | पहले से तय रकम या प्रतिशत | साफ़ चरणों वाला फ़िक्स्ड-प्राइस काम |
| पूर्णता प्रतिशत | प्रगति का आवधिक माप | अनुबंध मूल्य × % पूरा, घटा अब तक बिल हुआ | लंबे अनुबंध जहाँ काम आपस में मिलता है |
| शेड्यूल ऑफ़ वैल्यूज़ | कीमत लगी काम की सूची के विरुद्ध मासिक आवेदन | हर मद का % पूरा, जोड़कर | कमर्शियल निर्माण |
| समय-आधारित | कोई तारीख, जैसे महीने का अंत | बराबर रकम, या उस अवधि के काम का मूल्य | कई महीनों का स्थिर काम |
एडवांस प्रोग्रेस बिलिंग नहीं है, हालाँकि वह अक्सर पहली किस्त के रूप में उसके आगे आता है। जिन जॉब को सिर्फ़ यही दो चाहिए, उनके लिए एडवांस और अंतिम भुगतान इनवॉइस की गाइड है। रिटेनेज अलग चीज़ है: वह पैसा जो ग्राहक हर प्रोग्रेस भुगतान से रोक लेता है, और इनवॉइस पर रिटेनेज की अपनी गाइड है।
प्रोग्रेस बिलिंग कब इस्तेमाल करें?
प्रोग्रेस बिलिंग तब इस्तेमाल करें जब जॉब इतना लंबा चले, या उसकी लागत इतनी हो, कि आपको कोई पैसा देखे बिना हफ़्तों तक मज़दूरी और आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करना पड़े। एक सरल कसौटी: जॉब पूरा होने से पहले आप जितना खर्च करेंगे, उसे जोड़ें। अगर एक बैड डेट में वह रकम खोना आपको चोट पहुँचाएगा, तो चरणों में बिल करें।
कुछ जगहों पर क़ानून भी अनुबंध के साथ चरण-भुगतान के बारे में कुछ कहता है।
- इंग्लैंड, वेल्स और स्कॉटलैंड: Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 की धारा 109 निर्माण अनुबंध के पक्षकार को किस्त, चरण या आवधिक भुगतान का हक़ देती है, जब तक काम 45 दिन से कम चलने के लिए तय या अनुमानित न हो। आवासीय निवासियों के साथ अनुबंध बाहर हैं।
- EU: Late Payment Directive का अनुच्छेद 5 कारोबारों को राष्ट्रीय क़ानून के अधीन किस्तों की अनुसूची तय करने की आज़ादी देता है। अगर एक किस्त देर से आए, तो ब्याज और मुआवज़ा सिर्फ़ अतिदेय रकम पर निकलता है।
इन नियमों के बाहर के ज़्यादातर काम में आपको अधिकार सिर्फ़ आपका अनुबंध देता है, इसलिए चरण लिख लें।
प्रोग्रेस बिलिंग चरण-दर-चरण कैसे सेट करें
- चरण कोट पर रखें। हर चरण को एक नाम और एक रकम या प्रतिशत मिलता है, और ग्राहक उन्हें कीमत के साथ स्वीकार करता है। बाद में गढ़े गए चरण दोबारा मोल-भाव हैं।
- हर चरण को ऐसी चीज़ से परिभाषित करें जो दोनों पक्ष देख सकें। “सेकंड फ़िक्स पूरा और निरीक्षित” चलता है। “आधा हो गया” नहीं चलता।
- बताएँ कि चरण की पुष्टि कौन करेगा, और कैसे। ग्राहक का ईमेल या हस्ताक्षरित साइट नोट काफ़ी है, बशर्ते आपने तय किया हो कि कौन-सा।
- चरणों की तुलना अपनी लागतों से करें। हर चरण की संचयी रकम को उस रकम के सामने रखें जो आप तब तक खर्च कर चुके होंगे। अगर आख़िरी इनवॉइस तक आपकी जेब से पैसा जा रहा है, तो चरण अपना काम नहीं कर रहे।
- पूरा होने पर चुकाने के लिए कुछ छोड़ें। ग्राहक जॉब पूरा होने तक कुछ रकम रोकना चाहता है, जो जायज़ माँग है। अगर लगभग कुछ नहीं बचा, तो विरोध की उम्मीद रखें।
- चरण पहुँचने वाले हफ़्ते में ही इनवॉइस बनाएँ, तय भुगतान की शर्तों पर। देर से आया इनवॉइस वह नकदी का फ़ायदा लौटा देता है जो आपने मोल-भाव करके पाया था।
- हर इनवॉइस पर चलता हुआ कुल दिखाएँ, और जॉब में किसी भी बदलाव को उसकी अपनी लाइन दें।
- आख़िरी इनवॉइस पर मिलान करें। सभी इनवॉइस मिलकर अनुबंध जमा तय वेरिएशन के बराबर होने चाहिए।
हल किया उदाहरण: चार इनवॉइस और एक वेरिएशन
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। एक फ़िट-आउट फ़र्म €48,000 जमा 20% VAT का अनुबंध तय करती है, जो हस्ताक्षर पर 20%, पहले फ़िक्स पर 30%, दूसरे फ़िक्स पर 30% और पूरा होने पर 20% बिल होता है। जॉब के दौरान ग्राहक ईमेल से €3,200 का वेरिएशन मान लेता है, और फ़र्म उसे तीसरे चरण के साथ बिल करती है।
| इनवॉइस | क्या बिल करता है | नेट | VAT (20%) | कुल | अब तक बिल (नेट) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | हस्ताक्षर, 20% | €9,600 | €1,920 | €11,520 | €9,600 |
| 2 | पहला फ़िक्स, 30% | €14,400 | €2,880 | €17,280 | €24,000 |
| 3 | दूसरा फ़िक्स, 30%, जमा €3,200 वेरिएशन | €17,600 | €3,520 | €21,120 | €41,600 |
| 4 | पूर्णता, 20% | €9,600 | €1,920 | €11,520 | €51,200 |
| कुल मिलाकर | €51,200 | €10,240 | €61,440 |
प्रतिशत मूल €48,000 पर टिके रहते हैं, इसलिए वे अब भी 100% जोड़ते हैं। वेरिएशन एक बार, पूरा, अपनी लाइन पर बिल होता है। प्रतिशत नए कुल पर दोबारा निकालेंगे तो या तो वेरिएशन दो बार बिल करेंगे या एक पूरी दोपहर यह समझाने में लगाएँगे कि नहीं किया।
आख़िरी पंक्ति हर बार जाँचें। €48,000 जमा €3,200 है €51,200, और नेट कॉलम भी वही है।
हर इनवॉइस पर चलते कुल का एक छोटा नोट रखें। इनवॉइस 3 पर यह हो सकता है:
चरण भुगतान 3 में से 4: दूसरा फ़िक्स पूरा, कोट QUO-2026-0042। मूल अनुबंध €48,000, तय वेरिएशन €3,200, संशोधित अनुबंध €51,200। इस इनवॉइस से पहले बिल €24,000। यह इनवॉइस €17,600। बिल करना बाकी €9,600। सभी आँकड़े VAT के अलावा हैं।
यह नोट ग्राहक की अकाउंट्स टीम के पहले सवाल का जवाब देता है, जिसे आपका इनवॉइस एक ऐसे अनुबंध से मिलाना होता है जो उसने खुद नहीं लिखा।
पूर्णता प्रतिशत के हिसाब से बिल कैसे करें?
पूर्णता-प्रतिशत बिलिंग हर इनवॉइस को ऐसे निकालती है: अनुबंध मूल्य को पूरे हुए काम के हिस्से से गुणा करें, फिर अब तक का सब बिल घटा दें।
यह इनवॉइस = (संशोधित अनुबंध × % पूरा) − अब तक बिल
वही अनुबंध लें और मान लें कि दो इनवॉइस के बाद आप जॉब को 70% पूरा मापते हैं। €51,200 × 70% है €35,840। इसमें से पहले बिल हुए €24,000 घटाएँ, तो यह इनवॉइस नेट €11,840 है, या 20% VAT के साथ €14,208।
हमेशा अब तक का बिल घटाएँ, महीने की बढ़त को बिल न करें। इस तरह पिछले महीने का उदार अनुमान इस महीने खुद सुधर जाता है, और कुल अनुबंध से भटक नहीं सकता।
पहले इनवॉइस से पहले तय कर लें कि प्रगति कैसे मापी जाएगी: लगाई गई मात्राएँ, हुई लागत या निरीक्षक का वैल्यूएशन। अमेरिकी कमर्शियल काम में अक्सर इसे शेड्यूल ऑफ़ वैल्यूज़ में औपचारिक किया जाता है, जिसे AIA G702 और G703 की गाइड समझाती है। जो काम आपने किया पर अभी बिल नहीं किया, उसे WIP रिपोर्ट ट्रैक करती है।
प्रोग्रेस इनवॉइस पर VAT कैसे काम करता है?
प्रोग्रेस इनवॉइस पर VAT सामान्यतः उस इनवॉइस की अपनी रकम पर लगता है, शुरू में पूरे अनुबंध पर नहीं। VAT कब देय होता है, यही हिस्सा देश के हिसाब से बदलता है।
- EU: VAT निर्देश का अनुच्छेद 64 उस सप्लाई को, जिससे क्रमिक भुगतान या खाता विवरण बनते हैं, उन अवधियों के अंत में पूरा हुआ मानता है जिनसे वे जुड़े हैं। काम पूरा होने से पहले लिया गया भुगतान VAT को प्राप्ति पर, मिली रकम पर, देय बना देता है (अनुच्छेद 65)। सदस्य देश तारीख को इसके बजाय इनवॉइस या भुगतान से जोड़ सकते हैं (अनुच्छेद 66)।
- UK: आवधिक भुगतान वाले निर्माण अनुबंधों के लिए, टैक्स पॉइंट भुगतान मिलने या VAT इनवॉइस जारी करने में से जो पहले हो, वह है (VAT Notice 708, पैराग्राफ़ 23.1.3)।
व्यावहारिक नतीजा यह है कि जहाँ इनवॉइस जारी करना तारीख तय करता है, वहाँ ग्राहक के भुगतान से पहले ही किसी चरण पर आप VAT के देनदार हो सकते हैं। अगर नकदी तंग है, तो अपने अकाउंटेंट से पूछें कि आपके यहाँ ऐसा पेमेंट एप्लिकेशन चल सकता है या नहीं जो VAT इनवॉइस नहीं है, और VAT इनवॉइस भुगतान के बाद आए।
बीच में दर बदलने से एक अनुबंध दो VAT दरों में भी बँट सकता है, क्योंकि हर चरण की अपनी तारीख होती है।
प्रोग्रेस बिलिंग में क्या गलत होता है?
प्रोग्रेस बिलिंग आमतौर पर काम में नहीं, कागज़ी कार्रवाई में बिगड़ती है।
- ऐसे चरण का बिल बनाना जो पूरा नहीं हुआ। एक विवादित इनवॉइस उसके बाद की हर चीज़ रोक सकता है।
- वेरिएशन को अगले चरण की रकम में मिला देना। ग्राहक को ऐसा चरण दिखता है जो अनुबंध से मेल नहीं खाता और वह भुगतान रोक देता है।
- चलता हुआ कुल न होना। ग्राहक की अकाउंट्स टीम को इतिहास दोबारा बनाना पड़ता है, और उसमें आपकी भुगतान की शर्तों से ज़्यादा समय लगता है।
- ऐसा आख़िरी इनवॉइस जो अनुबंध दोहराता है। जो बचा है वही बिल करें। अगर पूरा अनुबंध दिखाना ज़रूरी हो, तो उसे चलते कुल में दिखाएँ।
- बिल हुए को वसूल हुआ मान लेना। चलता कुल दिखाता है कि आपने क्या इनवॉइस किया। असल में क्या चुकाया गया, उसे चरण-दर-चरण ट्रैक करना पड़ता है।
- किसी चरण के न चुकाए जाने पर भी काम जारी रखना। हर अगला चरण आपका जोखिम बढ़ाता है, इसलिए जिस हफ़्ते वह अतिदेय हो, उसी हफ़्ते उठाएँ।
ERPFlow में प्रोजेक्ट का चरणों में बिल बनाना
ERPFlow में प्रोग्रेस-बिलिंग मॉड्यूल नहीं है। वह पूर्णता प्रतिशत की गणना नहीं करता, शेड्यूल ऑफ़ वैल्यूज़ नहीं रखता, वैल्यूएशन नहीं बनाता और रिटेंशन नहीं सँभालता। ERPFlow में जॉब एक कोट और उस पर बनाए इनवॉइस हैं, जो फ़िक्स्ड-प्राइस काम पर माइलस्टोन बिलिंग को कवर करता है। चरणबद्ध वैल्यूएशन वाले अनुबंधों को यह बहुत कम लगेगा, और निर्माण फ़र्मों का पेज भी यही कहता है।
- हर चरण का बिल कोट से बनाएँ। कोट खोलें और हर चरण के लिए एक बार इनवॉइस में बदलें चुनें। हर रूपांतरण पूरे कोट का नया ड्राफ़्ट बनाता है, जिसे आप इनवॉइस जारी करने से पहले उस चरण के हिस्से तक घटाकर संपादित करते हैं। कोट वैसा ही रहता है जैसा स्वीकार हुआ था, और हर इनवॉइस जुड़े दस्तावेज़ के तहत दिखता है।
- चलता कुल खुद रखें। जुड़े दस्तावेज़ इनवॉइस की सूची देता है पर यह नहीं निकालता कि बिल करना कितना बाकी है। चलता कुल इनवॉइस के नोट्स में टाइप करें, जो PDF पर छपते हैं।
- ऋणात्मक लाइन न ढूँढें। ERPFlow ऋणात्मक कीमत या मात्रा को मना कर देता है, इसलिए “घटा अब तक बिल” वाली पंक्ति लाइन तालिका में नहीं जा सकती। चरण की रकम सामान्य लाइन के रूप में बिल करें और कटौती नोट्स में लिखें।
- अगर आप बिल से पहले डिलीवर करते हैं, तो कोट को ऑर्डर में बदलें और वहाँ से इनवॉइस करें। ऑर्डर से बना हर इनवॉइस भी पूरे ऑर्डर से शुरू होता है। ऑर्डर Free प्लान में नहीं हैं।
- जॉब को बोर्ड पर चलाएँ। ग्राहक से जुड़ा प्रोजेक्ट कोट और उसके इनवॉइस से भी जुड़ सकता है। इसमें बजट या जॉब की लागतें नहीं होतीं।
भुगतान हाथ से दर्ज होते हैं, हर इनवॉइस पर कितने भी, और आंशिक रूप से भुगतान अपने-आप दिखता है। अतिदेय चरण पर रिमाइंडर तभी जाता है जब आप भेजना चुनें।