प्रतिपूर्ति योग्य खर्चों पर VAT और डिस्बर्समेंट

ज़्यादातर प्रतिपूर्ति योग्य खर्चों पर VAT लगता है। अगर आपने कुछ अपना काम करने के लिए खरीदा, जैसे यात्रा, तो वह आपकी आपूर्ति का हिस्सा है, इसलिए आप उस पर अपनी सामान्य दर से VAT लगाते हैं। असली डिस्बर्समेंट, जो क्लाइंट के एजेंट के रूप में चुकाया गया और ठीक लागत पर आगे बढ़ाया गया, आपके VAT से बाहर रहता है। कसौटी यह है कि आपूर्ति किसे मिली।

यह गाइड VAT के बारे में है। बिलिंग का पक्ष, जिसमें क्लाइंट के लिए खर्च की लाइनें कैसे सेट करें और लिखें, प्रतिपूर्ति योग्य खर्चों का इनवॉइस की गाइड में है।

रिचार्ज और डिस्बर्समेंट में क्या अंतर है?

रिचार्ज और डिस्बर्समेंट का अंतर यह है कि खरीद किसकी थी। अगर तीसरे पक्ष ने आपको आपूर्ति की, तो लागत आगे बढ़ाना रिचार्ज है। अगर तीसरे पक्ष ने आपके क्लाइंट को आपूर्ति की और आपने सिर्फ़ उनकी ओर से भुगतान किया, तो वह डिस्बर्समेंट हो सकता है।

EU कानून भी यही रेखा खींचता है। VAT निर्देश का अनुच्छेद 78(b) ग्राहक से वसूले गए आनुषंगिक खर्चों, जैसे परिवहन और बीमा, को आपकी कर योग्य राशि में रखता है। अनुच्छेद 79(c) केवल उस खर्च की प्रतिपूर्ति को बाहर रखता है जो "ग्राहक के नाम पर और उसकी ओर से किया गया" हो और सस्पेंस खाते में दर्ज हो, और यह असल राशि का सबूत माँगता है तथा उस पर किसी VAT की कटौती से रोकता है। विवरण में राष्ट्रीय नियम अलग हैं, इसलिए अपने देश का नियम जाँचें।

कब किसी लागत को डिस्बर्समेंट मान सकते हैं?

किसी लागत को डिस्बर्समेंट तभी मान सकते हैं जब हर शर्त पूरी हो, और UK में HMRC के VAT नोटिस 700 की धारा 25.1 आठ शर्तें बताती है:

1. तीसरे पक्ष को भुगतान करते समय आपने अपने क्लाइंट के एजेंट के रूप में काम किया।
2. आपके क्लाइंट को वस्तुएँ या सेवाएँ मिलीं और उसने उनका उपयोग किया।
3. तीसरे पक्ष को भुगतान करने की ज़िम्मेदारी आपके क्लाइंट की थी।
4. आपके क्लाइंट ने आपको अपनी ओर से भुगतान करने के लिए अधिकृत किया।
5. आपके क्लाइंट को पता था कि वस्तुएँ या सेवाएँ तीसरा पक्ष देगा।
6. आप लागत को अपने इनवॉइस पर अलग दिखाते हैं।
7. आप केवल वही ठीक राशि वसूलते हैं जो आपने चुकाई।
8. वस्तुएँ या सेवाएँ साफ़ तौर पर उसके अतिरिक्त हैं जो आप खुद देते हैं।

शर्त 2 ज़्यादातर उम्मीदवारों को बाहर कर देती है, क्योंकि ट्रेन, फ़ोन और डाक का उपयोग करने वाले लोग आमतौर पर आप ही होते हैं। HMRC की लागतों और डिस्बर्समेंट की गाइड और नोटिस 700 ये उदाहरण देते हैं।

सॉलिसिटर के उदाहरण दिखाते हैं कि रेखा कितनी पतली है, और कानूनी फ़र्में इससे हर समय जूझती हैं। इनवॉइस पर किसी लाइन को "डिस्बर्समेंट" कह देने से वह VAT के लिए डिस्बर्समेंट नहीं बन जाती।

एक उदाहरण: एक इनवॉइस में दोनों

यह एक काल्पनिक उदाहरण है, UK के नियम और उसकी 20% दर के साथ। एक सलाहकार £4,000 की फ़ीस और तीन लागतों का बिल देता है:

• £180 का ट्रेन किराया, जिस पर कोई VAT नहीं लगा था।
• £250 प्लस £50 VAT का होटल, सलाहकार के नाम के VAT इनवॉइस पर।
• £120 की वैधानिक फ़ाइलिंग फ़ीस, जो क्लाइंट पर बकाया थी और जिसे सलाहकार ने उसकी अनुमति से चुकाया।

ट्रेन किराये पर VAT लगता है, भले सलाहकार ने कोई VAT नहीं चुकाया, क्योंकि HMRC कहता है कि रिचार्ज पर आप VAT लगाते हैं "चाहे आपने कोई VAT चुकाया हो या नहीं"। सलाहकार होटल के £50 सामान्य तरीके से वापस क्लेम करता है। डिस्बर्समेंट VAT की पंक्ति के नीचे अलग मद के रूप में रहता है, जैसा HMRC का उदाहरण इनवॉइस करता है।

VAT पर VAT लगाने से कैसे बचें?

VAT पर VAT लगाने से बचने का तरीका है कि जब आप चुकाया VAT वापस क्लेम कर सकते हों, तब नेट लागत रिचार्ज करें। यहाँ यह सबसे आम गलती है, और यह रसीद के कुल को लागत मान लेने से आती है।

गलत तरीके में क्लाइंट £60 ज़्यादा चुकाता है। सलाहकार ने £50 वापस भी क्लेम किए हैं, यानी जिस खर्च को वह लागत पर आगे बढ़ाना चाहता था, उस पर उसने कमाई कर ली।

अगर आप VAT वापस क्लेम नहीं कर सकते, जैसे इसलिए कि आप VAT-रजिस्टर्ड नहीं हैं, तो सकल राशि ही आपकी असल लागत है, और हिसाब बदल जाता है। ऊपर के FAQ देखें।

क्या किसी लागत को डिस्बर्समेंट मानना फ़ायदेमंद है?

किसी लागत को डिस्बर्समेंट मानना आमतौर पर तभी फ़ायदेमंद है जब आपूर्तिकर्ता ने VAT नहीं लगाया या आपका क्लाइंट VAT वापस क्लेम नहीं कर सकता। HMRC सीधे यही कहता है। डिस्बर्समेंट आपको VAT वापस क्लेम करने से रोकता है, और मान्य VAT इनवॉइस के बिना आपका क्लाइंट भी शायद उसे क्लेम न कर सके।

सबूत रखें। नोटिस 700, धारा 25.1.2 कहती है कि ऑर्डर फ़ॉर्म या इनवॉइस की प्रति जैसा कुछ रखें जो दिखाए कि आप भुगतान को बाहर रख सकते थे, और यह दिखा सकें कि आपने VAT वापस क्लेम नहीं किया। इनवॉइस पर कॉपी करने लायक एक पंक्ति:

डिस्बर्समेंट, आपकी ओर से आपके अधिकार से चुकाया गया, लागत पर बिना VAT जोड़े: [आपूर्तिकर्ता, रेफ़रेंस, तारीख]। आपूर्तिकर्ता के इनवॉइस की प्रति संलग्न है।

सीमा-पार इनवॉइस पर खर्चों का क्या?

सीमा-पार इनवॉइस पर खर्च आमतौर पर मुख्य सेवा का अनुसरण करते हैं, क्योंकि रिचार्ज आपकी अपनी आपूर्ति का हिस्सा है। अगर किसी दूसरे EU देश के बिज़नेस को आपकी फ़ीस रिवर्स चार्ज के अंतर्गत आती है, तो रिचार्ज भी उसी के अंतर्गत आता है और आपकी ओर से उस पर कोई VAT नहीं लगता। वह उसी नेट राशि में जाता है।

रास्ते में चुकाया गया विदेशी VAT अलग मामला है। दूसरे EU देश में होटल का VAT आपके सामान्य रिटर्न में नहीं जाता। आप उसे अपने ही कर प्राधिकरण के ज़रिए ऑनलाइन क्लेम करते हैं, और कुछ देश रेस्तरां, मनोरंजन और ईंधन जैसी कुछ लागतों पर रिफ़ंड मना कर देते हैं। इसलिए रिचार्ज में आपकी असल लागत इससे तय होती है कि आप क्या वापस क्लेम कर सकते हैं।

ERPFlow में रिचार्ज और डिस्बर्समेंट का बिल बनाना

ERPFlow खर्च का आपका पक्ष दर्ज करता है और आपको उसका बिल बनाने देता है, पर दोनों को जोड़ता नहीं। खर्च आपूर्तिकर्ता, श्रेणी, VAT और अटैच की गई रसीद रखते हैं। वे ग्राहकों या कामों से जुड़े नहीं होते, इसलिए कुछ अपने-आप इनवॉइस में नहीं जाता, और ERPFlow प्रति ग्राहक लागत या मार्जिन नहीं दिखाता। इसमें कर्मचारी खर्च दावे, अनुमोदन वर्कफ़्लो या माइलेज ट्रैकिंग भी नहीं है।

• हर लागत को इनवॉइस की लाइन के रूप में जोड़ें, साफ़ विवरण और नेट राशि के साथ।
• रिचार्ज आपकी सामान्य कर दर लेते हैं, जिससे नई लाइन पहले से शुरू होती है।
• डिस्बर्समेंट पर कोई VAT नहीं लगता। उस लाइन की कर दर हटा दें, और उसका विवरण "Disbursement:" से शुरू करें ताकि वह अलग मद दिखे।
• रसीद अटैच करें इनवॉइस के साथ फ़ाइल के रूप में।

ERPFlow जाँचता नहीं कि कोई लागत योग्य है या नहीं, इसलिए आठ शर्तें आपके पास रहती हैं। डिस्बर्समेंट की लाइन इनवॉइस के सबटोटल और कुल में किसी भी दूसरी लाइन की तरह गिनी जाती है, और डिस्बर्समेंट का अलग सबटोटल नहीं है, इसलिए उसे साफ़ दिखाना चाहें तो नोट्स में जोड़ें। अनुच्छेद 79(c) का सस्पेंस-खाता ट्रीटमेंट आपकी बुककीपिंग में आता है, इसलिए अपने अकाउंटेंट को बताएँ कि वे कौन-सी लाइनें हैं। Peppol XML एक्सपोर्ट बिना टैक्स वाली हर लाइन को शून्य-दर मानता है, इसलिए इस तरह का डिस्बर्समेंट भेजने से पहले अपने e-इनवॉइस ऑपरेटर से पूछ लें।