आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
जिस इनवॉइस ईमेल पर ग्राहक कार्रवाई कर सकें, उसकी पहली दो पंक्तियों में चार तथ्य होते हैं: इनवॉइस नंबर, रकम, नियत तारीख और भुगतान कैसे करना है। इनवॉइस को PDF के रूप में संलग्न करें, फ़ाइल को साफ़ नाम दें, उसे उसे भेजें जो भुगतान मंज़ूर करता है, और ऐसी विषय-पंक्ति लिखें जो छह हफ़्ते बाद भी खोजकर मिल सके।
इसे पढ़ने वाले ने शायद आपका नाम कभी सुना ही न हो। उस संपर्क के लिए नहीं, जिससे आप बात कर रहे हैं, इस पाठक के लिए लिखें।
इनवॉइस ईमेल की विषय-पंक्ति में क्या लिखें?
इनवॉइस ईमेल की विषय-पंक्ति में शब्द "इनवॉइस", नंबर, आपके व्यवसाय का नाम और, जगह हो तो, रकम और नियत तारीख होनी चाहिए, क्योंकि जब भुगतान का दौर आएगा तब कोई यही खोजेगा।
| कमज़ोर | बेहतर | क्यों |
|---|---|---|
| इनवॉइस | Harbour Signs का इनवॉइस INV-2026-0042: €2,304.00, 28 अप्रैल तक देय | खोजने लायक, और खोले बिना पहले सवाल का जवाब देता है |
| इनवॉइस संलग्न | इनवॉइस INV-2026-0042, PO 5518, Harbour Signs | अकाउंट्स टीमें अक्सर ऑर्डर नंबर से मिलान करती हैं |
| मार्च | मार्च रिटेनर: Harbour Signs का इनवॉइस INV-2026-0061 | सिर्फ़ "मार्च" खोज में नहीं आएगा |
सामान्य इनवॉइस ईमेल टेम्पलेट
सामान्य इनवॉइस ईमेल ऐसे ग्राहक को हर नियमित इनवॉइस के लिए चलता है जो आपको पहले से जानता है। कोष्ठक वाले ब्योरे बदल दें।
विषय: [व्यवसाय का नाम] का इनवॉइस [नंबर]: [रकम], [नियत तारीख] तक देय
नमस्ते [नाम],
[क्या कवर करता है] का इनवॉइस [नंबर] संलग्न है। VAT समेत कुल रकम [रकम] है, जो [नियत तारीख] तक देय है।
कृपया [खाते का नाम] को बैंक ट्रांसफ़र से भुगतान करें, IBAN [IBAN], और संदर्भ में [नंबर] लिखें।
अगर कुछ आपकी अपेक्षा से मेल नहीं खाता, तो इस ईमेल का जवाब दें और मैं उसे ठीक कर दूँगा।
धन्यवाद, [आपका नाम]
सवाल पूछने का न्योता देने वाली पंक्ति जितना लगता है उससे ज़्यादा मायने रखती है। आज उठाई गई समस्या में आपका एक दिन लगता है। वही समस्या नियत तारीख पर उठे तो पूरी भुगतान अवधि चली जाती है, और आप फिर से शुरू करते हैं।
नए ग्राहक को पहले इनवॉइस का ईमेल
पहले इनवॉइस के ईमेल में कागज़ी बातों की पुष्टि भी होनी चाहिए, क्योंकि ग़लत पता या छूटा हुआ आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड इसी समय सामने आता है।
विषय: [व्यवसाय का नाम] का पहला इनवॉइस: [नंबर], [रकम], [नियत तारीख] तक देय
नमस्ते [नाम],
यह हमारा पहला इनवॉइस है, [नंबर], [क्या कवर करता है] के लिए: VAT समेत [रकम], [नियत तारीख] तक देय। भुगतान के ब्योरे PDF पर हैं।
क्या आप दो बातों की पुष्टि कर सकते हैं? कि इनवॉइस के लिए यही सही पता है, और इसका भुगतान करने के लिए और कुछ नहीं चाहिए, जैसे परचेज़ ऑर्डर नंबर या आपूर्तिकर्ता फ़ॉर्म। अगर यह किसी और को जाना चाहिए, तो बताएँ कि किसे, और मैं इसे सीधे आगे भेज दूँगा।
धन्यवाद, [आपका नाम]
परचेज़ ऑर्डर के साथ अकाउंट्स इनबॉक्स को ईमेल
अकाउंट्स इनबॉक्स को ईमेल परचेज़ ऑर्डर नंबर से शुरू होना चाहिए, क्योंकि पढ़ने वाला उसी से मिलान करेगा, और उसे आपके संपर्क का प्रोजेक्ट पता नहीं होगा।
विषय: इनवॉइस [नंबर], PO [ऑर्डर नंबर], [व्यवसाय का नाम], [रकम]
नमस्ते,
[संपर्क का नाम] के परचेज़ ऑर्डर [ऑर्डर नंबर] के विरुद्ध बना इनवॉइस [नंबर] संलग्न है।
रकम: VAT समेत [रकम]। नियत तारीख: [नियत तारीख]। हमारे ब्योरे और बैंक खाता इनवॉइस पर हैं।
इसे प्रोसेस करने के लिए कुछ और चाहिए तो बताएँ।
सादर, [आपका नाम]
अपने संपर्क को कॉपी में रखें, ताकि उन्हें पता चले कि यह पहुँच गया और वे इसे मंज़ूर कर सकें। अगर ग्राहक पोर्टल के ज़रिए इनवॉइस माँगता है, तो पोर्टल इस्तेमाल करें, क्योंकि ईमेल की कॉपी को बस अनदेखा किया जा सकता है।
एडवांस इनवॉइस का ईमेल
एडवांस इनवॉइस के ईमेल में बताएँ कि भुगतान होने पर क्या होगा, क्योंकि जो ग्राहक देख सके कि भुगतान से क्या शुरू होता है, उसके पास जल्दी भुगतान करने की वजह होती है। इसे कैसे बिल करें, यह एडवांस और अंतिम भुगतान की गाइड में है।
विषय: एडवांस इनवॉइस [नंबर]: [काम] की पुष्टि के लिए [रकम]
नमस्ते [नाम],
हमारा कोट स्वीकार करने के लिए धन्यवाद। [प्रतिशत]% एडवांस का इनवॉइस [नंबर] संलग्न है: VAT समेत [रकम], [नियत तारीख] तक देय।
भुगतान होते ही हम [काम की शुरुआत] तय कर देंगे। बाक़ी [बाक़ी रकम] का इनवॉइस काम पूरा होने पर बनेगा, जैसा कोट में लिखा है।
धन्यवाद, [आपका नाम]
मासिक इनवॉइस का ईमेल
मासिक इनवॉइस का ईमेल बहुत छोटा हो सकता है, क्योंकि कुछ बदला नहीं होना चाहिए। यही कहें, और अगर कुछ बदला है तो उसे साफ़ बताएँ।
विषय: [महीना] का इनवॉइस [नंबर], [व्यवसाय का नाम] की ओर से: [रकम], [नियत तारीख] तक देय
नमस्ते [नाम],
आपका [महीना] का इनवॉइस संलग्न है: [नंबर], VAT समेत [रकम] के लिए, [नियत तारीख] तक देय। पिछले महीने जैसा ही, कोई बदलाव नहीं।
धन्यवाद, [आपका नाम]
जब ग्राहक कहे कि इनवॉइस कभी आया ही नहीं
इनवॉइस दोबारा भेजने वाले ईमेल में मूल नंबर और तारीख़ें वही रहनी चाहिए, क्योंकि यह कॉपी है, नया बिल नहीं। नियत तारीख तब तक न बदलें जब तक आप इसके लिए सहमत न हुए हों।
विषय: [व्यवसाय का नाम] के इनवॉइस [नंबर] की कॉपी, [नियत तारीख] तक देय
नमस्ते [नाम],
खेद है कि यह आपको नहीं मिला। यह इनवॉइस [नंबर] की कॉपी है, [जारी करने की तारीख] को जारी, [रकम] के लिए, [नियत तारीख] तक देय।
क्या आप पुष्टि कर सकते हैं कि इस बार यह आपको मिल गया है, और क्या इसे किसी और पते पर जाना चाहिए था?
धन्यवाद, [आपका नाम]
सुधारे हुए इनवॉइस का ईमेल
सुधारे हुए इनवॉइस के ईमेल में यह साफ़ होना चाहिए कि कौन-सा नंबर रद्द है और कौन-सा उसकी जगह लेता है, वरना ग्राहक दोनों का भुगतान कर सकता है या किसी का नहीं।
विषय: सुधारा हुआ इनवॉइस [नया नंबर] [पुराने नंबर] की जगह लेता है
नमस्ते [नाम],
हमें इनवॉइस [पुराना नंबर] में एक ग़लती मिली है: [क्या ग़लत था]। वह इनवॉइस अब रद्द है, कृपया उसे अनदेखा करें।
सुधारा हुआ इनवॉइस, [नया नंबर], संलग्न है, VAT समेत [रकम] के लिए, [नियत तारीख] तक देय।
अतिरिक्त कागज़ी काम के लिए खेद है।
धन्यवाद, [आपका नाम]
क्या इनवॉइस ईमेल में बैंक ब्योरे डालने चाहिए?
बैंक ब्योरे इनवॉइस PDF पर होने चाहिए और ईमेल में भी जा सकते हैं, पर उन्हें सिर्फ़ ईमेल से कभी न बदलें। अपराधी बदले हुए खाता नंबरों वाले मिलते-जुलते इनवॉइस भेजते हैं, इसलिए बैंक ब्योरे का बदलाव ठीक वही चीज़ है जिस पर सावधान अकाउंट्स टीम शक करेगी। अगर आपका खाता बदलता है, तो अपने संपर्कों को फ़ोन भी करें, और यह भेजें:
हमारा बैंक खाता [तारीख] को बदल रहा है। आपके अगले भुगतान से पहले नए ब्योरे की पुष्टि के लिए मैं आपको फ़ोन करूँगा। अगर आपको हमारी ओर से खाता बदलने की कोई सूचना मिले जिसकी मैंने फ़ोन पर पुष्टि न की हो, तो कृपया उसे संदिग्ध मानें और हमारे जिस नंबर को आप पहले से जानते हैं उस पर मुझे कॉल करें।
ग्राहक इनवॉइस ईमेल को अनदेखा क्यों करते हैं?
ग्राहक इनवॉइस ईमेल को ज़्यादातर इसलिए अनदेखा करते हैं कि ईमेल भुगतान करने वाले व्यक्ति तक पहुँचता नहीं, या उसे वह नहीं देता जो कार्रवाई के लिए चाहिए।
- सिर्फ़ आपके संपर्क को जाना, जो पैसा जारी नहीं कर सकता और जिसके पास और काम हैं।
- अस्पष्ट फ़ाइल नाम।
invoice.pdfदर्जनों दूसरी फ़ाइलों में खो जाती है। नाम में इनवॉइस नंबर रखें। - अटैचमेंट की जगह लिंक। अकाउंट्स टीम को ऐसी फ़ाइल चाहिए जिसे वह रख सके, और कई अनजान लिंक ब्लॉक कर देते हैं।
- no-reply पता। जो सवाल लौट आता है वह भुगतान न करने की वजह बन जाता है।
- रकम को PDF के अंदर छिपाना। अपना इनबॉक्स साफ़ करने वाला व्यक्ति बिना कुछ खोले देखना चाहता है कि आप क्या माँग रहे हैं।
अगर नियत तारीख निकल जाए, तो अतिदेय रिमाइंडर क्रम पर आ जाएँ।
ERPFlow से इनवॉइस ईमेल भेजना
इनवॉइस पर ईमेल के माध्यम से भेजें एक तय ईमेल भेजता है। विषय "Invoice INV-2026-0042 from Your Business" जैसा होता है। बॉडी ग्राहक का अभिवादन करती है और इनवॉइस नंबर, जारी करने की तारीख, नियत तारीख और कुल रकम देती है, और PDF संलग्न होता है, जिस पर आपके बैंक ब्योरे हैं। जवाब आपकी व्यवसाय सेटिंग के ईमेल पते पर जाते हैं। ईमेल और PDF इनवॉइस की भाषा में होते हैं, 19 में से कोई भी।
शब्दावली बदली नहीं जा सकती, और ईमेल एक ही पते पर जाता है, जो ग्राहक रिकॉर्ड से भरा जाता है। इसलिए ERPFlow का अपना ईमेल ऊपर के टेम्पलेट नहीं ले जा सकता। उन्हें इस्तेमाल करने के लिए ईमेल भेजे बिना जारी के रूप में चिह्नित करें चुनें, फिर PDF डाउनलोड करें, उसे अपने मेलबॉक्स से भेजें, और भेजे गए के रूप में चिह्नित करें इस्तेमाल करें ताकि इनवॉइस अपना भेजा जाना दर्ज करे।
ERPFlow जो भी ईमेल भेजता है वह इनवॉइस के भेजे जाने के रूप में और गतिविधि लॉग में दर्ज होता है, इसलिए जब ग्राहक कहे कि कुछ आया नहीं, तो आप अंदाज़ा लगाने के बजाय जाँच सकते हैं। जो ईमेल विफल होता है वह इनवॉइस को जारी और नहीं भेजा गया की स्थिति में छोड़ देता है, और नहीं भेजा गया फ़िल्टर दिखाता है कि अभी क्या जाना बाक़ी है। भुगतान हो चुके इनवॉइस को दोबारा ईमेल करने पर उसमें लिखा होता है कि पूरा भुगतान हो गया है, और रद्द किए गए में लिखा होता है कि कोई भुगतान देय नहीं। आवर्ती इनवॉइस हर बार इसी तरह, उसी तय शब्दावली के साथ ईमेल कर सकते हैं।