Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Jede Person im Team sollte Zeit erfassen, denn Auftragskosten, Angebote und Einstellungsentscheidungen beruhen alle auf den Gesamtstunden, und eine Lücke im Protokoll macht jede davon falsch. Lassen Sie eine Person aus, kann ein Verlustauftrag profitabel aussehen. Die ausgelassene Person ist oft die teuerste.
Was geht schief, wenn nur einige Zeit erfassen?
Erfassen nur einige Personen Zeit, sieht jeder Auftrag billiger aus, als er war, und Sie tragen diesen Fehler ins nächste Angebot.
Hier ein erfundenes Beispiel. Ein Designstudio mit sechs Personen gewinnt einen Festpreisauftrag über 18.000 € und will 100 € je aufgewendeter Stunde verdienen. Das Team erfasst 150 Stunden. Die Geschäftsführung verbringt etwa 60 weitere mit Kundenterminen und Abnahmen und erfasst sie nicht, weil „ich nicht abrechenbar bin“.
| Gezählte Stunden | Verdienst je Stunde | Gegenüber dem Ziel von 100 € | |
|---|---|---|---|
| Nur Stunden des Teams | 150 | 120,00 € | 3.000 € darüber |
| Stunden aller | 210 | 85,71 € | 3.000 € darunter |
Es ist derselbe Auftrag. Die erste Zeile sagt, der Preis war richtig. Die zweite sagt, der nächste ähnliche Auftrag sollte mit 21.000 € angeboten werden, etwa 17 % mehr. Und im echten Leben würde niemand die 60 Stunden kennen. Sie stehen in dieser Tabelle nur, weil das Beispiel erfunden ist.
Der Ratgeber zu Budgetstunden und Iststunden zeigt, wie Sie diesen Vergleich während eines Auftrags laufen lassen, und Pauschale oder Stundenhonorar behandelt, was das für Ihre Preisbildung heißt.
Was kann ein Unternehmen entscheiden, wenn alle Zeit erfassen?
Erfassen alle Zeit, kann ein Unternehmen mehrere Fragen beantworten, die sonst auf Meinungen beruhen. Jede braucht einen anderen Ausschnitt desselben Protokolls, und jede geht auf ihre eigene Weise schief, wenn Stunden fehlen.
| Entscheidung | Wessen Stunden sie braucht | Ohne sie |
|---|---|---|
| Rechnet sich dieser Festpreis? | Alle im Auftrag | Der Auftrag sieht besser aus, als er war |
| Was sollten wir nächstes Mal anbieten? | Alle, nach Stufe | Sie kalkulieren aus dem Gedächtnis, und das vergisst die Überarbeitungen |
| Können wir diesen Auftrag im März annehmen? | Alle, einschließlich interner Zeit | Sie überbuchen die Leute, die Sie nicht tauschen können |
| Müssen wir einstellen? | Alle, einschließlich Verwaltung | Sie stellen nach dem Gefühl ein, ausgelastet zu sein |
| Stimmen unsere Sätze? | Alle, bezahlte und unbezahlte Stunden | Ihr Verrechnungssatz beruht auf einer Vermutung zum abrechenbaren Anteil |
| Haben wir abgerechnet, was wir gearbeitet haben? | Alle bei einem Stundenauftrag | Stunden erreichen nie die Rechnung |
Die letzte Zeile ist die, an die die Leute meist denken, und sie ist die kleinste der sechs. Ist das Ihr Hauptanliegen, lesen Sie als Nächstes abrechenbare Stunden erfassen.
Sollten auch nicht abrechenbare Mitarbeitende Zeit erfassen?
Ja, auch nicht abrechenbare Mitarbeitende sollten Zeit erfassen, allerdings viel gröber als Leute, die an Kundenaufträgen arbeiten. Eine Buchhalterin oder ein Büroleiter braucht drei oder vier Codes, etwa Finanzen, Büro, Vertriebsunterstützung und Kundenverwaltung, und ein paar Minuten am Tag.
Ihre Stunden erfüllen zwei Aufgaben. Sie trennen beschäftigt sein von mit bezahlter Arbeit beschäftigt sein, denn ein Unternehmen, in dem die Verwaltung sich stillschweigend verdoppelt hat, fühlt sich an wie eines, in dem sich der Vertrieb verdoppelt hat. Und sie zeigen, welche Kunden mehr kosten, als die Rechnung vermuten lässt, wenn ein Konto unverhältnismäßig viel Nachfassen und Korrigieren braucht. Ohne das wirken diese Kunden so profitabel wie die anderen. Der Ratgeber zu abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zeigt einen Weg, die Trennung einzurichten.
Lohnt sich die Zeiterfassung, gemessen an ihren Kosten?
Die Zeiterfassung lohnt sich meist für ein Unternehmen, das Stunden oder Festpreise verkauft, und Sie können das mit einer Rechnung aus Ihren eigenen Zahlen prüfen.
Hier eine erfundene. Sechs Personen brauchen täglich 5 Minuten für die Zeiterfassung, über 230 Arbeitstage. Das sind 6.900 Minuten oder 115 Stunden im Jahr. Bei internen Kosten von 50 € pro Stunde kostet das Protokoll 5.750 € im Jahr. Der Auftrag oben war um 3.000 € zu niedrig angeboten, zwei solche im Jahr zu erwischen bezahlt also das Ganze. Können Sie sich keine zwei solchen Aufträge vorstellen, brauchen Sie es vielleicht nicht.
| Ihr Unternehmen | Lohnt sich Erfassung je Auftrag? |
|---|---|
| Beratung oder andere Arbeit nach Stunden | Ja. Das Protokoll ist die Grundlage der Rechnung |
| Festpreisprojekte, etwa Design oder Marketingagenturen | Ja. So lernen Sie, was Sie anbieten sollten |
| Monatliche Pauschalen | Ja. Es zeigt, welche Pauschale übererfüllt wird |
| Läden oder Cafés im Schichtbetrieb | Selten. Dienstplan und Kasse sagen Ihnen mehr |
| Eine Person, die Festpreisprodukte verkauft | Selten. Es gibt nur eine Person, die man fragen kann |
Es gibt noch einen Test. Wenn niemand das Protokoll binnen eines Monats nach dem Schreiben ansieht, hören Sie auf, es zu führen, bis jemand es tut. Zeit, die erfasst und nie gelesen wird, ist eine Steuer auf Ihr Team.
Wie bringen Sie Leute dazu, Zeit ohne Groll zu erfassen?
Leute erfassen Zeit zuverlässig, wenn sie sehen, wofür sie dient, und wenn auch die Person an der Spitze es tut. In der Praxis läuft das auf einige Gewohnheiten hinaus.
- Fangen Sie bei der Geschäftsführung an. Eine Regel, die den Chef ausnimmt, sagt allen anderen, dass es egal ist.
- Erfassen Sie am selben Tag. Eine Woche am Freitagnachmittag zu rekonstruieren ist Raten mit Dezimalstellen.
- Verlangen Sie keine falsche Genauigkeit. Die nächsten 15 Minuten genügen für die meiste Arbeit, und die Tabelle der Abrechnungsintervalle rechnet Minuten in Einheiten um.
- Zeigen Sie die Ergebnisse. Zeigen Sie einmal im Monat die Stunden eines Auftrags gegen sein Honorar. Leute führen Aufzeichnungen weiter, deren Nutzen sie gesehen haben.
- Bestrafen Sie nie eine ehrliche Zahl. Wer jemanden rügt, weil er 30 Stunden für eine Aufgabe von 20 Stunden erfasst hat, bekommt beim nächsten Mal 20, und Ihre Auftragskosten stimmen von da an nicht mehr.
Hier eine Formulierung für die Ankündigung, die Sie anpassen können:
Ab Montag erfasst jede und jeder die eigenen Stunden, mich eingeschlossen. Ein paar Minuten am Ende des Tages genügen: Projekt, Aufgabe und Stunden. Wir tun das, um Aufträge richtig zu bepreisen und zu sehen, wann wir zu viel annehmen. Es dient nicht dazu zu prüfen, wie lange jemand braucht, und niemand bekommt Ärger für eine ehrliche Zahl.
Halten Sie die Regeln dann in einer Stundenzettel-Richtlinie schriftlich fest und nutzen Sie eine Stundenzettel-Vorlage für Teams für das Layout.
Zeit in ERPFlow erfassen
ERPFlow hat heute weder Timer noch Stundenzettel. Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald.
Was ERPFlow jetzt hat, ist ein Feld für die aufgewendete Zeit an jeder Karte in Projekte, getippt in Stunden und Minuten. Die Summen addieren sich je Projekt und, wo ein Board mit einem Kunden verknüpft ist, je Kunde. Das sagt Ihnen, wie viel ein Auftrag insgesamt gebraucht hat. Es hält nicht fest, wer die Stunden aufgewendet hat, die personenbezogene Aufzeichnung, für die dieser Ratgeber wirbt, muss also in einer Tabelle leben.
Erfasste Zeit wird auch nicht zu Zeilen einer Rechnung. Arbeit nach Stunden kommt als Menge und Satz auf eine Rechnung, die Sie selbst eingeben. Der Ratgeber zum Erfassen von Zeit als Teammitglied zeigt, wie Karten funktionieren.