Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Um abrechenbare Stunden zu erfassen, halten Sie jeden Block Kundenarbeit am Tag der Ausführung fest: Datum, Kunde, Auftrag, was Sie getan haben und wie viele Minuten es gedauert hat. Markieren Sie, ob es abrechenbar ist, führen Sie alles in einem Protokoll und schließen Sie dieses Protokoll jede Woche an einem festen Tag ab, solange die Einzelheiten noch frisch sind.
Was zählt als abrechenbare Stunde?
Eine abrechenbare Stunde ist Zeit, die Sie einem Kunden nach der mit ihm getroffenen Vereinbarung berechnen können. Das ist meist die Arbeit selbst plus die Anrufe, E-Mails und Recherchen, die der Auftrag brauchte. Angebote für neue Aufträge, das Nachfassen bei Rechnungen und das Beheben eigener Fehler zählen normalerweise nicht.
Die Vereinbarung entscheidet, dieselbe Aufgabe kann also für einen Kunden abrechenbar sein und für einen anderen nicht. Die Grauzonen stehen im Ratgeber zu abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden.
Was sollte ein Zeitprotokoll festhalten?
Ein Zeitprotokoll braucht genug Einzelheiten, um daraus eine Rechnung zu erstellen und die Frage eines Kunden sechs Wochen später zu beantworten. Diese Spalten funktionieren in einer Tabelle oder in jedem Werkzeug:
| Spalte | Beispiel | Wozu sie da ist |
|---|---|---|
| Datum | 9. März 2026 | Die Rechnung nennt den Zeitraum, und jede Rückfrage beginnt mit „Wann?“ |
| Person | AK | Die Sätze unterscheiden sich je nach Person |
| Kunde | Kunde A | Wer zahlt |
| Auftrag | Bestandsprüfung | Hält zwei Aufträge für einen Kunden auseinander |
| Geleistete Arbeit | Telefonat mit der Finanzleitung zu Abweichungen | Der Kunde liest das womöglich |
| Minuten | 18 | Der Rohwert, vor jeder Rundung |
| Stunden | 0,30 | Was die Rechnung multipliziert |
| Abrechenbar | Ja | Nicht jede Kundenstunde wird berechnet |
| Rechnungsnr. | INV-2026-0042 | Verhindert, dass dieselben Stunden zweimal berechnet werden |
Die letzte Spalte lassen die meisten aus. Füllen Sie sie am Tag der Rechnungsstellung aus, und Sie können das Protokoll jeden Monat ohne Nachdenken auf „abrechenbar, noch nicht abgerechnet“ filtern.
Schreiben Sie die Beschreibung so, als würde der Kunde sie lesen, denn eines Tages tut er das. „Telefonat mit der Finanzleitung zu Abweichungen“ übersteht eine Rückfrage. „Verwaltung“ nicht.
Welche Art der Zeiterfassung ist am genauesten?
Die Zeit zu notieren, sobald Sie eine Aufgabe beenden, ist für die meisten Menschen die genaueste Methode, und eine Woche aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren die ungenaueste.
| Methode | Eignet sich gut für | Schwachpunkt |
|---|---|---|
| Laufender Timer | Lange Phasen Schreibtischarbeit an einem Auftrag | Man vergisst, ihn zu stoppen, und kurze Unterbrechungen werden verschluckt |
| Notieren, sobald man fertig ist | Die meisten Menschen an den meisten Tagen | Es braucht eine Gewohnheit |
| Eintrag am Tagesende aus Kalender, gesendeten E-Mails und Anrufliste | Tage voller kleiner Aufgaben | Kurze Anrufe verschwinden |
| Eintrag am Wochenende aus dem Gedächtnis | Nichts, wenn es sich vermeiden lässt | Man schätzt, und die Einträge sehen auch so aus |
Außer für die erste brauchen Sie für keine dieser Methoden Software. Ein Notizbuch und eine Tabelle genügen.
Eine Wochenroutine, die das Protokoll ehrlich hält
- Sobald Sie eine Aufgabe beenden, notieren Sie die Minuten und ein paar Worte dazu.
- Am Ende jedes Tages prüfen Sie Kalender, gesendete E-Mails und Anrufliste auf alles, was Sie übersehen haben.
- Am Freitag füllen Sie die Lücken und vergleichen die erfassten Stunden mit den gearbeiteten. Wenn Sie 40 gearbeitet und 31 erfasst haben, suchen Sie die anderen neun.
- Am Monatsende summieren Sie nach Kunde und Auftrag und machen aus den Stunden eine Rechnung.
Wenn mehrere Personen Zeit erfassen, spart ein gemeinsames Wochenlayout viel Hinterherlaufen: siehe die Vorlage für Team-Stundenzettel. Um die Stunden je Auftrag zu summieren, siehe abrechenbare Stunden je Projekt erfassen.
Ein durchgerechnetes Beispiel: ein Tag im Protokoll
Hier ein erfundenes Beispiel. Ein Berater, der 90 € pro Stunde berechnet, erfasst diesen Montag:
| Kunde | Auftrag | Geleistete Arbeit | Minuten | Stunden | Abrechenbar |
|---|---|---|---|---|---|
| Kunde A | Bestandsprüfung | Besuch vor Ort, Zählbögen geprüft | 150 | 2,50 | Ja |
| Kunde A | Bestandsprüfung | Telefonat mit der Finanzleitung zu Abweichungen | 18 | 0,30 | Ja |
| Kunde B | Prozesslandkarte | Ablauf der Auftragsannahme entworfen | 72 | 1,20 | Ja |
| Kunde B | Prozesslandkarte | Entwurf nach eigenem Fehler überarbeitet | 30 | 0,50 | Nein |
| Eigenes Unternehmen | Vertrieb | Angebot für eine neue Anfrage geschrieben | 45 | 0,75 | Nein |
| Summe | 315 | 5,25 |
Die abrechenbare Zeit beträgt 150 + 18 + 72 = 240 Minuten, also 4,00 Stunden. Bei 90 € sind das 360 € für den Tag. Die anderen 75 Minuten bringen nichts ein, aber sie sind es wert, gesehen zu werden: Nacharbeit und Angebote haben fast ein Viertel des erfassten Tages gekostet.
In einer Tabelle lautet die Stundenspalte, wenn die Minuten in Spalte D stehen, =ROUND(D2/60,2) (in deutschsprachigen Excel-Versionen =RUNDEN(D2/60;2)).
Warum 1,30 keine anderthalb Stunden sind
Als Dezimalzahl getippte Uhrzeit ist der häufigste Rechenfehler in einem Zeitprotokoll. Eine Stunde dreißig Minuten sind 1,5 Stunden, nicht 1,30. Bei 90 € pro Stunde werden mit 1,30 Stunden 117,00 € berechnet und mit 1,5 Stunden 135,00 €, dieser eine Eintrag verliert also 18,00 €.
Eine Minutenspalte verhindert das. Sie hält außerdem das Runden aus dem Protokoll heraus. Runden Sie einmal, wenn Sie die Rechnung vorbereiten, mit dem Abrechnungsintervall aus Ihrer Vereinbarung.
Die Fehler, die abrechenbare Zeit kosten
- Alles unter zehn Minuten ignorieren. Zwölf Fünf-Minuten-Anrufe sind eine Stunde.
- Vage Einträge. „Kunde A, Verschiedenes, 3 Stunden“ wird hinterfragt, und hinterfragte Stunden werden oft abgeschrieben.
- Nur Stundenaufträge erfassen. Auch Arbeit zum Festpreis braucht ein Protokoll, sonst wissen Sie nicht, ob das Honorar sich gelohnt hat. Siehe geplante Stunden gegen tatsächliche Stunden.
- Stunden löschen, die Sie nicht berechnen. Markieren Sie sie stattdessen als nicht abrechenbar, damit die Aufzeichnung zeigt, was der Auftrag wirklich gekostet hat.
Abrechenbare Stunden in ERPFlow erfassen
ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel, und auf einer Karte erfasste Zeit wird nicht zu Rechnungspositionen. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald.
Es gibt derzeit ein Feld Aufgewendete Zeit auf jeder Karte in Projekte, das in Stunden und Minuten eingegeben wird. Die Summen laufen je Projekt und je Kunde zusammen. Das gibt Ihnen für jeden Auftrag eine laufende Zahl, ohne Kennzeichen für abrechenbar, ohne Datum zur Zeit und ohne Aufteilung nach Person. Wenn Sie nach Stunden abrechnen, führen Sie das ausführliche Protokoll von oben in einer Tabelle und nutzen die Kartensummen zur Gegenprobe. Der Ratgeber zum Erfassen von Zeit als Teammitglied zeigt, wie sich das Feld verhält.
Um die Stunden abzurechnen, fügen Sie einer Rechnung eine Position hinzu und tragen sie als Menge ein, meist aus einer Dienstleistung, die Ihren Stundenpreis hält.