Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Ein Team-Stundenzettel, den Ihre Rechnungen nutzen können, hat eine Zeile je Person, Kunde, Auftrag, Tätigkeit und Satz, eine Spalte für jeden Tag, eine Kennzeichnung für abrechenbare Zeit und eine Wochensumme. Alle füllen dasselbe Layout aus. Wenn Sie die Zeilen nach Kunde und Satz addieren, erhalten Sie die Menge für jede Rechnungsposition, ohne etwas neu abzutippen.
Das Wochenlayout für den Stundenzettel
Das folgende Wochenlayout funktioniert in Excel und Google Tabellen. Kopieren Sie die Kopfzeile in Zeile 1, Spalten A bis L, und tragen Sie das Startdatum der Woche in den Namen des Tabellenblatts ein. Diese Zeilen sind erfunden, für die Woche ab Montag, 2. November 2026, und zeigen zwei Personen mit 37,5-Stunden-Wochen.
| Person | Kunde | Auftrag | Tätigkeit | Satz | Abr.? | Mo | Di | Mi | Do | Fr | Summe |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana | Alder Foods | ALD-07 | Design | SEN | J | 4 | 3,5 | 0 | 2 | 3 | 12,5 |
| Ana | Birch Legal | BIR-02 | Prüfung | SEN | J | 2 | 2 | 4 | 2,5 | 0 | 10,5 |
| Ana | Intern | INT-01 | Verwaltung, Besprechungen | N | 1,5 | 2 | 3,5 | 3 | 4,5 | 14,5 | |
| Anas Woche | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 37,5 | |||||
| Ben | Alder Foods | ALD-07 | Umsetzung | STD | J | 5 | 6 | 3 | 0 | 2 | 16,0 |
| Ben | Cedar Homes | CED-11 | Umsetzung | STD | J | 2 | 1 | 4 | 6,5 | 4,5 | 18,0 |
| Ben | Intern | INT-02 | Schulung | N | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 1 | 1 | 3,5 | |
| Bens Woche | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 37,5 |
Fügen Sie Spalten für Samstag und Sonntag hinzu, wenn Ihr Team am Wochenende arbeitet. Führen Sie auf einem zweiten Tabellenblatt eine kleine Tabelle, was jeder Satzcode wert ist: In diesem Beispiel kostet SEN 120 € pro Stunde und STD 85 €.
Wofür dient jede Spalte im Stundenzettel?
Jede Spalte in einem Team-Stundenzettel gibt es, weil eine Rechnung oder eine Prüfung der Rechnung sie braucht.
| Spalte | Was hineingehört | Warum sie da ist |
|---|---|---|
| Person | Ein Name, immer gleich geschrieben | Damit Sie die Woche jeder Person addieren können |
| Kunde | Der Name, wie er auf der Rechnung steht | Bestimmt, auf welche Rechnung die Stunden kommen |
| Auftrag | Ein Code aus Ihrer Projektnummerierung | Hält zwei Aufträge für einen Kunden auseinander |
| Tätigkeit | Ein Wort aus einer kurzen gemeinsamen Liste | Wird zur Beschreibung der Rechnungsposition |
| Satz | Ein Code, kein Betrag | Mitarbeitende müssen keine Preise sehen, und eine Satzänderung betrifft nur ein Tabellenblatt |
| Abr.? | J oder N | Hält interne Stunden auf dem Zettel und von der Rechnung fern |
| Mo bis Fr | Dezimalstunden | Tabellen addieren 7,5 zuverlässiger als 7:30 |
| Summe | =SUMME(G2:K2) in Zeile 2, nach unten kopiert |
Die Menge, die Sie abrechnen |
Fügen Sie eine Spalte hinzu, sobald Sie aus dem Zettel heraus abrechnen: die Rechnungsnummer, auf der die jeweilige Zeile abgerechnet wurde. Leer bedeutet nicht abgerechnet, sodass nichts doppelt berechnet wird.
Legen Sie die Einheit fest, bevor jemand anfängt. Die Tabelle der Abrechnungsintervalle rechnet Minuten in Dezimalstunden um, für Einheiten von 6, 10 und 15 Minuten. Wann der Stundenzettel fällig ist und was bei Verspätung passiert, gehört in eine Stundenzettel-Richtlinie, und wer ihn freigibt, behandelt der Freigabeprozess.
Wie wird aus einem Stundenzettel eine Rechnung?
Machen Sie aus einem Stundenzettel Rechnungspositionen, indem Sie die Spalte Summe je Kunde und Satzcode addieren und nur Zeilen mit J zählen. In Excel oder Google Tabellen liefert diese Formel für das Beispiel oben 12,5:
=SUMMEWENNS($L:$L;$B:$B;"Alder Foods";$E:$E;"SEN";$F:$F;"J")
Führen Sie sie für jede Kombination aus Kunde und Satz aus und multiplizieren Sie dann mit dem Satz.
| Rechnung an | Position | Stunden | Satz | Netto |
|---|---|---|---|---|
| Alder Foods | Design, Auftrag ALD-07 | 12,5 | 120 € | 1.500 € |
| Alder Foods | Umsetzung, Auftrag ALD-07 | 16,0 | 85 € | 1.360 € |
| Birch Legal | Prüfung, Auftrag BIR-02 | 10,5 | 120 € | 1.260 € |
| Cedar Homes | Umsetzung, Auftrag CED-11 | 18,0 | 85 € | 1.530 € |
| Gesamt | 57,0 | 5.650 € |
Machen Sie dann die Prüfung, die die meisten Fehler findet. Das Blatt enthält insgesamt 75 Stunden, also zwei Wochen zu je 37,5 Stunden. 57 abrechenbare Stunden plus die 18 nicht abrechenbaren ergeben 75, jede Stunde ist also untergebracht. Wenn die Summen nicht aufgehen, hat eine Zeile die falsche Kennzeichnung oder ein Kundenname ist auf zwei Arten geschrieben, denn SUMMEWENNS findet keinen Tippfehler.
Der Ratgeber abrechenbare Stunden in eine Rechnung umwandeln erklärt, was auf der Rechnung selbst stehen sollte.
Ist ein Abrechnungs-Stundenzettel auch ein Arbeitszeitnachweis?
Ein Abrechnungs-Stundenzettel ist nicht automatisch ein Arbeitszeitnachweis. In der EU hat der Gerichtshof im Verfahren C-55/18 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen wird; die Form bestimmt jeder Mitgliedstaat selbst.
Dieses Layout zählt Stunden je Kunde. Es zeigt keine Beginn- und Endzeiten und keine Ruhepausen. Prüfen Sie, was Ihr Land verlangt, und führen Sie diesen Nachweis getrennt, wenn dieses Blatt ihn nicht erfüllt.
Diesen Stundenzettel mit ERPFlow nutzen
ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. Bis dahin bleibt dieses Layout in Ihrer Tabelle, und ERPFlow übernimmt ab der Rechnung. Außerdem gibt es keine Freigaben von Stundenzetteln und keine Zeitberichte pro Person.
- Satzcodes werden zu Dienstleistungen: Legen Sie je Satz eine Dienstleistung an, etwa „Senior-Zeit“ mit der Einheit Stunden und einem Preis von 120 €. Wählen Sie sie auf einer Rechnung aus und tippen Sie die Summe aus dem Stundenzettel als Menge ein. Passen Sie die Beschreibung der Position so an, dass sie den Auftrag nennt, wie in der Tabelle oben.
- Summen beim Kunden: Ein mit einem Kunden verknüpftes Projekt addiert die auf seinen Karten eingetragene Zeit, je Projekt und je Kunde, wie in So funktionieren Projekte beschrieben. Jede Karte enthält eine einzige Zahl, ohne Datum und ohne Aufteilung nach Personen. Daraus werden keine Rechnungspositionen.
- Summen per Datei übernehmen: Der CSV-Import für Projektkarten hat eine Spalte für die aufgewendete Zeit in ganzen Minuten, 12,5 Stunden sind also 750. Jede Zeile legt eine neue Karte an, jedes genannte Projekt und jede genannte Spalte müssen bereits existieren, und Zuständige stehen nicht in der Datei. Der Free-Tarif begrenzt Projektkarten auf insgesamt 10.