Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Eine Vorlage zur Kapazitätsplanung listet die verfügbaren Stunden jeder Person für die Woche neben den bereits auf Projekte gebuchten Stunden und zieht das eine vom anderen ab. Verfügbare Stunden sind Vertragsstunden abzüglich Urlaub, Feiertagen und einem festen Anteil für interne Arbeit. Ein positives Ergebnis heißt Spielraum. Ein negatives heißt, dass jemand überbucht ist.
Die Vorlage zur Kapazitätsplanung
Die Vorlage zur Kapazitätsplanung hat eine Zeile je Person und ein Blatt oder einen Block je Woche. Hier eine erfundene Kanzlei mit fünf Personen in einer einzigen Woche:
| Person | Vertrag | Abwesenheit | Intern | Verfügbar | Gebucht | Übrig | Auslastung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 40 | 0 | 6 | 34 | 30 | 4 | 88 % |
| Ben | 40 | 16 | 6 | 18 | 24 | −6 | 133 % |
| Carla | 40 | 0 | 4 | 36 | 28 | 8 | 78 % |
| Dev | 24 | 0 | 2 | 22 | 22 | 0 | 100 % |
| Elin | 40 | 0 | 20 | 20 | 12 | 8 | 60 % |
| Team | 184 | 16 | 38 | 130 | 116 | 14 | 89 % |
Was jede Spalte bedeutet:
- Vertrag: die Stunden, für die die Person in dieser Woche bezahlt wird.
- Abwesenheit: genehmigter Urlaub und gesetzliche Feiertage, in Stunden. Ein Urlaubsplaner kann diese Spalte speisen.
- Intern: ein fester Anteil für Besprechungen, Verwaltung, Vertrieb und Fortbildung. Legen Sie ihn je Person fest, denn der einer Geschäftsführung unterscheidet sich von dem eines Berufseinsteigers.
- Verfügbar:
Vertrag − Abwesenheit − Intern. - Gebucht: bereits zugesagte Projektstunden dieser Woche, in Stunden statt „Ben ist in dem Auftrag“.
- Übrig:
Verfügbar − Gebucht. - Auslastung:
Gebucht ÷ Verfügbar.
Lesen Sie die Zeilen vor der Summe. Die Teamzeile sagt, 14 Stunden sind frei und die Auslastung liegt bei angenehmen 89 %. Bens Zeile sagt, er ist 6 Stunden über, in einer Woche, in der er zwei Tage fehlt. Eine Teamsumme verbirgt genau die Überbuchung, die Sie mit dem Blatt finden wollten. Hier ist die Antwort, 6 Stunden von Bens Arbeit auf Carla zu verschieben, wenn Carla sie übernehmen kann.
Wie planen Sie Kapazität Woche für Woche?
Um Kapazität Woche für Woche zu planen, kopieren Sie den Block mindestens vier Wochen weit nach vorn und fassen jede Woche in einer Zeile zusammen, wobei Sie bestätigte und unsichere Arbeit getrennt halten. Beides zu mischen macht aus einer Pipeline ein Versprechen, das Sie nicht halten können.
| Woche | Verfügbar | Bestätigt | Unsicher | Übrig, wenn alles eintrifft |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 130 | 116 | 0 | 14 |
| 2 | 146 | 128 | 12 | 6 |
| 3 | 146 | 96 | 40 | 10 |
| 4 | 138 | 60 | 60 | 18 |
Jetzt nutzen Sie es. Es kommt eine Anfrage über 30 Stunden Arbeit in Woche 3. Treffen die unsicheren 40 Stunden ein, bleiben 10 übrig und es fehlen 20. Treffen sie nicht ein, sind 50 frei. Die echte Entscheidung lautet also, welchen Auftrag Sie lieber hätten und ob einer in Woche 4 beginnen kann. Das ist ein viel besseres Gespräch als „wir sehen in ein paar Wochen ziemlich ausgelastet aus“.
Weit entfernte Wochen sehen immer leerer aus, als sie sind, weil Buchungen spät kommen. Woche 4 zeigt heute 60 bestätigte Stunden, und das heißt nicht, dass 78 Stunden in einem Sinn frei sind, auf den Sie sich schon verlassen können. Behandeln Sie die letzte Spalte mit mehr Misstrauen, je weiter sie entfernt liegt.
Wie viel Kapazität sollten Sie ungebucht lassen?
Lassen Sie genug Kapazität ungebucht, um Ihre übliche Überschreitung aufzufangen, und messen Sie diese Überschreitung an Ihren eigenen Aufträgen statt am Ziel eines anderen.
Hier eine erfundene Rechnung. In den letzten acht Wochen hat diese Kanzlei 900 Stunden gebucht, und die Arbeit hat 990 gebraucht, eine Überschreitung von 10 %. Bei 130 verfügbaren Stunden sollte sie höchstens etwa 118 buchen, denn 118 × 1,10 ist ungefähr 130. Die 116 aus Woche 1 passen, gerade so. Die 128 bestätigten Stunden aus Woche 2 gegen 146 verfügbare passen ebenfalls, aber die 12 unsicheren Stunden brächten sie auf 140, über die etwa 133, die sicher sind.
Für diese Rechnung brauchen Sie eine Aufzeichnung der tatsächlichen Stunden je Auftrag. Ohne sie planen Sie auf eine Zahl, die Sie vertreten können, und überprüfen sie, sobald Sie Daten haben. Die Ratgeber zu Budgetstunden und Iststunden und zur Stundenzettel-Vorlage für Teams behandeln, wie Sie sie sammeln.
Ist Kapazitätsplanung dasselbe wie Auslastung?
Kapazitätsplanung ist nicht dasselbe wie Auslastung: Kapazitätsplanung schaut nach vorn, Auslastung zurück. Ein Kapazitätsplan fragt, ob die Stunden, die Sie für nächste Woche zugesagt haben, hineinpassen. Auslastung fragt, welcher Anteil der Stunden des letzten Monats abrechenbar war. Die Auslastung in dieser Vorlage ist ein Plan, und sie kann bei 90 % liegen, während die abrechenbare Auslastung weit darunter ausfällt, denn gebuchte Stunden können nicht abrechenbare Projektarbeit enthalten. Der Ratgeber zu Auslastung und abrechenbaren Stunden geht dieses Maß durch, und die Ressourcenplanung für Dienstleistungsteams behandelt, wer welche Arbeit übernimmt.
Was lässt einen Kapazitätsplan scheitern?
Ein Kapazitätsplan scheitert meist, weil er Stunden für austauschbarer oder aktueller hält, als sie sind.
- Nicht alle Stunden sind dieselben Stunden. Carlas 8 freie Stunden helfen nicht, wenn der Überhang strukturelle Arbeit ist, die nur Ben kann. Fügen Sie eine Spalte für Fähigkeiten hinzu oder planen Sie Spezialisten getrennt.
- Geschäftsführung mit 40 Stunden. Elins interner Anteil von 20 Stunden ist der Unterschied zwischen einem Plan, der funktioniert, und einem, in dem jeder Auftrag auf sie wartet.
- Buchungen in ganzen Personen. „Ben ist diese Woche im Auftrag Riverside“ lässt sich nicht addieren. Verlangen Sie Stunden, auch grobe.
- Niemand ist zuständig. Ein Plan, den drei Leute gelegentlich aktualisieren, ist binnen zwei Wochen falsch. Geben Sie ihn einer Person, mit einem festen Zeitfenster jede Woche.
- Urlaub kommt spät. Prüfen Sie das Urlaubsprotokoll vor der wöchentlichen Aktualisierung, nicht danach.
Kapazität neben ERPFlow planen
ERPFlow hat keine Kapazitätsplanung. Es summiert nicht die verfügbaren Stunden einer Person, setzt sie nicht gegen Buchungen und zeigt nicht, wer überbucht ist, diese Vorlage läuft also in einer Tabelle.
Einige ihrer Eingaben stehen in ERPFlow. Der Personal-Datensatz einer Person hat einen Reiter Kalender, nach Monat oder Woche, der ihre buchbaren Stunden, Buchungen, Abwesenheiten und gesetzlichen Feiertage zeigt. Urlaub zeigt in einem Teamkalender, wer abwesend ist, und das Antragsprotokoll lässt sich als CSV exportieren. In Projekte tragen Karten Zuständige und Fristen, was hilft, wenn Sie herausfinden, wer was zugesagt hat, auch wenn eine Karte keine Schätzung kommender Stunden hält.
Ein Wort, auf das Sie achten sollten: Eine „Buchung“ in ERPFlow ist ein Termin, der über eine Buchungsseite vereinbart wird. Für Gewerbe, die Termine verkaufen, ist das tatsächlich ihr Kalender. Die Spalte „Gebucht“ in dieser Vorlage meint zugesagte Projektstunden, und die tragen Sie selbst ein.