Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Um einen Verrechnungssatz zu berechnen, addieren Sie das Jahresgehalt einer Person und die Lohnnebenkosten zu ihrem Anteil an den Gemeinkosten, teilen durch die Stunden, die sie realistisch im Jahr abrechnen kann, und schlagen dann Ihre Gewinnmarge auf. Wer 84.000 € im Jahr kostet und 1.144 abrechenbare Stunden hat, erreicht bei etwa 73 € pro Stunde die Gewinnschwelle.
Wie lautet die Formel für den Verrechnungssatz?
Die Formel für den Verrechnungssatz lautet: Jahreskosten, geteilt durch die abrechenbaren Stunden, geteilt durch eins minus Ihre Zielmarge:
Satz = (Gehalt + Nebenkosten + Gemeinkostenanteil) ÷ abrechenbare Stunden ÷ (1 − Zielmarge)
Die ersten beiden Schritte ergeben den Kostensatz, den Punkt, an dem eine Stunde die Gewinnschwelle erreicht. Der letzte Schritt fügt den Gewinn hinzu. Jeder Teil wird unten durchgerechnet.
Wie viele abrechenbare Stunden hat eine Person im Jahr?
Eine Person hat deutlich weniger abrechenbare Stunden, als eine 40-Stunden-Woche vermuten lässt. Hier ein erfundenes Beispiel, bei dem Sie jede Zahl durch Ihre eigene ersetzen sollten:
| Schritt | Stunden |
|---|---|
| 52 Wochen zu 40 Stunden | 2.080 |
| Abzüglich 25 Urlaubstage | −200 |
| Abzüglich 8 Feiertage | −64 |
| Abzüglich 7 Tage Krankheit und Fortbildung | −56 |
| Verfügbare Stunden | 1.760 |
| Abrechenbar bei 65 % | 1.144 |
Die Zahl der Urlaubs- und Feiertage unterscheidet sich je nach Land. Bei den 65 % sollten Sie ehrlich sein. Sie sollten aus Ihren eigenen Aufzeichnungen stammen, ein Grund mehr, abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden getrennt zu erfassen. Der Ratgeber Auslastung und abrechenbare Stunden geht auf diese Kennzahl näher ein.
Was gehört in die Kosten einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters?
Die Kosten einer beschäftigten Person sind ihr Gehalt plus Lohnnebenkosten plus ein Anteil an Ihren Gemeinkosten.
- Lohnnebenkosten sind das, was Sie zusätzlich zum Gehalt zahlen: Arbeitgeberanteile an Steuern und Sozialabgaben, Altersvorsorge, Versicherungen und Zusatzleistungen. Sie unterscheiden sich von Land zu Land stark, entnehmen Sie sie also Ihren Lohndaten.
- Gemeinkosten sind alles, was den Betrieb am Laufen hält: Miete, Software, Versicherungen, Ihre Steuerberatung, Fahrzeuge, Verwaltungspersonal und das Gehalt von Inhabern, die nicht abrechnen.
Am einfachsten verteilen Sie die Gemeinkosten gleichmäßig auf die Personen, die abrechnen. Gemeinkosten von 240.000 € bei 10 abrechnenden Personen sind 24.000 € je Person.
Ein durchgerechnetes Beispiel: eine Senior-Beraterin
Hier das erfundene Beispiel weitergeführt, für eine Senior-Beraterin mit 48.000 € Gehalt und Lohnnebenkosten von 25 %.
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Gehalt | 48.000 € |
| Lohnnebenkosten 25 % | 12.000 € |
| Gemeinkostenanteil | 24.000 € |
| Jahreskosten | 84.000 € |
| Abrechenbare Stunden | 1.144 |
| Kostensatz (84.000 € ÷ 1.144) | 73,43 € |
| Satz für 20 % Marge (73,43 € ÷ 0,80) | 91,78 € |
| Verrechnungssatz, aufgerundet | 95 € |
Bei 95 € pro Stunde beträgt die Marge (95,00 € − 73,43 €) ÷ 95,00 € = 22,7 %, vorausgesetzt, die Person rechnet tatsächlich diese 1.144 Stunden ab.
Marge oder Aufschlag: der Fehler, der Tausende kostet
20 % auf Ihre Kosten aufzuschlagen ergibt keine Marge von 20 %. 73,43 € plus 20 % sind 88,12 €, und der Gewinn von 14,69 € sind nur 16,7 % dieses Preises.
Über ein Jahr ist der Unterschied echtes Geld. Für diese eine Person braucht eine Marge von 20 % Umsätze von 105.000 € (84.000 € ÷ 0,80), und ein Aufschlag von 20 % bringt 100.800 € (84.000 € × 1,20). Das sind 4.200 € im Jahr, bei einer Person, durch einen Rechenfehler. Teilen Sie durch 0,80. Multiplizieren Sie nicht mit 1,20.
Was passiert mit dem Satz, wenn sich die abrechenbaren Stunden ändern?
Der Satz reagiert stark auf den abrechenbaren Anteil, weil dieselben Kosten auf mehr oder weniger Stunden verteilt werden. Diese Zahlen verwenden dieselben 84.000 € und 1.760 verfügbaren Stunden.
| Abrechenbarer Anteil | Abrechenbare Stunden | Kostensatz | Satz für 20 % Marge |
|---|---|---|---|
| 55 % | 968 | 86,78 € | 108,47 € |
| 65 % | 1.144 | 73,43 € | 91,78 € |
| 75 % | 1.320 | 63,64 € | 79,55 € |
Deshalb kann ein Satz, der auf einem erhofften abrechenbaren Anteil beruht, wettbewerbsfähig aussehen und trotzdem Geld verlieren. Bei einem Preis von 80 € auf Basis von 75 % verliert diese Person in jedem Jahr Geld, in dem sie tatsächlich nur 55 % abrechnet, denn ihr wirklicher Kostensatz beträgt 86,78 €.
Sollten verschiedene Mitarbeitende verschiedene Sätze haben?
Ja, denn sowohl die Kosten als auch der abrechenbare Anteil unterscheiden sich je nach Stufe. Hier dieselbe Methode für ein erfundenes Team, mit demselben Gemeinkostenanteil und denselben Lohnnebenkosten.
| Stufe | Gehalt | Jahreskosten | Abrechenbare Stunden | Kostensatz | 20 % Marge | Verrechnungssatz |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Junior | 34.000 € | 66.500 € | 1.320 (75 %) | 50,38 € | 62,97 € | 65 € |
| Senior | 48.000 € | 84.000 € | 1.144 (65 %) | 73,43 € | 91,78 € | 95 € |
| Direktion | 72.000 € | 114.000 € | 880 (50 %) | 129,55 € | 161,93 € | 165 € |
Der Satz der Direktion ist ebenso wegen der 880 Stunden hoch wie wegen des Gehalts. Wenn Sie lieber eine Zahl für das ganze Team nennen möchten, zeigt der Ratgeber zum Mischstundensatz, wie Sie aus dieser Tabelle dorthin kommen.
Funktioniert die Faustregel „dreimal Gehalt“?
Die Dreifach-Regel taugt als schneller Plausibilitätscheck, nicht als Methode. Sie bewertet eine Stunde mit dem Dreifachen des Stundenlohns: ein Drittel für Gehalt, ein Drittel für Gemeinkosten, ein Drittel für Gewinn.
Für diese Senior-Beraterin sind 48.000 € ÷ 2.080 Stunden 23,08 €, und das Dreifache davon ist 69,23 €. Das liegt unter dem Kostensatz von 73,43 €, die Regel hätte also jede Stunde mit Verlust bepreist. Sie kennt weder Ihre Gemeinkosten noch Ihren abrechenbaren Anteil, und genau diese entscheiden über das Ergebnis.
Was, wenn der Markt diesen Satz nicht zahlt?
Die Rechnung liefert Ihnen eine Untergrenze, und Ihr Markt setzt die Obergrenze. Wenn Kunden die Untergrenze nicht zahlen, bleiben Ihnen rechnerisch einige Stellschrauben: den abrechenbaren Anteil erhöhen, Gemeinkosten senken, mehr Arbeit an eine niedrigere Stufe abgeben oder die Arbeit als Festpreis statt nach Stunden verkaufen.
Wenn der Markt mehr zahlen würde als Ihr berechneter Satz, verlangen Sie mehr. Ihre Kosten bestimmen nicht Ihren Wert. Wie Sie Bestandskunden informieren, behandelt der Ratgeber zum Schreiben zur Preiserhöhung.
Verrechnungssätze in ERPFlow nutzen
ERPFlow berechnet keine Verrechnungssätze. Es gibt keine Sätze an Personal oder Projekten, keine Auslastungsberichte und keine Zeitberichte pro Person, und ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald.
Die Eingangsdaten sind aber da. Die Datensätze im Personal enthalten den Gehaltsverlauf jeder Person, hinter der Berechtigung „Gehälter“. Ausgaben liefern Ihnen Summen je Zeitraum in Ihrer Basiswährung, auch für Dieses Jahr, und das Dashboard zeigt Gehälter und Rentabilität den Personen, die sie sehen dürfen. Der abrechenbare Anteil muss aus Ihren eigenen Aufzeichnungen kommen.
Übertragen Sie das Ergebnis in Dienstleistungen, eine je Stufe. Der Stückpreis enthält den Verrechnungssatz, und der Einkaufspreis kann den Kostensatz enthalten, den Kunden nie sehen. Jede Dienstleistung füllt dann ihren Preis in Angeboten und Rechnungen aus, und eine Satzerhöhung bedeutet, einen Datensatz zu ändern. Dieser Einkaufspreis ist keine Marge je Auftrag, denn Ausgaben sind weder mit Kunden noch mit Aufträgen verknüpft.