Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Um abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden zu erfassen, protokollieren Sie Ihre gesamte Arbeitszeit statt nur des berechenbaren Teils, kennzeichnen jeden Eintrag als abrechenbar oder nicht und geben nicht abrechenbaren Einträgen einen kurzen Grundcode. Am Monatsende sehen Sie dann, wie viele Stunden Geld gebracht haben und wohin die übrigen gegangen sind.
Was ist der Unterschied zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden?
Abrechenbare Stunden sind Zeit, die Sie einem Kunden nach Ihrer Vereinbarung mit ihm berechnen können. Nicht abrechenbare Stunden sind alles andere, was Sie arbeiten, und dazu gehört sowohl manche Kundenarbeit als auch interne Aufgaben wie Vertrieb und Verwaltung.
Die Vereinbarung zieht die Linie, dieselbe Aufgabe kann also bei verschiedenen Kunden auf verschiedenen Seiten liegen. Ein Anruf, der bei einem Stundenauftrag berechenbar ist, kann bei einem Retainer im Honorar enthalten sein.
Ist diese Aufgabe abrechenbar? Eine Entscheidungstabelle
| Aufgabe | In der Regel | Was entscheidet |
|---|---|---|
| Die vereinbarte Arbeit leisten | Abrechenbar | Nichts, das ist der Auftrag |
| Anrufe und E-Mails zum Auftrag | Abrechenbar | Manche Honorare schließen ein gewisses Maß an Kontakt ein |
| Recherche für den Auftrag eines Kunden | Abrechenbar | Allgemeine Lektüre, die allen Kunden hilft, ist es nicht |
| Änderungen, die der Kunde verlangt hat | Abrechenbar | Ob sie außerhalb des Leistungsumfangs liegen und schriftlich vereinbart wurden |
| Einen eigenen Fehler beheben | Nicht abrechenbar | Nichts, dafür sollte der Kunde nicht zahlen |
| Reisen | Kommt darauf an | Ihr Angebot. Siehe Reisezeit abrechnen |
| Ein Angebot oder einen Vorschlag schreiben | Nicht abrechenbar | Eine bezahlte Klärungsphase ist die Ausnahme |
| Ein Werkzeug lernen, das der Auftrag braucht | In der Regel nicht abrechenbar | Nur abrechenbar, wenn der Kunde es verlangt und zugestimmt hat |
| Rechnungen vorbereiten und nachfassen | Nicht abrechenbar | Nichts |
| Teambesprechungen, Schulung, Verwaltung | Nicht abrechenbar | Nichts |
Fragen Sie bei einer Aufgabe, die nicht auf der Liste steht, ob der Auftrag dieses Kunden sie brauchte, ob Ihre Vereinbarung Ihnen erlaubt, sie zu berechnen, und ob es Ihnen recht wäre, sie auf einer Zeile seiner Rechnung zu beschreiben. Ein Nein auf eine dieser Fragen macht sie nicht abrechenbar.
Wie richten Sie die Erfassung ein?
Fügen Sie Ihrem Zeitprotokoll zwei Spalten hinzu: Abrechenbar (Ja oder Nein) und Grund. Halten Sie die Liste der Gründe kurz, denn bei zwanzig Codes landet am Ende alles unter „Sonstiges“.
| Grund | Verwenden für | Kunden nennen? |
|---|---|---|
| Nacharbeit | Einen eigenen Fehler beheben | Ja |
| Kulanz | Zusätzliche Arbeit, die Sie bewusst nicht berechnen | Ja |
| Vertrieb | Angebote, Vorschläge, Gespräche mit Interessenten | Falls es einen gibt |
| Verwaltung | Rechnungsstellung, Buchführung, Terminplanung | Nein |
| Weiterbildung | Kurse, Lektüre, Übung | Nein |
Nennen Sie bei nicht abrechenbarer Kundenarbeit den Kunden. Nacharbeit an einem Auftrag gehört zu dem, was dieser Auftrag wirklich gekostet hat, und Sie werden es brauchen, wenn Sie den nächsten kalkulieren.
Kennzeichnen Sie jeden Eintrag beim Erfassen, denn wer die Arbeit macht, weiß am besten, ob es Nacharbeit war. Wenn Ihre Spalten benannte Bereiche sind, lautet die abrechenbare Monatssumme in einer Tabelle =SUMIFS(Hours, Month, "2026-03", Billable, "Yes") (in deutschsprachigen Excel-Versionen SUMMEWENNS), und dieselbe Formel mit Reason liefert Ihnen jeden Code.
Ein durchgerechnetes Beispiel: die Zahlen eines Monats lesen
Hier ein erfundenes Beispiel. Ein Berater, der 90 € pro Stunde berechnet, erfasst im März 160 Stunden.
| Kategorie | Stunden | Anteil | Wert zu 90 € | Was zu fragen ist |
|---|---|---|---|---|
| Abrechenbar | 104 | 65,00 % | 9.360 € | Wurde alles in Rechnung gestellt? |
| Nacharbeit | 8 | 5,00 % | 720 € | Was ist schiefgegangen, und bei welchem Auftrag? |
| Kulanz | 4 | 2,50 % | 360 € | War es Absicht? |
| Vertrieb | 18 | 11,25 % | Kommt dadurch Arbeit herein? | |
| Verwaltung | 16 | 10,00 % | Was lässt sich streichen oder abgeben? | |
| Weiterbildung | 10 | 6,25 % | War es geplant? | |
| Summe | 160 | 100,00 % |
Nacharbeit und Kulanz sind die Zeilen, die Sie zuerst lesen sollten. Zusammen sind es 12 Stunden Kundenarbeit im Wert von 1.080 € zum normalen Satz, und sie haben nichts eingebracht. Wenn Sie nur abrechenbare Zeit erfassen, existiert diese Zahl nicht.
Die 65 % sind ein Anteil der erfassten Stunden. Sie fließen direkt in einen Verrechnungssatz ein, sind aber nicht ganz dasselbe Maß wie die Auslastung, die meist an den verfügbaren Stunden gemessen wird. Der Ratgeber zu Auslastung und abrechenbaren Stunden erklärt den Unterschied.
Wann wird eine abrechenbare Stunde zur Abschreibung auf Leistung?
Eine abrechenbare Stunde wird zur Abschreibung auf Leistung, wenn Sie sie berechnen wollten und dann entscheiden, weniger zu berechnen. Nicht abrechenbare Zeit sollte nie berechnet werden, beides sollten Sie in Ihren Aufzeichnungen daher getrennt halten.
Lassen Sie diese Stunden als abrechenbar gekennzeichnet und erfassen Sie die Kürzung bei der Rechnungsstellung als Abschreibung auf Leistung. Wenn Sie sie stillschweigend als nicht abrechenbar umkennzeichnen, kann das Protokoll nicht mehr zeigen, dass der Auftrag überzogen wurde. Abschreibung auf Leistung oder Forderungsausfall behandelt, wie Sie beides erfassen.
Die Fehler, die die Zahlen nutzlos machen
- Nur abrechenbare Zeit erfassen. Sie erhalten, was Sie für Rechnungen brauchen, und erfahren nichts über den Rest der Woche.
- „Sonstiges“ als Grund. Wenn es mehr als eine oder zwei Zeilen im Monat sind, brauchen Sie einen neuen Code.
- Null nicht abrechenbare Zeit anstreben. Vertrieb und Weiterbildung halten das Geschäft am Laufen. Das Ziel ist ein vernünftiger Anteil.
- Menschen für die Zahl bestrafen. Dann wird nicht abrechenbare Zeit als abrechenbar erfasst oder gar nicht mehr erfasst.
Abrechenbare Zeit in ERPFlow trennen
ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. Eine Karte in Projekte hat ein eingetipptes Feld Aufgewendete Zeit, und es hat kein Kennzeichen für abrechenbar, keinen Grundcode und keinen Bericht je Person.
Sie können die Zeit trotzdem über Boards aufteilen, denn die Summen laufen je Board zusammen. Führen Sie berechenbare Arbeit auf Boards, die mit einem Kunden verknüpft sind, und legen Sie Vertrieb, Verwaltung, Weiterbildung und nicht berechnete Kundenarbeit auf ein internes Board ohne Kunden. Die Seite des Kunden zeigt dann die berechenbare Zeit für jedes verknüpfte Board, mit einer Summe.
Das ist eine Konvention, kein Bericht. Zeit auf einer Karte hat kein Datum, eine Board-Summe kann Ihnen also nicht sagen, was im März passiert ist, und das obige Beispiel gehört weiterhin in eine Tabelle. Abgerechnete Stunden gibt es erst, wenn jemand sie auf eine Rechnung tippt.