Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Um bei einem Designprojekt zum Festpreis Budgetstunden gegen Iststunden zu verfolgen, machen Sie vor Arbeitsbeginn aus dem Honorar ein Stundenbudget je Phase, erfassen die Zeit auf diesen Phasen und vergleichen wöchentlich die verbrauchten Stunden mit dem Anteil, der von jeder Phase fertig ist. Die Differenz ist Ihr Frühwarnsignal, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.
Wie machen Sie aus einem Festpreis ein Stundenbudget?
Um aus einem Festpreis ein Stundenbudget zu machen, teilen Sie das Honorar abzüglich externer Kosten durch Ihren durchschnittlichen Verrechnungssatz und halten dann einen Teil der Stunden zurück. Ein erfundenes Beispiel: Ein Designstudio vereinbart einen Festpreis von 24.000 € ohne externe Kosten, und sein Team kommt im Schnitt auf 80 € pro Stunde.
24.000 € ÷ 80 € = 300 Stunden. Das Studio hält 10 %, also 30 Stunden, als Reserve zurück und verteilt die übrigen 270.
| Phase | Budgetstunden |
|---|---|
| Entwurf | 60 |
| Weiterentwickelter Entwurf | 80 |
| Technische Zeichnungen | 90 |
| Baustelle und Übergabe | 40 |
| Verteilt | 270 |
| Reserve | 30 |
| Gesamt | 300 |
Der Verrechnungssatz enthält Ihre Marge bereits, 300 Stunden liefern also den geplanten Gewinn. Ab Stunde 301 wird er aufgezehrt. Wenn Ihre Phasen dem RIBA Plan of Work folgen, behandelt der Ratgeber Honorare nach RIBA-Phasen die Aufteilung, und dieselbe Methode funktioniert für Marketingagenturen und Berater mit Festpreisen.
Was sollten Sie jede Woche vergleichen?
Vergleichen Sie die verbrauchten Stunden damit, wie viel jeder Phase tatsächlich fertig ist. Verbrauchte Stunden allein sagen Ihnen, was Sie ausgegeben haben, aber nicht, wie weit Sie sind.
Hier dasselbe erfundene Projekt in Woche 10:
| Phase | Budget | Ist | Fertigstellung | Verdiente Stunden | Abweichung |
|---|---|---|---|---|---|
| Entwurf | 60 | 68 | 100 % | 60 | −8 |
| Weiterentwickelter Entwurf | 80 | 74 | 75 % | 60 | −14 |
| Technische Zeichnungen | 90 | 12 | 10 % | 9 | −3 |
| Baustelle und Übergabe | 40 | 0 | 0 % | 0 | 0 |
| Gesamt | 270 | 154 | 129 | −25 |
Verdiente Stunden sind das Budget multipliziert mit dem Fertigstellungsgrad. Die Abweichung ist verdiente Stunden minus Iststunden, ein negativer Wert bedeutet also, dass Sie mehr verbraucht haben, als der Fortschritt rechtfertigt.
Der weiterentwickelte Entwurf ist die Zeile, die in die Irre führt. Mit 74 von 80 Stunden sieht er 6 Stunden unter Budget aus. Er ist erst zu 75 % fertig, liegt also in Wirklichkeit 14 Stunden zurück. Fragen Sie die Person, die die Phase leitet, nach dem Fertigstellungsgrad, und bitten Sie sie, ihn nach dem zu beurteilen, was noch zu tun ist, denn die verbrauchten Stunden schmeicheln ihm.
Wie prognostizieren Sie, wo das Projekt endet?
Das Ende lässt sich auf zwei Arten prognostizieren, und die Wahrheit liegt meist dazwischen.
| Prognose | Annahme | Rechnung | Stunden am Ende |
|---|---|---|---|
| Bestfall | Alles ab jetzt läuft nach Budget | 154 + (270 − 129) | 295 |
| Bei aktuellem Trend | Die Überschreitungsrate setzt sich fort | 270 × 154 ÷ 129 | 322 |
Der Bestfall bleibt innerhalb der 300 Stunden, mit 5 Stunden Reserve übrig. Der Trend liegt 22 Stunden über dem gesamten Honorar, bei 80 € pro Stunde sind das 1.760 € an Zeit, die niemand bezahlt. In Woche 10 lohnt es sich noch, das zu wissen, denn es stehen noch 141 budgetierte Arbeitsstunden aus.
Was tun Sie, wenn die Iststunden dem Budget davonlaufen?
Finden Sie zuerst die Ursache, denn jede hat eine andere Antwort.
| Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|
| Der Kunde hat die Vorgaben geändert | Vereinbaren Sie ein zusätzliches Honorar, bevor Sie die Arbeit leisten. Siehe Zusatzleistungen |
| Zusätzliche Korrekturrunden | Verweisen Sie auf die Runden in Ihrem Angebot und berechnen Sie weitere, wenn die Vereinbarung es erlaubt |
| Ihre eigene Nacharbeit | Tragen Sie sie selbst, halten Sie sie fest und beseitigen Sie die Ursache |
| Senior-Personen erledigen Junior-Arbeit | Geben Sie sie nach unten ab, denn dieselben Stunden kosten auf Senior-Ebene mehr |
| Die Schätzung war falsch | Tragen Sie es selbst und korrigieren Sie die Zahl für Ihr nächstes Angebot |
Bei einer vom Kunden verursachten Änderung schicken Sie die E-Mail, bevor Sie anfangen:
Die Layoutänderung, um die Sie am 12. März gebeten haben, liegt außerhalb der vereinbarten Vorgaben. Sie wird etwa 16 Stunden dauern, was bei 80 € pro Stunde 1.280 € zuzüglich USt. ergibt. Bitte bestätigen Sie per E-Mail, dann nehmen wir sie als eigene Phase auf.
Was sollten Sie tun, wenn das Projekt endet?
Wenn das Projekt endet, schreiben Sie die endgültigen Stunden jeder Phase neben das Budget und bewahren Sie die Tabelle auf. Nach einigen Projekten haben Sie etwas Besseres als jede Faustregel: Sie wissen, dass Ihre Entwurfsphase 70 Stunden braucht, nicht 60.
Diese Zahlen machen das nächste Festpreisangebot sicher. Die Ratgeber Pauschale oder Stundensatz und Honorarangebot aus den eigenen vergangenen Stunden schreiben knüpfen dort an.
Ein Festpreisprojekt in ERPFlow verfolgen
ERPFlow hat keine Projektbudgets, Sätze, Kalkulation je Projekt oder Rentabilitätsauswertung, kann also keine Abweichung zeigen und nicht vor einer Überschreitung warnen. ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald.
Das können Sie heute tun:
- Das Projekt: ein Projekte-Board für den Auftrag, mit dem Kunden verknüpft und mit einer Karte je Phase. Schreiben Sie das Budget in den Titel, etwa „Entwurf (Budget 60 Std.)“.
- Die Stunden: tragen Sie sie in die Aufgewendete Zeit jeder Karte ein. Die Boardliste zeigt die Summe für das Projekt. Es gibt keine Aufteilung nach Personen, und die Zeit trägt kein Datum.
- Der Vergleich: führen Sie die Abweichungstabelle in einer Tabellenkalkulation. Der CSV-Export der Karten liefert Ihnen die aufgewendete Zeit jeder Karte in ganzen Minuten, zusammen mit dem Projektnamen, Sie müssen sie also nicht neu abtippen.
- Das Honorar: Setzen Sie den Festpreis in ein Angebot und wandeln Sie es bei jeder Phase in eine Rechnung um. Jede Umwandlung erzeugt einen frischen Entwurf des gesamten Angebots, den Sie auf den Anteil dieser Phase kürzen. Verknüpfen Sie die Rechnung unter Verknüpfte Dokumente mit dem Projekt.