Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Um Zeit in ERPFlow zu erfassen, öffnen Sie die Karte, an der Sie gearbeitet haben, rechnen Ihre Zeit zu dem hinzu, was das Feld Aufgewendete Zeit bereits zeigt, tippen die neue Summe als Stunden und Minuten ein und speichern. Jede Karte hat eine laufende Summe, wenn Sie also nur Ihre eigene Zeit eintippen, überschreiben Sie, was Ihre Kolleginnen und Kollegen eingetragen haben.
Was brauchen Sie, bevor Sie Zeit erfassen können?
Sie brauchen einen Zugang zur ERPFlow-Organisation Ihres Unternehmens und eine Rolle, die Projekte verwalten darf. Eine Inhaberin oder ein Admin lädt Sie per E-Mail über Einstellungen → Mitglieder ein, und die Einladung verfällt nach 7 Tagen. Bitten Sie also um eine neue, falls Ihre veraltet ist. Der Ratgeber zum Team einladen beschreibt deren Seite.
Die eingebaute Rolle Mitglied beginnt mit Ansehen und Verwalten bei Projekten, die meisten Menschen können also sofort Zeit erfassen. Wenn ein Bedienelement ausgegraut ist und „Sie haben keine Berechtigung für diese Aktion“ anzeigt, kann Ihre Rolle Boards nur lesen. Eine Inhaberin oder ein Admin kann das unter Rollen und Berechtigungen ändern.
Wie erfassen Sie Zeit auf einer Karte?
- Öffnen Sie Projekte in der Seitenleiste und wählen Sie das Board. Das Suchfeld filtert die Karten dieses Boards nach Titel oder Beschreibung.
- Klicken Sie auf die Karte. Sie öffnet sich in einer Seitenleiste.
- Suchen Sie Aufgewendete Zeit und lesen Sie die Zahl, die bereits darin steht.
- Rechnen Sie Ihre Zeit zu dieser Zahl hinzu und tippen Sie die neue Summe in Stunden und Minuten ein. Das Minutenfeld reicht von 0 bis 59, 75 Minuten werden also als 1 Stunde 15 eingetragen.
- Wählen Sie Änderungen speichern.
Die neue Summe erscheint auf der Karte, neben ihrer Frist.
Warum rechnen Sie zur vorhandenen Zahl hinzu, statt Ihre eigene Zeit einzutragen?
Aufgewendete Zeit ist eine Zahl je Karte, ohne eine Liste von Einträgen dahinter. Das Speichern einer neuen Zahl ersetzt die alte, und die alte lässt sich nicht zurückholen.
Hier ein erfundenes Beispiel mit zwei Personen auf einer Karte:
| Tag | Wer | Gearbeitet | Trägt in Aufgewendete Zeit ein | Die Karte zeigt |
|---|---|---|---|---|
| Montag | Ana | 1 Std. 30 Min. | 1 Std. 30 Min. | 1 Std. 30 Min. |
| Dienstag | Ben | 45 Min. | 2 Std. 15 Min. | 2 Std. 15 Min. |
| Mittwoch | Ana | 2 Std. 10 Min. | 4 Std. 25 Min. | 4 Std. 25 Min. |
Hätte Ben am Dienstag 45 Min. eingetippt, zeigte die Karte 45 Min., und Anas 1 Std. 30 Min. wären weg, ohne dass etwas zeigte, dass sie je da waren. Das ist der Fehler, vor dem Sie neue Kolleginnen und Kollegen warnen sollten.
Zeit entfernen leert beide Felder. Ein leeres Feld und eine Null sind nicht dasselbe: Eine Karte mit erfassten 0 zeigt 0 Min., eine leere zeigt nichts.
Wie halten Sie fest, wer was getan hat?
ERPFlow hält nicht fest, wer eine Zahl eingetippt hat oder zu welchem Tag die Zeit gehört, ein Kommentar auf der Karte ist daher die einfachste Aufzeichnung. Jeder Kommentar zeigt seinen Autor und wann er geschrieben wurde. Eine kurze Zeile genügt:
Di., 10. März, 45 Min., zweite Einheit eingebaut. Neue Summe 2 Std. 15 Min.
Kommentare sind Notizen: Nichts addiert sie. Sie sorgen aber dafür, dass sich eine überschriebene Summe rekonstruieren lässt und dass die Person, die die Rechnung vorbereitet, sehen kann, wofür die Zeit aufgewendet wurde.
Wenn Ihr Unternehmen Zahlen je Person braucht, geben Sie jeder Person für die Aufgabe eine eigene Karte. Die Summe jeder Karte ist dann die Zeit dieser Person. Setzen Sie Initialen in den Kartentitel, wenn jemand sie in einer Tabelle addiert, denn zugewiesene Personen stehen nicht im CSV-Export.
Auf welcher Karte erfassen Sie Zeit?
Erfassen Sie Zeit auf der Karte der Arbeit, die Sie getan haben, auf dem Board für diesen Auftrag oder Kunden, denn die Summe des Kunden wird aus dem Board gelesen. Wenn nichts passt, legt Neue Aufgabe eine Karte an, oder das + am Kopf einer Spalte legt eine in dieser Spalte an. Im Tarif Free sind Karten auf 10 begrenzt.
Langlebige Karten machen Ärger. Zeit auf einer Karte hat kein Datum, eine Karte, die drei Monate läuft, kann also nicht sagen, wie viel davon im März war. Wenn Ihr Unternehmen monatlich abrechnet, bitten Sie die Person, die das Board führt, lange Aufträge in eine Karte je Monat oder je Phase aufzuteilen, etwa „März: Besuche vor Ort“. Der Ratgeber zur Funktionsweise von Projekten sagt mehr zum Aufteilen von Boards.
Wo erscheint erfasste Zeit?
| Wo | Was Sie sehen |
|---|---|
| Die Karte | Ihre Summe, neben der Frist |
| Die Liste Projekte | Eine Spalte Aufgewendete Zeit für jedes Board, archivierte Karten eingeschlossen |
| Die Seite des Kunden | Verknüpft → Projekte: Zeit je verknüpftem Board, danach eine Gesamt-Zeile |
| Der Karten-CSV-Export | Time Spent in ganzen Minuten für jede Karte auf jedem Board, mit dem Namen ihres Projekts |
Einige Aktionen ändern diese Summen, ohne dass jemand das Feld anfasst:
- Eine Karte zu verschieben in ein anderes Projekt nimmt ihre Zeit in dieses Board mit.
- Eine Karte zu kopieren wiederholt ihre Zeit auf der Kopie, entfernen Sie die Zeit auf der Kopie also, es sei denn, die Arbeit wurde wirklich zweimal getan.
- Eine Karte zu archivieren lässt ihre Zeit in den Summen.
- Eine Karte endgültig zu löschen nimmt ihre Zeit aus den Summen.
Was die Zeiterfassung in ERPFlow nicht kann
ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel, und Zeit auf einer Karte wird nicht zu Rechnungspositionen. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald.
Es gibt keine Zeitberichte je Person und keine Freigaben, und die Summen in Projekte sind reine Stunden, ohne Sätze oder Budgets dahinter. Wer die Rechnung vorbereitet, tippt die Stunden ein, wie der Ratgeber zum Umwandeln abrechenbarer Stunden in eine Rechnung erklärt. Wenn Ihr Unternehmen einen wöchentlichen Nachweis je Person mit Freigabe braucht, führen Sie ihn in einem Team-Stundenzettel neben den Boards.