Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Regeln und Zahlen aus anderen Quellen geprüft am 6. November 2026. Sie ändern sich, bestätigen Sie sie deshalb bei der Quelle, bevor Sie sich darauf verlassen.
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Eine Stundenzettel-Richtlinie für ein Projektunternehmen sagt, wer Zeit erfasst, in welcher Einheit, bis wann, auf welche Codes, wer sie genehmigt und wie Fehler behoben werden. Sie passt auf eine Seite. Das Beispiel unten ist zum Übernehmen bereit: Ändern Sie die Wörter in Klammern und prüfen Sie die Punkte zur Arbeitszeit am Recht Ihres eigenen Landes.
Was sollte eine Stundenzettel-Richtlinie abdecken?
Eine Stundenzettel-Richtlinie sollte die Entscheidungen abdecken, die Leute sonst jeweils unterschiedlich treffen würden. Diese Voreinstellungen passen zu einem Unternehmen mit etwa 5 bis 20 Personen, und das Beispiel weiter unten nutzt sie.
| Entscheidung | Sinnvolle Voreinstellung |
|---|---|
| Wer erfasst | Alle, die Geschäftsführung eingeschlossen |
| Einheit | 15 Minuten, oder 6, wenn ein Kundenvertrag es verlangt |
| Wann erfasst wird | Täglich |
| Wann eingereicht wird | 10:00 Uhr am ersten Arbeitstag der Folgewoche |
| Wer genehmigt | Eine benannte genehmigende Person je Mitarbeitenden |
| Änderungen nach der Genehmigung | Nur mit dokumentiertem Grund |
Müssen Sie noch begründen, warum überhaupt Zeit erfasst wird, beginnen Sie mit warum jede Person im Team Zeit erfassen sollte.
Beispiel einer Stundenzettel-Richtlinie zum Übernehmen
Dieses Beispiel einer Stundenzettel-Richtlinie ist für ein erfundenes Unternehmen geschrieben. Ersetzen Sie die Klammern, streichen Sie, was nicht passt, und lassen Sie jemanden, der Ihr Arbeitsrecht kennt, den Text lesen, bevor er rausgeht.
1. Für wen dies gilt. Für alle, die für [Unternehmen] arbeiten, einschließlich der Geschäftsführung und Teilzeitkräfte. Freie Mitarbeiter, die uns nach Stunden abrechnen, folgen den Ziffern 3 bis 6.
2. Was zu erfassen ist. Erfassen Sie alle Zeit, die Sie arbeiten, abrechenbar oder nicht, auf einen Projektcode oder einen internen Code. Was Sie gearbeitet haben, erfassen Sie, auch Zeit über Ihre vertraglichen Stunden hinaus.
3. Wie zu erfassen ist. Erfassen Sie auf die nächsten 15 Minuten. Jede Zeile hat einen Code, eine Aufgabe und die Stunden. Runden Sie einen Tag nicht auf oder ab, um ein Ziel zu erreichen.
4. Beschreibungen. Schreiben Sie in abrechenbare Zeilen etwas, das der Kunde lesen könnte: „Grundriss Ebene 2 nach Anmerkungen des Kunden überarbeitet“, nicht „Zeichnungen“.
5. Fristen. Erfassen Sie täglich. Reichen Sie Ihre Woche bis 10:00 Uhr am ersten Arbeitstag der Folgewoche ein. Sind Sie abwesend, reichen Sie vor Ihrer Abwesenheit ein.
6. Interne Codes. Nutzen Sie ADMIN, SALES, TRAINING oder LEAVE. Fragen Sie [Name], bevor Sie einen neuen hinzufügen. Setzen Sie interne Arbeit nie auf den Code eines Kunden.
7. Überstunden. Vereinbaren Sie Überstunden mit Ihrer Führungskraft, bevor Sie sie leisten. Geschehen sie trotzdem, erfassen Sie sie. Eine nicht vereinbarte Stunde ist trotzdem eine Stunde, die Sie gearbeitet haben.
8. Genehmigung. [Genehmigende Person] prüft Ihren Stundenzettel bis zum Ende von [Tag]. Kommt er zurück, steht in der Notiz der Grund. Korrigieren Sie ihn und reichen Sie ihn binnen eines Arbeitstags erneut ein.
9. Korrekturen. Ändern Sie Ihre eigenen Zeilen frei, bis Sie einreichen. Nach der Genehmigung fragen Sie [genehmigende Person]. Wir halten den alten Wert, den neuen Wert, den Grund und das Datum fest, und niemand ändert Ihre Stunden, ohne es Ihnen zu sagen.
10. Wie wir Stundenzettel nutzen. Wir nutzen sie, um Kunden abzurechnen, Projekte zu kalkulieren und zu bepreisen, Arbeitslast zu planen und Arbeitszeitnachweise zu führen. Ihre genehmigende Person, die Projektleitungen und [Finanzen] können Ihre Stunden sehen. Wir bewahren sie [Zeitraum] auf. Wir nutzen sie nicht, um zu beobachten, wie Sie jede Minute des Tages verbringen.
11. Verspätete Stundenzettel. Wir erinnern Sie am selben Tag. Wiederholte Verspätung ist Sache Ihrer Führungskraft. Ein verspäteter Stundenzettel hindert nicht die Zahlung Ihres Gehalts.
Die Klauseln zu Genehmigung und Korrektur sind ein eigener Ablauf, und der Genehmigungsprozess für Stundenzettel beschreibt, wie Sie ihn Woche für Woche betreiben.
Ist ein Stundenzettel dasselbe wie ein Arbeitszeitnachweis?
Ein Stundenzettel ist nicht automatisch ein Arbeitszeitnachweis, auch wenn ein Dokument beide Aufgaben erfüllen kann, wenn es dafür gestaltet ist.
In der EU hat der Gerichtshof in der Rechtssache C-55/18, CCOO/Deutsche Bank (14. Mai 2019) entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, das die tägliche Arbeitszeit jeder Arbeitskraft misst (im englischen Original: „an objective, reliable and accessible system“). Welche Form dieses System hat, entscheidet jeder Mitgliedstaat, die Einzelheiten stehen also in Ihrem nationalen Recht.
In Großbritannien verlangt Regulation 9 der Working Time Regulations 1998 Aufzeichnungen, die ausreichen, um die Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen zu belegen, aufbewahrt für zwei Jahre. Seit dem 1. Januar 2024 muss ein Arbeitgeber die täglichen Stunden jeder Arbeitskraft nicht erfassen, wenn er die Einhaltung ohne das belegen kann.
Der praktische Test ist einfach. Ein Projektstundenzettel kann nur dann als Arbeitszeitnachweis dienen, wenn er alle tatsächlich gearbeiteten Stunden erfasst, auch Überstunden, die nie jemand abrechnen wird. Ein auf 8 Stunden pro Tag gedeckeltes oder auf die Vertragsstunden vorausgefülltes Blatt besteht ihn nicht. Deshalb sagt Ziffer 2, alles zu erfassen.
Stundenzettel sind nach der DSGVO außerdem personenbezogene Daten. Die Beschäftigten müssen erfahren, warum Sie ihre Stunden erheben, wer sie sieht und wie lange Sie sie aufbewahren, wofür Ziffer 10 da ist. Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Zweck, denn steuerliche und kundenvertragliche Regeln können länger laufen als Arbeitszeitregeln. Fragen Sie also Ihre Buchhalterin oder Ihren Buchhalter, bevor Sie die Klammer ausfüllen.
Wie streng sollte eine Stundenzettel-Richtlinie sein?
Eine Stundenzettel-Richtlinie sollte so streng sein, wie Ihre Abrechnung es verlangt, und nicht strenger. Das Unternehmen, das Stunden an Kunden schickt, braucht viel mehr Detail je Zeile als eines, das nur seine eigenen Aufträge kalkuliert.
| Wie Sie abrechnen | Einheit | Zeilendetail | Warum |
|---|---|---|---|
| Nach Stunden, Kunde sieht die Stunden | 6 oder 15 Minuten | Für den Kunden lesbar | Der Stundenzettel belegt die Rechnung |
| Festpreis nach Stufe | 15 oder 30 Minuten | Stufe und Aufgabe | Sie brauchen Kosten je Stufe, keine Erzählung |
| Monatliche Pauschale | 15 Minuten | Kunde und Aufgabe | Sie prüfen Stunden gegen das, was das Honorar abdeckt |
| Eine Mischung davon | Die strengste davon, für alle | Für den Kunden lesbar | Leute ändern ihre Gewohnheiten nicht von Auftrag zu Auftrag |
Zur Einheit zeigt die Tabelle der Abrechnungsintervalle, was jede Wahl mit einer Rechnung macht. Zum Abrechnungsmodell siehe Stundensatz oder Retainer bei Beratern.
Welche Fehler bei Stundenzettel-Richtlinien machen am meisten Ärger?
Die Fehler bei Stundenzettel-Richtlinien, die am meisten Ärger machen, sind die, die die Zahlen falsch machen, ohne dass es jemand merkt.
- Die Geschäftsführung ausnehmen. Ihre Stunden sind oft die teuersten im Unternehmen, und alle anderen bemerken die Ausnahme.
- „Kein Stundenzettel, kein Lohn.“ Es fühlt sich wie eine wirksame Abschreckung an und ist in vielen Ländern ein rechtliches Problem. Fordern Sie den Stundenzettel ein und zahlen Sie den Lohn.
- Vierzig Codes. Leute nehmen den ersten, der passend aussieht, und der Bericht bedeutet nichts. Fügen Sie einen Code nur hinzu, wenn Sie die Entscheidung nennen können, die er ändert.
- Eine Überschreitung als Fehlverhalten behandeln. Leute reagieren, indem sie Stunden kürzen, und Ihre Auftragskosten stimmen von da an nicht mehr. Eine Überschreitung ist eine Information über das Angebot.
- Eine Richtlinie, die niemand durchsetzt. Bleiben Stundenzettel einen Monat ungelesen, hat das Unternehmen den Leuten gesagt, dass sie nichts zählen. Nutzen Sie eine einfache Stundenzettel-Vorlage für Teams und prüfen Sie sie wöchentlich.
Eine Stundenzettel-Richtlinie neben ERPFlow betreiben
ERPFlow hat heute weder Timer noch Stundenzettel. Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. ERPFlow hat auch keine Genehmigung von Stundenzetteln, diese Richtlinie läuft also in einer Tabelle und hängt von keiner bestimmten Software ab.
Einiges in ERPFlow steht daneben. Eine Karte in Projekte hat ein Feld für die aufgewendete Zeit, getippt in Stunden und Minuten, das sich je Projekt und je Kunde summiert, aber nicht festhält, wer die Zeit wann aufgewendet hat. Urlaub verarbeitet Abwesenheitsanträge und Genehmigungen, Sie können also eine LEAVE-Zeile gegen einen genehmigten Antrag prüfen. Lesezeichen gibt dem Team einen gemeinsamen Ort für den Link zur Richtlinie. Stunden, die Sie abrechnen, kommen als Menge und Satz auf die Rechnung, die Sie selbst eingeben.