วิธีออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า ทีละขั้นตอน

การออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าเริ่มจากตกลงราคาและเงื่อนไขการชำระ แล้วออกเอกสารที่มีเลขที่ไม่ซ้ำ รายละเอียดของทั้งสองฝ่าย วันที่ออก คำอธิบายงาน ยอดเงินและ VAT (ถ้ามี) วันครบกำหนดชำระ และวิธีชำระ ส่งเป็นไฟล์ PDF ให้คนที่จ่ายบิลของลูกค้า แล้วติดตามจนกว่าจะได้รับเงิน

ใบแจ้งหนี้ทำหน้าที่สองอย่าง คือขอรับเงิน และสำหรับธุรกิจที่จดทะเบียน VAT ยังเป็นบันทึกภาษีที่ลูกค้าอาจใช้ขอคืน VAT ได้ด้วย หน้าที่ด้านภาษีเป็นตัวกำหนดว่าต้องมีอะไรในเอกสาร ส่วนหน้าที่ด้านการเก็บเงินคุณต้องทำให้ดีเอง เพราะกฎ VAT ไม่ได้กำหนดวันครบกำหนดชำระหรือรายละเอียดบัญชีธนาคาร

ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง?

ใบกำกับภาษี VAT ของ EU ต้องมีรายละเอียดตามที่ระบุใน มาตรา 226 ของ VAT Directive ด้านล่างเรียงตามลำดับที่คุณกรอก พร้อมหมายเลขข้อและความผิดพลาดที่มักเกิดกับแต่ละช่อง

รายการนี้คือสิ่งที่กฎหมาย VAT ต้องการ วันครบกำหนดชำระและรายละเอียดการชำระเงินของคุณไม่อยู่ในรายการ แต่คุณต้องมีอยู่ดี ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีสองอย่างนี้อาจถูกต้องสมบูรณ์ตามกฎหมายแต่ก็ยังไม่ได้รับเงิน

รายการนี้เปลี่ยนไปในบางสถานการณ์

• ในสหราชอาณาจักร คู่มือ VAT ของ HMRC มีรายการที่ใกล้เคียงกันมากในย่อหน้า 16.3.1 และขอให้ระบุเวลาที่เกิดการส่งมอบ ซึ่งเรียกว่า tax point
• ถ้าคุณไม่ได้จดทะเบียน VAT คุณไม่คิด VAT และไม่ออกใบกำกับภาษี VAT รายการของ GOV.UK สำหรับใบแจ้งหนี้ทั่วไป ก็ยังขอเลขที่ที่ไม่ซ้ำ รายละเอียดของทั้งสองฝ่าย คำอธิบายที่ชัดเจน วันที่ส่งมอบ วันที่ออกใบแจ้งหนี้ และยอดเงิน
• สำหรับยอดเล็กน้อย ประเทศใน EU ต้องอนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้แบบย่อได้ถึง €100 (มาตรา 220a โดยมีข้อยกเว้นสำหรับการขายข้ามพรมแดนบางกรณี) สหราชอาณาจักรอนุญาตถึง £250 หากลูกค้าตกลง (ย่อหน้า 16.6.1 ของคู่มือ HMRC)
• ประเทศของคุณอาจกำหนดเพิ่ม มาตรา 226 ครอบคลุมเฉพาะ VAT กฎหมายบริษัทหรือกฎหมายภาษีอาจเพิ่มรายละเอียด เช่น เลขทะเบียนบริษัท ถามนักบัญชีครั้งเดียวแล้วใส่คำตอบไว้ในแม่แบบของคุณ

อธิบายแต่ละช่องอย่างละเอียดได้ใน ช่องในแม่แบบใบกำกับภาษี VAT

วิธีออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าทีละขั้นตอน

1. ตกลงราคาและเงื่อนไขก่อน ใส่ขอบเขตงาน ราคา และเงื่อนไขการชำระไว้ใน ใบเสนอราคา หรืออีเมลที่ลูกค้าตอบรับแล้ว ใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ที่ที่เหมาะให้ลูกค้ามารู้ราคาเป็นครั้งแรก
2. รวบรวมข้อมูลสำหรับออกบิลไว้ก่อนจะต้องใช้ ต้องมีชื่อตามกฎหมาย ที่อยู่สำหรับออกบิล เลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT (ถ้ามี) เลขที่ใบสั่งซื้อ และที่อยู่ที่ต้องส่งใบแจ้งหนี้ไป คนที่ว่าจ้างคุณมักไม่รู้ข้อมูลเหล่านี้ ให้เขาไปถามมา
3. เลือกจังหวะเรียกเก็บเงิน อาจเป็นเมื่องานเสร็จ เมื่อรับเงินมัดจำ เป็นงวด หรือรายเดือน ตารางด้านล่างช่วยเลือกได้
4. เขียนรายการให้คนแปลกหน้าอนุมัติได้ คนในฝ่ายบัญชีที่ไม่เคยพบคุณจะอนุมัติ “ป้ายหน้าร้าน 2.4 ม. ติดตั้งวันที่ 10 เมษายน” ส่วน “ป้าย” เฉยๆ จะถูกสอบถามกลับ
5. คำนวณภาษีของแต่ละรายการ การขายในประเทศโดยปกติใช้อัตราของประเทศคุณ ถ้าข้ามพรมแดน ให้อ่าน วิธีออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าใน EU หรือ วิธีออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศ ก่อน
6. กำหนดวันที่ วันที่ออกคือวันนี้ ระบุวันครบกำหนดชำระเป็นวันที่จริง คำนวณจากเงื่อนไขการชำระ เพราะ “28 เมษายน 2026” เหลือข้อให้เถียงน้อยกว่า “net 14”
7. บอกวิธีชำระ ใส่ชื่อบัญชี IBAN และ BIC แล้วขอให้ลูกค้าใช้เลขที่ใบแจ้งหนี้เป็นข้อมูลอ้างอิงการโอน คุณจะจับคู่เงินที่เข้ามาได้
8. ออกใบแจ้งหนี้แล้วอย่าแก้ นี่คือจุดที่ระบบกำหนดเลขที่และใบแจ้งหนี้เป็นฉบับสุดท้าย หากพบข้อผิดพลาดภายหลัง ให้ใช้ ใบลดหนี้ หรือยกเลิกแล้วออกใหม่ ห้ามแก้เงียบๆ
9. ส่งไปยังกล่องอีเมลที่ถูกต้อง ส่ง PDF ไปยังอีเมลฝ่ายบัญชีและสำเนาถึงผู้ติดต่อของคุณ พร้อมอีเมลสั้นๆ ที่ระบุเลขที่ ยอดเงิน และวันครบกำหนดชำระในบรรทัดแรก และตรวจสอบว่า PDF เพียงพอหรือไม่ เพราะบางประเทศกำหนดให้ใช้ e-invoice แบบมีโครงสร้างแล้ว เบลเยียม บังคับใช้ระหว่างธุรกิจที่ต้องเสีย VAT ตั้งแต่ 1 มกราคม 2026
10. บันทึกการชำระเงินหรือทวงถาม จดวันครบกำหนดชำระ ถ้าวันถัดไปยังไม่ได้รับเงิน ให้เริ่มลำดับการส่งอีเมลเตือน

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์

นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น ผู้ผลิตป้ายออกใบแจ้งหนี้ให้คาเฟ่สำหรับป้ายหน้าร้านใหม่ โดยใช้ VAT 20% เพื่อประกอบตัวอย่าง

ใบแจ้งหนี้นี้ตั้งใจเลือกสามอย่าง วันที่ส่งมอบปรากฏเพราะต่างจากวันที่ออก ถ้าคุณออกใบแจ้งหนี้ในวันที่งานเสร็จ วันเดียวก็ทำได้ทั้งสองหน้าที่ งานออกแบบแสดงชั่วโมงและอัตรารายชั่วโมง เพราะ HMRC ถือว่าอัตรารายชั่วโมงคือราคาต่อหน่วยของบริการ (ย่อหน้า 16.3.2) ส่วนป้ายคือสินค้าชิ้นเดียวในราคาเต็ม และเลขที่คำสั่งซื้อของลูกค้าอยู่ในนั้นเพราะบางฝ่ายบัญชีไม่ปล่อยเงินถ้าไม่มีเลขนี้

ควรส่งใบแจ้งหนี้เมื่อไร?

ควรส่งใบแจ้งหนี้ทันทีที่ถึงจังหวะเรียกเก็บเงินที่ตกลงกันไว้ เพราะเงื่อนไขการชำระมักนับจากวันที่ในใบแจ้งหนี้หรือวันที่ลูกค้าได้รับ

กฎ VAT กำหนดเพดานสูงสุดไว้ ในสหราชอาณาจักรโดยปกติคุณต้องออกใบกำกับภาษี VAT ภายใน 30 วันนับจาก tax point (ย่อหน้า 16.2.3 ของคู่มือ HMRC) ใน EU บริการข้ามพรมแดนที่ใช้การโอนภาระภาษีต้องออกใบแจ้งหนี้ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป (มาตรา 222) และแต่ละประเทศกำหนดเพดานสำหรับการขายประเภทอื่นได้

ถ้าใบแจ้งหนี้ไม่มีวันครบกำหนดชำระที่ตกลงกันไว้จะเป็นอย่างไร?

สำหรับลูกค้าที่เป็นธุรกิจใน EU (มาตรา 3 ของ Late Payment Directive) และในสหราชอาณาจักร (GOV.UK) ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีวันชำระที่ตกลงกันจะถือว่าชำระล่าช้าเมื่อพ้น 30 วันนับจากวันที่ลูกค้าได้รับ หรือ 30 วันนับจากวันส่งมอบหากส่งมอบทีหลัง

ดังนั้นถ้าคุณต้องการ 14 วัน ให้ตกลง 14 วันก่อนเริ่มงาน การพิมพ์ไว้ในใบแจ้งหนี้เป็นครั้งแรกอ่อนกว่าการมีอยู่ในใบเสนอราคาที่ลูกค้ายอมรับแล้ว เงื่อนไขที่ตกลงกันระหว่างธุรกิจยาวได้ถึง 60 วัน และยาวกว่านั้นได้ก็ต่อเมื่อตกลงไว้อย่างชัดแจ้งและเป็นธรรม

ทำไมใบแจ้งหนี้ถึงถูกส่งกลับ?

ใบแจ้งหนี้มักถูกส่งกลับเพราะฝ่ายบัญชีจับคู่กับสิ่งที่อนุมัติไว้แล้วไม่ได้ ตรวจสิ่งเหล่านี้ก่อนกดส่ง

• นิติบุคคลผิดราย สัญญาทำกับบริษัทแม่ แต่ใบแจ้งหนี้ระบุชื่อร้าน
• ไม่มีเลขที่ใบสั่งซื้อ ทั้งที่ระบบของลูกค้าไม่รับใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีเลขนี้
• คำอธิบายที่ไม่มีใครอนุมัติได้ คนจ่ายเงินไม่ได้อยู่ในที่ประชุม
• ยอดรวมต่างจากใบเสนอราคา โดยไม่มีรายการอธิบายว่าทำไม
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ขาดหรือผิด ซึ่งอาจทำให้ลูกค้าขอคืน VAT ไม่ได้
• ส่งผิดกล่องอีเมล ผู้ติดต่อของคุณลาพักร้อน ใบแจ้งหนี้ก็พักร้อนไปด้วย

การออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าใน ERPFlow

ใน ERPFlow ใบแจ้งหนี้เริ่มจากฉบับร่างที่ผูกกับข้อมูลลูกค้า คุณเพิ่มรายการโดยเลือกบริการหรือสินค้าเพื่อเติมคำอธิบายและราคา ใส่ส่วนลดได้ตามต้องการ และกำหนดอัตราภาษีในแต่ละรายการ วันครบกำหนดชำระเริ่มต้นที่ 14 วันหลังวันที่ออกและแก้ไขได้ ชื่อตามกฎหมาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ที่อยู่ และรายละเอียดธนาคารของคุณมาจาก การตั้งค่า > ข้อมูลธุรกิจ

ออกใบแจ้งหนี้ จะกำหนดเลขที่ เช่น INV-2026-0042 และทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นฉบับสุดท้าย ส่งทางอีเมล ส่ง PDF ได้ใน 19 ภาษาและบันทึกการส่ง จากนั้น บันทึกการชำระเงิน ติดตามการชำระเต็มจำนวนหรือบางส่วน ตัวกรอง เกินกำหนด แสดงรายการที่ล่าช้า และ ส่งการแจ้งเตือนชำระเงิน ส่งอีเมลเตือนทีละใบแจ้งหนี้

มีข้อจำกัดที่ควรรู้ ERPFlow ไม่มีช่องวันที่ส่งมอบแยกต่างหาก ดังนั้นเมื่อวันที่นั้นต่างจากวันที่ออก ให้เขียนไว้ในคำอธิบายรายการหรือใน บันทึก ไม่มีการชำระด้วยบัตรออนไลน์ และไม่ตรวจสอบเลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ใน VIES หรือเลือกอัตราตามประเทศของลูกค้า ส่วน e-invoice ส่งออกเป็น Peppol BIS Billing 3.0 XML เพื่อให้คุณส่งต่อให้ผู้ให้บริการ e-invoice ของคุณ ERPFlow ไม่ส่งผ่านเครือข่าย Peppol เอง