อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
การออกใบแจ้งหนี้เงินมัดจำและงวดสุดท้ายคือออกสองใบแจ้งหนี้ที่มีเลขที่ต่างกัน ใบแรกสำหรับส่วนที่ตกลงเมื่อเงินมัดจำครบกำหนด และอีกใบสำหรับยอดคงเหลือเมื่องานเสร็จ แต่ละใบแสดง VAT ของจำนวนตัวเอง และรวมกันแล้วต้องเท่ากับยอดรวมในใบเสนอราคา
ออกใบแจ้งหนี้เงินมัดจำอย่างไร?
ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำคือใบแจ้งหนี้ธรรมดาสำหรับส่วนหนึ่งของราคาที่ตกลง ต้องมีรายละเอียดเหมือนใบอื่น ใช้เลขถัดไปในลำดับปกติของคุณ และมีบรรทัดบอกว่าเป็นของงานไหน
เงินมัดจำ 30% ของใบเสนอราคา QUO-2026-0042 ที่ยอมรับเมื่อ 4 พฤษภาคม 2026 มูลค่างานรวม €7,200.00 รวม VAT
ตกลงเปอร์เซ็นต์ก่อนออกใบแจ้งหนี้ การเขียน “30% เมื่อยอมรับ” ไว้ในใบเสนอราคาทำให้ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำไม่ทำให้ใครแปลกใจ และคู่มือการแปลงใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้ครอบคลุมขั้นตอนนั้น
ออกใบแจ้งหนี้งวดสุดท้ายอย่างไร?
ใบแจ้งหนี้งวดสุดท้ายเรียกเก็บสิ่งที่เหลือ โดยมีสองรูปแบบที่พบบ่อย เฉพาะยอดคงเหลือ แสดงส่วนที่เหลือเป็นรายการเดียวและกล่าวถึงเงินมัดจำในหมายเหตุ ทั้งงานหักเงินมัดจำ แสดงทั้งงานแล้วหักสิ่งที่เรียกเก็บไปก่อนหน้า ลูกค้ามักชอบแบบที่สองเพราะเห็นงานทั้งหมดในหน้าเดียว แบบแรกอ่านผิดยากกว่า เพราะยอดรวมเดียวในหน้าคือยอดที่ต้องชำระ
ตัวอย่างที่รวมกันแล้วเท่ากัน
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น บริษัทงานไม้เสนอราคา €6,000 บวก VAT โดยใช้ 20% เพื่อให้คำนวณง่าย 30% ครบกำหนดเมื่อยอมรับ และที่เหลือเมื่องานเสร็จ
| เอกสาร | ยอดสุทธิ | VAT (20%) | ยอดรวม |
|---|---|---|---|
| ใบเสนอราคา QUO-2026-0042 | €6,000.00 | €1,200.00 | €7,200.00 |
| ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ INV-2026-0041 30% | €1,800.00 | €360.00 | €2,160.00 |
| ใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย INV-2026-0058 70% | €4,200.00 | €840.00 | €5,040.00 |
| ใบแจ้งหนี้รวมกัน | €6,000.00 | €1,200.00 | €7,200.00 |
ในรูปแบบทั้งงาน ใบแจ้งหนี้งวดสุดท้ายอ่านได้ดังนี้
| ใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย ทั้งงานหักเงินมัดจำ | จำนวนเงิน |
|---|---|
| งานไม้ตามที่เสนอราคา ยอดสุทธิ | €6,000.00 |
| VAT 20% | €1,200.00 |
| ยอดรวมงาน | €7,200.00 |
| หัก ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ INV-2026-0041 ชำระเมื่อ 12 พฤษภาคม (ยอดสุทธิ €1,800.00 VAT €360.00) | −€2,160.00 |
| ยอดคงเหลือที่ต้องชำระ (ยอดสุทธิ €4,200.00 VAT €840.00) | €5,040.00 |
VAT ที่ใบแจ้งหนี้นี้เพิ่มในแบบแสดงของคุณคือ €840 ไม่ใช่ €1,200 ถ้ารายงาน €1,200 คุณจ่าย €360 ของเงินมัดจำสองครั้ง
ต้องคิด VAT กับเงินมัดจำไหม?
ต้อง โดยปกติ VAT ถึงกำหนดกับเงินมัดจำที่นับเป็นส่วนหนึ่งของราคา ใน EU มาตรา 65 ของ VAT Directiveระบุว่าเมื่อมีการชำระเงินล่วงหน้าก่อนส่งมอบ VAT ถึงกำหนดเมื่อได้รับเงินและคิดจากจำนวนที่ได้รับ มาตรา 220 กำหนดให้ออกใบแจ้งหนี้สำหรับเงินชำระล่วงหน้าจากลูกค้าที่เป็นธุรกิจ
ประเทศต่างๆ เลื่อนจังหวะนั้นให้เร็วขึ้นได้ (มาตรา 66) จึงควรตรวจสอบของประเทศคุณ ในสหราชอาณาจักร Notice 700 ของ HMRCระบุว่าเงินมัดจำส่วนใหญ่เป็นเงินชำระล่วงหน้า และ tax point คือวันที่คุณออกใบกำกับภาษี VAT หรือรับเงิน แล้วแต่อย่างใดจะเกิดก่อน (ย่อหน้า 14.2.2 และ 14.2.3)
“คิดจากจำนวนที่ได้รับ” หมายความว่าเงินมัดจำที่คุณเสนอเป็นตัวเลขกลมมี VAT รวมอยู่แล้ว สูตรคือจำนวนเงิน × อัตรา ÷ (100 + อัตรา) ดังนั้นเงินมัดจำ €1,000 ที่ 20% มี VAT €166.67 และยอดสุทธิ €833.33 การบวก 20% เพิ่มบนยอด €1,000 คือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดตรงนี้
เงินที่รับล่วงหน้าไม่ได้ถูกปฏิบัติเหมือนกันทั้งหมด
| เงินที่รับล่วงหน้า | โดยปกติถือเป็น | มี VAT เมื่อรับหรือไม่ |
|---|---|---|
| เงินมัดจำเป็นส่วนหนึ่งของราคา | เงินชำระล่วงหน้า | โดยทั่วไปมี |
| งวดชำระระหว่างทำงาน | ส่วนหนึ่งของราคา | โดยทั่วไปมี |
| เงินประกันที่คืนได้สำหรับความเสียหายต่ออุปกรณ์เช่า | เงินประกัน ไม่ใช่การชำระค่าสินค้าหรือบริการ | โดยทั่วไปไม่มี |
ถ้าอัตรา VAT เปลี่ยนระหว่างเงินมัดจำกับตอนงานเสร็จ ค่าเริ่มต้นของ EU คืออัตราที่ใช้ในวันที่ VAT ถึงกำหนด (มาตรา 93) ซึ่งทำให้งานเดียวมีสองอัตราได้ กฎการเปลี่ยนผ่านของประเทศอาจแทนที่ได้ จึงถามนักบัญชีเมื่ออัตราเปลี่ยนกลางงาน ถ้าเงินมาถึงก่อนที่คุณออกใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ควรแสดงวันที่ชำระเงินด้วย (มาตรา 226)
ควรขอเงินมัดจำเท่าไร?
เงินมัดจำควรครอบคลุมอย่างน้อยสิ่งที่คุณจะเสียถ้าลูกค้าถอนตัวหลังคุณเริ่มงาน วัสดุที่ต้องซื้อ ผู้รับเหมาช่วงที่ต้องจอง งานอื่นที่คุณปฏิเสธไป ในตัวอย่างข้างต้น ยอดสุทธิ €1,800 สมเหตุสมผลถ้าบริษัทต้องซื้อไม้ €1,500 ก่อนใครไปถึงหน้างาน เริ่มจากต้นทุนของคุณ แล้วปัดเป็นเปอร์เซ็นต์ที่เขียนในใบเสนอราคาได้ง่าย
ขอเงินมัดจำโดยไม่ออกใบแจ้งหนี้ได้ไหม?
ได้ ในหลายประเทศคุณขอเงินมัดจำด้วยคำขอชำระเงินหรือ pro forma ซึ่งไม่ใช่เอกสารภาษี HMRC ระบุว่า pro forma ควรระบุชัดเจนว่า “this is not a VAT invoice” และใช้ขอคืน VAT ไม่ได้ (Notice 700 ย่อหน้า 17.3) ใบแจ้งหนี้จริงตามมาเมื่อเงินมาถึง
เรื่องนี้สำคัญในกรณีที่การออกใบแจ้งหนี้เองก่อให้เกิดภาระ VAT ใบแจ้งหนี้ที่ส่งในเดือนมีนาคมและชำระในเดือนพฤษภาคมอาจทำให้คุณจ่าย VAT สำหรับเงินมัดจำที่ยังไม่ได้รับ
ความผิดพลาดที่ทำให้ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำผิด
- บวก VAT เพิ่มกับเงินมัดจำที่รวม VAT แล้ว หาให้ได้ก่อนว่าลูกค้าตกลงตัวเลขไหน แล้วค่อยบวกอะไร
- ใส่ยอด VAT ทั้งหมดในใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย แบบแสดงของคุณจะนับ VAT ของเงินมัดจำสองครั้ง
- ใบแจ้งหนี้งวดสุดท้ายที่แสดงยอดรวมงานเป็นยอดที่ต้องชำระ ลูกค้าบางรายจะจ่ายตามที่บรรทัดตัวหนาบอก
- ไม่มีการอ้างอิงข้าม ใบแจ้งหนี้งวดสุดท้ายควรระบุใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ เพื่อไม่ให้ทั้งสองฝ่ายต้องคำนวณใหม่ในอีกหนึ่งปี
- เรียกเงินมัดจำว่า “ไม่คืน” โดยไม่มีข้อตกลงรองรับ คำนั้นอย่างเดียวอาจไม่มีผล โดยเฉพาะกับลูกค้าทั่วไป
สำหรับหลายงวดแทนที่จะเป็นสอง ดูเรียกเก็บตามความคืบหน้างาน ถ้าลูกค้าแค่ชำระใบแจ้งหนี้ใบเดียวบางส่วน นั่นคือชำระบางส่วน และไม่ต้องออกใบแจ้งหนี้ใบที่สอง
การออกใบแจ้งหนี้เงินมัดจำและงวดสุดท้ายใน ERPFlow
ERPFlow ไม่มีประเภทใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ เงินมัดจำคือใบแจ้งหนี้ธรรมดาที่แก้รายการ
เปิดใบเสนอราคาและเลือก แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ หนึ่งครั้งต่อหนึ่งงวด ทุกครั้งที่แปลงจะได้ฉบับร่างใหม่ของใบเสนอราคาทั้งใบ เชื่อมโยงกันทั้งสองทาง จึงแก้ฉบับร่างให้เหลือส่วนของงวดนั้นก่อนออก การแทนที่รายการด้วยรายการเดียวว่า “เงินมัดจำ 30% ของใบเสนอราคา...” มักอ่านง่ายที่สุด วันครบกำหนดชำระมาจากเงื่อนไขการชำระของใบเสนอราคา และการออกจะกำหนดเลขที่และทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นฉบับสุดท้าย
รูปแบบทั้งงานข้างต้นทำไม่ได้ใน ERPFlow เพราะรายการติดลบไม่ได้ จำนวนต้องมากกว่าศูนย์และราคาต้องไม่ต่ำกว่าศูนย์ ให้ใช้รูปแบบเฉพาะยอดคงเหลือและอ้างถึงเงินมัดจำใน บันทึก ซึ่งพิมพ์ใน PDF
เงินมัดจำ €2,160.00 ชำระเมื่อ 12 พฤษภาคม 2026 ตามใบแจ้งหนี้ INV-2026-0041
บันทึกการชำระเงินแต่ละครั้งกับใบแจ้งหนี้ของตัวเอง อัตราภาษีใช้ต่อรายการ และการรายงานภาษีอ่านจากใบแจ้งหนี้เอง ERPFlow ไม่ตัดสินว่า VAT ถึงกำหนดเมื่อไรในประเทศของคุณ และไม่ยื่นแบบแสดงให้ จึงบอกนักบัญชีถ้าเงินมัดจำออกใบแจ้งหนี้ในงวดหนึ่งและชำระในอีกงวดหนึ่ง ไม่มีเอกสาร pro forma และลูกค้าจ่ายเงินมัดจำออนไลน์หรือยอมรับใบเสนอราคาออนไลน์ไม่ได้ คุณทำเครื่องหมายว่าใบเสนอราคาได้รับการยอมรับเอง