อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
การแปลงชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้เป็นใบแจ้งหนี้ ให้ปิดบันทึกเวลาที่วันตัดยอด ทบทวนรายการ จัดกลุ่มเป็นไม่กี่บรรทัด คูณชั่วโมงด้วยอัตราที่ตกลง บวกภาษี และระบุช่วงเวลาที่งานครอบคลุม เก็บบันทึกฉบับละเอียดไว้ใกล้มือ เพราะเป็นสิ่งแรกที่ลูกค้าขอเมื่อตัวเลขทำให้ตกใจ
ใบแจ้งหนี้สำหรับชั่วโมงทำงานต้องแสดงอะไร?
ใบแจ้งหนี้สำหรับงานรายชั่วโมงต้องแสดงว่าทำอะไร มากแค่ไหน ในอัตราเท่าไร และเมื่อไร ใน EU ใบกำกับภาษี VAT ต้องระบุ “the extent and nature of the services rendered” ราคาต่อหน่วยไม่รวม VAT และวันที่ส่งมอบหรือแล้วเสร็จเมื่อต่างจากวันที่ออก (มาตรา 226 ของ VAT Directive)
สำหรับงานรายชั่วโมง ขอบเขตคือจำนวนชั่วโมง ราคาต่อหน่วยคืออัตรา และวันที่ส่งมอบคือช่วงเวลาที่ทำงาน ช่องอื่นที่จำเป็นอยู่ในแม่แบบใบกำกับภาษี VAT อธิบายทีละช่อง กฎระดับชาติเพิ่มเติมจากนี้ และประเทศนอก EU มีกฎของตนเอง
บรรทัดในใบแจ้งหนี้ควรละเอียดแค่ไหน?
หนึ่งบรรทัดต่องานและต่ออัตราเหมาะกับลูกค้าส่วนใหญ่ สิ่งที่ละเอียดกว่านั้นควรอยู่ในสรุปเวลาที่ส่งไปพร้อมใบแจ้งหนี้ เพราะใบแจ้งหนี้ 60 บรรทัดเชิญให้เกิดการโต้เถียง 60 บรรทัด
| ลูกค้าหรือสัญญา | บรรทัดควรแสดงอะไร |
|---|---|
| งานเดียว อัตราเดียว | หนึ่งบรรทัด: งาน ช่วงเวลา ชั่วโมง อัตรา |
| หลายงานหรือหลายศูนย์ต้นทุน | หนึ่งบรรทัดต่องาน เพื่อให้ลงรหัสแยกกันได้ |
| อัตราต่างกันตามระดับ | หนึ่งบรรทัดต่องานและต่ออัตรา |
| สัญญาที่กำหนดรูปแบบ ซึ่งบริษัทประกันและหน่วยงานรัฐมักทำ | บรรทัดสรุป พร้อมเอกสารประกอบในรูปแบบที่สัญญาขอทุกประการ |
| งานที่มีเพดานหรือประเมินไว้ | บรรทัดตามปกติ พร้อมยอดสะสมเทียบกับเพดานในจดหมายนำ |
จากบันทึกเวลาสู่ใบแจ้งหนี้ ทีละขั้นตอน
- กำหนดวันตัดยอด สิ้นเดือน จบงาน หรือที่ตกลงกัน ชั่วโมงหลังวันนั้นรอใบแจ้งหนี้ใบถัดไป
- ตามเวลาที่ขาด ให้ทุกคนส่งรายการให้ครบก่อนทบทวนอะไร
- กรองบันทึก เป็นลูกค้านี้ ช่วงนี้ เรียกเก็บเงินได้และยังไม่ออกใบแจ้งหนี้
- ทบทวนอย่างที่ลูกค้าจะเห็น เขียนรายการคลุมเครือใหม่ ตัดงานแก้ของตัวเองออก และตรวจอัตรา
- ปัดเศษครั้งเดียว ตามหน่วยการเรียกเก็บในข้อตกลง
- จัดกลุ่มเป็นบรรทัด และรวมชั่วโมงตามงานและอัตรา
- กระทบยอด ชั่วโมงที่บันทึก ลบชั่วโมงที่ไม่เรียกเก็บ ต้องเท่ากับชั่วโมงที่เรียกเก็บ
- เพิ่มค่าใช้จ่าย เป็นบรรทัดของตัวเอง ดูวิธีเรียกเก็บค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้
- ออกใบแจ้งหนี้ แล้วประทับบันทึก เขียนเลขที่ใบแจ้งหนี้ข้างแต่ละรายการ เพื่อไม่ให้ชั่วโมงใดถูกเรียกเก็บซ้ำ
ตัวอย่างฉบับสมบูรณ์: ชั่วโมงทั้งเดือน สามบรรทัด
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น บริษัทที่ปรึกษาขนาดเล็กปิดยอดเดือนมีนาคม 2026 สำหรับลูกค้ารายหนึ่ง ที่ปรึกษาอาวุโสคิดชั่วโมงละ €120 และนักวิเคราะห์ €75 ใน 2 งาน รายการหนึ่งคือชั่วโมงนักวิเคราะห์ 1.50 ชั่วโมงเป็นการแก้งานที่บริษัทเองทำผิด จึงไม่เรียกเก็บ
| งานและระดับ | ชั่วโมงที่บันทึก | ไม่เรียกเก็บ | ชั่วโมงที่เรียกเก็บ | อัตรา | ยอดสุทธิ |
|---|---|---|---|---|---|
| ทบทวนตลาด อาวุโส | 14.50 | 0.00 | 14.50 | €120 | €1,740.00 |
| ทบทวนตลาด นักวิเคราะห์ | 23.50 | 1.50 | 22.00 | €75 | €1,650.00 |
| เอกสารเสนอบอร์ด อาวุโส | 6.00 | 0.00 | 6.00 | €120 | €720.00 |
| รวม | 44.00 | 1.50 | 42.50 | €4,110.00 |
VAT ที่ 20% เพิ่ม €822.00 ยอดรวมของใบแจ้งหนี้จึงเป็น €4,932.00
การกระทบยอดคือแถวล่างสุด 44.00 − 1.50 = 42.50 ถ้าตัวเลขเหล่านี้ไม่ตรงกัน แสดงว่ามีรายการหายไปหรือนับซ้ำ และการรู้ตอนนี้ถูกกว่ามาก ส่วนการแสดง 1.50 ชั่วโมงนั้นในใบแจ้งหนี้เพื่อเป็นน้ำใจหรือไม่เป็นอีกการตัดสินใจหนึ่ง อธิบายในลดยอดเรียกเก็บกับตัดเป็นหนี้สูญ
ข้อความที่คัดลอกไปใช้ได้
คำอธิบายบรรทัดที่ตอบคำถามที่พบบ่อย
ทบทวนตลาด ที่ปรึกษาอาวุโส 1 ถึง 31 มีนาคม 2026: 14.50 ชั่วโมง ที่ €120.00 ต่อชั่วโมง
จดหมายนำที่ป้องกันข้อสงสัย
แนบใบแจ้งหนี้ประจำเดือนมีนาคม 42.50 ชั่วโมง ครอบคลุมงาน market review และ board paper มีสรุปเวลาแนบมาด้วย เพื่อให้เห็นว่าชั่วโมงเหล่านี้ใช้ไปกับอะไร หากมีรายการใดต้องดูอีกครั้ง แจ้งได้เลย
มีแบบอื่นเพิ่มเติมในคู่มือแม่แบบอีเมลส่งใบแจ้งหนี้
ทำไมลูกค้าจึงสอบถามใบแจ้งหนี้รายชั่วโมง?
ลูกค้าสอบถามใบแจ้งหนี้รายชั่วโมงเมื่อยอดรวมทำให้ตกใจ บ่อยกว่าเพราะสงสัยในชั่วโมง
- เกินที่ประเมินโดยไม่เตือน แจ้งก่อนที่จะเกิน ขณะที่ลูกค้ายังเปลี่ยนแผนได้
- รายการที่อ่านเหมือนไดอารี่ของคุณ “Internal catch-up” บอกลูกค้าว่าเขากำลังจ่ายค่าประชุมของคุณ
- ใบแจ้งหนี้ล่าช้า ชั่วโมงเมื่อสามเดือนก่อนตรวจสอบยากและโต้แย้งง่าย
- อัตราที่ไม่มีใครพูดถึง ตกลงเรื่องการขึ้นอัตราก่อน คู่มือจดหมายแจ้งขึ้นอัตราค่าบริการมีถ้อยคำให้
ออกใบแจ้งหนี้ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ใน ERPFlow
ปัจจุบัน ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา และเวลาที่บันทึกบนการ์ดโปรเจกต์ไม่กลายเป็นบรรทัดในใบแจ้งหนี้ การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้
ตอนนี้คุณเรียกเก็บชั่วโมงโดยพิมพ์เข้าไป ตั้งบริการที่มีราคารายชั่วโมงของคุณ หนึ่งรายการต่อระดับถ้าอัตราต่างกัน แล้วเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้ใหม่ การเลือกบริการจะเติมคำอธิบายและราคาให้ คุณพิมพ์ชั่วโมงเป็นจำนวน ซึ่งเก็บทศนิยมสองตำแหน่ง เพิ่มงานและช่วงเวลาในคำอธิบาย และเลือกอัตราภาษีของบรรทัดนั้น PDF ไม่มีคอลัมน์หน่วย จึงเขียนคำว่า “hours” ในคำอธิบาย
- ใบสั่งซื้อของลูกค้า ใส่ในช่อง เลขที่คำสั่งซื้อ ซึ่งพิมพ์บน PDF
- สรุปเวลา ต้องส่งแยกต่างหาก ไฟล์ในการ์ด ไฟล์แนบ ของใบแจ้งหนี้เป็นข้อมูลภายในและไม่เคยถูกส่งอีเมลถึงลูกค้า จึงส่งสรุปเอง หรือใส่ตัวเลขสำคัญในคำอธิบายบรรทัดหรือ บันทึก (Notes)
- โปรเจกต์ เชื่อมได้ที่ เอกสารที่เชื่อมโยง ซึ่งเป็นข้อมูลภายในเช่นกัน
- เมื่อออกแล้ว ใบแจ้งหนี้เป็นฉบับสมบูรณ์ ตัวเลขผิดแก้ด้วย ทำเครื่องหมายว่ายกเลิก และ ทำสำเนา
ถ้าคุณใช้โปรเจกต์ ยอดรวม เวลาที่ใช้ บนการ์ดเป็นตัวตรวจสอบที่มีประโยชน์เทียบกับบันทึกของคุณ แม้จะไม่มีวันที่และไม่แยกตามบุคคล