ลำดับอีเมลเตือนใบแจ้งหนี้เกินกำหนด

ลำดับอีเมลเตือนใบแจ้งหนี้เกินกำหนดคือชุดข้อความที่วางแผนไว้ซึ่งหนักแน่นขึ้นเรื่อยๆ ได้แก่ การเตือนอย่างเป็นมิตรในวันถัดจากวันครบกำหนด การขอวันชำระในวันที่ 7 การโทรศัพท์ในวันที่ 14 การยกระดับในวันที่ 21 และหนังสือแจ้งครั้งสุดท้ายในวันที่ 30

จุดประสงค์ของลำดับคือคุณตัดสินใจครั้งเดียวล่วงหน้า อีเมลวันที่ 7 ส่งง่ายกว่ามากเมื่อตารางบอกให้ส่ง แทนที่จะนั่งสงสัยว่าจะดูเซ้าซี้ไหม

ตารางเวลาที่ดีสำหรับอีเมลเตือนใบแจ้งหนี้เกินกำหนดเป็นอย่างไร?

ตารางเวลาที่ดีสำหรับอีเมลเตือนใบแจ้งหนี้เกินกำหนดเริ่มในวันถัดจากวันครบกำหนดและได้ข้อสรุปภายในราววันที่ 30 ตัวเลขวันเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้นที่สมเหตุสมผล ไม่ใช่ข้อกำหนดทางกฎหมาย จึงย่นให้สั้นลงได้สำหรับใบแจ้งหนี้เล็กและลูกค้าใหม่

หยุดลำดับทันทีเมื่อเงินเข้าหรือลูกค้าตั้งข้อสงสัยที่เป็นจริง ไม่มีอะไรทำให้ลูกค้าที่ดีหงุดหงิดเท่าการเตือนครั้งที่สามสำหรับใบแจ้งหนี้ที่จ่ายไปแล้วเมื่อวันอังคาร ดังนั้นตรวจธนาคารก่อนส่งทุกครั้ง

อีเมลเตือนก่อนวันครบกำหนด

อีเมลเตือนก่อนวันครบกำหนดคุ้มที่จะส่งสำหรับใบแจ้งหนี้ยอดสูงและใบแรกถึงลูกค้าใหม่ เพราะทำให้รู้ว่าใบแจ้งหนี้อยู่ในระบบของใครหรือยัง ขณะที่ยังแก้ได้

หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ [number] จะครบกำหนดวันที่ [due date]

สวัสดี [name]

แจ้งสั้นๆ ว่าใบแจ้งหนี้ [number] ยอด [amount] จะครบกำหนดวันที่ [due date] แนบสำเนามาให้แล้วจะได้ไม่ต้องหา ถ้าใบแจ้งหนี้อยู่กับอีกคนเพื่อรออนุมัติ บอกได้ว่าใคร ฉันจะส่งไปให้โดยตรง

ขอบคุณ [your name]

อีเมลเตือนครั้งแรก เกินกำหนด 1 วัน

อีเมลเตือนครั้งแรกเมื่อเกินกำหนดควรถือว่าเป็นการหลงลืมโดยสุจริตและทำให้ชำระง่าย แนบใบแจ้งหนี้ไปด้วย เพราะลูกค้าอาจทำหาย

หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ [number] ครบกำหนดเมื่อ [due date] [amount]

สวัสดี [name]

ใบแจ้งหนี้ [number] ยอด [amount] ครบกำหนดเมื่อ [due date] และฉันยังไม่เห็นการชำระเงิน แนบสำเนามาด้วย ถ้าชำระไปแล้ว ขอบคุณ และไม่ต้องสนใจอีเมลนี้ ถ้ามีอะไรทำให้ล่าช้า ตอบกลับมาได้ ฉันจะช่วยจัดการ

ขอบคุณ [your name]

อีเมลเตือนครั้งที่สอง เกินกำหนด 7 วัน

อีเมลเตือนครั้งที่สองควรขอวันที่ เพราะคำถามที่มีคำตอบเฉพาะเจาะจงเมินได้ยากกว่าคำขอทั่วไปให้ชำระ

หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ [number] เกินกำหนด 7 วัน ขอยืนยันวันที่ชำระ

สวัสดี [name]

ใบแจ้งหนี้ [number] ยอด [amount] ครบกำหนดเมื่อ [due date] และตอนนี้เกินกำหนด 7 วันแล้ว บอกวันที่จะชำระได้ไหม ถ้ารออนุมัติ ใบสั่งซื้อ หรืออะไรจากฉัน บอกมาว่าขาดอะไร คุณจะได้รับวันนี้เลย

ขอบคุณ [your name]

ขั้นที่สาม โทรศัพท์ที่ 14 วัน แล้วยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร

ขั้นที่สามควรเป็นการโทรศัพท์ เพราะอีเมลเมินได้ แต่คำถามที่ถามตรงๆ มักได้คำตอบ ขอคุยกับคนที่อนุมัติหรือดูแลการจ่ายเงิน และถามสามข้อ

• ใบแจ้งหนี้ [number] ยอด [amount] ตั้งเวลาชำระไว้แล้วหรือยัง
• ถ้ายัง ต้องทำอะไรจึงจะชำระได้
• จดวันที่ไหนได้

แล้วเขียนบันทึกในวันเดียวกัน บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรว่ามีการให้คำมั่นอะไรคือสิ่งที่ทำให้ขั้นถัดไปมีน้ำหนัก

หัวข้อ: ตามที่คุยกัน ใบแจ้งหนี้ [number] ชำระภายใน [agreed date]

สวัสดี [name]

ขอบคุณที่สละเวลาวันนี้ ตามที่ตกลงกัน [amount] สำหรับใบแจ้งหนี้ [number] จะชำระภายใน [agreed date] ถ้าวันที่เปลี่ยน ช่วยแจ้งก่อนวันนั้นผ่านไป

ขอบคุณ [your name]

อีเมลเตือนครั้งที่สี่ เกินกำหนด 21 วัน ถึงผู้บริหาร

อีเมลเตือนครั้งที่สี่ควรส่งถึงคนที่มีอำนาจเหนือการชำระเงิน และควรสรุปประวัติให้เขาไม่ต้องถาม

หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ [number] เกินกำหนด 21 วัน [amount]

สวัสดี [senior name]

ฉันเขียนถึงคุณเพราะใบแจ้งหนี้ [number] ยอด [amount] ซึ่งครบกำหนดเมื่อ [due date] เกินกำหนด 21 วันแล้ว เราเตือน [contact] เมื่อ [dates] และคุยกันเมื่อ [date] ซึ่งมีคำมั่นว่าจะชำระภายใน [agreed date] แต่ยังไม่ได้รับ

ขอให้จัดการชำระภายใน [date] เรามีสิทธิ์คิดดอกเบี้ยชำระล่าช้าและค่าชดเชยสำหรับใบแจ้งหนี้นี้ และฉันอยากให้จบโดยไม่ต้องใช้สิ่งเหล่านั้นมากกว่า

ขอแสดงความนับถือ [your name]

ใช้ย่อหน้าที่สองนั้นกับลูกค้าที่เป็นธุรกิจเท่านั้น ผู้บริโภคทั่วไปไม่อยู่ในกฎหมายการชำระล่าช้า ตามที่วิธีคิดค่าปรับชำระล่าช้าอธิบาย

หนังสือแจ้งครั้งสุดท้าย เกินกำหนด 30 วัน

หนังสือแจ้งครั้งสุดท้ายควรระบุยอดเงิน กำหนดเวลา และสิ่งเดียวที่คุณจะทำถ้าเลยกำหนดเวลา เขียนเฉพาะขั้นที่คุณจะทำจริง เพราะคำขู่ที่ไม่เกิดผลสอนให้ลูกค้ารอจนคุณเลิกไปเอง

หัวข้อ: หนังสือแจ้งครั้งสุดท้าย ใบแจ้งหนี้ [number] [amount] ชำระภายใน [date]

เรียน [name]

ใบแจ้งหนี้ [number] ยอด [amount] ซึ่งครบกำหนดเมื่อ [due date] เกินกำหนด 30 วันแล้ว แม้เราจะเตือนเมื่อ [dates]

หากเราไม่ได้รับการชำระเต็มจำนวนภายใน [date] เราจะ [pass the debt to a collection agency / start a court claim] โดยไม่แจ้งเพิ่มเติม และจะเรียกดอกเบี้ยและค่าใช้จ่ายในการติดตามหนี้เพิ่มจากยอดข้างต้น

หากคุณโต้แย้งส่วนใดของใบแจ้งหนี้นี้ แจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนวันนั้นพร้อมเหตุผล แนบสำเนาใบแจ้งหนี้มาด้วย

ขอแสดงความนับถือ [your name]

14 วันเป็นกำหนดเวลาที่พบบ่อย ในอังกฤษและเวลส์ Practice Direction on Pre-Action Conduct คาดหวังหนังสือที่ระบุฐานของข้อเรียกร้อง ข้อเท็จจริง และวิธีคำนวณจำนวนเงิน และถือว่า 14 วันเป็นเวลาที่สมเหตุสมผลในการตอบสำหรับคดีที่ตรงไปตรงมา

ถ้าลูกค้าชำระบางส่วนหรือโต้แย้งบางส่วนต้องทำอย่างไร?

ถ้าลูกค้าชำระใบแจ้งหนี้บางส่วนหรือโต้แย้งบางส่วน อีเมลเตือนของคุณควรขอเฉพาะยอดที่ยังค้างและไม่มีข้อสงสัย การส่งยอดเต็มอีกครั้งคือวิธีที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้การชำระล่าช้ากลายเป็นการเถียงกัน

นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น ใบแจ้งหนี้ยอดรวม €2,304.00 ประกอบด้วยสามรายการ ยอดสุทธิ €390 €1,250 และ €280 บวก VAT 20% ลูกค้าสอบถามรายการ €1,250

ดังนั้นตอนนี้คุณขอ €804.00

หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ [number] ข้อสงสัยของคุณเรื่อง [item] และยอดที่ไม่มีข้อโต้แย้ง

สวัสดี [name]

ขอบคุณที่แจ้งข้อสงสัยเรื่อง [item] ฉันจะตอบกลับภายใน [date] ส่วนที่เหลือของใบแจ้งหนี้ไม่มีข้อสงสัย จึงขอให้ชำระ [undisputed amount] ภายใน [date] ระหว่างที่เราคลี่คลาย [disputed amount] ที่เหลือ

ขอบคุณ [your name]

ถ้าลูกค้าชำระบางส่วนโดยไม่มีข้อสงสัย

หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ [number] ยังค้าง [balance]

สวัสดี [name]

ขอบคุณสำหรับ [amount paid] ที่ได้รับเมื่อ [date] เหลือ [balance] ในใบแจ้งหนี้ [number] ซึ่งครบกำหนดเมื่อ [due date] คาดว่าจะได้รับส่วนที่เหลือเมื่อไร

ขอบคุณ [your name]

อีเมลเตือนชำระเงินไม่ควรพูดอะไรเลย?

อีเมลเตือนชำระเงินไม่ควรพูดสิ่งที่คุณพิสูจน์ไม่ได้ เพราะอาจไปอยู่ต่อหน้าศาลหรือบริษัทติดตามหนี้

• คำขู่ที่คุณจะไม่ทำจริง เมื่อถูกเมิน ข้อความหลังจากนั้นทุกฉบับมีค่าน้อยลง
• ค่าธรรมเนียมที่คุณไม่มีสิทธิ์ได้ ดอกเบี้ยตามกฎหมายเป็นสำหรับลูกค้าที่เป็นธุรกิจ และสัญญาผู้บริโภคต้องมีข้อกำหนดที่ใช้ได้ของตัวเอง
• ยอดเต็มเมื่อชำระบางส่วนไปแล้ว
• อะไรก็ตามที่พูดให้คนอื่นฟัง การบอกคนอื่นว่าลูกค้าติดหนี้คุณอาจก่อปัญหาทางกฎหมายที่ใหญ่กว่าหนี้ ให้คุยกันเฉพาะระหว่างคุณกับลูกค้า

เกิดอะไรขึ้นหลังหนังสือแจ้งครั้งสุดท้าย?

หลังหนังสือแจ้งครั้งสุดท้าย คุณตัดสินใจว่าหนี้นั้นคุ้มที่จะติดตามหรือไม่ และควรตัดสินใจในวันครบกำหนด ไม่ปล่อยให้ลอยไป ตัวเลือกปกติ

• หยุดงานต่อ ถ้าสัญญาของคุณอนุญาต
• ใช้บริษัทติดตามหนี้ โดยปกติเขาเก็บส่วนแบ่งของสิ่งที่ติดตามได้ ลองเทียบกับยอดหนี้
• ฟ้องต่อศาล ในอังกฤษและเวลส์คุณยื่นฟ้องออนไลน์ได้ สำหรับข้อเรียกร้องข้ามพรมแดนใน EU ไม่เกิน €5,000 European Small Claims Procedureใช้ได้ในทุกประเทศ EU ยกเว้นเดนมาร์ก
• ตัดเป็นหนี้สูญ และถามนักบัญชีเรื่องการลดหย่อน VAT สำหรับหนี้สูญ ดูลดยอดเรียกเก็บกับตัดเป็นหนี้สูญ

ถ้าเรื่องนี้เกิดซ้ำ ให้ดูเงื่อนไขของคุณก่อนอีเมลเตือน เงื่อนไขการชำระที่ชัดเจนและเงินมัดจำจากลูกค้าใหม่ช่วยคุณได้มากกว่าอีเมลที่เขียนดีกว่า

การส่งอีเมลเตือนชำระเงินใน ERPFlow

การแจ้งเตือนของ ERPFlow ทำด้วยมือ คลิกเดียวต่อหนึ่งใบแจ้งหนี้ บนใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด ส่งการแจ้งเตือนชำระเงิน เปิดหน้าต่างที่เติมอีเมลของลูกค้าให้ และส่งอีเมลเตือนพร้อมแนบ PDF บอกว่าเกินกำหนดกี่วัน และขอยอดรวม หรือในใบที่ชำระบางส่วนก็ขอยอดที่ยังค้าง หน้าของใบแจ้งหนี้จะแสดงว่าส่งการเตือนครั้งล่าสุดเมื่อไร ไม่มีอะไรส่งตามกำหนดเวลา ลำดับข้างต้นจึงเป็นของคุณที่ต้องทำเอง

ข้อความของอีเมลนั้นตายตัวในภาษาของใบแจ้งหนี้ บอกว่าบันทึกของคุณแสดงว่าเกินกำหนดชำระ และขอให้ลูกค้าไม่ต้องสนใจถ้าชำระแล้ว ซึ่งเหมาะกับการเตือนครั้งแรก แต่ขอวันที่ ยกระดับ หรือพูดถึงดอกเบี้ยไม่ได้ สำหรับเรื่องเหล่านั้น ใช้ ดาวน์โหลด PDF และส่งแม่แบบข้างต้นจากกล่องอีเมลของคุณ แล้วเพิ่มความคิดเห็นในใบแจ้งหนี้เพื่อบันทึกสิ่งที่คุณส่ง ความคิดเห็นเป็นภายในและไม่พิมพ์ใน PDF

การดำเนินการนี้ปรากฏเฉพาะเมื่อใบแจ้งหนี้เกินกำหนดแล้ว การเตือนก่อนวันครบกำหนดจึงต้องส่งจากกล่องอีเมลของคุณเช่นกัน

หากต้องการดูว่าต้องทวงอะไร ใช้ตัวกรอง เกินกำหนด และ ชำระบางส่วน ของรายการใบแจ้งหนี้ ตัวเลข ค้างชำระ และ เกินกำหนด ของแดชบอร์ด หรือแท็บการวิเคราะห์ของลูกค้า ERPFlow ส่งอีเมลถึงทีมของคุณครั้งเดียวในคืนหลังวันครบกำหนดผ่านไป เว้นแต่ปิดการแจ้งเตือนไว้ ไม่มีรายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุ และไม่คำนวณค่าปรับชำระล่าช้า