วิธีกำหนดเลขที่ใบแจ้งหนี้

กำหนดเลขที่ใบแจ้งหนี้เป็นลำดับเดียวที่มีแต่เพิ่มขึ้น ไม่ใช้เลขซ้ำ และกำหนดเลขในขณะที่ออกใบแจ้งหนี้ รูปแบบอย่าง INV-2026-0042 ที่มี prefix ปี และตัวนับ ใช้ได้เกือบทุกที่ กฎ VAT ของ EU และสหราชอาณาจักรกำหนดให้มีเลขที่เรียงลำดับซึ่งระบุใบแจ้งหนี้แต่ละใบได้เพียงฉบับเดียว

กฎเรื่องเลขที่ใบแจ้งหนี้ระบุอะไรจริงๆ?

กฎเรื่องเลขที่ใบแจ้งหนี้ขอน้อยกว่าที่คนส่วนใหญ่คิด มาตรา 226(2) ของ EU VAT Directive กำหนดให้มี “เลขที่เรียงลำดับ ตามชุดเลขหนึ่งชุดหรือมากกว่า ซึ่งระบุใบแจ้งหนี้ได้เพียงฉบับเดียว” คู่มือ VAT ของ HMRC ใช้ถ้อยคำเกือบเหมือนกันในย่อหน้า 16.3.1 ถ้าคุณไม่ได้จดทะเบียน VAT GOV.UK ก็ยังขอหมายเลขระบุที่ไม่ซ้ำ

ทั้งสองข้อความไม่ได้กำหนดรูปแบบหรือจุดเริ่มต้น และไม่ได้พูดถึงตัวอักษรหรือปี “ชุดเลขหนึ่งชุดหรือมากกว่า” หมายความว่าโดยหลักการแล้วแยกชุดเลขได้

ส่วนว่า “เรียงลำดับ” หมายถึง “ไม่มีช่องว่าง” ด้วยหรือไม่ ขึ้นกับว่าคุณอยู่ที่ไหน แนวปฏิบัติด้านภาษีของฝรั่งเศสขอเลขที่อิงกับลำดับตามเวลาที่ต่อเนื่อง และอนุญาตให้แยกชุดเลขเฉพาะเมื่อวิธีดำเนินงานของคุณมีเหตุผลรองรับ ในเยอรมนี ศาลภาษีวินิจฉัยในปี 2017ว่าช่องว่างอย่างเดียวไม่ให้สิทธิ์สำนักงานภาษีประเมินรายได้เพิ่ม ให้สร้างตามมาตรฐานที่เข้มกว่า คือไม่มีช่องว่าง และมีเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษรหากมีช่องว่างเกิดขึ้น

ควรใช้เลขที่ใบแจ้งหนี้รูปแบบไหน?

รูปแบบเลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่คือ prefix ปี และตัวนับสี่หลัก เพราะเรียงลำดับได้ถูกต้อง ไม่ซ้ำข้ามปี และแยกใบแจ้งหนี้ออกจากเอกสารอื่นของคุณ

เลขที่ที่ใช้รหัสลูกค้าคือความผิดพลาดยอดนิยม ดูเป็นระเบียบ แต่ทำให้ลำดับเดียวกลายเป็นหลายสิบลำดับ ถ้าลูกค้าต้องการเลขอ้างอิงของตัวเองในใบแจ้งหนี้ ให้ใส่ในช่องแยก เช่น เลขที่ใบสั่งซื้อ

เลขที่ใบแจ้งหนี้ควรเริ่มนับใหม่ทุกปีไหม?

เลขที่ใบแจ้งหนี้เริ่มนับใหม่ทุกปีได้ ตราบที่ปีเป็นส่วนหนึ่งของเลข INV-2026-0001 กับ INV-2027-0001 จึงยังต่างกัน ตัวนับล้วนเริ่มใหม่ไม่ได้ เพราะใบที่สองที่เป็น 0001 ละเมิดกฎที่ว่าเลขหนึ่งระบุใบแจ้งหนี้ได้เพียงใบเดียว

การใช้ปีในเลขยังทำให้นับใบแจ้งหนี้ของแต่ละปีได้ง่าย ถ้าใบสุดท้ายของปี 2026 คือ INV-2026-0214 คุณควรแสดงเอกสารของปีนั้นได้ 214 ใบ รวมใบที่ยกเลิกแล้ว

ใบแจ้งหนี้ใบแรกควรใช้เลขอะไร?

ใบแจ้งหนี้ใบแรกใช้เลขอะไรก็ได้ เพราะกฎ VAT ของ EU และสหราชอาณาจักรไม่ได้กำหนดจุดเริ่มต้น เริ่มที่ 1001 ก็ได้ถ้าไม่อยากให้ลูกค้ารายแรกรู้ว่าเป็นรายแรก สิ่งสำคัญคือลำดับต้องเดินต่อจากตรงนั้น และมีบันทึกในเอกสารของคุณว่าเริ่มที่ใด เพื่อไม่ให้ใครต้องตามหาใบแจ้งหนี้ที่ 1 ถึง 1000

เลขที่จะเป็นอย่างไรเมื่อใบแจ้งหนี้ถูกยกเลิก?

ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกเก็บเลขของตัวเองไว้ถาวร และใบทดแทนใช้เลขถัดไป นี่คือกฎที่ทำให้คนพลาด เพราะการแก้ต้นฉบับให้ความรู้สึกเรียบร้อยกว่า

นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้นของทะเบียนที่ยังสะอาดตลอดสัปดาห์ที่วุ่นวาย

ใครอ่านก็อธิบายได้ทุกเลข รวมถึงความผิดพลาด นั่นคือจุดประสงค์ทั้งหมดของลำดับเลข คือแสดงว่าไม่มีอะไรหลุดจากบัญชีของคุณ

ตรวจลำดับเลขใบแจ้งหนี้หาช่องว่างได้อย่างไร?

ตรวจลำดับเลขใบแจ้งหนี้หาช่องว่างในสเปรดชีตได้ในราวสองนาที ส่งออกรายการใบแจ้งหนี้และเรียงตามเลขที่ โดยให้เลขอยู่ในคอลัมน์ A จากนั้น

1. ใน B2 ดึงตัวนับออกมา =VALUE(RIGHT(A2,4)) แล้วคัดลอกลงไป
2. ใน C3 เทียบเลขที่อยู่ติดกัน =B3-B2 แล้วคัดลอกลงไป
3. กรองคอลัมน์ C หาค่าที่ไม่ใช่ 1

ค่า 2 คือขาดหนึ่งเลข ค่า 0 คือเลขซ้ำ และค่าลบมากมักเป็นจุดขึ้นปีใหม่ ตรวจทีละปี และตรวจก่อนส่งอะไรให้นักบัญชี เพื่อให้อธิบายแต่ละช่องว่างได้ขณะที่ยังจำเหตุผลได้

ความผิดพลาดเรื่องเลขที่ที่ทำให้เสียเวลาภายหลัง

• กำหนดเลขตอนสร้างฉบับร่าง ฉบับร่างที่ถูกทิ้งทุกใบทิ้งช่องว่างไว้ ให้กำหนดเลขตอนออก
• ใช้เลขของใบที่ยกเลิกซ้ำ กับใบแจ้งหนี้ที่แก้ไข ลูกค้าจึงถือเอกสารสองฉบับที่ต่างกันแต่เลขเดียวกัน
• ออกเลขใหม่ทั้งหมดตอนสิ้นปี เพื่อปิดช่องว่าง ซึ่งทำลายความเชื่อมโยงกับสิ่งที่ลูกค้าถืออยู่ และดูแย่กว่าช่องว่างใดๆ
• ใช้ตัวนับในสเปรดชีตร่วมกัน สองคนออกบิลในเช้าเดียวกันจะได้เลขเดียวกันไม่ช้าก็เร็ว
• ใช้ลำดับเลขร่วมกับใบเสนอราคา ใบเสนอราคาที่ถูกปฏิเสธทิ้งช่องว่าง ให้ใบเสนอราคากับใบแจ้งหนี้มีชุดเลขแยกกัน

การกำหนดเลขที่ใบแจ้งหนี้ใน ERPFlow

ERPFlow กำหนดเลขที่ใบแจ้งหนี้ให้คุณ ในรูปแบบ INV-YYYY-NNNN ฉบับร่างไม่มีเลข และได้เลขเมื่อออก การลบฉบับร่างจึงไม่ทิ้งช่องว่าง ปีมาจากวันที่ออก และตัวนับเริ่มใหม่ทุกปีต่อหนึ่งองค์กร ฉบับร่างที่ลงวันที่ย้อนไปปีก่อนได้เลขถัดไปในชุดของปีก่อน ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกยังเก็บเลขของตัวเอง และ PDF ของใบนั้นมีตรา VOID ใบที่แก้ไขซึ่งทำด้วย ทำสำเนา คือฉบับร่างใหม่ที่ได้เลขใหม่

คุณเปลี่ยน prefix ได้ใน การตั้งค่า > ข้อมูลธุรกิจ ซึ่งมีผลเฉพาะใบแจ้งหนี้ในอนาคต และตัวนับเดินต่อ ใบเสนอราคาและคำสั่งซื้อใช้ตัวนับของตัวเอง เป็น QUO- และ ORD-

ERPFlow เก็บชุดเลขใบแจ้งหนี้หนึ่งชุดต่อองค์กร จึงไม่มีชุดแยกตามสาขา และไม่มีการตั้งค่าเลขเริ่มต้นเอง ใบแจ้งหนี้ที่นำเข้าด้วยการนำเข้า CSVใช้เลขที่อยู่ในไฟล์ และการนำเข้าไม่เลื่อนตัวนับ ดังนั้นถ้าคุณนำเข้าใบแจ้งหนี้ของปีนี้จากระบบอื่น ให้ตั้ง prefix ใหม่สำหรับใบที่ออกต่อจากนี้ เพื่อไม่ให้เลขซ้ำ