เรียกเก็บตามความคืบหน้างาน วิธีออกใบแจ้งหนี้โปรเจกต์เป็นงวดตามที่งานเดินหน้า

การเรียกเก็บตามความคืบหน้างานคือการออกใบแจ้งหนี้โปรเจกต์เป็นส่วนๆ ตามที่งานเดินหน้า แทนที่จะเรียกเก็บครั้งเดียวตอนท้าย คุณตกลงงวดและจำนวนเงินก่อนเริ่มงาน ออกใบแจ้งหนี้แต่ละงวดเมื่องานถึงจุดนั้น และแสดงยอดสะสม เพื่อให้ลูกค้าเห็นเสมอว่าเรียกเก็บไปแล้วเท่าไรและเหลือเท่าไร

การเรียกเก็บตามความคืบหน้างานคืออะไร?

การเรียกเก็บตามความคืบหน้างานคือวิธีคิดเงินสำหรับงานยาวเป็นงวด แต่ละงวดผูกกับงวดงานที่ถึงหรือปริมาณงานที่วัดได้ ทำให้เงินเข้าใกล้เวลาที่ต้นทุนออกมากขึ้น และจำกัดสิ่งที่คุณเสียได้ถ้าลูกค้าหยุดจ่ายกลางทาง

มีสี่วิธีที่ใช้กันทั่วไป ต่างกันที่สิ่งที่กระตุ้นใบแจ้งหนี้แต่ละใบ

เงินมัดจำไม่ใช่การเรียกเก็บตามความคืบหน้างาน แม้มักอยู่ข้างหน้าเป็นงวดแรก คู่มือใบแจ้งหนี้เงินมัดจำและงวดสุดท้ายครอบคลุมงานที่ต้องการแค่สองอย่างนั้น ส่วนเงินประกันผลงานเป็นอีกเรื่อง คือเงินที่ลูกค้าหักไว้จากการจ่ายแต่ละงวด และเงินประกันผลงานในใบแจ้งหนี้มีคู่มือของตัวเอง

เมื่อไรควรใช้การเรียกเก็บตามความคืบหน้างาน?

ใช้การเรียกเก็บตามความคืบหน้างานเมื่องานยาวพอ หรือมีต้นทุนสูงพอ ที่มิฉะนั้นคุณจะต้องจ่ายค่าแรงและผู้จัดจำหน่ายเป็นสัปดาห์ก่อนเห็นเงิน ลองทดสอบง่ายๆ รวมสิ่งที่คุณจะใช้จ่ายก่อนงานเสร็จ ถ้าการเสียเงินจำนวนนั้นไปกับหนี้สูญรายเดียวจะเจ็บ ให้เรียกเก็บเป็นงวด

ในบางที่ กฎหมายมีเรื่องจะพูดเกี่ยวกับการจ่ายเป็นงวดนอกเหนือจากสัญญา

• อังกฤษ เวลส์ และสกอตแลนด์: มาตรา 109 ของ Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 ให้สิทธิคู่สัญญาก่อสร้างในการรับชำระเป็นงวด เป็นขั้น หรือเป็นระยะ เว้นแต่งานกำหนดหรือประมาณว่าใช้เวลาน้อยกว่า 45 วัน สัญญากับผู้อยู่อาศัยไม่รวมอยู่ด้วย
• EU: มาตรา 5 ของ Late Payment Directive ให้ธุรกิจตกลงตารางผ่อนชำระได้อย่างอิสระ ภายใต้กฎหมายแห่งชาติ ถ้างวดหนึ่งช้า ดอกเบี้ยและค่าชดเชยคำนวณจากจำนวนที่เกินกำหนดเท่านั้น

สำหรับงานส่วนใหญ่นอกกฎเหล่านั้น สัญญาของคุณเป็นสิ่งเดียวที่ให้สิทธิ จึงควรเขียนงวดไว้

ตั้งค่าการเรียกเก็บตามความคืบหน้างานทีละขั้นตอน

1. ใส่งวดไว้ในใบเสนอราคา แต่ละงวดมีชื่อและจำนวนเงินหรือเปอร์เซ็นต์ และลูกค้ายอมรับพร้อมกับราคา งวดที่คิดขึ้นทีหลังคือการเจรจาใหม่
2. นิยามแต่ละงวดด้วยสิ่งที่ทั้งสองฝ่ายมองเห็น “งานรอบสองเสร็จและตรวจแล้ว” ใช้ได้ “ทำไปครึ่งหนึ่งแล้ว” ใช้ไม่ได้
3. ระบุว่าใครยืนยันงวด และอย่างไร อีเมลจากลูกค้าหรือใบบันทึกหน้างานที่เซ็นแล้วก็พอ ตราบใดที่ตกลงกันไว้ว่าแบบไหน
4. เทียบงวดกับต้นทุนของคุณ นำยอดสะสมของแต่ละงวดเทียบกับที่คาดว่าจะใช้จ่ายไปถึงตอนนั้น ถ้าคุณต้องควักเงินตัวเองจนถึงใบแจ้งหนี้ใบสุดท้าย แสดงว่างวดไม่ได้ทำหน้าที่
5. เหลือบางส่วนให้จ่ายเมื่อเสร็จงาน ลูกค้าต้องการยอดที่กันไว้จนกว่างานจะเสร็จ ซึ่งเป็นคำขอที่สมเหตุสมผล ถ้าแทบไม่เหลืออะไร ให้คาดว่าจะถูกคัดค้าน
6. ออกใบแจ้งหนี้ภายในสัปดาห์ที่งานถึงงวด ตามเงื่อนไขการชำระที่ตกลงกัน ใบแจ้งหนี้ที่ช้าคืนข้อได้เปรียบเรื่องเงินสดที่คุณเจรจามา
7. แสดงยอดสะสมในทุกใบแจ้งหนี้ และให้การเปลี่ยนแปลงใดๆ ของงานมีรายการของตัวเอง
8. กระทบยอดในใบแจ้งหนี้ใบสุดท้าย ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดรวมกันควรเท่ากับสัญญาบวกงานเพิ่มที่ตกลง

ตัวอย่างคำนวณ: สี่ใบแจ้งหนี้และงานเพิ่มหนึ่งรายการ

นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น บริษัทตกแต่งภายในตกลงสัญญา €48,000 บวก VAT 20% เรียกเก็บ 20% ตอนเซ็นสัญญา 30% ตอนเดินระบบรอบแรก 30% ตอนรอบสอง และ 20% เมื่อเสร็จงาน ระหว่างงาน ลูกค้าตกลงงานเพิ่ม €3,200 ทางอีเมล และบริษัทเรียกเก็บพร้อมงวดที่สาม

เปอร์เซ็นต์ยังคิดจาก €48,000 เดิม จึงรวมได้ 100% งานเพิ่มเรียกเก็บครั้งเดียวเต็มจำนวนในรายการของตัวเอง ถ้าคำนวณเปอร์เซ็นต์ใหม่จากยอดใหม่ คุณจะเรียกเก็บงานเพิ่มสองครั้ง หรือเสียเวลาทั้งบ่ายอธิบายว่าทำไมไม่ได้เรียกเก็บ

ตรวจแถวสุดท้ายทุกครั้ง €48,000 บวก €3,200 คือ €51,200 และคอลัมน์ยอดสุทธิก็เท่ากัน

ใส่ยอดสะสมสั้นๆ ในใบแจ้งหนี้แต่ละใบ ใบแจ้งหนี้ใบที่ 3 อาจมีข้อความนี้

ชำระงวดที่ 3 จาก 4: งานรอบสองเสร็จ ใบเสนอราคา QUO-2026-0042 สัญญาเดิม €48,000 งานเพิ่มที่ตกลง €3,200 สัญญาที่แก้ไข €51,200 เรียกเก็บก่อนใบแจ้งหนี้นี้ €24,000 ใบแจ้งหนี้นี้ €17,600 เหลือเรียกเก็บ €9,600 ทุกตัวเลขไม่รวม VAT

ข้อความนั้นตอบคำถามแรกจากฝ่ายบัญชีของลูกค้า ที่ต้องจับคู่ใบแจ้งหนี้ของคุณกับสัญญาที่พวกเขาไม่ได้เขียน

เรียกเก็บตามเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จทำอย่างไร?

การเรียกเก็บตามเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จคำนวณใบแจ้งหนี้แต่ละใบด้วยการคูณมูลค่าสัญญากับสัดส่วนงานที่เสร็จ แล้วลบทุกอย่างที่เรียกเก็บไปแล้ว

ใบแจ้งหนี้นี้ = (สัญญาที่แก้ไข × % ที่เสร็จ) − เรียกเก็บสะสมที่ผ่านมา

ใช้สัญญาเดิม และสมมติว่าวัดงานได้ 70% หลังสองใบแจ้งหนี้ €51,200 × 70% คือ €35,840 ลบ €24,000 ที่เรียกเก็บไปแล้ว ใบแจ้งหนี้นี้คือ €11,840 สุทธิ หรือ €14,208 รวม VAT 20%

ลบยอดสะสมที่เรียกเก็บแล้วเสมอ แทนที่จะเรียกเก็บส่วนที่เพิ่มของเดือน วิธีนี้ทำให้การประเมินที่เผื่อเกินเมื่อเดือนก่อนแก้ตัวเองในเดือนนี้ และยอดรวมไม่ห่างจากสัญญา

ตกลงวิธีวัดความคืบหน้าก่อนใบแจ้งหนี้ใบแรก เช่น ปริมาณที่ติดตั้ง ต้นทุนที่เกิดขึ้น หรือการประเมินมูลค่าของผู้ตรวจ งานก่อสร้างเชิงพาณิชย์ในสหรัฐฯ มักทำเป็นทางการด้วย schedule of values ซึ่งคู่มือAIA G702 และ G703อธิบายไว้ งานที่ทำแล้วแต่ยังไม่เรียกเก็บคือสิ่งที่รายงาน WIPติดตาม

VAT ทำงานอย่างไรกับใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้า?

โดยปกติ VAT ของใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าคิดจากยอดของใบแจ้งหนี้นั้นเอง ไม่ใช่ทั้งสัญญาตั้งแต่ต้น ส่วนที่ต่างกันไปตามประเทศคือเมื่อ VAT ถึงกำหนด

• EU: มาตรา 64 ของ VAT Directive ถือว่าการส่งมอบที่ก่อให้เกิดการชำระหรือใบแจ้งยอดต่อเนื่องเสร็จสมบูรณ์เมื่อสิ้นสุดช่วงเวลาที่เกี่ยวข้อง การชำระที่รับก่อนงานเสร็จทำให้ VAT ถึงกำหนดเมื่อรับเงิน จากจำนวนที่ได้รับ (มาตรา 65) รัฐสมาชิกผูกวันที่กับใบแจ้งหนี้หรือการชำระแทนได้ (มาตรา 66)
• สหราชอาณาจักร: สำหรับสัญญาก่อสร้างที่จ่ายเป็นระยะ วันที่เกิดภาษีคือวันที่ได้รับชำระหรือวันที่ออกใบกำกับภาษี VAT แล้วแต่วันไหนมาก่อน (VAT Notice 708 ย่อหน้า 23.1.3)

ผลในทางปฏิบัติคือ ในที่ที่การออกใบแจ้งหนี้กำหนดวันที่ คุณอาจเป็นหนี้ VAT ของงวดหนึ่งก่อนที่ลูกค้าจะจ่ายให้ ถ้าเงินสดตึง ให้ถามนักบัญชีว่าที่ที่คุณอยู่อนุญาตให้ใช้คำขอชำระที่ไม่ใช่ใบกำกับภาษี VAT หรือไม่ แล้วออกใบกำกับภาษี VAT ตามมาเมื่อได้รับชำระ

การเปลี่ยนอัตราระหว่างทางยังแบ่งสัญญาหนึ่งฉบับออกเป็นสองอัตรา VAT ได้ เพราะแต่ละงวดมีวันที่ของตัวเอง

การเรียกเก็บตามความคืบหน้างานผิดพลาดตรงไหนบ้าง?

การเรียกเก็บตามความคืบหน้างานมักผิดพลาดที่เอกสาร ไม่ใช่ที่งาน

• เรียกเก็บงวดที่ยังไม่เสร็จ ใบแจ้งหนี้ที่ถูกโต้แย้งใบเดียวหน่วงทุกอย่างหลังจากนั้นได้
• รวมงานเพิ่มเข้าไปในจำนวนของงวดถัดไป ลูกค้าเห็นงวดที่ไม่ตรงกับสัญญาและระงับการจ่าย
• ไม่มียอดสะสม ฝ่ายบัญชีของลูกค้าต้องสร้างประวัติขึ้นใหม่ ซึ่งใช้เวลานานกว่าเงื่อนไขการชำระของคุณ
• ใบแจ้งหนี้ใบสุดท้ายที่เล่าสัญญาใหม่ เรียกเก็บส่วนที่เหลือ ถ้าต้องแสดงทั้งสัญญา ให้แสดงในยอดสะสม
• มองว่าเรียกเก็บแล้วคือเก็บเงินได้แล้ว ยอดสะสมแสดงสิ่งที่คุณออกใบแจ้งหนี้ไป ส่วนที่ได้รับชำระจริงต้องติดตามทีละงวด
• ทำงานต่อหลังงวดหนึ่งไม่ได้รับชำระ ทุกงวดที่เพิ่มคือเงินที่คุณเสี่ยงมากขึ้น จึงควรยกเรื่องนี้ในสัปดาห์ที่เกินกำหนด

เรียกเก็บโปรเจกต์เป็นงวดใน ERPFlow อย่างไร?

ERPFlow ไม่มีโมดูลเรียกเก็บตามความคืบหน้างาน ไม่คำนวณเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จ ไม่มี schedule of values ไม่ออกการประเมินมูลค่างาน และไม่จัดการเงินประกันผลงาน งานใน ERPFlow คือใบเสนอราคาบวกใบแจ้งหนี้ที่คุณออกตามใบเสนอราคานั้น ซึ่งครอบคลุมการเรียกเก็บตามหลักไมล์ในงานราคาคงที่ สัญญาที่มีการประเมินมูลค่างานเป็นงวดจะพบว่าบางเกินไป และหน้าธุรกิจก่อสร้างก็บอกอย่างนั้น

• เรียกเก็บแต่ละงวดจากใบเสนอราคา เปิดใบเสนอราคาและเลือก แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ หนึ่งครั้งต่องวด การแปลงทุกครั้งสร้างฉบับร่างใหม่ของทั้งใบเสนอราคา ซึ่งคุณแก้ลดเหลือส่วนของงวดนั้นก่อนออกใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคาคงอยู่ตามที่ได้รับการยอมรับ และแต่ละใบแจ้งหนี้ปรากฏใต้ เอกสารที่เชื่อมโยง
• เก็บยอดสะสมเอง เอกสารที่เชื่อมโยง แสดงรายการใบแจ้งหนี้ แต่ไม่คำนวณว่าเหลือเรียกเก็บเท่าไร พิมพ์ยอดสะสมใน บันทึก ของใบแจ้งหนี้ ซึ่งพิมพ์ใน PDF
• อย่าหารายการติดลบ ERPFlow ปฏิเสธราคาหรือจำนวนที่ติดลบ แถว “หักที่เรียกเก็บแล้ว” จึงใส่ในตารางรายการไม่ได้ ให้เรียกเก็บจำนวนของงวดเป็นรายการปกติ และระบุการหักไว้ใน บันทึก
• ถ้าส่งมอบก่อนเรียกเก็บ แปลงใบเสนอราคาเป็นคำสั่งซื้อและออกใบแจ้งหนี้จากนั้น ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจากคำสั่งซื้อก็เริ่มจากคำสั่งซื้อทั้งใบเช่นกัน คำสั่งซื้อไม่มีในแผน Free
• ดูแลงานบนบอร์ด โปรเจกต์ที่เชื่อมกับลูกค้า เชื่อมกับใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ได้ด้วย ไม่มีงบหรือต้นทุนงาน

การชำระเงินใส่ด้วยมือ กี่รายการต่อใบแจ้งหนี้ก็ได้ และ ชำระบางส่วน ปรากฏเอง การแจ้งเตือนสำหรับงวดที่เกินกำหนดจะส่งออกไปเมื่อคุณเลือกส่งเท่านั้น