วิธีออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศ

การออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศ เริ่มจากดูว่าการขายนั้นต้องเสียภาษีที่ประเทศไหน แล้วออกใบแจ้งหนี้ตามปกติ โดยมีชื่อตามกฎหมายและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า การปฏิบัติทางภาษีที่ถูกต้อง สกุลเงินที่ระบุชัดเจน และรายละเอียดธนาคารครบถ้วน สินค้ากับบริการใช้กฎคนละชุด และการที่ลูกค้าเป็นธุรกิจหรือไม่สำคัญกว่าระยะทางที่ไกลออกไป

คู่มือนี้เขียนจากมุมของผู้ขายที่จดทะเบียน VAT ใน EU และมีส่วนของสหราชอาณาจักรอยู่ด้านล่าง ถ้าคุณขายจากประเทศอื่น กฎของประเทศคุณเป็นตัวกำหนดว่าต้องคิดอะไร แม้คำถามที่ต้องถามจะเหมือนกัน

ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศ ต้องคิด VAT ไหม?

การคิด VAT ในใบแจ้งหนี้ต่างประเทศขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณขาย ลูกค้าเป็นธุรกิจหรือไม่ และลูกค้าอยู่ใน EU หรือเปล่า ต่อไปนี้คือคำตอบตามปกติสำหรับผู้ขายใน EU ที่จดทะเบียน VAT

หมายเลขมาตราอ้างถึง VAT Directive ของ EU ตัวเลข €10,000 คือเกณฑ์ทั่วทั้ง EU ซึ่งนับบริการดิจิทัลและสินค้าที่ส่งถึงผู้บริโภครวมกัน ใช้กับผู้ขายที่ตั้งอยู่ในประเทศ EU เพียงประเทศเดียว และตรวจดูทั้งปีปฏิทินปัจจุบันและปีก่อนหน้า (Irish Revenue อธิบายเงื่อนไขไว้)

บริการบางอย่างไม่เป็นไปตามตารางนี้ งานเกี่ยวกับที่ดินหรืออาคาร การเข้าชมงาน การขนส่งผู้โดยสาร และร้านอาหารกับการจัดเลี้ยง มีกฎของตัวเองในมาตรา 47 ถึง 55 และมักเสียภาษีที่สถานที่ที่เกิดบริการ ตรวจสอบกรณีเหล่านี้ก่อนใช้ตาราง

ใบแจ้งหนี้ถึงลูกค้าต่างประเทศต้องมีอะไรบ้าง?

ใบแจ้งหนี้ถึงลูกค้าต่างประเทศต้องมีทุกอย่างที่ใบแจ้งหนี้ในประเทศมี ซึ่งคู่มือช่องในใบกำกับภาษี VATของเราสรุปไว้ และต้องมีรายละเอียดที่รองรับการปฏิบัติทางภาษีและช่วยให้ได้รับเงินด้วย

• ชื่อตามกฎหมาย ที่อยู่ และประเทศของลูกค้า คือบริษัทที่อยู่ในสัญญา ไม่ใช่ผู้ติดต่อที่ส่งอีเมลหาคุณ
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า มาตรา 226(4) กำหนดให้ใส่เลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ของลูกค้าใน EU เมื่อลูกค้าเป็นผู้รับผิดชอบ VAT ส่วนนอก EU เลข VAT หรือเลขธุรกิจที่คล้ายกันเป็นส่วนหนึ่งของหลักฐานว่าลูกค้าเป็นธุรกิจ ตามมาตรา 18(3) ของ Implementing Regulation 282/2011
• บรรทัดที่อธิบายเรื่องภาษี VAT เป็นศูนย์โดยไม่มีเหตุผลดูเหมือนความผิดพลาด คู่มือข้อความ reverse chargeมีข้อความให้คัดลอกไปใช้
• วันที่ที่ไม่มีใครอ่านผิด เขียน “3 April 2026” ในสหรัฐฯ 03/04/2026 หมายถึง 4 มีนาคม
• รหัสสกุลเงิน “USD 3,000.00” ชัดเจน แต่เครื่องหมายดอลลาร์เปล่าๆ อาจเป็นดอลลาร์สหรัฐ แคนาดา หรือออสเตรเลีย
• รายละเอียดธนาคารที่ใช้ได้ในต่างประเทศ ระบุ IBAN และ BIC/SWIFT และบอกว่าใครรับผิดชอบค่าธรรมเนียมธนาคาร
• เลขอ้างอิงของลูกค้า บริษัทขนาดใหญ่มักชำระเงินไม่ได้ถ้าไม่มีเลขที่ใบสั่งซื้อ

กฎการออกใบแจ้งหนี้ของประเทศคุณเองมักใช้บังคับเมื่อลูกค้าเป็นผู้แสดง VAT หรือเมื่อการขายเกิดขึ้นนอก EU (มาตรา 219a) ดังนั้นให้ใช้รูปแบบของประเทศคุณ ไม่ใช่ของลูกค้า

ใบแจ้งหนี้ถึงลูกค้านอก EU เขียนข้อความอย่างไร?

ใบแจ้งหนี้ถึงธุรกิจนอก EU โดยปกติไม่มี VAT และมีหนึ่งบรรทัดบอกเหตุผล กฎหมาย EU ไม่ได้กำหนดถ้อยคำตายตัวสำหรับกรณีนี้ จึงควรตรวจว่าหน่วยงานภาษีประเทศคุณคาดหวังอะไร ประโยคเรียบง่ายคือค่าเริ่มต้นที่เหมาะสม

ไม่คิด VAT ของ EU เป็นบริการที่ส่งมอบให้ธุรกิจที่ตั้งอยู่นอก EU (มาตรา 44, Directive 2006/112/EC)

สำหรับสินค้า ประโยคเปลี่ยนไป

ยกเว้น VAT: ส่งออกสินค้านอก EU (มาตรา 146, Directive 2006/112/EC)

เก็บหลักฐานที่รองรับประโยคนั้นไว้ สำหรับบริการ คือหลักฐานว่าลูกค้าประกอบธุรกิจ สำหรับสินค้า คือหลักฐานว่าสินค้าออกจาก EU แล้ว เช่น เอกสารการขนส่งหรือบันทึกศุลกากร สินค้าที่ข้ามเขตศุลกากรยังต้องมีใบกำกับสินค้า (commercial invoice) ด้วย

ยังมีอีกสองเรื่องที่อาจทำให้พลาด ประเทศใน EU เลือกคิด VATกับบริการที่ใช้งานจริงในอาณาเขตของตนได้ แม้ลูกค้าจะอยู่ต่างประเทศ (มาตรา 59a) และบางประเทศให้ลูกค้าหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายจากการชำระค่าบริการ ให้ถามก่อนเสนอราคา เพราะการหัก 10% จาก €3,000 ทำให้คุณได้รับ €2,700 อนุสัญญาภาษีอาจลดอัตรานี้ได้ โดยมักแลกกับใบรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษี

ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าในสหราชอาณาจักรจาก EU อย่างไร?

ลูกค้าในสหราชอาณาจักรนับเป็นลูกค้านอก EU ในเรื่อง VAT บริการ VIESของคณะกรรมาธิการยุโรปหยุดตรวจสอบเลข VAT ของ GB ตั้งแต่ 1 มกราคม 2021 จึงให้ใช้บริการ Check a UK VAT number ของ HMRC แทน ธุรกิจในสหราชอาณาจักรที่ซื้อบริการของคุณแสดง VAT ของสหราชอาณาจักรตาม reverse charge ของตนเอง และสินค้าของคุณนับเป็นการส่งออกจาก EU

ไอร์แลนด์เหนือเป็นข้อยกเว้น เฉพาะสินค้าเท่านั้น ธุรกิจที่ค้าสินค้าภายใต้ Windsor Framework ใช้เลข VAT ที่ขึ้นต้นด้วย XI ซึ่ง VIES ตรวจสอบได้ บริการไม่อยู่ในข้อตกลงเหล่านั้น

ถ้าคุณเป็นผู้ขายในสหราชอาณาจักร ภาพจะกลับกัน Notice 741A ของ HMRC ถือว่าบริการส่วนใหญ่ที่ให้ธุรกิจในต่างประเทศเกิดขึ้นที่ประเทศของลูกค้า จึงอยู่นอกขอบเขต VAT ของสหราชอาณาจักร และเลข VAT ของลูกค้าใน EU คือหลักฐานที่ดีที่สุดว่าลูกค้าประกอบธุรกิจ ส่วนสินค้าที่ส่งจากบริเตนใหญ่ไปยัง EU ใช้กฎการส่งออกใน Notice 703

ตัวอย่างฉบับสมบูรณ์: ลูกค้าสามราย หนึ่งเดือน

นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น สตูดิโอออกแบบใน EU จดทะเบียน VAT อัตราในประเทศ 20% เรียกเก็บค่าออกแบบ €3,000 จากลูกค้าสามราย

มีเพียงใบแจ้งหนี้ใบที่สามที่เพิ่ม VAT ที่สตูดิโอต้องนำส่ง การขายให้เยอรมนียังลงใน EC Sales List ของสตูดิโอด้วย ส่วนการขายให้สเปนไม่นับรวมในเกณฑ์ €10,000 เพราะงานของนักออกแบบไม่ใช่บริการที่ส่งมอบทางอิเล็กทรอนิกส์ มาตรา 7 ของ Implementing Regulation ใช้คำนี้กับบริการที่เป็นอัตโนมัติเป็นหลัก การส่งไฟล์ทางอีเมลจึงไม่เปลี่ยนคำตอบ

ออกใบแจ้งหนี้ลูกค้าต่างประเทศใน ERPFlow

ใน ERPFlow เลข VAT ของลูกค้าอยู่ในข้อมูลลูกค้าและพิมพ์ข้างเลขของคุณบน PDF ของใบแจ้งหนี้ ทั้งสองถูกตรึงไว้เมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้ การแก้ข้อมูลลูกค้าภายหลังจึงไม่กระทบใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว

• คุณเลือกภาษีเป็นรายบรรทัด บรรทัดใหม่เริ่มด้วยอัตราเริ่มต้นของคุณ จึงต้องเปลี่ยนเมื่อเป็นการขายข้ามพรมแดน ERPFlow ไม่เลือกอัตราตามประเทศของลูกค้า อัตราภาษีมีประเภทเป็นการโอนภาระภาษี ยกเว้น หรืออัตราศูนย์ได้ ประเภทเป็นแค่ป้ายกำกับ ส่วนเปอร์เซ็นต์เป็นตัวคำนวณ คุณจึงสร้างอัตราเหล่านี้ที่ 0%
• จำนวนอัตราขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ Free มีหนึ่งอัตรา Starter สอง Growth สาม และ Business กับ Enterprise ไม่จำกัด
• ประโยคอธิบายใส่ในบันทึก (Notes) ซึ่งพิมพ์บน PDF
• สกุลเงินต่างประเทศต้องใช้แพ็กเกจแบบชำระเงิน หลายสกุลเงินให้สกุลเงินเพิ่มหนึ่งสกุลใน Growth และไม่จำกัดจำนวนใน Business และ Enterprise ส่วน Free และ Starter ออกใบแจ้งหนี้ได้เฉพาะสกุลเงินหลัก
• PDF มี 19 ภาษา ตั้งค่าได้ในแต่ละใบแจ้งหนี้

ERPFlow ไม่มีการตรวจสอบ VIES และไม่ยื่นแบบ VAT, EC Sales List หรือแบบ One Stop Shop ใบแจ้งหนี้ส่งออกเป็น XML แบบ Peppol BIS Billing 3.0 ซึ่งคุณส่งต่อให้ผู้ให้บริการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ERPFlow ไม่ได้ส่งผ่านเครือข่าย Peppol เอง