วิธีออกใบแจ้งหนี้ค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือน (retainer)

การออกใบแจ้งหนี้ค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือน (retainer) คือออกใบแจ้งหนี้สำหรับค่าบริการที่ตกลงในวันเดิมทุกเดือน ระบุช่วงเวลาที่ครอบคลุม และตั้งวันครบกำหนดชำระตามที่ข้อตกลงระบุ เรียกเก็บงานนอก retainer เป็นรายการแยก การเรียกเก็บล่วงหน้า เพื่อให้เงินเข้าก่อนเดือนเริ่ม เป็นนิสัยที่ปลอดภัยกว่า

ใบแจ้งหนี้ retainer รายเดือนควรระบุอะไร?

ใบแจ้งหนี้ retainer รายเดือนต้องมีทุกอย่างที่ใบแจ้งหนี้ปกติมี บวกช่วงเวลาที่ครอบคลุม ข้อตกลงที่รองรับ และส่วนเพิ่มใดๆ ช่วงเวลาคือส่วนที่คนมักลืม และฝ่ายบัญชีของลูกค้าลงบัญชีใบแจ้งหนี้ให้ตรงเดือนไม่ได้ถ้าไม่มี

นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น ใบแจ้งหนี้ลงวันที่ 25 มีนาคมสำหรับเดือนเมษายน จากเอเจนซี่ที่เรียกเก็บค่าบริการล่วงหน้า

retainer ที่คุณออกใบแจ้งหนี้เป็นแบบไหน?

“Retainer” ครอบคลุมสามรูปแบบที่ต่างกัน และแต่ละแบบออกใบแจ้งหนี้ต่างกัน เอเจนซี่การตลาดและที่ปรึกษาส่วนใหญ่หมายถึงสองแบบแรก ทนายความมักหมายถึงแบบที่สาม

เงินที่ถือไว้ล่วงหน้าอาจอยู่ภายใต้กฎเรื่องเงินของลูกค้า สำนักงานกฎหมายจึงควรตรวจสอบกับหน่วยงานกำกับดูแลก่อนทำตามอะไรที่นี่ ถ้ายังตัดสินใจระหว่าง retainer กับการเรียกเก็บรายชั่วโมง ดูรายชั่วโมงกับค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนของที่ปรึกษา

ควรเรียกเก็บ retainer ล่วงหน้าหรือย้อนหลัง?

การเรียกเก็บ retainer ล่วงหน้ามักเป็นทางเลือกที่ดีกว่า เพราะเงินมาก่อนงาน และลูกค้าที่หยุดจ่ายหยุดงานได้ก่อนที่คุณจะเสียหายมาก นี่คือแต่ละแบบสำหรับงานเดือนธันวาคม

ใบแจ้งหนี้ retainer ลงวันที่เดือนพฤศจิกายนสำหรับงานเดือนธันวาคมโดยปกติเป็นของเดือนธันวาคมในบัญชีของคุณ ไม่ใช่พฤศจิกายน บอกผู้ทำบัญชีว่าคุณเรียกเก็บแบบไหน เพื่อให้ยอดขายลงเดือนที่ถูกต้อง

VAT ของใบแจ้งหนี้ retainer ถึงกำหนดเมื่อไร?

VAT ของ retainer รายเดือนโดยทั่วไปถึงกำหนดเป็นงวดๆ โดยการชำระล่วงหน้าทำให้เร็วขึ้น มาตรา 64 ของ VAT Directiveถือว่าบริการที่ชำระต่อเนื่องเป็นอันเสร็จเมื่อแต่ละงวดสิ้นสุด และมาตรา 65 ทำให้ VAT ถึงกำหนดเมื่อได้รับเงินชำระล่วงหน้า รัฐสมาชิกปรับต่างได้ตามมาตรา 66

ในสหราชอาณาจักร Notice 700 ของ HMRCระบุว่าการส่งมอบต่อเนื่องมี tax point ทุกครั้งที่คุณออกใบกำกับภาษี VAT หรือรับเงิน แล้วแต่อย่างใดจะเกิดก่อน (ย่อหน้า 14.3) ดังนั้นใบแจ้งหนี้ retainer ที่ออกวันที่ 25 มีนาคมสำหรับเดือนเมษายนจึงอยู่ในแบบแสดงที่ครอบคลุมวันที่ 25 มีนาคม ย่อหน้าเดียวกันอนุญาตให้ออกใบกำกับภาษี VAT ใบเดียวที่ครอบคลุมการชำระสม่ำเสมอได้ถึงหนึ่งปี โดยระบุยอดสุทธิ วันครบกำหนด อัตรา VAT และ VAT ของแต่ละการชำระ ซึ่งเหมาะกับลูกค้าที่ต้องการเอกสารใบเดียว

เรียกเก็บชั่วโมงที่เกินหรือต่ำกว่า retainer อย่างไร?

ชั่วโมงที่เกินหรือต่ำกว่า retainer เรียกเก็บตามกฎที่ตกลงล่วงหน้า ไม่ใช่กฎที่ตกลงกันใหม่ทุกเดือน กฎต้องมีสามส่วน ชั่วโมงเพิ่มราคาเท่าไร ชั่วโมงที่ไม่ได้ใช้ยกไปเดือนหน้าหรือไม่ และชั่วโมงที่ยกมาหมดอายุเมื่อไร

นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น เอเจนซี่คิด €2,000 ต่อเดือนสำหรับ 20 ชั่วโมง ชั่วโมงเพิ่ม €110 ชั่วโมงที่ไม่ได้ใช้ยกไปเดือนถัดไปเท่านั้น

ตลอดไตรมาสคือ 3 × €2,000 + €220 หรือ €6,220 ยอดสุทธิ ที่ VAT 20% ลูกค้าจ่ายรวม €7,464 ส่งจำนวนชั่วโมงไปกับใบแจ้งหนี้ทุกใบ เพราะลูกค้าที่เห็นตารางจะไม่สอบถามรายการ

ข้อความสำหรับข้อตกลง

Retainer €2,000.00 บวก VAT ต่อเดือนปฏิทิน ครอบคลุมการสนับสนุนการตลาดไม่เกิน 20 ชั่วโมง ออกใบแจ้งหนี้ในวันที่ 25 ของเดือนก่อนหน้าและชำระภายในวันที่ 1 ชั่วโมงที่ไม่ได้ใช้ยกไปเดือนถัดไปเท่านั้น แล้วหมดอายุ ชั่วโมงที่เกินโควตาชั่วโมงละ €110.00 เรียกเก็บในใบแจ้งหนี้ถัดไป ทั้งสองฝ่ายยกเลิก retainer นี้ได้โดยแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้า 30 วัน

ความผิดพลาดที่ทำให้ retainer รั่ว

• รายการที่ระบุเดือนผิด แม่แบบที่คัดลอกต่อมาพร้อมชื่อเดือนก่อนจะถูกสอบถาม และการสอบถามทำให้การชำระล่าช้า
• ขอบเขตที่ไม่มีขอบ ถ้าข้อตกลงไม่บอกว่าอะไรอยู่นอกขอบเขต ทุกอย่างจะลงเอยอยู่ข้างใน
• ชั่วโมงที่ไม่มีใครนับ คุณเรียกเก็บส่วนเกินที่ไม่ได้บันทึกไม่ได้ และปกป้องค่าบริการโดยไม่มีตัวเลขไม่ได้
• ค่าบริการที่ไม่เคยขยับ ใส่การทบทวนประจำปีในข้อตกลง และดูคู่มือจดหมายแจ้งขึ้นราคาสำหรับวิธีปรับขึ้น
• เงื่อนไขที่ล้ำหน้างาน Net 30 กับ retainer ที่เรียกเก็บล่วงหน้าทำให้กลายเป็นการเรียกเก็บย้อนหลัง เงื่อนไขการชำระควรครบกำหนดภายในวันที่ 1 ของเดือน

การตั้งใบแจ้งหนี้ retainer รายเดือนใน ERPFlow

ใน ERPFlow ใบแจ้งหนี้แบบประจำเรียกเก็บ retainer ตามกำหนด ออกใบแจ้งหนี้และไม่เคยเก็บเงิน ไม่มีอะไรตัดบัตรหรือรับชำระ ลูกค้าชำระตามปกติและคุณบันทึก การแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ retainer ที่เกินกำหนดส่งด้วยมือ

เปิดใบแจ้งหนี้ใบหนึ่งของลูกค้าแล้วเลือก ตั้งเป็นแบบประจำ หรือเริ่มจาก ใบแจ้งหนี้ > แบบประจำ ตั้งเป็นรายเดือน เลือกวันแรกและเงื่อนไขการชำระ แล้วเลือก ส่งอีเมลถึงลูกค้าแต่ละราย หรือ สร้างฉบับร่าง บริการที่มีราคาเติมรายการให้ แต่ละรอบสร้างใบแจ้งหนี้ธรรมดาหนึ่งใบต่อลูกค้า ลงวันที่ที่รัน ซึ่งรับการชำระและการแจ้งเตือนเหมือนใบอื่น และนับรวมในขีดจำกัดใบแจ้งหนี้รายเดือนของแผนคุณ

รายการซ้ำเหมือนเดิมทุกประการ ไม่มีช่องสำหรับเดือน เขียนรายการให้เป็นจริงอยู่เสมอ เช่น “retainer รายเดือน บริการสำหรับเดือนปฏิทินถัดจากวันที่ในใบแจ้งหนี้” หรือใช้ สร้างฉบับร่าง แล้วพิมพ์เดือนและส่วนเพิ่มลงในแต่ละฉบับร่างก่อนออก ฉบับร่างยังเป็นวิธีที่ส่วนเพิ่มเข้าไปในใบแจ้งหนี้ได้ เพราะไม่มีการคำนวณตามสัดส่วนหรือการเรียกเก็บตามการใช้งาน ลูกค้าที่มีสองกำหนดการได้สองใบแจ้งหนี้ ไม่เคยรวมเป็นใบเดียว

การ์ดในโปรเจกต์มีช่องเวลาที่ใช้ พิมพ์เป็นชั่วโมงและนาที และรวมยอดต่อโปรเจกต์และต่อลูกค้า จึงเก็บการนับชั่วโมงเทียบกับโควตาของคุณได้ แต่เวลานั้นไม่กลายเป็นรายการในใบแจ้งหนี้ ชั่วโมงคิดเงินโดยใส่อัตราและจำนวนในใบแจ้งหนี้ การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้