วิธีแปลงใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้

การแปลงใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้คือรอให้ลูกค้ายอมรับ คัดลอกรายการและราคาที่ตกลงไปเป็นใบแจ้งหนี้ใหม่ เพิ่มรายละเอียดที่มีเฉพาะในใบแจ้งหนี้ (เลขที่ของตัวเอง วันที่ออก และวันครบกำหนดชำระ) แล้วส่ง โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้คัดลอกให้ ทั้งสองเอกสารจึงไม่ขัดแย้งกัน

ใบเสนอราคาคือข้อเสนอ ส่วนใบแจ้งหนี้คือคำขอให้ชำระเงินและในหลายประเทศเป็นเอกสารภาษี สิ่งที่ตามมาส่วนใหญ่มาจากความต่างนี้

ใบเสนอราคากับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร?

รายการและราคายกมาด้วยกัน แต่แทบทุกอย่างรอบๆ เปลี่ยนไป

แถวรายละเอียดลูกค้าคือสิ่งที่คนมักมองข้าม ใบเสนอราคาส่งถึง “Maria ที่ Bloom Studio” ได้ ส่วนใบแจ้งหนี้ต้องระบุนิติบุคคล ไม่เช่นนั้นฝ่ายบัญชีจะส่งกลับ

ควรแปลงใบเสนอราคาเมื่อไร?

แปลงเมื่อถึงจังหวะเรียกเก็บเงินที่ตกลงกัน ซึ่งไม่ใช่ทุกครั้งที่เป็นตอนที่ลูกค้าตอบตกลง

• งานเล็กที่เสร็จเร็ว ออกใบแจ้งหนี้เต็มจำนวนเมื่องานเสร็จ
• งานใหญ่ขึ้น ออกใบแจ้งหนี้เงินมัดจำเมื่อลูกค้ายอมรับ และออกยอดที่เหลือเมื่องานเสร็จ
• โปรเจกต์ระยะยาว ออกใบแจ้งหนี้ตามงวดที่ตกลง คู่มือเรียกเก็บตามความคืบหน้างานอธิบายวิธีตั้งงวดเหล่านั้น

ไม่ว่าใช้แบบไหน ให้เขียนงวดไว้ในใบเสนอราคาเอง ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำส่งได้ง่ายขึ้นมากเมื่อลูกค้าเห็น “30% เมื่อยอมรับ” เหนือลายเซ็นของตนแล้ว

วิธีแปลงใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้ทีละขั้นตอน

1. ยืนยันการยอมรับ เก็บสำเนาที่เซ็นแล้วหรืออีเมลที่ตอบตกลงไว้
2. ตรวจว่าใบเสนอราคายังใช้ได้อยู่ ถ้าหมดอายุแล้ว ให้ยืนยันราคาก่อนเรียกเก็บ
3. คัดลอกรายการ ใช้คำสั่งแปลงของโปรแกรม อย่าพิมพ์ใหม่
4. กรอกรายละเอียดลูกค้าให้ครบ ชื่อตามกฎหมาย ที่อยู่สำหรับออกบิล และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ถ้ามี
5. เพิ่มเลขอ้างอิงของลูกค้า ถามว่าต้องมีเลขที่ใบสั่งซื้อในใบแจ้งหนี้ไหม ลูกค้ารายใหญ่หลายรายจ่ายเงินไม่ได้ถ้าไม่มี
6. กำหนดวันที่ ใช้วันนี้เป็นวันที่ออก และใช้เงื่อนไขการชำระที่ตกลงเป็นวันครบกำหนดชำระ
7. ตรวจอัตราภาษี โดยทั่วไป VAT เป็นไปตามอัตราที่ใช้ในวันที่ส่งมอบงาน ไม่ใช่วันที่เสนอราคา งานที่เสนอราคาก่อนอัตราเปลี่ยนอาจต้องใช้อัตราใหม่
8. ออกและส่ง ขั้นตอนนี้คือสิ่งที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ได้เลขที่และเป็นฉบับสุดท้าย

ตัวอย่าง ใบเสนอราคาหนึ่งใบ สองใบแจ้งหนี้

นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น บริษัทรีโนเวทเสนอราคา €4,800 บวก VAT 20% โดย 30% ครบกำหนดเมื่อยอมรับ และที่เหลือเมื่องานเสร็จ

ตรวจแถวสุดท้ายทุกครั้ง ถ้าใบแจ้งหนี้รวมกันไม่เท่ากับใบเสนอราคา แปลว่ามีรายการหลุดไป หรืองานเปลี่ยนแต่เอกสารยังไม่สะท้อน การที่ VAT ใช้กับเงินมัดจำต่างกันไปตามประเทศ ดูได้ในคู่มือใบแจ้งหนี้เงินมัดจำและงวดสุดท้าย

ถ้างานเปลี่ยนหลังลูกค้ายอมรับใบเสนอราคาแล้วต้องทำอย่างไร?

อย่าแตะใบเสนอราคาที่ได้รับการยอมรับ ให้เพิ่มการเปลี่ยนแปลงในใบแจ้งหนี้เป็นรายการแยก ตั้งชื่อให้ไม่ต้องมีใครถาม เช่น “เพิ่มเติม เดินสายไฟทางเดิน ตกลงทางอีเมลเมื่อ 14 มีนาคม”

ถ้าการเปลี่ยนแปลงใหญ่ ให้ส่งใบเสนอราคาใหม่สั้นๆ สำหรับงานเพิ่ม แล้วแปลงใบนั้นด้วย ใช้เวลาไม่กี่นาที และทำให้ลูกค้าอนุมัติค่าใช้จ่ายเพิ่มก่อนจะเห็นในบิล

ความผิดพลาดที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ถูกส่งกลับ

• ราคาที่พิมพ์ใหม่ ผิดไปหนึ่งหลัก ฝ่ายบัญชีของลูกค้าก็หยุดจ่าย
• ไม่มีเลขที่ใบสั่งซื้อ ทั้งที่ลูกค้าต้องใช้
• ชื่อผู้ติดต่อแทนชื่อบริษัท
• ใบเสนอราคาที่หมดอายุแต่เรียกเก็บในราคาเดิม ทั้งที่ต้นทุนของคุณหรือขอบเขตของลูกค้าเปลี่ยนไปแล้ว
• แก้ใบเสนอราคาหลังลูกค้ายอมรับ แล้วคุณจะแสดงไม่ได้อีกว่าตกลงอะไรกันไว้

การแปลงใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้ใน ERPFlow

ใน ERPFlow เปิดใบเสนอราคา เลือก แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ ระบบจะคัดลอกลูกค้าและรายการไปเป็นใบแจ้งหนี้ฉบับร่างใหม่ ฉบับร่างลงวันที่วันนี้และครบกำหนดตามเงื่อนไขการชำระของใบเสนอราคา ใบเสนอราคายังเหมือนเดิม และทั้งสองเอกสารเชื่อมโยงกัน แต่ละใบจึงแสดงอีกใบใน เอกสารที่เชื่อมโยง

• ถ้าเรียกเก็บเป็นงวด แปลงหนึ่งครั้งต่อหนึ่งงวด ทุกครั้งที่แปลงจะได้ฉบับร่างใหม่ของใบเสนอราคาทั้งใบ ซึ่งคุณแก้ให้เหลือเฉพาะส่วนของงวดนั้นก่อนออก
• ถ้าใบเสนอราคาส่งถึงลูกค้าเป้าหมาย ERPFlow จะขอให้เปลี่ยนลูกค้าเป้าหมายเป็นลูกค้าก่อน แล้วแปลงในขั้นตอนเดียวกัน
• ถ้าคุณส่งมอบก่อนเรียกเก็บ แปลงใบเสนอราคาเป็นคำสั่งซื้อ และแปลงคำสั่งซื้อเป็นใบแจ้งหนี้ คำสั่งซื้อมีในแผนแบบเสียเงิน
• เมื่อคุณออกฉบับร่าง ระบบจะกำหนดเลขที่ เช่น INV-2026-0042 และใบแจ้งหนี้เป็นฉบับสุดท้าย

ลูกค้ายอมรับใบเสนอราคาออนไลน์หรือเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน ERPFlow ไม่ได้ คุณทำเครื่องหมายว่าใบเสนอราคาได้รับการยอมรับเอง และแนบสำเนาที่เซ็นแล้วไว้กับใบเสนอราคาได้