อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
อีเมลส่งใบแจ้งหนี้ที่ลูกค้านำไปดำเนินการได้ใส่ข้อมูลสี่อย่างไว้ในสองบรรทัดแรก คือเลขที่ใบแจ้งหนี้ ยอดเงิน วันครบกำหนดชำระ และวิธีชำระ แนบใบแจ้งหนี้เป็น PDF ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจน ส่งถึงคนที่อนุมัติการจ่ายเงิน และเขียนหัวข้ออีเมลที่หกสัปดาห์ต่อมายังค้นหาเจอ
คนที่อ่านอาจไม่เคยได้ยินชื่อคุณ เขียนเพื่อคนนั้น ไม่ใช่เพื่อผู้ติดต่อที่คุณคุยด้วยมาตลอด
หัวข้ออีเมลใบแจ้งหนี้ควรเขียนว่าอะไร?
หัวข้ออีเมลใบแจ้งหนี้ควรมีคำว่า “ใบแจ้งหนี้” เลขที่ ชื่อธุรกิจของคุณ และถ้ามีที่ ก็ยอดเงินกับวันครบกำหนดชำระ เพราะนั่นคือสิ่งที่คนจะค้นหาเมื่อถึงรอบจ่ายเงิน
| ไม่ดี | ดีกว่า | เหตุผล |
|---|---|---|
| ใบแจ้งหนี้ | ใบแจ้งหนี้ INV-2026-0042 จาก Harbour Signs €2,304.00 ครบกำหนด 28 เมษายน | ค้นเจอ และตอบคำถามแรกโดยไม่ต้องเปิด |
| แนบใบแจ้งหนี้ | ใบแจ้งหนี้ INV-2026-0042, PO 5518, Harbour Signs | ฝ่ายบัญชีมักจับคู่จากเลขที่คำสั่งซื้อ |
| มีนาคม | ค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนมีนาคม ใบแจ้งหนี้ INV-2026-0061 จาก Harbour Signs | แค่ “มีนาคม” ค้นไม่เจอ |
แม่แบบอีเมลส่งใบแจ้งหนี้มาตรฐาน
อีเมลส่งใบแจ้งหนี้มาตรฐานใช้ได้กับใบแจ้งหนี้ปกติถึงลูกค้าที่รู้จักคุณอยู่แล้ว เปลี่ยนรายละเอียดในวงเล็บเหลี่ยม
หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ [number] จาก [your business] [amount] ครบกำหนด [due date]
สวัสดี [name]
แนบใบแจ้งหนี้ [number] สำหรับ [what it covers] ยอดรวม [amount] รวม VAT ครบกำหนดชำระภายใน [due date]
ชำระโดยโอนเงินเข้าบัญชี [account name] IBAN [IBAN] และใช้ [number] เป็นข้อมูลอ้างอิง
ถ้ามีอะไรไม่ตรงกับที่คาดไว้ ตอบอีเมลนี้มาได้เลย ฉันจะจัดการให้
ขอบคุณ [your name]
บรรทัดที่เชิญให้สอบถามสำคัญกว่าที่เห็น ปัญหาที่แจ้งวันนี้เสียเวลาคุณหนึ่งวัน ปัญหาเดียวกันที่แจ้งในวันครบกำหนดเสียเวลาทั้งเงื่อนไขการชำระ และคุณต้องเริ่มนับใหม่
อีเมลสำหรับใบแจ้งหนี้ใบแรกถึงลูกค้าใหม่
อีเมลสำหรับใบแจ้งหนี้ใบแรกควรยืนยันเอกสารด้วย เพราะนี่คือตอนที่ที่อยู่ผิดหรือไม่มีข้อมูลผู้จัดจำหน่ายจะปรากฏ
หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ใบแรกจาก [your business] [number] [amount] ครบกำหนด [due date]
สวัสดี [name]
นี่คือใบแจ้งหนี้ใบแรกของเรา [number] สำหรับ [what it covers] [amount] รวม VAT ครบกำหนดชำระภายใน [due date] รายละเอียดการชำระเงินอยู่ใน PDF
ช่วยยืนยันสองเรื่องได้ไหม ว่านี่คือที่อยู่ที่ถูกต้องสำหรับใบแจ้งหนี้ และไม่ต้องมีอะไรเพิ่มเพื่อชำระ เช่น เลขที่ใบสั่งซื้อหรือแบบฟอร์มผู้จัดจำหน่าย ถ้าควรส่งถึงคนอื่น บอกได้เลยว่าใคร ฉันจะส่งต่อทันที
ขอบคุณ [your name]
อีเมลถึงกล่องอีเมลฝ่ายบัญชีพร้อมใบสั่งซื้อ
อีเมลถึงกล่องอีเมลฝ่ายบัญชีควรขึ้นต้นด้วยเลขที่ใบสั่งซื้อ เพราะนั่นคือสิ่งที่ผู้อ่านจะจับคู่ และเขาไม่รู้จักโปรเจกต์ของผู้ติดต่อของคุณ
หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ [number] PO [order number] [your business] [amount]
สวัสดี
แนบใบแจ้งหนี้ [number] ที่ออกตามใบสั่งซื้อ [order number] จาก [contact's name]
ยอดเงิน [amount] รวม VAT วันครบกำหนดชำระ [due date] รายละเอียดของเราและบัญชีธนาคารอยู่ในใบแจ้งหนี้
ถ้าต้องการอะไรเพิ่มเพื่อดำเนินการ บอกได้เลย
ด้วยความนับถือ [your name]
ใส่ผู้ติดต่อของคุณเป็นสำเนา เขาจะได้รู้ว่าใบแจ้งหนี้ถึงแล้วและอนุมัติได้ ถ้าลูกค้าขอให้ส่งใบแจ้งหนี้ผ่านพอร์ทัล ให้ใช้พอร์ทัล เพราะสำเนาทางอีเมลอาจถูกมองข้าม
อีเมลสำหรับใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ
อีเมลสำหรับใบแจ้งหนี้เงินมัดจำควรบอกว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อชำระแล้ว เพราะลูกค้าที่เห็นว่าการชำระเริ่มอะไรจะมีเหตุผลที่จะจ่ายเร็ว คู่มือเงินมัดจำและงวดสุดท้ายอธิบายวิธีเรียกเก็บ
หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ [number] [amount] เพื่อยืนยัน [job]
สวัสดี [name]
ขอบคุณที่ยอมรับใบเสนอราคาของเรา แนบใบแจ้งหนี้ [number] สำหรับเงินมัดจำ [percentage]% [amount] รวม VAT ครบกำหนดชำระภายใน [due date]
เมื่อชำระแล้ว เราจะจอง [start of work] ยอดที่เหลือ [balance] จะเรียกเก็บเมื่องานเสร็จ ตามที่ระบุไว้ในใบเสนอราคา
ขอบคุณ [your name]
อีเมลสำหรับใบแจ้งหนี้รายเดือน
อีเมลสำหรับใบแจ้งหนี้รายเดือนสั้นมากได้ เพราะไม่ควรมีอะไรเปลี่ยน ให้บอกอย่างนั้น และชี้ให้ชัดถ้ามีอะไรเปลี่ยน
หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้เดือน [Month] [number] จาก [your business] [amount] ครบกำหนด [due date]
สวัสดี [name]
แนบใบแจ้งหนี้เดือน [month] [number] ยอด [amount] รวม VAT ครบกำหนดชำระภายใน [due date] เหมือนเดือนก่อน ไม่มีอะไรเปลี่ยน
ขอบคุณ [your name]
อีเมลเมื่อลูกค้าบอกว่าไม่ได้รับใบแจ้งหนี้
อีเมลที่ส่งใบแจ้งหนี้ซ้ำควรคงเลขที่และวันที่เดิมไว้ เพราะนี่คือสำเนา ไม่ใช่บิลใหม่ อย่าตั้งวันครบกำหนดชำระใหม่ เว้นแต่ตกลงกันไว้
หัวข้อ: สำเนาใบแจ้งหนี้ [number] จาก [your business] ครบกำหนด [due date]
สวัสดี [name]
ขออภัยที่คุณไม่ได้รับ นี่คือสำเนาใบแจ้งหนี้ [number] ที่ออกเมื่อ [issue date] ยอด [amount] ครบกำหนดชำระภายใน [due date]
ช่วยยืนยันได้ไหมว่าครั้งนี้ถึงแล้ว และควรส่งไปที่อีเมลอื่นด้วยหรือไม่
ขอบคุณ [your name]
อีเมลสำหรับใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขแล้ว
อีเมลสำหรับใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขแล้วต้องบอกว่าเลขไหนถูกยกเลิกและเลขไหนมาแทน ไม่เช่นนั้นลูกค้าอาจจ่ายทั้งสองใบหรือไม่จ่ายเลย
หัวข้อ: ใบแจ้งหนี้ที่แก้ไข [new number] ใช้แทน [old number]
สวัสดี [name]
เราพบข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ [old number] คือ [what was wrong] ใบนั้นถูกยกเลิกแล้ว จึงขอให้ไม่ต้องสนใจ
แนบใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขแล้ว [new number] ยอด [amount] รวม VAT ครบกำหนดชำระภายใน [due date]
ขออภัยที่ทำให้มีเอกสารเพิ่ม
ขอบคุณ [your name]
ควรใส่รายละเอียดธนาคารในอีเมลใบแจ้งหนี้ไหม?
รายละเอียดธนาคารควรอยู่ใน PDF ของใบแจ้งหนี้ และใส่ในอีเมลด้วยก็ได้ แต่ห้ามเปลี่ยนทางอีเมลอย่างเดียว มิจฉาชีพส่งใบแจ้งหนี้ปลอมที่เหมือนจริงโดยเปลี่ยนเลขบัญชี การเปลี่ยนรายละเอียดธนาคารจึงเป็นสิ่งที่ฝ่ายบัญชีที่ระวังจะไม่ไว้ใจ ถ้าบัญชีของคุณเปลี่ยน ให้โทรหาผู้ติดต่อด้วย และส่งข้อความนี้
บัญชีธนาคารของเราจะเปลี่ยนในวันที่ [date] ฉันจะโทรยืนยันรายละเอียดใหม่กับคุณก่อนการชำระครั้งถัดไป ถ้าคุณได้รับการแจ้งเปลี่ยนบัญชีจากเราที่ฉันยังไม่ได้ยืนยันทางโทรศัพท์ ให้ถือว่าน่าสงสัย และโทรหาฉันตามเบอร์ที่คุณมีอยู่แล้ว
ทำไมลูกค้าถึงเมินอีเมลใบแจ้งหนี้?
ลูกค้าเมินอีเมลใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่เพราะอีเมลไม่ถึงคนที่จ่ายเงิน หรือไม่มีสิ่งที่เขาต้องใช้เพื่อดำเนินการ
- ส่งถึงผู้ติดต่อของคุณคนเดียว ซึ่งปล่อยเงินไม่ได้และมีงานอื่นต้องทำ
- ชื่อไฟล์คลุมเครือ
invoice.pdfหายไปท่ามกลางไฟล์อื่นอีกหลายสิบไฟล์ ใส่เลขที่ใบแจ้งหนี้ในชื่อไฟล์ - ใส่ลิงก์แทนไฟล์แนบ ฝ่ายบัญชีต้องการไฟล์ที่เก็บไว้ได้ และหลายแห่งบล็อกลิงก์ที่ไม่รู้จัก
- ใช้อีเมลแบบ no-reply คำถามที่ตีกลับกลายเป็นเหตุผลที่จะไม่จ่าย
- ซ่อนยอดเงินไว้ใน PDF คนที่กำลังเคลียร์กล่องอีเมลอยากเห็นว่าคุณขออะไรโดยไม่ต้องเปิดอะไร
ถ้าเลยวันครบกำหนดชำระ ให้เปลี่ยนไปใช้ลำดับอีเมลเตือนเมื่อเกินกำหนด
การส่งอีเมลใบแจ้งหนี้จาก ERPFlow
ส่งทางอีเมล บนใบแจ้งหนี้ส่งอีเมลที่มีข้อความตายตัว หัวข้อเป็น “Invoice INV-2026-0042 from Your Business” เนื้ออีเมลทักทายลูกค้าและแจ้งเลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ออก วันครบกำหนดชำระ และยอดรวม โดยแนบ PDF ซึ่งมีรายละเอียดธนาคารของคุณ การตอบกลับไปที่อีเมลในการตั้งค่าธุรกิจของคุณ อีเมลและ PDF ใช้ภาษาของใบแจ้งหนี้ ซึ่งเป็นภาษาใดก็ได้ใน 19 ภาษา
แก้ข้อความไม่ได้ และอีเมลส่งไปที่อยู่เดียว ซึ่งเติมจากข้อมูลลูกค้า อีเมลของ ERPFlow เองจึงใส่แม่แบบข้างต้นไม่ได้ ถ้าจะใช้ ให้เลือก ทำเครื่องหมายว่าออกแล้วโดยไม่ส่งอีเมล แล้ว ดาวน์โหลด PDF ส่งจากกล่องอีเมลของคุณ และใช้ ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว เพื่อให้ใบแจ้งหนี้บันทึกการส่ง
อีเมลแต่ละฉบับที่ ERPFlow ส่งถูกบันทึกเป็นการส่งของใบแจ้งหนี้และในบันทึกกิจกรรม คุณจึงตรวจสอบได้แทนการเดาเมื่อลูกค้าบอกว่าไม่ได้รับ อีเมลที่ส่งไม่สำเร็จทำให้ใบแจ้งหนี้อยู่ในสถานะออกแล้วแต่ยังไม่ส่ง และตัวกรอง ยังไม่ได้ส่ง แสดงรายการที่ยังต้องส่ง การส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วอีกครั้งจะบอกว่าชำระครบแล้ว และใบที่ยกเลิกจะบอกว่าไม่มียอดต้องชำระ ใบแจ้งหนี้แบบประจำส่งอีเมลทุกรอบด้วยวิธีเดียวกัน ด้วยข้อความตายตัวเดียวกัน