อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
การออกใบลดหนี้คือสร้างเอกสารใหม่ที่มีเลขที่ของตัวเอง อ้างถึงใบแจ้งหนี้เดิมด้วยเลขที่และวันที่ แสดงจำนวนเงินที่ลดพร้อม VAT บอกเหตุผล แล้วส่งให้ลูกค้า คุณไม่แก้ไขหรือลบใบแจ้งหนี้เดิม ใบแจ้งหนี้เดิมยังอยู่ในแฟ้ม และใบลดหนี้ลดยอดของมัน
ใบลดหนี้คืออะไร?
ใบลดหนี้คือเอกสารที่ลดหรือยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่คุณออกไปแล้ว ลูกค้าติดหนี้น้อยลงเพราะใบนี้ และยอดขายกับ VAT ของคุณลดลงเท่ากัน
ในกฎหมาย VAT ของ EU เอกสารที่แก้ไขและอ้างถึงใบแจ้งหนี้เดิมโดยเฉพาะถือเป็นใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเอง (มาตรา 219 ของ VAT Directive) ในทางปฏิบัติหมายความว่าคุณควรเก็บ กำหนดเลข และรายงานใบลดหนี้เหมือนใบแจ้งหนี้
เมื่อไรที่ต้องออกใบลดหนี้?
คุณต้องออกใบลดหนี้เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกต้องตอนที่ออกแต่จำนวนเงินเปลี่ยนไปภายหลัง หรือเมื่อใบแจ้งหนี้ผิดและต้องกลับรายการ
| สถานการณ์ | ต้องทำอย่างไร |
|---|---|
| ลูกค้าคืนสินค้าหรือยกเลิกงานบางส่วน | ออกใบลดหนี้สำหรับส่วนนั้น |
| ตกลงให้ส่วนลดหลังออกใบแจ้งหนี้ | ออกใบลดหนี้สำหรับส่วนลด |
| ราคาหรือจำนวนในใบแจ้งหนี้ผิด | ออกใบลดหนี้ และออกใบแจ้งหนี้ที่แก้แล้วถ้าจำเป็น |
| ใบแจ้งหนี้ส่งถึงบริษัทผิด | ออกใบลดหนี้เต็มจำนวน แล้วออกใบแจ้งหนี้ใหม่ |
| ใบแจ้งหนี้ยังเป็นฉบับร่าง ยังไม่ได้ส่ง | ไม่ต้องออกใบลดหนี้ แก้ฉบับร่างได้เลย |
| ลูกค้าแค่ยังไม่ชำระ | ยังไม่ต้องออกใบลดหนี้ ดูลดยอดเรียกเก็บกับตัดเป็นหนี้สูญ |
ลูกค้าที่ไม่ยอมจ่ายเป็นปัญหาต่างจากใบแจ้งหนี้ที่ผิด การลดหย่อน VAT สำหรับหนี้สูญมีกฎของแต่ละประเทศ และใบลดหนี้ไม่ใช่วิธีปกติในการขอ
ใบลดหนี้ต้องมีอะไรบ้าง?
ให้ถือเป็นใบแจ้งหนี้เต็มรูปแบบที่มีการอ้างอิงกลับไปยังใบเดิม กฎต่างกันไปตามประเทศ แต่รายการนี้เป็นไปตามกฎส่วนใหญ่
- ข้อความ “ใบลดหนี้” เพื่อไม่ให้ใครเข้าใจผิดว่าเป็นบิลใหม่
- เลขที่ไม่ซ้ำของตัวเองและวันที่ออก
- เลขที่และวันที่ของใบแจ้งหนี้เดิม
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ของคุณ
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ของลูกค้า ถ้าใบเดิมมี
- สิ่งที่ลด พร้อมจำนวนและราคา
- ยอดสุทธิ อัตรา VAT จำนวน VAT และยอดรวมที่ลด
- เหตุผลสั้นๆ
ใช้อัตรา VAT เดียวกับใบแจ้งหนี้เดิม แม้อัตราจะเปลี่ยนไปแล้ว เพราะคุณกำลังกลับรายการภาษีที่คิดในอัตรานั้น ถ้าคุณขายในสหราชอาณาจักร คู่มือ VAT ของ HMRCกำหนดข้อกำหนดของตัวเองสำหรับใบลดหนี้ จึงควรตรวจสอบ
ตัวอย่างพร้อม VAT
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น สตูดิโอออกแบบออกใบแจ้งหนี้ €1,000 บวก VAT 20% จากนั้นลูกค้าตัดหนึ่งในห้างานส่งมอบที่ตกลงไว้ มูลค่า €200
| ยอดสุทธิ | VAT (20%) | ยอดรวม | |
|---|---|---|---|
| ใบแจ้งหนี้ INV-2026-0117 | €1,000 | €200 | €1,200 |
| ใบลดหนี้ CN-2026-0004 | −€200 | −€40 | −€240 |
| ยอดที่ติดอยู่ตอนนี้ | €800 | €160 | €960 |
หมายเหตุในเอกสารสั้นได้แค่นี้
ใบลดหนี้ CN-2026-0004 ออกเมื่อ 12 มีนาคม 2026 เทียบกับใบแจ้งหนี้ INV-2026-0117 ลงวันที่ 2 มีนาคม 2026 เหตุผล ยกเลิกงานส่งมอบที่ 5 ตามที่ตกลงกัน จำนวนที่ลด €240.00 รวม VAT €40.00
ถ้าลูกค้ายังไม่ได้ชำระ ตอนนี้ลูกค้าชำระ €960 และคุณปิดทั้งสองเอกสารกับการชำระเงินนั้น
ถ้าลูกค้าชำระ €1,200 ไปแล้ว คุณติดหนี้ลูกค้า €240 คืนเงิน หรือหักกับใบแจ้งหนี้ใบถัดไปถ้าลูกค้าตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร ไม่ว่าทางไหนให้เก็บบันทึกว่าเกิดอะไรขึ้นกับเงินนั้น
ใบลดหนี้มีผลต่อแบบแสดง VAT ของคุณอย่างไร?
ใบลดหนี้ลด VAT ขายของคุณในงวดที่กฎกำหนด โดยปกติคืองวดที่คุณออกใบนั้น และลูกค้าลด VAT ที่ขอคืนไปแล้ว หลักของ EU คือมาตรา 90 ของ VAT Directive และรัฐสมาชิกแต่ละแห่งกำหนดเงื่อนไขของตนเอง แจ้งนักบัญชีของคุณเรื่องใบลดหนี้ที่มียอดสูงก่อนยื่นแบบ
ใบลดหนี้หรือใบแจ้งหนี้ใหม่?
การแก้ไขบางส่วนต้องการเพียงใบลดหนี้ ถ้าใบแจ้งหนี้ผิดทั้งใบ เพราะลูกค้าผิดราย หรือวิธีปฏิบัติด้าน VAT ผิด ให้ลดหนี้เต็มจำนวนและออกใบแจ้งหนี้ใหม่ด้วยเลขที่ใหม่ อย่าใช้เลขเก่าซ้ำ และอย่าเปลี่ยนเลขของอะไรเพื่อซ่อนช่องว่าง เลขที่ใบแจ้งหนี้มีไว้เพื่อแสดงประวัติทั้งหมด รวมถึงการแก้ไข
การแก้ไขใบแจ้งหนี้ใน ERPFlow
ERPFlow ไม่มีเอกสารใบลดหนี้ นี่คือสิ่งที่ทำแทน
ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วใน ERPFlow เป็นฉบับสุดท้าย แก้ไขหรือลบไม่ได้ ในการแก้ ให้ ทำเครื่องหมายว่ายกเลิก แล้ว ทำสำเนา ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกเก็บเลขของตัวเอง และ PDF ของใบนั้นมีตรา VOID สำเนาคือฉบับร่างใหม่ที่คุณแก้แล้วออกด้วยเลขที่ใหม่ วิธีนี้จัดการกรณียกเลิกทั้งใบแล้วออกใหม่
แต่ไม่ครอบคลุมการลดหนี้บางส่วนในเอกสารของตัวเอง อย่างตัวอย่างข้างต้น ถ้าประเทศหรือนักบัญชีของคุณกำหนดให้ออกใบลดหนี้ในกรณีนั้น ให้ออกจากระบบบัญชีของคุณ แล้วปรับสองระเบียนให้ตรงกัน การรายงานภาษีใน ERPFlow อ่านจากใบแจ้งหนี้เอง จึงบอกนักบัญชีของคุณเรื่องสิ่งที่ลดหนี้นอกระบบ ถ้าลูกค้าชำระเกิน ERPFlow บันทึกการคืนเงินกับใบแจ้งหนี้นั้นได้ และคุณส่งออกใบแจ้งหนี้เป็น CSVให้นักบัญชีได้