최종 업데이트 2026년 11월 6일
프로젝트별로 청구 가능 시간을 추적하려면 작업을 시작하기 전에 프로젝트마다 고유한 코드를 부여하고, 모든 시간 기록에 프로젝트 하나를 지정하세요. 날짜, 담당자, 업무, 시간을 기록하고, 기록이 송장에 반영되면 청구됨으로 표시합니다. 그러면 프로젝트별 합계에서 작업한 시간, 청구한 시간, 아직 청구하지 않은 시간이 보입니다.
시간 기록의 일반 규칙은 청구 가능 시간 추적 방법에 있습니다. 이 가이드는 프로젝트를 보고 단위로 삼을 때 달라지는 점을 다룹니다.
고객별이 아니라 프로젝트별로 청구 가능 시간을 추적하는 이유
한 고객이 서로 다른 조건의 작업을 여러 개 갖고 있을 수 있고, 고객 단위 합계는 각 작업의 상황을 가리기 때문에 프로젝트별 추적이 중요합니다. 가상의 예를 들어 보겠습니다. 어떤 고객에게 예산 40시간짜리 고정 요금 웹사이트 프로젝트가 있고, 시간제로 청구하는 지원 계약이 있습니다. 한 달 동안 이 고객에게 60시간을 기록했습니다.
고객 단위로 보면 60시간은 좋은 한 달처럼 보입니다. 프로젝트별로 보면 웹사이트에 52시간을 썼으니 아무도 대금을 내지 않을 예산을 12시간 초과했고, 청구할 수 있는 시간은 8시간뿐입니다. 두 상황은 서로 다른 대화가 필요한데, 고객 단위 합계는 어느 쪽도 일깨워 주지 않습니다.
시간 추적을 위한 프로젝트는 어떻게 설정하나요?
누구도 시간을 기록하기 전에 프로젝트마다 짧은 기록 카드를 하나 작성해 두면 시간 추적용 프로젝트 설정이 끝납니다. 소규모 회사에는 다음 항목이면 충분합니다.
| 항목 | 예시 | 결정하는 것 |
|---|---|---|
| 코드 | P-105 | 각 기록에 입력하는 값. 프로젝트 번호 체계 참고 |
| 고객 | Alder Foods | 어느 고객의 송장에 들어가는지 |
| 청구 기준 | 작업 시간·자재, 상한 있음 | 시간을 청구하는지, 측정만 하는지 |
| 단가 | 시간당 €110 | 청구되는 한 시간의 가치 |
| 시간 예산 | 80 | 조기 경고 기준 |
| 상태 | 진행 중 | 종료로 바뀌면 아무도 기록하지 않아야 함 |
상태는 보이는 것보다 큰 역할을 합니다. 상태가 없으면 사람들은 기억나는 마지막 프로젝트에 계속 기록하고, 6월에 송장을 발행하고 종료한 작업에 시간이 쌓입니다.
프로젝트 시간 기록에는 무엇이 들어가나요?
프로젝트 시간 기록에는 날짜, 담당자, 프로젝트 코드, 업무, 시간, 청구 가능 여부 표시가 필요하고, 나중에 송장 번호가 추가됩니다. 두 가지 규칙이 기록의 정확성을 지켜 줍니다.
- 기록 하나에 프로젝트 하나. 하루에 프로젝트 세 개를 다뤘다면 기록은 세 개입니다.
- 코드가 없으면 추측하지 않습니다. 어떤 프로젝트에도 속하지 않는 작업은 가장 가까운 진행 중 프로젝트가 아니라 내부 코드에 기록합니다.
재작업이나 내부 검토처럼 청구 불가인 프로젝트 시간도 해당 표시와 함께 보관하세요. 청구할 수는 없지만 작업에 든 시간의 일부입니다. 이 표시 규칙은 청구 가능 시간과 청구 불가 시간 구분에서 다룹니다.
프로젝트별로 청구한 시간과 청구하지 않은 시간은 어떻게 보나요?
프로젝트당 한 행으로 구성된 표를 하나 두고, 매달 시간 기록으로 다시 만들면 프로젝트별 청구 시간과 미청구 시간을 볼 수 있습니다. 아래 가상의 표에서 모든 행은 하나의 식을 만족해야 합니다. 작업 시간은 청구 시간과 감액 시간, 미청구 시간의 합과 같습니다.
| 프로젝트 | 단가 | 시간 예산 | 작업 | 청구 | 감액 | 미청구 | 남은 예산 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| P-104 감사 | €90 | 60 | 52.5 | 40.0 | 1.5 | 11.0 | 7.5 |
| P-105 리브랜딩 | €110 | 80 | 78.0 | 64.0 | 0 | 14.0 | 2.0 |
| P-106 지원 | €75 | 없음 | 17.25 | 17.25 | 0 | 0 | 해당 없음 |
각 열이 알려 주는 해야 할 일은 다음과 같습니다.
- 미청구: P-104에는 송장을 발행해야 할 작업이 €990(11시간 × €90), P-105에는 €1,540(14시간 × €110)가 있습니다. 총 €2,530의 작업을 마쳤지만 아직 청구하지 않은 상태입니다. 회계 장부에 이를 반영한다면 WIP 보고서에 들어갑니다.
- 남은 예산: P-105는 시간의 97.5%를 썼습니다. 상한이 있는 프로젝트라면 80시간에 이르기 전에 고객에게 알리고, 추가분은 먼저 합의하세요.
- 감액: P-104는 1.5시간을 감액했습니다. 프로젝트 하나에서는 대수롭지 않습니다. 같은 이유가 프로젝트 열 개에서 반복된다면 견적 방식을 손봐야 한다는 뜻이며, 이는 청구액 감액과 대손 처리의 차이에서 설명합니다.
고정 요금 프로젝트에서는 송장이 요금 또는 그 단계분을 청구하므로 청구 열은 해당하지 않습니다. 작업 열과 남은 예산 열을 유지하고, 예산 대비 실제 시간 가이드를 참고하세요.
프로젝트 시간을 이중 청구하거나 빠뜨리지 않는 방법
청구된 기록마다 송장 번호를 적고, 청구 주기 전에 위의 합계 검산을 돌리면 프로젝트 시간의 이중 청구와 누락을 막을 수 있습니다. 번호가 있는 기록은 청구된 것입니다. 번호가 없는 기록은 청구되지 않았고, 다음 달에도 그대로 남아 있습니다.
실수는 어디까지 진행되었는지에 따라 바로잡으세요. 청구 전이라면 기록을 올바른 프로젝트로 다시 지정합니다. 청구 후에는 기록은 그대로 두고, 대변 송장이나 정정 송장으로 송장을 제대로 바로잡습니다. 시간 기록이 발송한 내용과 계속 일치해야 하기 때문입니다.
ERPFlow에서 프로젝트별 시간 추적하기
ERPFlow에는 현재 타이머도 근무 시간표도 없습니다. 추적한 시간을 송장으로 전환하는 것을 포함한 시간 추적은 준비 중입니다. 프로젝트 단가나 예산, 사람별 시간 보고서, 시간의 청구됨 표시도 없으므로 위의 집계 표는 스프레드시트에 두세요.
ERPFlow가 현재 하는 일은 프로젝트에 시간을 보관하는 것입니다. 전체 내용은 프로젝트의 작동 방식에 있습니다.
- 프로젝트: 프로젝트는 이름을 붙인 열로 구성된 보드입니다. 고객에 연결하면 해당 고객의 기록에 나타납니다.
- 시간: 각 카드에는 시와 분으로 입력하는 소요 시간 필드가 있습니다. 프로젝트 목록은 보관된 카드를 포함해 프로젝트별 카드 수와 소요 시간을 합산하고, 고객의 프로젝트 탭은 여러 보드에 걸쳐 합산합니다.
- 한계: 카드 하나에는 값 하나만 들어가며 날짜도, 사람별 구분도 없습니다. 따라서 업무 또는 청구 기간마다 카드를 하나씩 쓰세요.
- 청구 여부 구분: "송장 발행 예정", "송장 발행 완료" 같은 열을 추가하고 카드를 옮기세요. 보드는 열 합계를 내지 않지만, CSV 내보내기에는 카드별 프로젝트, 열, 분 단위 소요 시간이 담기므로 스프레드시트에서 합산할 수 있습니다.
- 청구하기: 카드의 시간은 송장 항목으로 전환되지 않습니다. 합계를 확인한 뒤 송장에서 시간당 가격이 있는 서비스를 선택하고 시간을 수량으로 입력하세요. 연결된 문서에서 송장을 프로젝트에 연결할 수 있습니다.
프로젝트 수는 모든 요금제에서 무제한이지만, Free 요금제는 보관된 카드를 포함해 카드를 전체 10개로 제한합니다.