프로젝트 번호 체계 만드는 방법

프로젝트 번호 체계를 만들려면 2026-042처럼 연도와 일련번호로 이루어진 형식을 고르고, 발급한 모든 번호를 한 줄씩 기록한 대장을 두고, 번호를 재사용하거나 바꾸지 마세요. 번호는 프로젝트에 속한 모든 보드, 폴더, 파일, 이메일 제목의 맨 앞에 넣으세요.

좋은 프로젝트 번호의 조건

좋은 프로젝트 번호는 하나의 업무를 영원히 식별하며 전화로 불러 줄 수 있을 만큼 짧습니다. 이 두 가지 요구만으로도 기발한 체계 대부분이 탈락합니다.

어떤 프로젝트 번호 형식을 써야 하는가

대부분의 소규모 회사는 연도와 세 자리 순번을 쓰면 됩니다. 더 복잡한 형식은 그것이 해결하는 문제를 말할 수 있을 때만 고르세요.

자릿수를 고를 때는 성장을 감안하세요. 세 자리면 연 999건까지 되고, 연 30건을 여는 회사에 네 자리는 어색합니다.

프로젝트에 번호를 부여할 시점

프로젝트 번호는 처음 견적을 낼 때가 아니라 업무를 수주했을 때 부여하세요. 문의마다 번호를 매기면 순번이 하지 않은 업무로 채워져 2026-042가 알려 주는 정보가 줄어듭니다.

제안서도 번호로 가리켜야 한다면 P-2026-118처럼 별도 계열을 두고, 수주로 전환될 때 프로젝트 번호를 그 옆에 기록하세요. 그러면 두 번호가 모두 정확하게 유지됩니다. 하나는 제안서를, 다른 하나는 업무를 셉니다.

단계, 변경 건, 하위 프로젝트 처리

단계와 변경 건은 원래 번호에 접미사를 붙여 처리하면 기본 번호가 바뀌지 않고 관련 업무가 함께 정렬됩니다.

새 번호가 필요한지 판단하는 기준은 그 비용과 송장을 첫 업무와 따로 보고 싶은가입니다. 아니라면 접미사를 붙이거나 같은 보드의 다른 카드로 두세요.

프로젝트 대장의 모습

프로젝트 대장은 발급한 번호마다 한 행씩 담은 하나의 목록이며, 두 사람이 같은 번호를 가져가는 것을 막는 체계의 유일한 장치입니다. 가상의 예시입니다.

번호 발급을 한 사람에게 맡기거나, 시트를 공유하고 다음 빈 행을 가져가게 하세요. 취소된 업무는 여기서 2026-043처럼 목록에 남깁니다.

이전 체계에서 옮겨 오는 경우 과거 업무의 번호를 다시 매기지 마세요. 새 계열은 오늘부터 시작하고, 새 업무가 이전 업무의 후속이면 마지막 행처럼 이전 참조 번호를 적어 두세요. 오래된 파일은 이전 번호로 계속 검색됩니다.

프로젝트 번호와 송장 번호를 연결해야 하는가

프로젝트 번호와 송장 번호는 분리하고, 프로젝트 번호는 송장에 참조로 표시하세요. 송장 번호에는 법적 역할이 있습니다. VAT 지침 제226조에 따라 송장 번호는 하나 이상의 계열에 기초한 연속 번호여야 하고 송장을 고유하게 식별해야 합니다. 프로젝트 번호에는 그런 의무가 없습니다.

지침은 둘 이상의 계열을 허용하지만, 프로젝트마다 별도의 송장 계열을 두면 설명해야 할 계열이 수백 개가 되고 빈 번호가 있는 계열은 질문을 부릅니다. 송장 순번은 하나로 유지하고, 설정 방법은 송장 번호 매기기 가이드를 읽으세요.

그런 다음 프로젝트 참조를 송장의 항목 설명이나 메모에 넣으세요.

후면 증축, 4단계 중 2단계, 고객의 프로젝트 참조 번호 2026-042.

프로젝트 번호를 표시할 위치

나중에 누군가 그 업무를 검색할 수 있는 모든 곳에 프로젝트 번호를 맨 앞에 넣으세요. 일반적인 위치는 다음과 같습니다.

• 폴더: 2026-042 후면 증축. 번호가 앞에 있으면 폴더가 시작일 순으로 정렬됩니다.
• 파일 이름: 2026-042 구조 계산서 rev B.pdf. 경로 구분자인 /와 \는 피하세요.
• 이메일 제목: [2026-042] 도면 개정 B. 검색하면 전체 대화가 나옵니다.
• 견적서와 송장: 문서의 참조로 넣습니다.
• 시간 기록과 공급업체 주문: 비용을 업무와 연결할 수 있습니다. 프로젝트별 청구 가능 시간 추적을 참고하세요.

스프레드시트의 함정 두 가지가 좋은 형식을 망가뜨릴 수 있습니다. 26-04나 2026-04 같은 짧은 형식은 Excel에서 입력하거나 열 때 날짜로 바뀔 수 있으며, 세 자리 순번을 쓰면 피할 수 있습니다. 00042처럼 앞에 0이 붙은 숫자도 같은 방식으로 0을 잃으므로 번호에 문자나 하이픈을 넣어 두세요. 확정하기 전에 빈 시트에 형식을 입력해 보고 CSV로 열어 시험하세요.

ERPFlow에서 프로젝트 번호 매기기

ERPFlow의 프로젝트는 이름이 있는 보드이며 자동 프로젝트 번호나 다음 번호 카운터가 없습니다. 2026-042 후면 증축처럼 보드 이름의 맨 앞에 번호를 입력하고, 대장은 다른 곳에서 관리하세요. 보드와 카드는 프로젝트의 작동 방식 가이드에서 다룹니다.

• 업무 찾기: 보드 목록의 검색은 보드 이름과 연결된 고객의 이름 또는 회사명을 찾으며 이름 열로 정렬됩니다. 고정 자릿수의 번호를 쓰면 보드가 순서대로 놓입니다.
• 문서: 송장, 견적서, 주문은 INV-2026-0042처럼 각자의 순번으로 스스로 번호가 매겨집니다. 접두사는 설정 → 비즈니스 정보에서 정합니다. 프로젝트별로 설정할 수 없는데, 이것이 바로 바람직한 동작입니다.
• 프로젝트 연결: 견적서, 주문, 송장은 연결된 문서에서 보드에 연결할 수 있습니다. 이 연결은 내부용이며 인쇄되지 않습니다.
• 고객에게 번호 보여 주기: 송장의 항목 설명이나 메모에 입력하세요. 둘 다 인쇄됩니다. 주문 번호 필드도 인쇄되지만 전자 송장에서는 구매 주문서 참조로 나가므로, 고객 자신의 구매 주문서가 있을 때를 위해 비워 두세요.
• 보드 이름 변경: 프로젝트 카드의 CSV 가져오기는 이름으로 보드를 찾으며 보드가 이미 있어야 합니다. 가져오기 전에 보드에 번호를 매기면 파일을 다시 만드는 수고를 덜 수 있습니다.

ERPFlow의 프로젝트에는 예산이나 프로젝트별 비용이 없으므로 번호는 업무를 찾는 데 도움이 될 뿐 업무 원가 보고서를 만들어 주지는 않습니다.