आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
कोट को इनवॉइस में बदलने के लिए ग्राहक के मंज़ूर करने का इंतज़ार करें, तय की गई लाइनें और कीमतें नए इनवॉइस में कॉपी करें, वे ब्योरे जोड़ें जो सिर्फ़ इनवॉइस में होते हैं (उसका अपना नंबर, जारी करने की तारीख और नियत तारीख), और उसे भेज दें। इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर कॉपी करने का काम कर देता है, इसलिए दोनों दस्तावेज़ आपस में अलग नहीं हो सकते।
कोट एक प्रस्ताव है। इनवॉइस भुगतान का अनुरोध है और ज़्यादातर देशों में एक टैक्स दस्तावेज़ भी। नीचे की ज़्यादातर बातें इसी फ़र्क़ से निकलती हैं।
कोट और इनवॉइस के बीच क्या बदलता है?
लाइनें और कीमतें आगे आती हैं। उनके आसपास की लगभग हर चीज़ बदल जाती है।
| कोट | इनवॉइस | |
|---|---|---|
| मक़सद | कीमत का प्रस्ताव देता है | भुगतान माँगता है |
| नंबर | कोट के क्रम से | इनवॉइस के क्रम से नया नंबर |
| जो तारीख मायने रखती है | वैधता की अंतिम तारीख | नियत तारीख |
| ग्राहक के ब्योरे | संपर्क व्यक्ति का नाम काफ़ी हो सकता है | पूरा क़ानूनी नाम और पता, जहाँ ज़रूरी हो वहाँ VAT नंबर |
| क्या इसे बदला जा सकता है? | हाँ, मंज़ूरी तक | नहीं। भेजे गए इनवॉइस को सुधारा जाता है, बदला नहीं जाता |
| टैक्स पर असर | कोई नहीं | आमतौर पर VAT की देनदारी बनती है |
ग्राहक के ब्योरे वाली पंक्ति वह है जो लोग चूक जाते हैं। कोट "Bloom Studio की Maria" को जा सकता है। इनवॉइस पर क़ानूनी इकाई का नाम होना चाहिए, और नहीं हो तो अकाउंट्स टीम उसे वापस भेज देगी।
कोट को कब इनवॉइस में बदलना चाहिए?
तब बदलें जब तय किया हुआ बिलिंग का क्षण आए। यह हमेशा वही क्षण नहीं होता जब ग्राहक हाँ कहता है।
- छोटे, जल्दी होने वाले काम: काम पूरा होने पर पूरी रकम का इनवॉइस बनाएँ।
- बड़े काम: मंज़ूरी पर एडवांस का इनवॉइस और पूरा होने पर बाक़ी का।
- लंबे प्रोजेक्ट: तय चरणों पर इनवॉइस बनाएँ। उन्हें कैसे तय करें, यह हमारी चरणबद्ध बिलिंग गाइड में है।
जो भी तरीक़ा हो, चरण कोट पर ही लिखें। एडवांस का इनवॉइस भेजना कहीं आसान होता है जब ग्राहक अपने हस्ताक्षर के ऊपर "मंज़ूरी पर 30%" पहले ही देख चुका हो।
कोट को इनवॉइस में कैसे बदलें, चरण दर चरण
- मंज़ूरी की पुष्टि करें। हस्ताक्षर की हुई कॉपी या हाँ कहने वाला ईमेल रखें।
- देखें कि कोट अभी वैध है। अगर उसकी अवधि निकल चुकी है, तो बिल करने से पहले कीमत की पुष्टि करें।
- लाइनें कॉपी करें। दोबारा टाइप करने के बजाय अपने सॉफ़्टवेयर की बदलने की सुविधा इस्तेमाल करें।
- ग्राहक के ब्योरे पूरे करें। क़ानूनी नाम, बिलिंग पता, और VAT नंबर अगर है।
- उनका संदर्भ जोड़ें। पूछें कि क्या इनवॉइस पर परचेज़ ऑर्डर नंबर चाहिए। कई बड़े ग्राहक उसके बिना भुगतान नहीं कर सकते।
- तारीख़ें तय करें। जारी करने की तारीख के लिए आज की तारीख और नियत तारीख के लिए तय भुगतान की शर्तें लें।
- टैक्स दर जाँचें। VAT आमतौर पर उस दर का पालन करता है जो आपूर्ति के समय लागू हो, कोट देने के समय की नहीं, इसलिए दर बदलने से पहले कोट किए गए काम पर नई दर लग सकती है।
- जारी करें और भेजें। यही चरण इनवॉइस को उसका नंबर देता है और उसे अंतिम बना देता है।
एक हल किया हुआ उदाहरण: एक कोट, दो इनवॉइस
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। एक रेनोवेशन फ़र्म €4,800 और 20% VAT का कोट देती है, जिसमें मंज़ूरी पर 30% और पूरा होने पर बाक़ी देय है।
| दस्तावेज़ | नेट | VAT (20%) | कुल |
|---|---|---|---|
| कोट QUO-2026-0042 | €4,800 | €960 | €5,760 |
| इनवॉइस 1: एडवांस, 30% | €1,440 | €288 | €1,728 |
| इनवॉइस 2: बाक़ी, 70% | €3,360 | €672 | €4,032 |
| दोनों इनवॉइस मिलाकर | €4,800 | €960 | €5,760 |
हर बार वह आख़िरी पंक्ति जाँचें। अगर इनवॉइस कोट के बराबर नहीं बैठते, तो या तो कोई लाइन छूट गई या काम बदल गया और कागज़ों में अभी दिखा नहीं। एडवांस पर VAT कैसे लगता है, यह देश के हिसाब से बदलता है, और एडवांस और अंतिम भुगतान के इनवॉइस की गाइड उसे समझाती है।
अगर कोट मंज़ूर होने के बाद काम बदल जाए तो क्या करें?
मंज़ूर हुए कोट को वैसा ही रहने दें और बदलाव को इनवॉइस में उसकी अपनी लाइन के रूप में जोड़ें। उसे ऐसा नाम दें कि किसी को पूछना न पड़े, जैसे "अतिरिक्त: गलियारे में नई वायरिंग, 14 मार्च को ईमेल से तय"।
अगर बदलाव बड़ा है, तो अतिरिक्त काम के लिए एक छोटा नया कोट भेजें और उसे भी बदलें। इसमें कुछ मिनट लगते हैं, और इसका मतलब है कि ग्राहक ने अतिरिक्त लागत को बिल पर देखने से पहले ही मंज़ूर कर लिया था।
वे ग़लतियाँ जिनसे इनवॉइस वापस आ जाते हैं
- दोबारा टाइप की गई कीमत। एक अंक भी अलग हुआ तो ग्राहक की अकाउंट्स टीम भुगतान रोक देती है।
- परचेज़ ऑर्डर नंबर नहीं है, जबकि ग्राहक को चाहिए।
- कंपनी के नाम की जगह संपर्क व्यक्ति का नाम।
- पुरानी कीमत पर बिल किया गया पुराना कोट, जबकि आपकी लागत या उनका दायरा बदल चुका है।
- मंज़ूरी के बाद कोट को बदलना। तब आप दिखा नहीं सकते कि क्या तय हुआ था।
ERPFlow में कोट को इनवॉइस में बदलना
ERPFlow में कोट खोलें, इनवॉइस में बदलें चुनें, और ग्राहक व लाइनें एक नए ड्राफ़्ट इनवॉइस में कॉपी हो जाती हैं। ड्राफ़्ट पर आज की तारीख होती है और वह कोट की भुगतान की शर्त के बाद देय होता है। कोट जैसा था वैसा रहता है, और दोनों दस्तावेज़ जुड़े रहते हैं, इसलिए हर एक दूसरे को जुड़े दस्तावेज़ के नीचे दिखाता है।
- चरणों में बिल करने के लिए, हर चरण के लिए एक बार बदलें। हर बदलाव पूरे कोट का नया ड्राफ़्ट बनाता है, जिसे आप जारी करने से पहले उस चरण के हिस्से तक घटा देते हैं।
- अगर कोट किसी लीड को गया था, तो ERPFlow पहले लीड को ग्राहक बनाने को कहता है, फिर उसी चरण में बदलाव कर देता है।
- अगर आप बिल करने से पहले पूरा करते हैं, तो कोट को ऑर्डर में और ऑर्डर को इनवॉइस में बदलें। ऑर्डर सशुल्क प्लान में हैं।
- जब आप ड्राफ़्ट जारी करते हैं, तो उसे अपना नंबर मिलता है, जैसे
INV-2026-0042, और वह अंतिम हो जाता है।
ERPFlow में ग्राहक कोट को ऑनलाइन स्वीकार या इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर नहीं कर सकते। आप कोट को ख़ुद मंज़ूर के रूप में चिह्नित करते हैं, और उस पर हस्ताक्षर की हुई कॉपी संलग्न कर सकते हैं।