आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
दूसरे स्रोतों के नियम और आँकड़े 6 नवंबर 2026 को जाँचे गए। ये बदलते रहते हैं, इसलिए भरोसा करने से पहले स्रोत से पुष्टि कर लें।
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
अतिदेय इनवॉइस रिमाइंडर का क्रम संदेशों की योजनाबद्ध शृंखला है जो समय के साथ कड़ी होती जाती है: नियत तारीख के अगले दिन एक दोस्ताना याद, 7वें दिन भुगतान की तारीख़ का अनुरोध, 14वें दिन फ़ोन कॉल, 21वें दिन ऊपर तक बात और 30वें दिन अंतिम नोटिस।
क्रम का मतलब यह है कि आप एक बार पहले से तय कर लेते हैं। 7वें दिन का ईमेल भेजना बहुत आसान होता है जब शेड्यूल यही कहता हो, बजाय इसके कि आप सोचते रहें कि कहीं यह ज़्यादा दबाव तो नहीं।
अतिदेय इनवॉइस रिमाइंडर का अच्छा शेड्यूल क्या है?
अतिदेय इनवॉइस रिमाइंडर का अच्छा शेड्यूल नियत तारीख के अगले दिन शुरू होता है और लगभग 30वें दिन तक फ़ैसले पर पहुँचता है। ये दिन संख्याएँ क़ानूनी ज़रूरत नहीं, एक समझदार शुरुआत हैं, इसलिए छोटे इनवॉइस और नए ग्राहकों के लिए इन्हें छोटा कर लें।
| कब | कैसे | लहजा | आप क्या चाहते हैं |
|---|---|---|---|
| नियत तारीख से 3 दिन पहले (वैकल्पिक) | ईमेल | मददगार | कागज़ी दिक़्क़त तब पकड़ना जब समय हो |
| 1 दिन बाद | ईमेल | मानता है कि चूक हुई | भुगतान, या कारण |
| 7 दिन बाद | ईमेल | सीधा | भुगतान की तारीख |
| 14 दिन बाद | फ़ोन, फिर पुष्टि का ईमेल | दृढ़ | असली कारण, और प्रतिबद्धता |
| 21 दिन बाद | किसी वरिष्ठ को ईमेल | गंभीर | उस व्यक्ति का ध्यान जो फ़ैसला ले सके |
| 30 दिन बाद | लिखित में अंतिम नोटिस | औपचारिक | भुगतान, या अगले क़दम पर आपका फ़ैसला |
जैसे ही पैसा आ जाए या ग्राहक कोई असली सवाल उठाए, क्रम रोक दें। अच्छे ग्राहक को मंगलवार को चुकाए इनवॉइस का तीसरा रिमाइंडर जितना खिझाता है उतना कुछ नहीं, इसलिए हर रिमाइंडर से पहले अपना बैंक देख लें।
नियत तारीख से पहले का रिमाइंडर
नियत तारीख से पहले का रिमाइंडर बड़े इनवॉइस और नए ग्राहक को पहले इनवॉइस के लिए भेजना सार्थक है, क्योंकि वह पता लगा देता है कि इनवॉइस किसी के सिस्टम में है या नहीं, जब तक आप उसे ठीक कर सकते हैं।
विषय: इनवॉइस [नंबर] की नियत तारीख [नियत तारीख] है
नमस्ते [नाम],
बस एक छोटी सूचना कि [रकम] का इनवॉइस [नंबर] [नियत तारीख] को देय है। आपको ढूँढना न पड़े, इसलिए मैंने एक कॉपी संलग्न की है। अगर वह मंज़ूरी के लिए किसी और के पास है, तो बताएँ कि किसके पास, और मैं उन्हें सीधे भेज दूँगा।
धन्यवाद, [आपका नाम]
पहला रिमाइंडर: 1 दिन अतिदेय
पहला अतिदेय रिमाइंडर ईमानदार चूक मानकर चले और भुगतान आसान बनाए। इनवॉइस संलग्न करें, क्योंकि ग्राहक से वह खो गया हो सकता है।
विषय: इनवॉइस [नंबर] की नियत तारीख [नियत तारीख] थी: [रकम]
नमस्ते [नाम],
[रकम] के इनवॉइस [नंबर] की नियत तारीख [नियत तारीख] थी, और मुझे अभी भुगतान दिखाई नहीं दे रहा। एक कॉपी संलग्न है। अगर वह पहले ही रास्ते में है, तो धन्यवाद, और इसे अनदेखा करें। अगर कोई चीज़ उसे रोक रही है, तो जवाब दें और मैं उसे सुलझाने में मदद करूँगा।
धन्यवाद, [आपका नाम]
दूसरा रिमाइंडर: 7 दिन अतिदेय
दूसरा अतिदेय रिमाइंडर तारीख माँगे, क्योंकि जिस सवाल का ख़ास जवाब हो उसे भुगतान करने के सामान्य अनुरोध से अनदेखा करना ज़्यादा मुश्किल है।
विषय: इनवॉइस [नंबर], 7 दिन अतिदेय: कृपया भुगतान की तारीख बताएँ
नमस्ते [नाम],
[रकम] का इनवॉइस [नंबर] [नियत तारीख] को देय था और अब 7 दिन अतिदेय है। क्या आप बता सकते हैं कि उसका भुगतान किस तारीख को होगा? अगर वह किसी मंज़ूरी, परचेज़ ऑर्डर या मुझसे किसी और चीज़ का इंतज़ार कर रहा है, तो बताएँ क्या कम है और वह आपको आज ही मिल जाएगी।
धन्यवाद, [आपका नाम]
तीसरा चरण: 14वें दिन फ़ोन, फिर लिखित में पुष्टि
तीसरा चरण फ़ोन कॉल होना चाहिए, क्योंकि ईमेल को अनदेखा किया जा सकता है और सीधे पूछे गए सवाल का आमतौर पर जवाब मिलता है। उससे बात करें जो भुगतान मंज़ूर करता या चलाता है, और तीन सवालों पर टिके रहें:
- क्या [रकम] के इनवॉइस [नंबर] का भुगतान शेड्यूल हो चुका है?
- अगर नहीं, तो भुगतान के लिए क्या होना चाहिए?
- मैं कौन-सी तारीख लिख सकता हूँ?
फिर उसी दिन लिख दें। जो वादा किया गया उसका लिखित रिकॉर्ड अगले चरण को ताक़त देता है।
विषय: हमारी बातचीत के बाद: इनवॉइस [नंबर], [तय तारीख] तक भुगतान
नमस्ते [नाम],
आज समय देने के लिए धन्यवाद। जैसा हमने तय किया, इनवॉइस [नंबर] के [रकम] का भुगतान [तय तारीख] तक हो जाएगा। अगर वह तारीख बदलती है, तो कृपया उसके निकलने से पहले बताएँ।
धन्यवाद, [आपका नाम]
चौथा रिमाइंडर: 21 दिन अतिदेय, किसी वरिष्ठ को
चौथा रिमाइंडर उसे जाना चाहिए जिसका भुगतान पर अधिकार है, और उसमें पूरा इतिहास हो ताकि उन्हें पूछना न पड़े।
विषय: इनवॉइस [नंबर], 21 दिन अतिदेय: [रकम]
नमस्ते [वरिष्ठ का नाम],
मैं आपको इसलिए लिख रहा हूँ क्योंकि [रकम] का इनवॉइस [नंबर], जो [नियत तारीख] को देय था, अब 21 दिन अतिदेय है। हमने [संपर्क] को [तारीख़ें] को याद दिलाया और [तारीख] को बात की, जब [तय तारीख] तक भुगतान का वादा किया गया था। वह नहीं आया।
कृपया [तारीख] तक भुगतान की व्यवस्था करें। हमें इस इनवॉइस पर देर से भुगतान का ब्याज और मुआवज़ा लेने का हक़ है, और मैं उनके बिना ही इसे निपटाना चाहूँगा।
सादर, [आपका नाम]
वह दूसरा अनुच्छेद सिर्फ़ व्यावसायिक ग्राहकों के लिए इस्तेमाल करें। निजी उपभोक्ता देर से भुगतान के क़ानूनों में नहीं आते, जैसा विलंब शुल्क कैसे लगाएँ समझाता है।
अंतिम नोटिस: 30 दिन अतिदेय
अंतिम नोटिस में रकम, एक समय-सीमा, और वह एक काम बताएँ जो आप समय-सीमा निकलने पर करेंगे। सिर्फ़ वही क़दम लिखें जो आप सच में उठाएँगे, क्योंकि जिस धमकी का कुछ नहीं होता वह ग्राहक को सिखाती है कि आपके थकने का इंतज़ार करें।
विषय: अंतिम नोटिस: इनवॉइस [नंबर], [रकम], [तारीख] तक देय
प्रिय [नाम],
[रकम] का इनवॉइस [नंबर], जो [नियत तारीख] को देय था, [तारीख़ों] को हमारे रिमाइंडर के बावजूद 30 दिन अतिदेय है।
अगर हमें [तारीख] तक पूरा भुगतान नहीं मिलता, तो हम बिना और सूचना के [क़र्ज़ वसूली एजेंसी को सौंप देंगे / अदालत में दावा शुरू करेंगे], और ऊपर की रकम के अतिरिक्त ब्याज और वसूली की लागत का दावा करेंगे।
अगर आप इस इनवॉइस के किसी भी हिस्से पर विवाद करते हैं, तो उस तारीख से पहले मुझे लिखित में बताएँ और कारण बताएँ। इनवॉइस की एक कॉपी संलग्न है।
सादर, [आपका नाम]
चौदह दिन आम समय-सीमा है। England और Wales में Practice Direction on Pre-Action Conduct ऐसा पत्र अपेक्षित करता है जो दावे का आधार, तथ्य और रकम की गणना बताए, और सीधे मामले में जवाब देने के लिए 14 दिन को उचित समय मानता है।
अगर ग्राहक कुछ चुकाए या कुछ हिस्से पर विवाद करे तो?
अगर ग्राहक इनवॉइस का कुछ हिस्सा चुकाए या कुछ हिस्से पर विवाद करे, तो आपका रिमाइंडर सिर्फ़ वही माँगे जो अब भी बनता है और जिस पर सवाल नहीं है। पूरी रकम दोबारा भेजना देर से भुगतान को बहस में बदलने का सबसे आम तरीक़ा है।
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। इनवॉइस का कुल €2,304.00 है: नेट €390, €1,250 और €280 की तीन लाइनें, और 20% VAT। ग्राहक €1,250 वाली लाइन पर सवाल उठाता है।
| नेट | VAT 20% | कुल | |
|---|---|---|---|
| विवादित लाइन | €1,250.00 | €250.00 | €1,500.00 |
| बिना विवाद की लाइनें | €670.00 | €134.00 | €804.00 |
| इनवॉइस | €1,920.00 | €384.00 | €2,304.00 |
तो आप अभी €804.00 माँगते हैं।
विषय: इनवॉइस [नंबर]: [आइटम] पर आपका सवाल, और बिना विवाद की रकम
नमस्ते [नाम],
[आइटम] पर सवाल उठाने के लिए धन्यवाद। मैं [तारीख] तक उस पर आपको जवाब दूँगा। इनवॉइस का बाक़ी हिस्सा सवाल में नहीं है, इसलिए कृपया [तारीख] तक [बिना विवाद की रकम] चुका दें, जबकि हम बाक़ी [विवादित रकम] निपटाते हैं।
धन्यवाद, [आपका नाम]
अगर उन्होंने बिना सवाल के कुछ हिस्सा चुका दिया हो:
विषय: इनवॉइस [नंबर]: [बाक़ी रकम] अब भी देय
नमस्ते [नाम],
[तारीख] को मिले [चुकाई गई रकम] के लिए धन्यवाद। इसके बाद इनवॉइस [नंबर] पर [बाक़ी रकम] रह जाती है, जो [नियत तारीख] को देय थी। बाक़ी मुझे कब तक मिलने की उम्मीद करूँ?
धन्यवाद, [आपका नाम]
भुगतान रिमाइंडर में क्या कभी नहीं लिखना चाहिए?
भुगतान रिमाइंडर में ऐसा कुछ कभी न लिखें जिसका आप समर्थन नहीं कर सकते, क्योंकि वह अदालत या वसूली एजेंसी के सामने पहुँच सकता है।
- ऐसी धमकी जो आप पूरी नहीं करेंगे। एक बार अनदेखी हो जाए तो हर बाद का संदेश कम मायने रखता है।
- ऐसा शुल्क जो आपका बनता नहीं। क़ानूनी ब्याज व्यावसायिक ग्राहकों के लिए है, और उपभोक्ता अनुबंध को अपनी वैध शर्त चाहिए।
- आंशिक भुगतान हो चुका हो तब पूरी कुल रकम।
- दर्शकों के लिए कुछ भी। दूसरों को बताना कि ग्राहक पर आपका पैसा बनता है, क़र्ज़ से बड़ी क़ानूनी समस्या बना सकता है, इसलिए बात आपके और उनके बीच रखें।
अंतिम नोटिस के बाद क्या होता है?
अंतिम नोटिस के बाद आप तय करते हैं कि क्या क़र्ज़ का पीछा करना सार्थक है, और यह फ़ैसला आपको समय-सीमा के दिन ही कर लेना चाहिए, बहने नहीं देना चाहिए। आम विकल्प:
- आगे का काम रोक दें, अगर आपका अनुबंध इजाज़त देता है।
- वसूली एजेंसी इस्तेमाल करें। वे आमतौर पर जो वसूलते हैं उसका हिस्सा लेती हैं, इसलिए उसकी क़र्ज़ से तुलना करें।
- अदालत में दावा करें। England और Wales में आप ऑनलाइन दावा कर सकते हैं। €5,000 तक के सीमा-पार EU दावे के लिए, Denmark को छोड़कर हर EU देश में European Small Claims Procedure लागू होती है।
- राइट-ऑफ़ करें, और डूबे कर्ज़ पर VAT राहत के बारे में अपने अकाउंटेंट से पूछें। देखें राइट-डाउन बनाम राइट-ऑफ़।
अगर ऐसा बार-बार हो रहा है, तो रिमाइंडर से पहले अपनी शर्तें देखें। साफ़ भुगतान की शर्तें और नए ग्राहकों से एडवांस, बेहतर शब्दों वाले ईमेल से ज़्यादा काम करेंगे।
ERPFlow में भुगतान रिमाइंडर भेजना
ERPFlow के रिमाइंडर मैन्युअल हैं, हर इनवॉइस के लिए एक क्लिक। अतिदेय इनवॉइस पर भुगतान अनुस्मारक भेजें एक डायलॉग खोलता है जिसमें ग्राहक का पता भरा होता है, और PDF संलग्न करके रिमाइंडर ईमेल करता है, जो बताता है कि वह कितने दिन अतिदेय है और कुल रकम माँगता है या, आंशिक रूप से चुकाए इनवॉइस पर, जो रकम अब भी देय है। फिर इनवॉइस का पेज दिखाता है कि आख़िरी रिमाइंडर कब गया। कुछ भी तय समय पर नहीं जाता, इसलिए ऊपर का क्रम चलाना आपके हाथ में है।
उस ईमेल की शब्दावली इनवॉइस की भाषा में तय है। वह कहती है कि आपके रिकॉर्ड के अनुसार भुगतान अतिदेय है और ग्राहक से कहती है कि अगर वह पहले ही भुगतान कर चुका है तो इसे अनदेखा करे, जो पहले रिमाइंडर के लिए ठीक है। वह तारीख नहीं माँग सकती, बात ऊपर नहीं ले जा सकती या ब्याज का ज़िक्र नहीं कर सकती। उनके लिए PDF डाउनलोड करें इस्तेमाल करें और ऊपर के टेम्पलेट अपने मेलबॉक्स से भेजें, फिर इनवॉइस पर एक टिप्पणी जोड़ें जो दर्ज करे कि आपने क्या भेजा। टिप्पणियाँ आंतरिक रहती हैं और PDF पर कभी नहीं छपतीं।
यह कार्रवाई तभी दिखती है जब इनवॉइस अतिदेय हो, इसलिए नियत तारीख से पहले का रिमाइंडर भी आपके अपने मेलबॉक्स से जाता है।
यह देखने के लिए कि किसका पीछा करना है, इनवॉइस सूची के अतिदेय और आंशिक रूप से भुगतान फ़िल्टर, डैशबोर्ड के बकाया और अतिदेय आँकड़े, या किसी ग्राहक का एनालिटिक्स टैब इस्तेमाल करें। नोटिफ़िकेशन बंद न हों तो ERPFlow नियत तारीख निकलने की अगली रात आपकी टीम को एक बार ईमेल करता है। उसमें एजिंग रिसीवेबल्स रिपोर्ट नहीं है और वह विलंब शुल्क की गणना नहीं करता।