आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
दूसरे स्रोतों के नियम और आँकड़े 6 नवंबर 2026 को जाँचे गए। ये बदलते रहते हैं, इसलिए भरोसा करने से पहले स्रोत से पुष्टि कर लें।
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
VAT इनवॉइस टेम्पलेट में EU VAT निर्देश के अनुच्छेद 226 के सभी फ़ील्ड चाहिए: जारी करने की तारीख, क्रमिक नंबर, दोनों पक्षों के नाम और पते, आपका VAT नंबर, क्या सप्लाई किया गया, आपूर्ति की तारीख अगर अलग हो, हर दर के अनुसार नेट राशि, इकाई मूल्य, VAT दर और VAT राशि। जहाँ लागू हो, वहाँ ग्राहक का VAT नंबर और ज़रूरी उल्लेख भी जोड़ें।
VAT इनवॉइस टेम्पलेट में कौन-से फ़ील्ड होने चाहिए?
VAT इनवॉइस टेम्पलेट में VAT निर्देश के अनुच्छेद 226 की जानकारियाँ होनी चाहिए, जो कहता है कि "VAT के उद्देश्य से केवल निम्नलिखित जानकारियाँ आवश्यक हैं"। यूरोपीय आयोग यही सूची आसान शब्दों में प्रकाशित करता है।
| फ़ील्ड | बिंदु | उदाहरण | क्या गलत हो सकता है |
|---|---|---|---|
| जारी करने की तारीख | (1) | 12 March 2026 | ऐसा तारीख फ़ॉर्मेट जिसे ग्राहक अलग तरह से पढ़े |
| क्रमिक नंबर | (2) | INV-2026-0042 | नंबर दो बार इस्तेमाल हो गया, या हाथ से दोबारा शुरू किया गया |
| आपका VAT नंबर | (3) | आपके देश का प्रीफ़िक्स और नंबर | उसकी जगह आपका रजिस्ट्री नंबर छप गया |
| दोनों पक्षों के पूरे नाम और पते | (5) | कानूनी इकाई और उसका पंजीकृत पता | कोई ट्रेडिंग नाम, या किसी संपर्क व्यक्ति का नाम |
| वस्तुओं या सेवाओं की मात्रा और प्रकृति | (6) | 10 hours of layout design, February 2026 | "Professional services", जिससे इंस्पेक्टर को कुछ पता नहीं चलता |
| आपूर्ति की तारीख, अगर जारी करने की तारीख से अलग हो | (7) | Supplied 1 to 28 February 2026 | अगले महीने जारी हुए मासिक इनवॉइस में छूट गई |
| हर VAT दर या छूट के अनुसार नेट राशि | (8) | 20% पर €800, 9% पर €200 | मिली-जुली दरों वाले इनवॉइस पर एक ही कुल राशि |
| VAT के बिना इकाई मूल्य, और उसमें शामिल न की गई कोई छूट | (8) | €80.00 प्रति घंटा | कुल राशि, बिना किसी मूल्य के आधार के |
| VAT दर | (9) | 20% | ऐसी दर जो आपूर्ति की तारीख पर लागू नहीं थी |
| VAT राशि | (10) | €160.00 | विदेशी करेंसी का VAT राष्ट्रीय करेंसी में भी नहीं दिखाया |
बिंदु 4 और बाकी सशर्त मदें आगे आती हैं, क्योंकि हर इनवॉइस में वे नहीं होतीं।
कौन-से फ़ील्ड सिर्फ़ कुछ VAT इनवॉइस में आते हैं?
सशर्त फ़ील्ड VAT इनवॉइस पर तभी आते हैं जब बिक्री को उनकी ज़रूरत हो, और लागू होने पर किसी को छोड़ देना असल खामी है।
| फ़ील्ड | कब लागू होता है | बिंदु |
|---|---|---|
| ग्राहक का VAT नंबर | VAT की ज़िम्मेदारी ग्राहक की है, या अनुच्छेद 138 के तहत वस्तुएँ छूट के साथ बेची गई हैं | (4) |
| छूट का हवाला | आपूर्ति छूट प्राप्त है। आयोग के व्याख्यात्मक नोट्स "Exempt" शब्द को स्वीकार करते हैं | (11) |
| "Reverse charge" | VAT की ज़िम्मेदारी ग्राहक की है। शब्दावली गाइड देखें | (11a) |
| "Cash accounting" | अनुच्छेद 66(b) के तहत आपका VAT भुगतान मिलने पर देय बनता है | (7a) |
| "Self-billing" | ग्राहक आपकी ओर से इनवॉइस जारी करता है | (10a) |
| मार्जिन स्कीम का उल्लेख | ट्रैवल एजेंटों, पुरानी वस्तुओं, कला या एंटीक के लिए कोई मार्जिन स्कीम लागू है | (13), (14) |
| टैक्स प्रतिनिधि का विवरण | VAT की ज़िम्मेदारी टैक्स प्रतिनिधि की है | (15) |
| राष्ट्रीय करेंसी में VAT | इनवॉइस दूसरी करेंसी में है और VAT लगाया गया है | अनुच्छेद 230 |
भरा हुआ VAT इनवॉइस टेम्पलेट
यह एक काल्पनिक उदाहरण है, भरा हुआ। कंपनियाँ मनगढ़ंत हैं, VAT नंबर एक प्लेसहोल्डर है, और दो दरें हिसाब दिखाने के लिए हैं।
इनवॉइस INV-2026-0042। जारी: 12 March 2026। आपूर्ति: 1 से 28 February 2026।
प्रेषक: Harbour Studio Ltd, 1 Quay Street, Exampletown। VAT नंबर XX000000000।
प्राप्तकर्ता: Tern Books Ltd, 4 Mill Road, Exampletown।
| विवरण | मात्रा | इकाई मूल्य | नेट | VAT दर | VAT |
|---|---|---|---|---|---|
| लेआउट डिज़ाइन, घंटे | 10 | €80.00 | €800.00 | 20% | €160.00 |
| छपी हुई संदर्भ पुस्तकें | 20 | €10.00 | €200.00 | 9% | €18.00 |
| सारांश | नेट | VAT |
|---|---|---|
| 20% पर | €800.00 | €160.00 |
| 9% पर | €200.00 | €18.00 |
| कुल | €1,000.00 | €178.00 |
| भुगतान की राशि | €1,178.00 |
सारांश तालिका बिंदु 8 का काम करती है। ग्राहक का अकाउंटेंट लाइनें जोड़े बिना इसे सीधे VAT रिटर्न में चढ़ा सकता है।
क्या VAT इनवॉइस पर नियत तारीख ज़रूरी है?
VAT इनवॉइस पर नियत तारीख ज़रूरी नहीं है, और बैंक विवरण या लोगो भी नहीं। इनमें से कोई भी अनुच्छेद 226 में नहीं है। फिर भी ये चाहिए, क्योंकि इन्हीं से आपको भुगतान मिलता है, और हमारी भुगतान की शर्तों की गाइड में शब्दावली है। आपके देश का कंपनी कानून अपनी मदें जोड़ सकता है, जैसे रजिस्ट्रेशन नंबर, इसलिए अपने अकाउंटेंट से पूछें कि आपके कानूनी रूप को क्या चाहिए।
आयोग का कहना है कि बिज़नेस ज़रूरी सूची से आगे हमेशा जानकारी जोड़ सकते हैं, इसलिए अतिरिक्त चीज़ों से कोई नुकसान नहीं होता। परचेज़ ऑर्डर नंबर और प्रोजेक्ट रेफ़रेंस भी यहीं आते हैं।
सरलीकृत VAT इनवॉइस कब इस्तेमाल कर सकते हैं?
छोटी राशियों के लिए सरलीकृत VAT इनवॉइस की अनुमति है: EU में €100 तक, या €400 तक जहाँ किसी देश ने अनुच्छेद 238 के तहत इसे चुना है। इसमें सिर्फ़ जारी करने की तारीख, आप कौन हैं, वस्तुओं या सेवाओं का प्रकार, और VAT राशि या उसे निकालने की जानकारी चाहिए।
यह हर चीज़ के लिए उपलब्ध नहीं है। आयोग के नोट्स इसे दूरस्थ बिक्री, दूसरे EU देशों को वस्तुओं की छूट प्राप्त बिक्री और सीमा-पार रिवर्स चार्ज बिक्री के लिए, राशि चाहे जो हो, मना करते हैं।
UK के VAT इनवॉइस कैसे अलग हैं?
UK के VAT इनवॉइस HMRC के नोटिस 700/21 की धारा 4 का पालन करते हैं, जो EU सूची से काफ़ी मिलती है पर कुछ जगह अलग है:
- इनवॉइस में आपूर्ति का समय दिखता है, और जहाँ दोनों अलग हों वहाँ जारी करने की तारीख भी।
- कुल VAT स्टर्लिंग में होना चाहिए, भले ही बाकी सब दूसरी करेंसी में हो।
- दी गई किसी भी कैश डिस्काउंट की दर दिखानी होती है।
- आप आमतौर पर आपूर्ति के 30 दिनों के अंदर इनवॉइस जारी करते हैं।
- सरलीकृत इनवॉइस VAT सहित £250 तक उपलब्ध है, और उसमें छूट प्राप्त आपूर्तियाँ शामिल नहीं हो सकतीं।
EU ग्राहक को वस्तुएँ बेचने वाले उत्तरी आयरलैंड के बिज़नेस को इनवॉइस पर XI प्रीफ़िक्स और ग्राहक का EU VAT नंबर भी चाहिए।
ERPFlow में VAT इनवॉइस भरना
ERPFlow में इनवॉइस का PDF रिकॉर्ड से बनता है, इसलिए भरने या संभालने के लिए कोई टेम्पलेट नहीं है। यह आपका कानूनी नाम, पता और VAT नंबर, ग्राहक के लिए भी वही, जारी करने और नियत तारीखें, और हर लाइन की मात्रा, इकाई मूल्य, छूट और कर दर छापता है। कुल में हर प्रकार और दर की एक टैक्स पंक्ति दिखती है। जारी करने पर INV-2026-0042 जैसा नंबर मिलता है और इनवॉइस अंतिम हो जाता है, दोनों पक्षों का विवरण फ़्रीज़ हो जाता है।
कुछ फ़ील्ड में आपको हाथ लगाना पड़ता है, क्योंकि ERPFlow में उनके लिए अलग जगह नहीं है:
- आपूर्ति की तारीख। इसका अलग फ़ील्ड नहीं है। जारी करने की तारीख से अलग हो तो इसे लाइन के विवरण या नोट्स में लिखें।
- हर दर के अनुसार नेट राशि। कुल में हर दर का टैक्स और एक ही सबटोटल मिलता है। एक दर वाले इनवॉइस में वह सबटोटल काम कर देता है। मिली-जुली दरों वाले इनवॉइस में हर लाइन अपनी राशि दिखाती है, और अगर आपका अकाउंटेंट ऊपर वाला सारांश चाहता है तो आप हर दर का नेट नोट्स में जोड़ सकते हैं।
- राष्ट्रीय करेंसी में VAT। PDF सिर्फ़ दस्तावेज़ की अपनी करेंसी दिखाता है, इसलिए VAT वाले विदेशी करेंसी के इनवॉइस में वह आँकड़ा नोट्स में चाहिए।
- "Cash accounting" या "Self-billing" जैसे उल्लेख। ये भी नोट्स में जाते हैं। जब किसी लाइन पर इस प्रकार की दर इस्तेमाल होती है, तब "Reverse Charge" अपने-आप छप जाता है।
ERPFlow यह तय नहीं करता कि किसी बिक्री पर कौन-सी दर या उल्लेख लागू होगा, इसलिए वह जाँच आपके पास रहती है। जारी इनवॉइस को सुधारने के लिए रद्द के रूप में चिह्नित करें और डुप्लिकेट करें इस्तेमाल करें, जैसा क्रेडिट नोट गाइड समझाती है, क्योंकि ERPFlow में अलग क्रेडिट नोट दस्तावेज़ नहीं है।