Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Regeln und Zahlen aus anderen Quellen geprüft am 6. November 2026. Sie ändern sich, bestätigen Sie sie deshalb bei der Quelle, bevor Sie sich darauf verlassen.
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Um als Freelancer eine Rechnung an einen Kunden zu schreiben, senden Sie eine nummerierte Rechnung mit Ihrem Namen und Ihrer Anschrift, dem rechtlichen Namen des Kunden, was Sie wann getan haben, dem Betrag und gegebenenfalls der USt., dem Fälligkeitsdatum und Ihrer Bankverbindung. Ob Sie USt. berechnen, hängt von Ihrer Registrierung und vom Sitz des Kunden ab, klären Sie das also zuerst.
Die allgemeinen Schritte stehen in Rechnung an Kunden schreiben. Dieser Ratgeber behandelt, was sich ändert, wenn das Unternehmen eine einzelne Person ist.
Was muss ein Freelancer auf eine Rechnung schreiben?
Die Rechnung eines Freelancers enthält dieselben Angaben wie jede andere Rechnung, mit einem Unterschied: Sie sind die juristische Person, also steht Ihr eigener Name darauf. Im Vereinigten Königreich verlangt GOV.UK von Einzelunternehmern ihren Namen und einen etwaigen Geschäftsnamen, und bei einem Geschäftsnamen eine Anschrift, an die rechtliche Dokumente zugestellt werden können. Arbeiten Sie über eine Kapitalgesellschaft, steht stattdessen deren vollständiger eingetragener Name auf der Rechnung.
Ein einprägsamer Handelsname neben Ihrem rechtlichen Namen ist in Ordnung, aber nie anstelle davon.
Auch Ihre Anschrift muss erscheinen. Wenn Sie Ihre Privatadresse nicht aufdrucken möchten, fragen Sie Ihre Steuerberatung, was Ihr Land stattdessen akzeptiert. Ihr Land kann außerdem eine Steuer- oder Gewerbenummer verlangen. Prüfen Sie das einmal und übernehmen Sie die Antwort in Ihre Vorlage, damit die Frage nie wieder auftaucht.
Sollte ein Freelancer USt. berechnen?
Ein Freelancer berechnet USt. nur, wenn er umsatzsteuerlich registriert ist, und nach der Registrierung entscheiden Standort und Status des Kunden über die Behandlung.
| Ihre Situation | Was die Rechnung zeigt |
|---|---|
| Nicht umsatzsteuerlich registriert, unter der Schwelle Ihres Landes | Keine USt. und keine USt-IdNr. Wo Ihr Land es verlangt, ein kurzer Verweis auf die Kleinunternehmerbefreiung |
| Umsatzsteuerlich registriert, Kunde im eigenen Land | Ihre USt-IdNr., der Steuersatz und der Steuerbetrag |
| In der EU umsatzsteuerlich registriert, Geschäftskunde in einem anderen EU-Land | In der Regel keine berechnete USt., beide USt-IdNr. und der Vermerk „Reverse charge“. Siehe Rechnungen an EU-Kunden und den Wortlaut beim Reverse-Charge-Verfahren |
| Umsatzsteuerlich registriert, Kunde außerhalb der EU oder des Vereinigten Königreichs | In der Regel keine USt. von Ihnen, es hängt aber von der Leistung ab. Siehe Rechnungen an internationale Kunden |
| Privatperson in einem anderen Land | Es gelten andere Regeln. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, bevor Sie die Rechnung senden |
Die Registrierungsschwelle im Vereinigten Königreich liegt bei 90.000 £ steuerpflichtigem Umsatz in 12 Monaten. In der EU entscheidet jedes Land, ob es Kleinunternehmen befreit, und eine etwaige Schwelle darf höchstens 85.000 € betragen (Artikel 284 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie).
USt. auszuweisen, obwohl Sie nicht registriert sind, ist hier der teure Fehler. Der HMRC-Leitfaden zur USt. sagt, dass nur eine umsatzsteuerlich registrierte Person eine Rechnung mit USt. ausstellen darf und dass es finanzielle Strafen gibt, wenn man es ohne Registrierung tut. Ein Freelancer, der die Vorlage eines Bekannten mit einer USt.-Zeile übernimmt, kann das versehentlich tun.
Wie sieht eine Freelancer-Rechnung aus?
Hier ein erfundenes Beispiel: Ein freiberuflicher Entwickler stellt am 31. März eine Rechnung für die in diesem Monat geleistete Arbeit aus, mit 14 Tagen Zahlungsziel und zur Veranschaulichung 20 % USt.
| Beschreibung | Menge | Satz | Netto |
|---|---|---|---|
| Entwicklung, Tagessatz, 2. bis 13. März 2026 | 8 Tage | 480,00 € | 3.840,00 € |
| Telefonate zur Code-Durchsicht | 3,5 Stunden | 70,00 € | 245,00 € |
| Schriftlizenz für das Projekt, zum Selbstkostenpreis weiterberechnet | 1 | 60,00 € | 60,00 € |
| Nettosumme | 4.145,00 € | ||
| USt. 20 % | 829,00 € | ||
| Zu zahlen bis 14. April 2026 | 4.974,00 € |
Zwei Angaben ersparen Streit. Die Daten auf der Tagessatz-Zeile lassen den Kunden sie mit seinem Kalender abgleichen. Und Stunden schreibt man als Dezimalzahl: dreieinhalb Stunden sind 3,5. Schreiben Sie 3,30, liest jemand 3,3 Stunden, das sind 231 € statt 245 €, und Sie haben dem Kunden eine Rückfrage und sich selbst 14 € Verlust beschert.
Die Schriftlizenz unterliegt hier der USt., weil sie ein Kostenbestandteil des Auftrags ist, der als Teil Ihres Preises weitergegeben wird. Weiterberechnete Auslagen in Rechnung stellen erklärt, wann das richtig ist und wann nicht.
Was sollten Sie einen neuen Kunden vor der ersten Rechnung fragen?
Fragen Sie einen neuen Kunden vor Beginn nach seinen Rechnungsdaten und seinem Zahlungsablauf, denn bei der ersten Rechnung zeigen sich die Probleme mit dem Papierkram. Das braucht eine Nachricht:
Bevor ich meine erste Rechnung sende, könnten Sie mir drei Dinge bestätigen? Den rechtlichen Namen und die Anschrift, an die ich die Rechnung richten soll, ob Sie eine Bestellnummer auf der Rechnung brauchen und an welche Adresse Rechnungen gehen sollen. Falls ich zuvor als Lieferant angelegt werden muss oder Sie an festen Terminen zahlen, sagen Sie mir bitte, was Sie von mir brauchen.
Größere Unternehmen zahlen oft keinen Lieferanten, der nicht in ihrem System angelegt ist, und diese Anlage kann länger dauern als der Auftrag. Fragen Sie früh und schicken Sie Formulare noch am selben Tag zurück.
Wie werden Freelancer pünktlich bezahlt?
Freelancer werden vor allem durch das pünktlich bezahlt, was sie vor Arbeitsbeginn vereinbaren.
- Bitten Sie neue Kunden um eine Anzahlung. Sie prüft, ob der Zahlungsablauf funktioniert, und teilt das Risiko. Siehe Anzahlung und Schlusszahlung.
- Rechnen Sie lange Aufträge in Etappen ab. Drei Monate unbezahlte Arbeit sind ein großer Kredit an jemanden, den Sie vielleicht zweimal getroffen haben. Abschlagsrechnungen zeigen, wie.
- Vereinbaren Sie kurze Zahlungsbedingungen schriftlich, im Angebot oder Vertrag und nicht nur auf der Rechnung.
- Stellen Sie die Rechnung am Tag der Fertigstellung. Die meisten Zahlungsziele zählen ab der Rechnung, eine späte Rechnung bedeutet also spätes Geld.
- Haken Sie am Tag nach dem Fälligkeitsdatum nach. Die Erinnerungsfolge enthält Formulierungen zum Übernehmen.
Freelancer sind auch keine Gläubiger zweiter Klasse. Die EU-Zahlungsverzugsrichtlinie erfasst ein Unternehmen, „auch wenn diese Tätigkeit nur von einer einzigen Person ausgeübt wird“. Zahlt ein Geschäftskunde zu spät, können Sie also wie jeder andere Zinsen und eine Pauschale berechnen.
Die Fehler, die speziell beim Alleinarbeiten passieren
- Die Rechnung vom letzten Monat überschreiben. Eine Word- oder Tabellenvorlage trägt das alte Datum, die alte Nummer oder den alten Kunden mit, wenn Sie es nicht bemerken, und Sie sind der Einzige, der prüft.
- Nach Kunden nummerieren. ACME-001 und BETA-001 sehen ordentlich aus, doch dann lässt sich schwer zeigen, dass Ihre Rechnungen eine einzige Reihe bilden. Rechnungen nummerieren zeigt Formate, die Bestand haben.
- Die Person abrechnen, die Sie beauftragt hat. Der Name Ihrer Kontaktperson ist nicht der Kunde. Der Kunde ist das Unternehmen, das Ihnen das Geld schuldet.
Rechnungen als Freelancer in ERPFlow
Rechnungen in ERPFlow funktionieren für eine einzelne Person. Der Free-Tarif umfasst ein Mitglied, 5 Rechnungen im Monat, 10 Kunden und 5 Dienstleistungen. Er arbeitet nur in Ihrer Basiswährung, und seine PDFs tragen die Fußzeile „Generated by ERPFlow.ai“. Die Limits der größeren Tarife stehen auf der Preisseite.
Ihren rechtlichen Namen, Ihre Anschrift, Bankverbindung und eine etwaige USt-IdNr. tragen Sie einmal unter Einstellungen → Unternehmensangaben ein, und sie erscheinen auf jeder Rechnung. Die Nummern vergibt ERPFlow automatisch. Ein Tages- oder Stundensatz kann in einer Dienstleistung liegen, sodass eine neue Position bedeutet, die Dienstleistung zu wählen und die Menge einzutippen. Wenn Sie nicht umsatzsteuerlich registriert sind, lassen Sie den Steuersatz in der Position weg. Ein Angebot wird ohne erneutes Tippen in einen Rechnungsentwurf umgewandelt.
ERPFlow hat keinen Timer und keine Stundenzettel. Arbeit nach Stunden rechnen Sie ab, indem Sie auf der Rechnung einen Satz und eine Menge eintragen. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. Vorerst hat eine Karte in einem Projekt ein Feld „Aufgewendete Zeit“, das Sie in Stunden und Minuten eintippen und das pro Projekt und pro Kunde addiert wird, doch diese Summe wird nicht zu Rechnungspositionen. Sie lesen sie ab und tippen die Menge selbst ein.
Ein Kunde mit einer Monatspauschale kann auf eine wiederkehrende Rechnung gesetzt werden, die ausgestellt und per E-Mail versendet oder als Entwurf zur Prüfung belassen wird. Sie stellt dem Kunden die Rechnung und zieht das Geld nie ein, denn ERPFlow hat keine Online-Kartenzahlung und keinen automatischen Einzug. Jede Zahlung erfassen Sie, wenn sie eingeht.