Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Regeln und Zahlen aus anderen Quellen geprüft am 6. November 2026. Sie ändern sich, bestätigen Sie sie deshalb bei der Quelle, bevor Sie sich darauf verlassen.
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Um Verzugsgebühren zu berechnen, nennen Sie Ihre Bedingungen zum Zahlungsverzug vor Beginn, warten Sie, bis das Fälligkeitsdatum verstrichen ist, berechnen Sie einfache Zinsen auf den überfälligen Betrag, addieren Sie eine etwaige feste Entschädigung, die Ihnen zusteht, und stellen Sie alles auf einer neuen Rechnung in Rechnung, die auf die ursprüngliche verweist. Bei Geschäftskunden geben Ihnen EU- und UK-Recht dieses Recht automatisch.
Können Sie auf einer Rechnung eine Verzugsgebühr berechnen?
Sie können bei einer Rechnung an ein Unternehmen oder eine öffentliche Stelle in der EU oder im Vereinigten Königreich eine Verzugsgebühr berechnen, selbst wenn Ihr Vertrag nichts dazu sagt. Ein privater Verbraucher ist eine andere Sache.
| Kunde | Was Sie berechnen können | Quelle |
|---|---|---|
| Unternehmen, EU | Gesetzliche Zinsen und mindestens 40 € je verspäteter Rechnung, ohne dass eine Erinnerung nötig ist | Zahlungsverzugsrichtlinie 2011/7/EU, Artikel 3 und 6 |
| Öffentliche Stelle, EU | Dasselbe, mit strengeren Grenzen für die Dauer, die sie zum Zahlen haben | Richtlinie, Artikel 4 |
| Unternehmen oder öffentliche Stelle, UK | Gesetzliche Zinsen und eine feste Summe von 40 £, 70 £ oder 100 £ | Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 |
| Privater Verbraucher | Nur was eine wirksame Vertragsklausel vorsieht | Richtlinie 93/13/EWG, Consumer Rights Act 2015 |
Die feste Summe im Vereinigten Königreich hängt von der Forderung ab: 40 £ bis 999,99 £, 70 £ von 1.000 £ bis 9.999,99 £ und 100 £ ab 10.000 £, einmal je Zahlung geltend gemacht. In beiden Ländern können Sie über die feste Summe hinaus auch angemessene Beitreibungskosten verlangen, etwa für einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen (Artikel 6 Absatz 3; Section 5A des Gesetzes).
Das EU-Recht kommt mit Bedingungen. Nach Artikel 3 müssen Sie Ihre eigenen Pflichten erfüllt haben, und Zinsen sind nicht geschuldet, wenn der Kunde für die Verzögerung nicht verantwortlich ist. Ist die Rechnung verspätet, weil Ihre die falsche Adresse trug, lassen Sie die Gebühr bleiben.
Wie hoch ist der Verzugszinssatz gerade?
Der Verzugszinssatz ist im Vereinigten Königreich der Referenzzinssatz der Zentralbank plus 8 Prozentpunkte und in der EU plus mindestens 8 Punkte. Für das zweite Halbjahr 2026 ergibt das:
| Wo | Wie er berechnet wird | Satz, 1. Juli bis 31. Dezember 2026 |
|---|---|---|
| UK | Bank Rate am 30. Juni (3,75 %) + 8 | 11,75 % |
| Formel der Richtlinie, Euro-Länder | Hauptrefinanzierungssatz der EZB am 1. Juli (2,40 %) + 8 | 10,40 % |
| Estland, Irland, Spanien | Wie von der Kommission aufgelistet | 10,40 % |
| Deutschland | Wie von der Kommission aufgelistet | 10,52 % |
| Frankreich | Wie von der Kommission aufgelistet | 12,40 % |
Die nationalen Zahlen stammen aus der Your-Europe-Tabelle der Kommission. Verwenden Sie den Eintrag Ihres eigenen Landes statt der Formel, denn das nationale Recht bestimmt den Satz, und manche aufgelistete Zahlen weichen davon ab. Die Tabelle warnt auch, dass ein Mitgliedstaat einen Satz womöglich noch nicht bestätigt hat, prüfen Sie also nach, bevor Sie eine große Summe in Rechnung stellen. Länder außerhalb des Euroraums nutzen den entsprechenden Satz ihrer eigenen Zentralbank.
Die Falle ist, den heutigen Zentralbanksatz zu verwenden. Die Bank of England ging am 5. November 2026 auf 4 % und die EZB am 16. September 2026 auf 2,65 %, und keines von beidem ändert die obigen Zahlen, denn der Satz wird zu festen Stichtagen bestimmt. Im Vereinigten Königreich nimmt die Verordnung zum Satz die Bank Rate vom 30. Juni für Zinsen, die von Juli bis Dezember zu laufen beginnen, und vom 31. Dezember für Zinsen, die von Januar bis Juni beginnen. In der EU nutzt Artikel 3 Absatz 2 der Richtlinie für jedes Halbjahr den Satz vom 1. Januar und 1. Juli. Liegt die Bank Rate am 31. Dezember 2026 also noch bei 4 %, beträgt die UK-Zahl für Forderungen, die im ersten Halbjahr 2027 überfällig werden, 12 %.
Wie berechnen Sie Verzugszinsen?
Verzugszinsen berechnen Sie als überfälligen Betrag mal Jahreszinssatz mal Verzugstage, geteilt durch 365. Es sind einfache Zinsen, Zinsen tragen also keine Zinsen. Die Uhr beginnt am Tag nach dem Fälligkeitsdatum, und in der EU sagt die Kommission, dass sie auf den Bruttobetrag einschließlich USt. läuft.
Hier ein erfundenes Beispiel: eine Rechnung über 3.600 einschließlich USt., fällig am 15. Juli 2026 und bezahlt am 29. August, also 45 Tage zu spät.
| UK | Estland | |
|---|---|---|
| Rechnungssumme einschließlich USt. | 3.600,00 £ | 3.600,00 € |
| Jahreszinssatz | 11,75 % | 10,40 % |
| Zinsen für ein volles Jahr | 423,00 £ | 374,40 € |
| Zinsen für 45 Tage (× 45 ÷ 365) | 52,15 £ | 46,16 € |
| Feste Summe | 70,00 £ | 40,00 € |
| Verzugskosten gesamt | 122,15 £ | 86,16 € |
Runden Sie erst am Ende. Die Methode von GOV.UK liefert einen Tageswert, der als Richtwert in Ordnung ist, doch wenn Sie ihn zuerst runden, weicht das Ergebnis ab: 1,16 £ am Tag über 45 Tage ergibt 52,20 £ statt 52,15 £. In einer Tabellenkalkulation, mit dem überfälligen Betrag in B2, dem Satz in B3, dem Fälligkeitsdatum in B4 und dem Zahlungsdatum in B5:
=ROUND(B2*B3*(B5-B4)/365,2)
(In einer deutschsprachigen Tabellenkalkulation heißt die Funktion RUNDEN, und das Trennzeichen ist ein Semikolon.)
Zahlt der Kunde einen Teil der Rechnung, berechnen Sie jeden Abschnitt auf den in diesem Abschnitt offenen Saldo und addieren sie.
Können Sie eine eigene Verzugsgebühr festlegen?
Sie können eine eigene Verzugsgebühr festlegen, wenn der Kunde sie vor Beginn der Arbeit vereinbart hat, mit Grenzen auf beiden Seiten. Ein vertraglicher Satz ersetzt die gesetzlichen Zinsen: GOV.UK sagt, dass Sie keine gesetzlichen Zinsen verlangen können, wenn der Vertrag einen anderen Satz hat.
| Gesetzliche Zinsen | Ihr eigener Zinssatz | Pauschale Gebühr, etwa 25 € bei Verspätung | |
|---|---|---|---|
| Vorherige Vereinbarung nötig? | Nein | Ja | Ja |
| Gilt für Verbraucher? | Nein | Nur wenn die Klausel fair ist | Nur wenn die Klausel fair ist |
| USt. | Keine auf die Zinsen | Keine auf Zinsen für verspätete Zahlung | Kann anders sein. Siehe unten |
| Hauptrisiko | Ein Kunde, der widerspricht | Zu niedrig kann nichtig sein, zu hoch kann angefochten werden | Als Vertragsstrafe angefochten |
Die Regeln, die diese Grenzen setzen:
- Im Vereinigten Königreich ist eine Vertragsklausel nichtig, wenn sie keinen „substantial remedy“ bietet, also keinen wesentlichen Rechtsbehelf bei verspäteter Zahlung. Sie können das Recht also nicht auf fast nichts herunterverhandeln. Eine Gebühr weit über Ihrem tatsächlichen Schaden kann zudem als Vertragsstrafe nicht durchsetzbar sein.
- In der EU gilt eine Klausel, die Zinsen ganz ausschließt, als grob nachteilig, und bei einer, die die 40 € ausschließt, wird das vermutet (Artikel 7).
- Bei Verbrauchern steht eine Klausel, die von einem säumigen Zahler eine unverhältnismäßig hohe Summe verlangt, auf der Liste der Klauseln, die missbräuchlich sein können, sowohl in der EU-Richtlinie als auch im britischen Gesetz, die in der ersten Tabelle verlinkt sind.
Für die meisten kleinen Unternehmen ist der gesetzliche Satz die einfache Wahl: Er ist hoch genug, um zu zählen, und niemand kann ihn überzogen nennen.
Was sollten Ihre Bedingungen und Rechnungen sagen?
Ihre Bedingungen und Rechnungen sollten Verzugskosten vorab erwähnen, auch wo das Gesetz es nicht verlangt, denn ein Kunde, der die Zeile gesehen hat, streitet später viel seltener. Dies sind Ausgangspunkte zum Anpassen, die ein Anwalt anhand Ihres eigenen Vertrags prüfen kann.
Für Ihre Bedingungen in der EU:
Die Zahlung ist 14 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig. Bei verspäteter Zahlung dürfen wir ab dem Tag nach dem Fälligkeitsdatum Zinsen in Höhe des gesetzlichen Satzes für Handelsgeschäfte berechnen, zuzüglich einer Entschädigung für Beitreibungskosten von mindestens 40 € je Rechnung.
Für Ihre Bedingungen im Vereinigten Königreich:
Die Zahlung ist 14 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig. Bei verspäteter Zahlung dürfen wir Zinsen und Entschädigung nach dem Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 verlangen.
Auf jeder Rechnung:
Zahlungsverzug: Gesetzliche Zinsen und Entschädigung können ab dem Tag nach dem Fälligkeitsdatum berechnet werden.
Für die Positionen auf der Rechnung über Verzugskosten, mit dem UK-Beispiel von oben:
Verzugszinsen auf Rechnung INV-2026-0117 (3.600,00 £): 45 Tage, 16. Juli bis 29. August 2026, zu 11,75 % im Jahr. 52,15 £
Feste Entschädigung nach dem Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, Rechnung INV-2026-0117. 70,00 £
Fällt auf eine Verzugsgebühr USt. an?
Auf Verzugszinsen fällt in der EU und im Vereinigten Königreich keine USt. an. Die Your-Europe-Seite der Kommission sagt, dass Sie auf die Zinsen keine USt. zahlen, und das HMRC-Handbuch sagt, dass Zinsen, die wegen verspäteter Zahlung zugesprochen oder vereinbart werden, als Entschädigung für die Verzögerung außerhalb des Anwendungsbereichs der USt. liegen.
Eine pauschale Gebühr wird womöglich nicht gleich behandelt. Die HMRC-Hinweise zu Entschädigungszahlungen sagen, dass die Bezeichnung einer Gebühr nicht darüber entscheidet, ob sie eine Leistung ist, und verweisen auf EU-Rechtsprechung, nach der manche als Entschädigung bezeichneten Zahlungen tatsächlich Entgelt für eine Leistung waren. Keine der beiden Quellen behandelt unmittelbar die festen Summen von 40 € oder 40 bis 100 £. Klären Sie also beides mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie die Steuer auf der Position festlegen.
Sollten Sie sie tatsächlich berechnen?
Sie sollten eine Verzugsgebühr berechnen, wenn sie Verhalten ändert oder wenn die Beziehung ohnehin vorbei ist. Die Europäische Kommission selbst stellt fest, dass Unternehmen, besonders kleine, zögern, Ansprüche geltend zu machen, aus Angst, die Beziehung zu beschädigen, und das ist eine geschäftliche Entscheidung, die Sie treffen dürfen.
| Situation | Übliches Vorgehen |
|---|---|
| Guter Kunde, zum ersten Mal ein paar Tage zu spät | Nicht berechnen. Die Erinnerung freundlich halten |
| Wiederholter Spätzahler | Einmal warnen, dann berechnen, oder anbieten, sie bei Zahlung bis zu einem Datum zu erlassen |
| Kunde, mit dem Sie nicht mehr arbeiten, Forderung geht ins Inkasso | Alles geltend machen, was Ihnen zusteht |
| Rechnung tatsächlich bestritten | Zuerst den Streit beilegen |
Ein Angebot zum Erlass bringt die Forderung oft schneller ein als die Gebühr:
Rechnung INV-2026-0117 ist nun 45 Tage überfällig, was uns Zinsen und Entschädigung von 122,15 £ zusteht. Erhalten wir die 3.600,00 £ bis zum 5. September 2026, erlassen wir Ihnen diese Gebühr diesmal.
Die Schritte davor stehen in der Abfolge der Zahlungserinnerungen, und es hilft, von Anfang an klare Zahlungsbedingungen vereinbart zu haben. Zahlt der Kunde nie, lesen Sie Abschreibung auf Leistung und Forderungsausfall.
Ändern sich die Regeln zum Zahlungsverzug?
Die britischen Regeln zum Zahlungsverzug sollen sich ändern, doch das geltende Recht gilt, bis neue Regeln in Kraft treten. Der Commercial Payments Bill, der jetzt im House of Commons liegt, würde Zahlungsfristen zwischen Unternehmen auf 60 Tage begrenzen, mit begrenzten Ausnahmen, und Zinsen von 8 % über dem Basiszins vorschreiben. Er ist noch kein Gesetz, und ein Starttermin steht nicht fest.
In der EU hat die Kommission 2023 vorgeschlagen, die Richtlinie durch eine Verordnung zu ersetzen. Das ist nicht verabschiedet, die Richtlinie in der Fassung des jeweiligen nationalen Rechts gilt also weiter.
Eine Verzugsgebühr in ERPFlow ansetzen
ERPFlow berechnet keine Verzugsgebühren und fügt einer Rechnung keine Zinsen hinzu. Eine ausgestellte Rechnung ist endgültig, die Gebühr kann also auch nicht auf die ursprüngliche.
Berechnen Sie den Betrag also mit der Formel oben und legen Sie dann eine neue Rechnung für denselben Kunden an, mit einer Position für die Zinsen und einer für die feste Summe und der ursprünglichen Rechnungsnummer in jeder Beschreibung. Jede Position hat ihren eigenen Steuersatz oder keinen, sodass Sie ihn nach dem Rat Ihrer Steuerberatung setzen können. Dann Ausstellen und wie gewohnt senden.
Es ist eine gewöhnliche Rechnung, sie erhält also die nächste Nummer, zählt zum monatlichen Rechnungslimit Ihres Tarifs und erscheint im Umsatz, sobald sie bezahlt ist. Sagen Sie Ihrer Steuerberatung, wie Sie das behandelt haben möchten.
Zahlungserinnerung senden nennt die überfälligen Tage und den offenen Betrag der ursprünglichen Rechnung. Ihr Wortlaut ist fest und erwähnt keine Zinsen, eine Forderung der Gebühr gehört also in Ihre eigene E-Mail oder auf die neue Rechnung.