Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Ein Ablauf für Zeiterfassung und Abrechnung für Freelancer braucht ein Protokoll, einen wöchentlichen Check und einen Abrechnungstag. Schreiben Sie jeden Arbeitsblock am Tag der Ausführung auf, prüfen Sie das Protokoll jeden Freitag fünfzehn Minuten lang und machen Sie an einem festen Datum jedes Monats aus den Stunden jedes Kunden eine Rechnung.
Stunden gehen meist zwischen der Arbeit und dem Aufschreiben verloren, die Routine zählt also mehr als das Werkzeug, das Sie wählen.
Was sollten Freelancer vereinbaren, bevor sie Zeit erfassen?
Freelancer sollten Stundensatz, Abrechnungsintervall, das, was berechenbar ist, und den Abrechnungstermin vereinbaren, bevor die erste Stunde erfasst wird. Nehmen Sie sie in das Angebot oder die E-Mail auf, die den Auftrag bestätigt, denn gegen eine Regel, die der Kunde schriftlich gesehen hat, lässt sich später schwer argumentieren. Sie können dies übernehmen und die Zahlen ändern:
Zeit wird mit 75,00 € pro Stunde zuzüglich USt. berechnet, in Einheiten von 15 Minuten erfasst und am letzten Arbeitstag jedes Monats in Rechnung gestellt. Reisezeit wird zum halben Satz berechnet. Die Zahlung ist 14 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig.
Zu jeder dieser Entscheidungen gibt es einen eigenen Ratgeber, falls Sie unsicher sind: Abrechnungsintervalle, Reisezeit berechnen und Zahlungsbedingungen.
Wie sieht ein einfaches Zeitprotokoll für Freelancer aus?
Ein Zeitprotokoll für Freelancer braucht sechs Spalten, und eine Tabelle schafft das gut. Diese Einträge sind erfunden:
| Datum | Kunde | Aufgabe | Stunden | Berechenbar | Rechnung |
|---|---|---|---|---|---|
| 3. April | Harbour Foods | Produktseiten, erster Entwurf | 3,25 | Ja | INV-2026-0031 |
| 3. April | Harbour Foods | Telefonat mit der Marketingleitung | 0,5 | Ja | INV-2026-0031 |
| 6. April | Fell Cycles | Startseite neu geschrieben | 2,0 | Ja | |
| 7. April | Eigene Verwaltung | Buchführung | 1,0 | Nein | entfällt |
Die Spalte Rechnung leistet am meisten. Eine leere Zelle bedeutet, dass die Stunden noch nicht abgerechnet sind, wer also nach leeren Zellen filtert, sieht die nicht abgerechnete Arbeit und verhindert, dass etwas zweimal abgerechnet wird.
Erfassen Sie auch Ihre eigene Verwaltung, obwohl niemand dafür zahlt. Nach einigen Monaten sagt sie Ihnen, wie viele Stunden Sie wirklich zu verkaufen haben, und davon hängt Ihr Satz ab.
Wie sieht die Wochen- und Monatsroutine aus?
Die Routine hat drei regelmäßige Schritte, und den, den die Leute auslassen, ist der Freitag.
| Wann | Etwa wie lange | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Am selben Tag | 2 Minuten | Aufschreiben, woran Sie gearbeitet haben, für wen und wie lange |
| Freitag | 15 Minuten | Das Protokoll mit Kalender, gesendeten E-Mails und geänderten Dateien vergleichen und Lücken füllen |
| Abrechnungstag | 10 Minuten je Kunde | Nach Kunde filtern, die berechenbaren Stunden addieren, die Rechnung ausstellen, ihre Nummer ins Protokoll schreiben |
Der Freitag fängt das meiste Geld ab. An einem Freitag erinnern Sie sich noch an den ungeplanten Anruf eines Kunden am Dienstag. Am Monatsende nicht mehr, und aus dem Gedächtnis rekonstruierte Stunden fallen zu knapp aus.
Wenn das Fälligkeitsdatum verstrichen ist, brauchen Sie noch eine Gewohnheit: Fassen Sie an einem festen Tag nach, mit einer Erinnerungsfolge, die Sie bereits geschrieben haben.
Ein durchgerechnetes Beispiel: die Stunden eines Monats auf einer Rechnung
Hier ein erfundenes Beispiel. Ein freiberuflicher Texter berechnet 75 € pro Stunde, Reisezeit zum halben Satz, und schlägt 20 % Umsatzsteuer auf. Dies sind die berechenbaren Stunden des Aprils für einen Kunden.
| Zeile | Stunden | Satz | Netto |
|---|---|---|---|
| Texten, Produktseiten | 18,5 | 75,00 € | 1.387,50 € |
| Telefonate und Überarbeitungen | 3,25 | 75,00 € | 243,75 € |
| Reise zum Büro des Kunden, halber Satz | 2,0 | 37,50 € | 75,00 € |
| Netto | 23,75 | 1.706,25 € | |
| USt. zu 20 % | 341,25 € | ||
| Fälliger Gesamtbetrag | 2.047,50 € |
Prüfen Sie vor dem Ausstellen, ob 23,75 mit der berechenbaren Summe des Protokolls für diesen Kunden und Monat übereinstimmt. Wenn nicht, haben Sie eine Zeile übersehen oder eine aus einem anderen Monat erwischt. Schreiben Sie jede Zeile so, dass der Kunde nicht nachfragen muss:
Texten, Produktseiten, 1. bis 30. April: 18,5 Stunden zu 75,00 €
Wenn Sie nicht umsatzsteuerlich registriert sind, entfällt die USt.-Zeile und die Summe beträgt 1.706,25 €. Der Ratgeber zur Rechnung an einen Kunden als Freelancer behandelt, was die Rechnung sonst sagen muss, und abrechenbare Stunden in eine Rechnung umwandeln geht weiter auf zusammenfassende oder detaillierte Zeilen ein.
Sollten Freelancer bei Festpreisaufträgen Zeit erfassen?
Freelancer sollten auch bei Festpreisaufträgen Zeit erfassen, denn nichts sonst zeigt, was der Auftrag pro Stunde eingebracht hat. Nehmen Sie ein erfundenes Website-Neuschreiben für 2.400 €, das 44 Stunden gedauert hat. Das ergibt 54,55 € pro Stunde bei einem Satz von 75 €, und zu 75 € wären dieselben Stunden 3.300 € gewesen.
Der Kunde sieht diese Stunden nie. Sie nutzen sie beim nächsten Angebot oder wenn Sie geplante und tatsächliche Stunden vergleichen, um zu sehen, welche Arten von Aufträgen Sie immer wieder zu niedrig kalkulieren.
Stunden erfassen und in ERPFlow abrechnen
ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. Vorerst bleibt Ihr Protokoll in einer Tabelle oder einer Timer-App, und ERPFlow übernimmt die Rechnung und alles danach.
- Der Satz: Legen Sie eine Dienstleistung mit der Einheit Stunden und Ihrem Stundenpreis an. Wählen Sie auf einer Rechnung die Dienstleistung und tippen Sie die Menge aus Ihrem Protokoll ein, etwa 18,5. Die Beschreibung auf der Zeile können Sie umformulieren.
- Versand: Das Ausstellen vergibt die Rechnungsnummer und macht die Rechnung endgültig. Sie wird als PDF per E-Mail versendet, in einer von 19 Sprachen.
- Bezahlt werden: Erfassen Sie jede Zahlung, sobald sie eintrifft, auch Teilzahlungen. Die Liste Rechnungen filtert nach Überfällig, und Zahlungserinnerung senden schickt eine überfällige Rechnung per E-Mail, wenn Sie es wählen. Nichts wird nach Zeitplan versendet, und ERPFlow zieht das Geld nicht selbst ein.
- Stunden neben dem Kunden: Ein mit dem Kunden verknüpftes Projekt hält Karten mit eingetippter aufgewendeter Zeit, und diese Zeiten laufen je Projekt und je Kunde zusammen. Jede Karte hat eine Zahl ohne Datum und wird nicht zu Rechnungspositionen, sie ersetzt also kein datiertes Protokoll.
Der Tarif Free hat ein Mitglied und erlaubt 5 Rechnungen im Monat, 5 Dienstleistungen und insgesamt 10 Projektkarten, prüfen Sie diese Grenzen also gegen Ihre eigene Kundenliste.