Weiterberechenbare Auslagen in Rechnung stellen

Um eine weiterberechenbare Auslage in Rechnung zu stellen, setzen Sie sie als eigene Position auf die Rechnung, mit dem, was es war, wann es geschah und dem Betrag, zum Selbstkostenpreis oder mit einem vereinbarten Aufschlag. Bewahren Sie den Beleg auf. Ob Sie USt. aufschlagen, hängt davon ab, ob es eine Weiterberechnung (in der Regel ja) oder ein echter durchlaufender Posten (in der Regel nein) ist.

Wie sollten weiterberechenbare Auslagen auf einer Rechnung erscheinen?

Weiterberechenbare Auslagen sollten als getrennte Positionen unter Ihrem Honorar erscheinen, jede so genau, dass die Buchhaltung des Kunden nichts nachfragen muss. „Auslagen: 240 €“ löst eine Rückfrage aus. Diese hier nicht:

Auslage: Bahn und Hotel für den Besuch beim Kunden vor Ort, 11. bis 12. März 2026, zum Selbstkostenpreis. Belege auf Anfrage.

Fassen Sie kleine Posten zusammen, wenn der Kunde zustimmt, aber geben Sie jeder Gruppe einen Datumsbereich. Haben Sie eine Ausgabe aufgeschlagen, schreiben Sie nicht „zum Selbstkostenpreis“ daneben.

Rechnen Sie Auslagen auf derselben Rechnung ab wie die zugehörige Arbeit oder auf der ersten Rechnung, nachdem Sie sie bezahlt haben. Eine Auslage, die vier Monate später auftaucht, hat oft ihren Platz im Budget des Kunden verloren. Die Reisezeit ist eine andere Frage als der Fahrpreis, und der Ratgeber zur Abrechnung von Reisezeit behandelt sie.

Ist es eine Weiterberechnung oder ein durchlaufender Posten?

Eine Weiterberechnung ist eine Ausgabe, die Sie getätigt haben, um Ihre eigene Arbeit zu leisten, ein durchlaufender Posten ist eine Ausgabe, die Sie rein im Namen des Kunden gezahlt haben. Der Unterschied entscheidet über die USt.

Die meisten Geschäftsausgaben sind Weiterberechnungen, wie auch immer die Rechnung sie nennt. Das eigene Beispiel von HMRC ist ein Berater, der zum Standort eines Kunden fliegt: Der Flugpreis kann kein durchlaufender Posten sein, weil die Leistung der Fluggesellschaft an den Berater erfolgte (Notice 700, Absatz 25.1.3). Im Vereinigten Königreich müssen alle Bedingungen von HMRC erfüllt sein, damit etwas als durchlaufender Posten behandelt wird. In der EU gilt Artikel 79 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie: Das Geld muss im Namen und auf Rechnung des Kunden ausgegeben werden, und Sie müssen den tatsächlichen Betrag belegen und dürfen darauf keine USt. abziehen.

Die steuerliche Seite hat einen eigenen Ratgeber: USt. auf weiterberechnete Auslagen und durchlaufende Posten. Der Rest dieses Ratgebers handelt davon, wie es auf die Rechnung kommt.

Eine Beispielrechnung mit Honorar, Weiterberechnung und durchlaufendem Posten

Hier ein erfundenes Beispiel, mit 20 % USt., damit die Rechnung einfach bleibt. Ein Berater stellt ein Honorar in Rechnung, berechnet Reisekosten weiter und gibt eine im Namen des Kunden gezahlte Bauantragsgebühr durch.

Wie vermeiden Sie USt. auf USt.?

Sie vermeiden USt. auf USt., indem Sie die Ausgabe ohne die USt. weiterberechnen, die Sie zurückfordern können, und dann Ihre eigene USt. aufschlagen. Das ist der häufigste Fehler bei einer Auslagenposition. Nehmen Sie einen erfundenen Hotelbeleg über 120 €, der 20 € USt. enthält.

Die zweite Zeile ist richtig, und sie überrascht die Leute. Manche Länder beschränken den Abzug der USt. auf Hotels und Mahlzeiten, dann sind die ganzen 120 € Ihre Kosten, und Ihre eigene USt. gilt trotzdem für die Position. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, welche Kosten Sie zurückfordern können.

Die letzte Zeile sollten Sie vermeiden. Der Kunde zahlt 24 € zu viel, und eine aufmerksame Buchhaltung schickt die Rechnung zurück.

Zum Selbstkostenpreis oder mit Aufschlag?

Der Selbstkostenpreis ist der übliche Standard für weiterberechenbare Auslagen, und ein Aufschlag ist in Ordnung, wenn der Kunde ihn schriftlich vereinbart hat. Ein Aufschlag ist angemessen, wo Sie echte Kosten tragen, weil Sie das Geld vorstrecken oder einen Lieferanten betreuen. Auf die 240 € oben macht 10 % die Position zu 264 €, mit 52,80 € USt. Wofür Sie sich auch entscheiden, sagen Sie es, bevor Sie ausgeben:

Auslagen: Reisekosten und andere für diese Arbeit nötige Kosten werden zum Selbstkostenpreis, ohne Aufschlag, auf der Rechnung des Monats abgerechnet, in dem sie entstehen. Jede einzelne Ausgabe über 100 € braucht vorher Ihre schriftliche Genehmigung. Belege sind auf Anfrage erhältlich.

Die Zeile zur Genehmigung verhindert die meisten Streitigkeiten. Ohne sie bitten Sie den Kunden, ein Hotel für 600 € nach dem Aufenthalt zu genehmigen.

Die Fehler, die Sie Geld kosten

• Es vergessen. Der übliche Grund ist, dass die Ausgabe auf einem Kartenauszug steht und die Rechnung woanders liegt. Prüfen Sie Ihre Ausgaben, bevor Sie jede Rechnung senden.
• Den Beleg verlieren. Kein Beleg kann keinen Vorsteuerabzug heißen und keine Antwort, wenn der Kunde fragt.
• USt. auf einen durchlaufenden Posten zurückfordern. Beides geht nicht.
• Weiterberechnung mit Mitarbeiterabrechnungen verwechseln. Einem Mitarbeiter zurückzuzahlen, der eine Ausgabe vorgestreckt hat, ist eine eigene Aufgabe, was auch immer Sie dem Kunden dann berechnen. Siehe die Richtlinie zur Ausgabenerstattung.

Eine Ausgabe in ERPFlow weiterberechnen

Ausgaben in ERPFlow sind nicht mit Kunden oder Aufträgen verknüpft, eine Ausgabe weiterzuberechnen heißt also, eine Position auf der Rechnung einzutippen. ERPFlow kann eine Ausgabe nicht auf eine Rechnung ziehen, eine als nicht abgerechnet kennzeichnen oder Kosten und Marge je Kunde zeigen.

Sie tun also zwei Dinge. Erfassen Sie die Kosten unter Ausgaben, mit Kategorie, Lieferant, USt. und angehängtem Beleg. Tippen Sie dann die Position auf der Rechnung ein: Beschreibung, Menge, Preis und Steuersatz, oder keine Steuer bei einem durchlaufenden Posten. Fügen Sie die Rechnungsnummer der Beschreibung der Ausgabe hinzu, damit Sie auf einen Blick sehen, dass sie abgerechnet wurde.

An eine Rechnung angehängte Dateien sind intern und werden dem Kunden nicht gesendet. Will ein Kunde die Belege, senden Sie sie also getrennt.

ERPFlow hat keine Mitarbeiterabrechnungen oder Erstattungen, keine Kilometererfassung und kein Scannen von Belegen.