Cách lập hóa đơn cho dịch vụ chuyên môn

Để lập hóa đơn cho dịch vụ chuyên môn, hãy tính tiền theo điều khoản trong thư cam kết dịch vụ và mô tả công việc sao cho khách duyệt được mà không cần gọi cho bạn: kỳ được tính, đã làm gì, số giờ và đơn giá hoặc phí cố định, chi phí và khoản chi hộ trên các dòng riêng, rồi đến VAT, tổng tiền và ngày đến hạn.

Khách đếm được một pallet hàng đã giao. Không ai đếm được lời tư vấn, nên hóa đơn phải cho thấy nó. Đó là điều phân biệt hóa đơn của công ty tư vấn, văn phòng luật, kế toán viên hay agency với một hóa đơn thông thường. Các bước chung nằm trong cách lập hóa đơn cho khách hàng.

Nên lập hóa đơn thế nào cho từng cách tính phí?

Bạn nên lập hóa đơn cho từng cách tính phí sao cho dòng hóa đơn nhắc lại đúng điều thư cam kết dịch vụ đã hứa, nếu được thì dùng cùng từ ngữ.

Nếu bạn chưa ghi cách tính phí ra giấy, hãy làm việc đó trước khi chỉnh hóa đơn. Phần phí trong thư cam kết dịch vụ cho thấy nên đưa gì vào.

Hóa đơn dịch vụ chuyên môn cần chi tiết đến đâu?

Hóa đơn dịch vụ chuyên môn cần đủ chi tiết để xác định dịch vụ và phạm vi của nó, và đó cũng là điều pháp luật yêu cầu. Điều 226(6) của Chỉ thị VAT của EU đòi hỏi "phạm vi và loại dịch vụ đã cung cấp". Hướng dẫn VAT của HMRC yêu cầu mô tả đủ để xác định dịch vụ, và nói đơn giá của một dịch vụ có thể là đơn giá theo giờ hoặc giá của một dịch vụ tiêu chuẩn.

Hãy nhớ đến tính bảo mật. Hóa đơn đi qua bộ phận kế toán, những người không cần biết về một vụ sa thải hay một tranh chấp. Với công việc nhạy cảm, hãy giữ dòng hóa đơn trung tính ("Tư vấn lao động, tháng 3, 2026, 6 giờ") và gửi phần diễn giải chi tiết riêng cho người liên hệ.

Ví dụ hoàn chỉnh: phí dịch vụ, giờ công, một chi phí và một khoản chi hộ

Đây là một ví dụ tự đặt: một công ty tư vấn nhỏ lập hóa đơn cho khách trong tháng 3, với VAT 20% để minh họa.

Tổng tiền là €6.735 cộng €1.347 VAT, cộng khoản chi hộ €120.

Hai dòng cuối là chỗ các công ty hay sai. Vé tàu của bạn là chi phí để làm công việc của chính bạn, nên nó nằm trong giá của bạn và chịu VAT, dù bạn gọi nó là gì trên hóa đơn. HMRC cho biết các điều kiện của họ thường khiến tiền đi lại, điện thoại và bưu phí của chính người tư vấn không được tính là khoản chi hộ (mục 25.1 của hướng dẫn nêu trên, và hướng dẫn của HMRC về chi phí và khoản chi hộ).

Một khoản chi hộ thực sự thì khác. Bạn thanh toán với tư cách đại diện của khách, khách nhận và sử dụng thứ đã mua, và bạn chuyển lại đúng số tiền đó. Cơ sở của EU là Điều 79(c) của Chỉ thị VAT, điều này cũng đòi hỏi bằng chứng về số tiền thực tế và cấm bạn khấu trừ VAT tính trên khoản đó. VAT trên chi phí được hoàn lại và khoản chi hộ đi qua từng tiêu chí.

Nên lập hóa đơn dịch vụ chuyên môn bao lâu một lần?

Hằng tháng là mặc định an toàn nhất cho dịch vụ chuyên môn tính theo thời gian, vì một hóa đơn ngắn cho công việc gần đây sẽ được đọc và thanh toán, còn hóa đơn năm tháng thì bị thương lượng. Làm vậy cũng giúp vấn đề lộ ra sau phí của một tháng chứ không phải năm tháng.

Dù chọn nhịp nào, hãy ghi kỳ tính trên mọi hóa đơn. Điều 226(7) yêu cầu ghi ngày cung cấp khi khác ngày phát hành, và "1 đến 31 tháng 3, 2026" trả lời được cả điều đó lẫn câu hỏi đầu tiên của khách.

Công việc đã làm mà chưa lập hóa đơn là tiền bạn đang cho vay. Báo cáo WIP cho thấy số tiền đó là bao nhiêu. Nếu bạn nhận tiền tạm ứng trước khi bắt đầu, xem hóa đơn đặt cọc và thanh toán cuối để biết cách lập hóa đơn, và nếu bạn giữ tiền của khách thì quy định của cơ quan quản lý ngành bạn được ưu tiên trước.

Thể hiện chiết khấu hoặc giảm số giờ tính phí thế nào?

Hãy thể hiện số giờ bị giảm dưới dạng một khoản chiết khấu nhìn thấy được thay vì lặng lẽ tính ít giờ hơn, vì khi đó khách thấy cả công việc lẫn khoản nhượng bộ. Điều 226(8) dù sao cũng yêu cầu thể hiện chiết khấu nếu chưa nằm trong đơn giá.

Đây là một ví dụ tự đặt. Một tư vấn viên làm 40 giờ với đơn giá €95 và quyết định tính tiền 34 giờ.

Con số €3.230 đúng bằng 34 giờ nhân €95, và cuộc trao đổi về ngân sách tháng sau bắt đầu từ con số thật. Bài của chúng tôi về giảm giờ tính phí và xóa nợ giải thích sự khác nhau giữa hai việc này.

Làm sao để hóa đơn không khiến khách bất ngờ?

Bạn tránh để hóa đơn gây bất ngờ bằng cách nói trước trong đó có gì trước khi khách mở ra. Một ghi chú ba dòng làm được phần lớn việc, và mẫu email hóa đơn có thêm nhiều phiên bản:

Đính kèm là hóa đơn INV-2026-0088 cho tháng 3: €8.202,00, đến hạn ngày 14 tháng 4. Hóa đơn gồm giai đoạn 1 của đợt rà soát với phí cố định đã thỏa thuận và 32,5 giờ công việc tiếp theo theo đơn giá đã thỏa thuận, nằm trong mức ước tính 40 giờ chúng ta đã trao đổi. Số giờ theo từng ngày có trong bản tóm tắt đính kèm.

Nếu hóa đơn sắp vượt mức ước tính, hãy gọi điện trước. Khách nghe về việc vượt mức từ chính bạn thường sẽ trao đổi. Khách thấy nó trên hóa đơn thường sẽ phản đối.

Lập hóa đơn dịch vụ chuyên môn trong ERPFlow

ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ và bảng chấm công. Công việc tính theo giờ được lập hóa đơn bằng cách nhập đơn giá và số lượng trên hóa đơn, thường từ một dịch vụ lưu sẵn đơn giá và thuế. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có.

Hiện tại, hãy giữ sổ ghi thời gian ở nơi bạn đang giữ và gõ tổng vào. Một dự án có thể liên kết với khách hàng cùng các báo giá và hóa đơn của khách đó, và mỗi thẻ có trường thời gian đã dùng nhập theo giờ và phút, được cộng lại theo từng dự án và từng khách hàng. Tổng đó không tự thành các dòng hóa đơn, và cũng không có báo cáo theo từng người.

Hóa đơn trong ví dụ trên dùng được nguyên như vậy. Mỗi dòng có số lượng, giá, chiết khấu tùy chọn và thuế suất riêng, nên các dòng phí có thể chịu VAT còn dòng khoản chi hộ không có thuế. Bản tóm tắt thời gian có thể đặt ở thẻ Tệp đính kèm của hóa đơn, nhưng email chỉ mang theo PDF của hóa đơn, nên bạn tự gửi bản tóm tắt. Phí duy trì có thể chạy bằng hóa đơn định kỳ, lập hóa đơn cho khách đúng lịch và không bao giờ thu tiền.

Dự án không có đơn giá, ngân sách, tính giá thành hay lợi nhuận, và ERPFlow không có báo cáo WIP. Chi phí không liên kết với khách hàng hay công việc, nên khoản tính lại là một dòng bạn gõ trên hóa đơn.