Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Để chuyển giờ công tính phí thành hóa đơn, hãy chốt bảng ghi thời gian vào một ngày cắt, rà soát các dòng ghi, gom chúng thành vài dòng, nhân số giờ với đơn giá đã thỏa thuận, cộng thuế và nêu kỳ mà công việc thuộc về. Hãy giữ sẵn bảng ghi chi tiết, vì đó là thứ đầu tiên khách hàng đòi khi một con số làm họ bất ngờ.
Hóa đơn cho số giờ làm việc cần hiển thị gì?
Hóa đơn cho công việc tính theo giờ cần cho thấy đã làm gì, làm bao nhiêu, với đơn giá nào và vào lúc nào. Ở EU, hóa đơn VAT phải nêu "phạm vi và tính chất của các dịch vụ đã cung cấp", đơn giá chưa gồm VAT, và ngày cung cấp hoặc hoàn thành khi khác ngày phát hành (Điều 226 của Chỉ thị VAT).
Với công việc tính theo giờ, phạm vi là số giờ, đơn giá là mức phí theo giờ, và ngày cung cấp là kỳ đã làm việc. Các trường bắt buộc khác nằm trong mẫu hóa đơn VAT: giải thích từng trường. Quy định quốc gia bổ sung thêm, và các nước ngoài EU có quy định riêng.
Các dòng hóa đơn nên chi tiết đến mức nào?
Một dòng cho mỗi công việc và mỗi mức giá phù hợp với hầu hết khách hàng. Chi tiết hơn nên nằm trong bản tóm tắt thời gian gửi kèm hóa đơn, vì một hóa đơn 60 dòng mời gọi một cuộc tranh luận 60 dòng.
| Khách hàng hoặc hợp đồng | Các dòng nên cho thấy |
|---|---|
| Một công việc, một mức giá | Một dòng: công việc, kỳ, số giờ, đơn giá |
| Nhiều công việc hoặc trung tâm chi phí | Một dòng cho mỗi công việc, để mỗi dòng có thể hạch toán riêng |
| Đơn giá khác nhau theo cấp bậc | Một dòng cho mỗi công việc và mỗi mức giá |
| Hợp đồng quy định định dạng, như công ty bảo hiểm và cơ quan công quyền thường làm | Các dòng tóm tắt, cộng chứng từ chi tiết đúng định dạng hợp đồng yêu cầu |
| Công việc có trần hoặc ước tính | Các dòng thông thường, cộng tổng lũy kế so với mức trần trong thư kèm theo |
Từ bảng ghi thời gian đến hóa đơn, từng bước
- Đặt ngày chốt. Cuối tháng, cuối công việc, hoặc theo thỏa thuận. Các giờ sau ngày đó chờ hóa đơn kế tiếp.
- Đòi thời gian còn thiếu. Thu thập các dòng ghi của mọi người trước khi rà soát.
- Lọc bảng ghi theo khách hàng này, kỳ này, có tính phí và chưa lập hóa đơn.
- Rà soát như khách hàng sẽ làm. Viết lại các dòng mơ hồ, bỏ phần làm lại do lỗi của bạn và kiểm tra đơn giá.
- Làm tròn một lần, theo đơn vị tính phí trong thỏa thuận.
- Gom thành các dòng và cộng số giờ theo công việc và đơn giá.
- Đối chiếu. Giờ đã ghi, trừ giờ không tính, phải bằng giờ đã tính phí.
- Thêm chi phí thành các dòng riêng. Xem cách lập hóa đơn cho chi phí được hoàn lại.
- Phát hành, rồi đóng dấu vào bảng ghi. Ghi số hóa đơn bên cạnh mỗi dòng, để không giờ nào bị tính phí hai lần.
Ví dụ: một tháng giờ công, ba dòng
Đây là một ví dụ giả định. Một công ty tư vấn nhỏ chốt tháng 3 năm 2026 cho một khách hàng. Một chuyên gia tư vấn cấp cao tính €120 một giờ và một nhà phân tích €75, trên hai công việc. Một dòng ghi 1,50 giờ của nhà phân tích là làm lại do lỗi của chính công ty, nên không tính phí.
| Công việc và cấp bậc | Giờ đã ghi | Không tính phí | Giờ tính phí | Đơn giá | Chưa thuế |
|---|---|---|---|---|---|
| Rà soát thị trường, cấp cao | 14,50 | 0,00 | 14,50 | €120 | €1.740,00 |
| Rà soát thị trường, nhà phân tích | 23,50 | 1,50 | 22,00 | €75 | €1.650,00 |
| Báo cáo cho hội đồng, cấp cao | 6,00 | 0,00 | 6,00 | €120 | €720,00 |
| Tổng | 44,00 | 1,50 | 42,50 | €4.110,00 |
VAT 20% cộng thêm €822,00, nên tổng hóa đơn là €4.932,00.
Việc đối chiếu nằm ở dòng cuối: 44,00 − 1,50 = 42,50. Nếu các con số đó không khớp, một dòng ghi đã bị mất hoặc đếm hai lần, và tìm ra ngay bây giờ rẻ hơn nhiều. Việc có hiển thị 1,50 giờ đó trên hóa đơn như một cử chỉ thiện chí hay không là một quyết định riêng, được nói trong giảm giá trị ghi nhận so với xóa nợ.
Câu chữ bạn có thể sao chép
Mô tả dòng trả lời các câu hỏi thường gặp:
Rà soát thị trường, chuyên gia tư vấn cấp cao, từ 1 đến 31 tháng 3, 2026: 14,50 giờ với đơn giá €120,00 mỗi giờ.
Thư kèm theo để chặn trước thắc mắc:
Đính kèm là hóa đơn tháng 3 của chúng tôi: 42,50 giờ cho phần rà soát thị trường và báo cáo cho hội đồng. Bản tóm tắt thời gian cũng được đính kèm, để bạn thấy các giờ đã dùng vào việc gì. Nếu có chỗ nào cần xem lại, xin cho tôi biết.
Còn nhiều phiên bản khác trong hướng dẫn về mẫu email gửi hóa đơn.
Vì sao khách hàng thắc mắc về hóa đơn tính theo giờ?
Khách hàng thắc mắc về hóa đơn tính theo giờ khi tổng số làm họ bất ngờ, thường hơn là vì họ nghi ngờ số giờ.
- Vượt ước tính mà không báo trước. Hãy báo cho họ trước khi vượt, khi họ vẫn còn thay đổi được kế hoạch.
- Các dòng ghi đọc như nhật ký của bạn. "Họp nội bộ" cho khách hàng thấy họ đang trả tiền cho các cuộc họp của bạn.
- Hóa đơn gửi muộn. Số giờ từ ba tháng trước khó kiểm tra và dễ bị tranh chấp.
- Một đơn giá không ai nhắc đến. Hãy thống nhất mọi lần tăng giá trước. Hướng dẫn về thư tăng đơn giá có câu chữ.
Lập hóa đơn cho giờ công tính phí trong ERPFlow
Hiện ERPFlow chưa có bộ đếm giờ hay bảng chấm công, và thời gian ghi trên thẻ dự án không trở thành dòng hóa đơn. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có.
Hiện nay bạn tính phí số giờ bằng cách nhập chúng. Hãy tạo một dịch vụ với đơn giá theo giờ của bạn, mỗi cấp bậc một dịch vụ nếu đơn giá khác nhau, rồi thêm vào một hóa đơn mới. Chọn dịch vụ sẽ điền sẵn mô tả và giá. Bạn nhập số giờ làm số lượng, trường này lưu hai chữ số thập phân, thêm công việc và kỳ vào mô tả, rồi chọn thuế suất cho dòng đó. PDF không có cột đơn vị, nên hãy viết "giờ" trong mô tả.
- Đơn mua hàng của khách hàng ghi vào trường Số đơn hàng, được in trên PDF.
- Bản tóm tắt thời gian phải gửi riêng. Các tệp ở thẻ Tệp đính kèm của hóa đơn là nội bộ và không bao giờ được gửi email cho khách hàng, nên hãy tự gửi bản tóm tắt hoặc đưa các con số chính vào mô tả dòng hoặc Ghi chú.
- Dự án có thể được liên kết trong Chứng từ liên kết, phần này cũng là nội bộ.
- Sau khi phát hành, hóa đơn là bản cuối. Con số sai được sửa bằng Đánh dấu đã hủy và Nhân bản.
Nếu bạn dùng Dự án, tổng Thời gian đã dùng trên thẻ là cách đối chiếu hữu ích với bảng ghi của bạn, dù nó không có ngày và không chia theo người.