Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Báo cáo WIP liệt kê từng công việc đang mở và so sánh giá trị công việc đã làm đến nay với số tiền đã lập hóa đơn đến nay. Chênh lệch dương là công việc đã kiếm được nhưng chưa lập hóa đơn. Chênh lệch âm nghĩa là bạn đã lập hóa đơn vượt trước công việc. Hãy xem nó hằng tháng, vì công việc chưa lập hóa đơn là tiền mặt mà bạn có thể đang thu.
WIP trong sản xuất mang nghĩa khác: hàng hóa đang trong quá trình sản xuất, định giá theo giá vốn. Hướng dẫn này nói về phiên bản dành cho dịch vụ và dự án.
Báo cáo WIP cho thấy những gì?
Báo cáo WIP cho thấy, theo từng công việc, giá trị công việc đã làm, số tiền đã lập hóa đơn và chênh lệch, tất cả đều chưa gồm VAT. Con số đã lập hóa đơn thì đơn giản. Giá trị công việc đã làm mới là phần cần phán đoán, và cách đo nó phụ thuộc vào cách công việc được định giá.
| Cách công việc được định giá | Giá trị công việc đã làm đến nay |
|---|---|
| Theo giờ, hoặc theo thời gian và vật tư | Giờ công và vật tư đến nay theo đơn giá bạn kỳ vọng sẽ tính, trừ mọi khoản bạn biết sẽ phải giảm |
| Phí cố định | Phí × phần trăm hoàn thành, và không bao giờ vượt quá phí |
| Phí theo giai đoạn | Các giai đoạn đã xong tính đủ, cộng phần đã làm của giai đoạn hiện tại |
| Hợp đồng xây dựng | Thường là giá hợp đồng × (chi phí đến nay ÷ tổng chi phí ước tính) |
Hãy định giá theo mức bạn thực tế kỳ vọng sẽ tính tiền. Nếu đã ghi 140 giờ nhưng khách hàng chỉ chấp nhận 120, thì 20 giờ thừa không phải là tài sản. Chúng là một khoản giảm giá trị ghi nhận mà bạn chưa thực hiện.
Đọc báo cáo WIP thế nào?
Hãy đọc báo cáo WIP từng dòng trước, rồi mới nhìn tổng, vì con số ròng che giấu phần lớn những gì quan trọng. Đây là một ví dụ tự đặt: một doanh nghiệp nhỏ vào cuối tháng, số liệu chưa gồm VAT.
| Công việc | Cơ sở | Giá trị công việc đã làm | Đã lập hóa đơn đến nay | Chưa lập hóa đơn hoặc (lập hóa đơn trước) |
|---|---|---|---|---|
| A | Phí cố định £40.000, đã xong 55% | £22.000 | £18.000 | £4.000 |
| B | Phí cố định £18.000, đã xong 90% | £16.200 | £18.000 | (£1.800) |
| C | 140 giờ với £90 | £12.600 | £9.000 | £3.600 |
| D | Phí cố định £60.000, đã xong 20% | £12.000 | £15.000 | (£3.000) |
| E | 30 giờ với £90 | £2.700 | £0 | £2.700 |
| Tổng | £65.500 | £60.000 | £5.500 |
£5.500 trông có vẻ khiêm tốn. Thực ra đó là £10.300 công việc chưa lập hóa đơn ở ba công việc, bù trừ với £4.800 lập hóa đơn trước ở hai công việc khác. Khách hàng khác nhau, vấn đề khác nhau, và khoản lập hóa đơn trước ở công việc D chẳng giúp gì để công việc E được lập hóa đơn. Vì vậy hãy báo cáo hai tổng riêng.
| Bạn thấy gì | Thường có nghĩa là | Cần làm gì |
|---|---|---|
| Chưa lập hóa đơn và công việc có thể lập hóa đơn ngay | Chưa ai lập hóa đơn | Lập hóa đơn trong tháng này, như công việc C và E |
| Chưa lập hóa đơn, đang chờ một mốc | Các giai đoạn tính tiền của bạn cách nhau quá xa | Kiểm tra điểm kích hoạt kế tiếp, và lần sau hãy xem lại các giai đoạn |
| Chưa lập hóa đơn và tăng dần, khách hàng không hài lòng | Có thể không thu được | Quyết định giảm giá trị ghi nhận trước khi khoản đó cũ hơn |
| Lập hóa đơn trước, đặt cọc hoặc giai đoạn thu tiền sớm | Bình thường nếu đã thỏa thuận | Đừng coi là lợi nhuận, vì công việc vẫn còn phía trước |
| Đã lập hóa đơn đủ, còn việc, như công việc B | Bạn phải làm cho xong mà không còn gì để tính thêm | Kiểm tra còn đủ ngân sách để hoàn tất tử tế không |
Tuổi của khoản đó quan trọng không kém số tiền. Hãy thêm một cột cho ngày của hóa đơn gần nhất ở mỗi công việc. Số dư £2.700 trên công việc vừa lập hóa đơn tháng trước thì ổn. Cùng số dư đó trên công việc không có hóa đơn nào từ mùa xuân thường có nghĩa là một vấn đề mà không ai muốn nêu ra.
Dựng báo cáo WIP trong bảng tính thế nào?
Hãy dựng báo cáo WIP trong bảng tính với mỗi công việc đang mở một dòng, và cập nhật vào cùng một ngày mỗi tháng.
- Liệt kê các công việc đang mở. Gồm cả các công việc đã xong nhưng chưa lập hóa đơn đầy đủ, vì đó là khoản tiền dễ lấy nhất trong bảng.
- Nhập cơ sở tính. Theo giờ, cố định hay theo giai đoạn, kèm mức phí hoặc đơn giá.
- Nhập số giờ đến cuối tháng cho các công việc tính theo thời gian, nhân với đơn giá bạn kỳ vọng sẽ tính.
- Nhập phần trăm hoàn thành cho các công việc phí cố định. Hãy để người phụ trách công việc đặt nó dựa trên những gì đã làm ra, không nhìn vào số giờ đã dùng.
- Nhập số đã lập hóa đơn đến nay, chưa gồm VAT và gồm cả tiền đặt cọc.
- Tính chênh lệch, với tổng chưa lập hóa đơn và tổng lập hóa đơn trước được cộng riêng.
- Thêm ngày của hóa đơn gần nhất và một ghi chú về bước tiếp theo.
Sau đó hãy dùng nó trước đợt lập hóa đơn. Báo cáo WIP chỉ được xem sau khi hóa đơn đã gửi đi thì chỉ cho bạn biết bạn đã bỏ sót gì.
Một con số giúp việc xem xét hằng tháng nhanh hơn. Số ngày WIP là công việc chưa lập hóa đơn chia cho doanh số lập hóa đơn trung bình mỗi ngày. Với £10.300 chưa lập hóa đơn tự đặt và doanh số lập hóa đơn £480.000 một năm, đó là £10.300 ÷ (£480.000 ÷ 365) = 7,8 ngày. Cộng thêm số ngày thu nợ của bạn từ báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ, và bạn có thứ mà các hãng luật và kế toán gọi là lock-up: thời gian để công việc biến thành tiền mặt. Hãy theo dõi xu hướng của chính bạn, vì không có con số đúng chung cho mọi người.
Bảng WIP của nhà thầu khác thế nào?
Bảng WIP của nhà thầu thường đo tiến độ theo chi phí chứ không theo giờ, so sánh chi phí đến nay với tổng chi phí ước tính trên từng hợp đồng. Ngân hàng và công ty bảo lãnh thường yêu cầu xem chúng. Đây là một ví dụ tự đặt:
| Giá hợp đồng | $500.000 |
| Tổng chi phí ước tính | $400.000 |
| Chi phí đến nay | $160.000 |
| Phần trăm hoàn thành (chi phí đến nay ÷ tổng chi phí ước tính) | 40% |
| Đã kiếm được đến nay (40% × giá hợp đồng) | $200.000 |
| Đã lập hóa đơn đến nay | $230.000 |
| Lập hóa đơn vượt | $30.000 |
Điểm yếu là tổng chi phí ước tính. Nếu nó đã cũ, phần trăm và mọi thứ sau đó đều sai, đó là lý do bảng này được rà soát cùng giám đốc dự án. Một doanh nghiệp xây dựng lập hóa đơn theo biểu mẫu AIA có thể so sánh nó với các con số của G702 và G703: hồ sơ đề nghị thanh toán cho thấy bạn đã yêu cầu bao nhiêu, còn bảng này cho thấy bạn đã kiếm được bao nhiêu.
WIP có đưa vào sổ sách kế toán không?
WIP được đưa vào sổ sách nếu bạn báo cáo trên cơ sở dồn tích, nhưng báo cáo quản trị và bút toán kế toán không phải là một. Bảng WIP hằng tháng có thể dùng phán đoán tốt nhất của bạn. Con số cuối năm phải theo chuẩn mực kế toán của bạn.
Chẳng hạn, theo IFRS 15, quyền được thanh toán vô điều kiện là một khoản phải thu, quyền có điều kiện ngoài việc thời gian trôi qua là một tài sản hợp đồng, và tiền nhận trước khi công việc được làm là một nợ phải trả hợp đồng. Các công ty nhỏ thường báo cáo theo những chuẩn mực khác với quy tắc riêng, và doanh nghiệp hạch toán theo tiền mặt có thể không ghi gì cho đến khi lập hóa đơn hoặc nhận tiền. Hãy hỏi kế toán viên của bạn chuẩn mực nào áp dụng, và đưa họ bảng WIP của bạn vào cuối năm.
Lấy số liệu WIP từ ERPFlow
ERPFlow không có báo cáo WIP, ngân sách dự án hay tính giá thành theo dự án. Hiện nó chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. Bản thân báo cáo vẫn nằm trong bảng tính, và ERPFlow có thể cung cấp một số con số:
- Đã lập hóa đơn đến nay. Xuất hóa đơn ra CSV, mỗi dòng một hàng kèm số tiền, ngày và trạng thái. Tệp xuất không mang dự án, nên hãy đặt số công việc của bạn vào trường Số tham chiếu của hóa đơn, đó là một cột trong tệp.
- Theo khách hàng. Tab Phân tích của khách hàng hiển thị tổng doanh thu và số còn nợ, chưa gồm thuế, đủ dùng nếu mỗi khách hàng chỉ có một công việc tại một thời điểm.
- Số giờ. Một thẻ trong Dự án có trường thời gian đã dùng, nhập theo giờ và phút. Tổng được cộng theo từng dự án và từng khách hàng, và việc xuất thẻ cho bạn thời gian theo từng thẻ.
- Phần trăm hoàn thành. Đó là ước tính của bạn. ERPFlow không tính nó.
Chi phí trong ERPFlow không được liên kết với công việc hay khách hàng, nên một bảng dựa trên chi phí như bảng của nhà thầu ở trên cần hồ sơ chi phí của riêng bạn.