Tư vấn viên: tính theo giờ hay phí duy trì hằng tháng

Tính theo giờ là tính tiền khách hàng của tư vấn viên theo thời gian thực sự làm việc. Phí duy trì là tính một khoản cố định hằng tháng cho số giờ, quyền tiếp cận hoặc sản phẩm đã thỏa thuận. Hãy chọn tính theo giờ khi công việc không đều hoặc chưa xác định, và phí duy trì khi khách hàng cần bạn đều đặn và bạn nói rõ được khoản phí bao gồm gì.

Tính theo giờ và phí duy trì khác nhau thế nào?

Tính theo giờ gắn thu nhập của tư vấn viên với số giờ làm, còn phí duy trì gắn nó với lịch. Câu hỏi của khách hàng cũng đổi theo: khách hàng tính theo giờ hỏi những giờ đó để làm gì, còn khách hàng trả phí duy trì hỏi khoản phí gồm những gì.

Tư vấn viên nên tính theo giờ hay theo phí duy trì?

Tư vấn viên nên tính theo giờ khi công việc khó dự đoán, và chuyển sang phí duy trì khi nhu cầu của khách hàng đủ đều để mô tả. Đây là những tình huống thường quyết định.

Có những loại phí duy trì tư vấn nào?

Phí duy trì tư vấn thường có một trong ba dạng, và nhiều tranh cãi bắt đầu vì mỗi bên giả định một dạng khác nhau.

• Phí duy trì theo giờ. Một số giờ cố định mỗi tháng. Dễ giải thích và dễ kiểm tra, và gần nhất với tính theo giờ có thêm một mức sàn bên dưới.
• Phí duy trì theo quyền tiếp cận. Phí cho việc sẵn sàng: nghe cuộc gọi, có lời khuyên trong tầm tay, dành sẵn thời gian. Giờ không được đếm, nên hãy đặt giới hạn bằng cách khác, như thời gian phản hồi hoặc số cuộc họp.
• Phí duy trì theo sản phẩm. Các sản phẩm bàn giao cố định mỗi tháng, như một bộ tài liệu họp hội đồng hay một buổi rà soát hằng tháng. Thực chất đây là phí cố định định kỳ, và bạn nên định giá nó như vậy.

Hãy nêu rõ dạng nào trong thỏa thuận. Chỉ ghi “phí duy trì” thì không ai biết mình đã mua gì.

Ví dụ tính cụ thể: cùng sáu tháng được tính theo cả hai cách

Đây là một ví dụ tự dựng. Một tư vấn viên tính €120 một giờ. Với phí duy trì, khách hàng trả €1.650 một tháng cho tối đa 15 giờ, tức €110 một giờ, giờ thêm tính đủ €120 và không chuyển sang tháng sau.

Tổng gần như không đổi, €12.000 và €12.300. Cái thay đổi là mức sàn: tháng tệ nhất của tư vấn viên đi từ €1.080 lên €1.650, và số tiền đó về trước khi làm việc chứ không phải sau. Đổi lại, khách hàng có 15 giờ mỗi tháng được giữ cho họ ở đơn giá thấp hơn, và trả tiền cho 10 giờ họ không dùng.

Bây giờ bỏ điều khoản phần thêm đi. Một khách hàng dùng 25 giờ mỗi tháng với khoản cố định €1.650 đang trả €66 một giờ, và bạn không có cách nào tăng ngoài việc thương lượng lại. Đó là lý do phí duy trì không có giới hạn là một món hời tồi cho tư vấn viên, dù nó cảm giác ổn định đến đâu.

Hãy tính mục tiêu trước. Hướng dẫn về cách tính đơn giá tính cho khách cho bạn con số để thử phí duy trì. Bạn cũng cần tiếp tục ghi giờ khi phí duy trì bắt đầu, nếu không bạn sẽ không bao giờ biết nó có lời không. Quy trình theo dõi thời gian tư vấn nói về việc đó.

Thỏa thuận phí duy trì nên ghi những gì?

Một thỏa thuận phí duy trì nên nêu khoản phí hằng tháng bao gồm gì, điều gì xảy ra khi vượt giới hạn, điều gì xảy ra với thời gian không dùng và mỗi bên chấm dứt thế nào. Câu chữ này xử lý cả bốn điều cho phí duy trì theo giờ:

Khoản phí hằng tháng €1.650 chưa gồm VAT bao gồm tối đa 15 giờ tư vấn trong mỗi tháng dương lịch. Giờ vượt 15 được tính €120 một giờ và lập hóa đơn vào cuối tháng. Giờ không dùng không chuyển sang tháng sau. Mỗi bên có thể chấm dứt thỏa thuận này bằng thông báo bằng văn bản trước 30 ngày.

Các con số ở trên là con số tự dựng trong ví dụ, nên hãy thay bằng số của bạn. Hướng dẫn về lập hóa đơn phí duy trì hằng tháng nói về chính hóa đơn.

Chuyển khách hàng đang tính theo giờ sang phí duy trì như thế nào?

Chuyển khách hàng đang tính theo giờ sang phí duy trì bằng cách bắt đầu từ lịch sử của chính họ, vì các con số khó mà cãi.

1. Lấy 6 đến 12 tháng số giờ. Trong ví dụ, trung bình khoảng 17 giờ một tháng, trong khoảng từ 9 đến 25.
2. Đặt số giờ bao gồm gần một tháng điển hình, không phải đỉnh. Các đỉnh là việc của đơn giá phần thêm.
3. Đề nghị chiết khấu nhỏ cho cam kết. Thu nhập dự đoán được là thứ trả cho khoản đó.
4. Đề xuất thử ba tháng có rà soát, để không bên nào thấy mình bị khóa vào một phỏng đoán.

Nếu đơn giá của bạn cũng đang thay đổi, hãy xử lý riêng. Một thư thông báo tăng đơn giá và một cách tính phí mới cùng đến sẽ được đọc như một đợt tăng giá lớn.

Tính phí theo giờ và phí duy trì trong ERPFlow

ERPFlow tính được cả hai, và bạn tự làm phép tính giờ. Trang dành cho công ty tư vấn mô tả mức độ phù hợp rộng hơn.

• Phí duy trì: thiết lập một hóa đơn định kỳ hằng tháng cho khách hàng. Mỗi lần chạy hoặc phát hành và gửi email hóa đơn, hoặc để lại bản nháp cho bạn. Nó chỉ lập hóa đơn và không bao giờ tự thu tiền, nên thanh toán được nhập bằng tay. Bản nháp cũng cho phép bạn thêm một dòng giờ thêm trước khi phát hành.
• Công việc tính theo giờ: tạo một dịch vụ có đơn vị hr và đơn giá của bạn, chọn nó trên dòng hóa đơn và gõ số giờ làm số lượng.
• Ghi lại số giờ: một thẻ trong Dự án có trường thời gian đã dùng, gõ theo giờ và phút, với tổng theo từng dự án và từng khách hàng.

Hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. Giờ gõ trên thẻ hiện không tự thành dòng hóa đơn, và ERPFlow không tính chúng vào mức giờ của phí duy trì, nên hãy tự so tổng với số giờ đã bao gồm.