Cách viết điều khoản phí trong thư cam kết dịch vụ của kế toán viên

Điều khoản phí trong thư cam kết dịch vụ của kế toán viên nêu rõ phí được tính thế nào, bao gồm những gì, khoản nào tính thêm, khi nào lập hóa đơn và thanh toán, và phí có thể thay đổi ra sao. Hãy viết sao cho khách hàng nhìn vào thư là đoán được từng hóa đơn, vì tranh chấp về phí thường bắt đầu đúng chỗ thư im lặng.

Điều khoản phí trong thư cam kết dịch vụ cần nói những gì?

Điều khoản phí trong thư cam kết dịch vụ cần trả lời bảy câu hỏi, và sớm muộn khách hàng nào cũng sẽ hỏi cả bảy.

Một phần trong số này vừa là thông lệ tốt vừa là yêu cầu nghề nghiệp. Tài liệu hướng dẫn về thông tin phí của ICAEW nêu những gì Bộ quy tắc đạo đức của họ yêu cầu ở hội viên: giải thích cơ sở tính phí, đưa ra mức phí ban đầu ước tính khi có thể áp dụng, và đưa báo giá phí hoặc cơ sở tính phí bằng văn bản, thông thường trong thư cam kết dịch vụ. Tài liệu cũng nói công ty phải làm rõ khi một bản ước tính không phải là phí cố định. Các hiệp hội khác có bộ quy tắc riêng, nên bạn hãy kiểm tra quy tắc của mình.

Ở EU, Điều 22 của Chỉ thị về dịch vụ cũng đi theo hướng đó. Bên cung cấp dịch vụ phải công bố mức giá đã định trước. Nếu giá chưa được định trước, khi được yêu cầu bên cung cấp phải đưa ra giá, hoặc phương pháp tính mà khách hàng kiểm tra được, hoặc một bản ước tính đủ chi tiết.

Mẫu điều khoản phí bạn có thể chép dùng

Đây là các điểm xuất phát với số liệu tự đặt. Hãy đối chiếu với mẫu câu của hiệp hội bạn tham gia, như tài liệu hướng dẫn về thư cam kết dịch vụ của ICAEW, và với những gì công ty bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của bạn mong đợi.

Phí cố định:

Phí cho các dịch vụ trong Phụ lục 1 là €3.060 một năm chưa gồm VAT, lập hóa đơn €255 mỗi tháng vào ngày làm việc đầu tiên của tháng, trong mười hai tháng kể từ ngày 1 tháng 1, 2027.

Phí này dựa trên giả định gì:

Mức phí dựa trên giả định tối đa 80 giao dịch mỗi tháng, sổ sách đầy đủ trước ngày 10 của tháng sau, và một bộ báo cáo tài chính năm. Nếu một trong các điều kiện này thay đổi, chúng tôi sẽ báo cho bạn trước khi tính thêm bất kỳ khoản nào.

Công việc ngoài phạm vi:

Công việc ngoài Phụ lục 1 được tính €85 một giờ chưa gồm VAT, hoặc theo giá cố định mà hai bên thống nhất trước. Chúng tôi sẽ không bắt đầu công việc phát sinh có tính phí khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của bạn, và một email là đủ.

Bản ước tính:

Con số này là ước tính, không phải phí cố định. Nếu dự kiến vượt mức này, chúng tôi sẽ báo trước, giải thích lý do và đưa ra con số điều chỉnh.

Chi phí và khoản chi hộ:

Chúng tôi tính lại chi phí theo giá gốc, cộng VAT nếu có áp dụng. Các khoản chúng tôi trả thay bạn, như lệ phí nộp hồ sơ, được hiển thị riêng trên hóa đơn đúng bằng số tiền đã trả.

Thanh toán:

Hóa đơn được thanh toán trong 14 ngày kể từ ngày lập. Với khoản quá hạn, chúng tôi có thể tính lãi trong phạm vi pháp luật cho phép, và có thể tạm dừng công việc sau khi báo trước bằng văn bản 7 ngày.

Rà soát phí:

Chúng tôi rà soát phí vào mỗi tháng Một và báo trước bằng văn bản 30 ngày về mọi thay đổi. Nếu bạn không chấp nhận thay đổi, bạn có thể chấm dứt hợp đồng bằng văn bản trước khi thay đổi có hiệu lực.

Chấm dứt giữa chừng:

Nếu hợp đồng này chấm dứt trước khi hết năm, chúng tôi sẽ tính phí cho phần việc đã làm đến ngày đó theo giá trong thư này, trừ đi số bạn đã trả, và hoàn lại phần dư.

Nếu thư không nói gì về thanh toán chậm, luật vẫn có thể giúp bạn với khách hàng là doanh nghiệp. Ở EU, Chỉ thị về thanh toán chậm quy định lãi theo luật bằng lãi suất tham chiếu cộng ít nhất tám điểm phần trăm, cùng ít nhất €40 chi phí thu hồi. Ở Anh, lãi theo luật là 8% cộng lãi suất cơ bản của Ngân hàng Anh. Hướng dẫn về cách tính phí thanh toán chậm đi sâu hơn, còn ví dụ về điều khoản thanh toán sẽ giúp bạn chọn số ngày.

Vì sao phí chia đều cần điều khoản chấm dứt?

Khoản phí chia đều trong một năm không còn khớp với khối lượng công việc ngay khi khách hàng rời đi giữa chừng, và đó là lý do điều khoản cuối ở trên quan trọng. Phí cả năm có những việc dồn cục, như báo cáo tài chính cuối năm, và con số hằng tháng làm phẳng chúng đi.

Đây là một ví dụ tự đặt. Một văn phòng kế toán tính €180 một tháng cho ghi sổ và €900 cho báo cáo tài chính cuối năm: tổng €3.060 một năm, lập hóa đơn €255 mỗi tháng. Khách hàng rời đi sau bảy tháng, đã trả €1.785.

Không có điều khoản đó, bạn sẽ cãi nhau về €375 mà không có gì để dẫn chiếu, hoặc khách hàng đòi lại €525 mà hai bên không có cách tính đã thỏa thuận. Tài liệu hướng dẫn của ICAEW nêu một điểm liên quan về lệnh thanh toán định kỳ: khách hàng có thể nghĩ các khoản trả đó đã bao gồm tất cả, nên hãy nói rõ điều khoản và sẵn sàng đối chiếu phí với các khoản đã trả.

Điều khoản phí hay sai ở đâu?

Điều khoản phí thường sai ở chỗ mơ hồ đúng vào lúc khách hàng cần một con số.

• "Tính theo thời gian đã dùng" mà không có đơn giá. ICAEW coi hồ sơ thời gian là công cụ quản lý và nói rằng riêng nó chưa đủ để biện minh cho một khoản phí. Hãy cho khách hàng biết đơn giá hoặc một phương pháp họ kiểm tra được.
• "Phí cố định" mà không có giới hạn. Không nêu khối lượng, thì khách hàng có quy mô gấp đôi vẫn có thể mong đợi đúng mức giá cũ.
• Bản ước tính không có điểm kích hoạt. Hãy ghi rằng bạn sẽ cảnh báo trước khi vượt. ICAEW cũng mong đợi một lời giải thích cho phần vượt và cách tính nó.
• Im lặng về sổ sách nộp muộn. Nếu sổ sách đến muộn ba tuần sau thời hạn, ai trả tiền cho việc làm gấp?
• Không có điều khoản rà soát. Khi đó mỗi lần tăng phí bạn đều cần khách đồng ý, và thư thông báo tăng giá có rất ít căn cứ để dựa vào.

Làm sao đổi phí mà không phải phát hành lại cả thư?

Hãy đổi phí mà không phát hành lại cả thư bằng cách để các con số trong một biểu phí riêng mà thư dẫn đến. Khi đó thư chính nêu các điều khoản, còn biểu phí nêu dịch vụ và giá hiện hành. Một biểu phí mới, có ngày tháng và đúng thời gian báo trước mà thư đã hứa, sẽ thay biểu phí cũ.

Hãy phát hành lại cả thư khi loại công việc hoặc các điều khoản thay đổi. Giữ lại mọi phiên bản có ghi ngày, vì một thắc mắc về phí sau này sẽ phụ thuộc vào biểu phí nào áp dụng trong tháng đó. Cách xác định mức giá ngay từ đầu được trình bày trong bài về phí cố định cho dịch vụ kế toán.

Biến phí trong thư cam kết dịch vụ thành hóa đơn trong ERPFlow

ERPFlow không soạn hay ký thư cam kết dịch vụ. Nó không có mẫu thư và không có chữ ký điện tử. Nó xử lý những gì diễn ra sau khi phí đã được thống nhất, cho văn phòng kế toán và ghi sổ và bất kỳ ai tính tiền theo cách này.

• Lưu thư đã ký: đính kèm tệp vào hồ sơ khách hàng, để các điều khoản đã thỏa thuận nằm cạnh hóa đơn của họ.
• Lập bảng giá: thêm từng khoản phí trong biểu phí của bạn thành một dịch vụ kèm giá, để dòng trên hóa đơn khớp với biểu phí.
• Gửi đề xuất phí nếu bạn dùng: một báo giá có các dòng hàng và VAT, gửi đi dưới dạng PDF và chuyển thành hóa đơn được. Bạn tự đánh dấu là đã được chấp nhận.
• Lập hóa đơn phí hằng tháng: một hóa đơn định kỳ phát hành khoản này mỗi tháng, gửi qua email hoặc để ở dạng nháp. Nó chỉ lập hóa đơn và không thu tiền, nên thanh toán được ghi nhận thủ công.
• Lập hóa đơn khoản phát sinh: thêm vào bản nháp thành một dòng riêng, ghi thỏa thuận trong phần mô tả.

ERPFlow không so sánh số bạn đã lập hóa đơn với bản ước tính, cũng không cảnh báo trước khi bạn vượt. Việc kiểm tra đó vẫn do bạn làm.