Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Quy định và số liệu từ nguồn khác được kiểm tra ngày 6 tháng 11, 2026. Chúng thay đổi theo thời gian, nên hãy đối chiếu với nguồn gốc trước khi dựa vào.
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Hầu hết chi phí được hoàn lại đều có VAT. Nếu bạn mua thứ gì để làm công việc của chính mình, như chi phí đi lại, thì nó là một phần dịch vụ bạn cung cấp, nên bạn tính VAT trên đó theo thuế suất thông thường. Khoản trả hộ đúng nghĩa (disbursement), được thanh toán với tư cách đại diện của khách hàng và chuyển lại đúng giá gốc, nằm ngoài VAT của bạn. Phép thử là ai là người nhận hàng hóa hoặc dịch vụ.
Hướng dẫn này nói về VAT. Phần lập hóa đơn, gồm cách thiết lập và viết các dòng chi phí cho khách hàng, nằm trong hướng dẫn về lập hóa đơn cho chi phí được hoàn lại.
Khoản tính lại (recharge) khác khoản trả hộ (disbursement) thế nào?
Khoản tính lại và khoản trả hộ khác nhau ở chỗ đó là giao dịch mua của ai. Nếu bên thứ ba cung cấp cho bạn, chuyển chi phí đó đi là khoản tính lại. Nếu bên thứ ba cung cấp cho khách hàng của bạn và bạn chỉ thanh toán thay, nó có thể là khoản trả hộ.
| Tính lại (recharge) | Trả hộ (disbursement) | |
|---|---|---|
| Ai nhận hàng hóa hoặc dịch vụ | Bạn | Khách hàng của bạn |
| VAT trên hóa đơn của bạn | Có, theo thuế suất thông thường | Không |
| Bạn có khấu trừ được VAT đã bị tính không | Có, với hóa đơn VAT hợp lệ | Không |
| Có thể cộng thêm phần chênh lệch không | Có, và VAT áp dụng cho phần đó | Không, chỉ đúng giá gốc |
| Hiển thị riêng trên hóa đơn | Tùy bạn | Bắt buộc |
Luật EU vạch ranh giới tương tự. Điều 78(b) của Chỉ thị VAT đưa các chi phí phát sinh tính cho khách hàng, như vận chuyển và bảo hiểm, vào giá tính thuế của bạn. Điều 79(c) chỉ loại trừ các khoản hoàn trả chi phí "phát sinh nhân danh và thay mặt khách hàng" và được ghi vào tài khoản treo, đồng thời yêu cầu chứng minh số tiền thực tế và cấm bạn khấu trừ bất kỳ VAT nào trên đó. Quy định quốc gia khác nhau ở chi tiết, nên hãy kiểm tra quy định của nước bạn.
Khi nào có thể coi một chi phí là khoản trả hộ?
Bạn chỉ có thể coi một chi phí là khoản trả hộ nếu mọi điều kiện đều đạt, và ở Anh, VAT Notice 700, mục 25.1 của HMRC liệt kê tám điều kiện:
- Bạn hành động với tư cách đại diện của khách hàng khi trả tiền cho bên thứ ba.
- Khách hàng của bạn đã nhận và sử dụng hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Khách hàng của bạn chịu trách nhiệm thanh toán cho bên thứ ba.
- Khách hàng của bạn ủy quyền cho bạn thanh toán thay họ.
- Khách hàng của bạn biết một bên thứ ba sẽ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Bạn thể hiện chi phí riêng trên hóa đơn.
- Bạn chỉ thu lại đúng số tiền bạn đã trả.
- Hàng hóa hoặc dịch vụ rõ ràng là phần bổ sung thêm cho những gì bạn tự cung cấp.
Điều kiện 2 loại bỏ hầu hết các trường hợp, vì người dùng tàu, điện thoại và bưu phí thường là chính bạn. Hướng dẫn về chi phí và khoản trả hộ của HMRC và Notice 700 đưa ra các ví dụ sau.
| Chi phí chuyển cho khách hàng | Cách xử lý | Lý do |
|---|---|---|
| Vé máy bay để đến gặp khách hàng | Tính lại | Hãng hàng không cung cấp cho bạn |
| Bưu phí của bạn gửi cho khách hàng | Tính lại | Chi phí thông thường của doanh nghiệp bạn |
| Phí chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của bạn | Tính lại | Ngân hàng cung cấp cho bạn, dù khoản phí đó được miễn thuế |
| Lưu trữ web mua cho khách hàng, với sự đồng ý của họ | Trả hộ | Khách hàng sử dụng và biết nhà cung cấp là ai |
| Luật sư tự tra cứu sổ đăng ký đất đai để tư vấn cho khách hàng | Tính lại | Luật sư là người sử dụng thông tin |
| Luật sư tra cứu qua đường bưu điện để lấy tài liệu cho khách hàng | Có thể là trả hộ | Khách hàng sử dụng tài liệu |
Các ví dụ về luật sư cho thấy ranh giới hẹp đến mức nào, và các hãng luật gặp điều này thường xuyên. Gọi một dòng là "disbursement" trên hóa đơn không biến nó thành khoản trả hộ về mặt VAT.
Ví dụ: một hóa đơn có cả hai loại
Đây là một ví dụ giả định, áp dụng quy tắc của Anh và thuế suất 20%. Một chuyên gia tư vấn tính phí £4.000 và ba khoản chi phí:
- Vé tàu £180, không có VAT.
- Khách sạn £250 cộng £50 VAT, trên hóa đơn VAT đứng tên chuyên gia tư vấn.
- Phí nộp hồ sơ theo luật £120 mà khách hàng nợ, chuyên gia tư vấn đã trả với sự cho phép của họ.
| Dòng hóa đơn | Số tiền |
|---|---|
| Phí tư vấn | £4.000,00 |
| Vé tàu (tính lại) | £180,00 |
| Khách sạn (tính lại, chưa gồm VAT) | £250,00 |
| Số tiền chịu VAT | £4.430,00 |
| VAT 20% | £886,00 |
| Khoản trả hộ: phí nộp hồ sơ trả thay bạn | £120,00 |
| Tổng | £5.436,00 |
Vé tàu chịu VAT dù chuyên gia tư vấn không trả VAT nào, vì HMRC nêu bạn tính VAT trên các khoản tính lại "dù bạn có trả VAT hay không". Chuyên gia tư vấn khấu trừ £50 trên khách sạn theo cách thông thường. Khoản trả hộ nằm dưới dòng VAT, được liệt kê riêng, như hóa đơn mẫu của HMRC.
Làm sao tránh tính VAT trên VAT?
Bạn tránh tính VAT trên VAT bằng cách tính lại chi phí chưa thuế khi bạn có thể khấu trừ VAT đã trả. Đây là sai sót phổ biến nhất ở đây, và nó xuất phát từ việc coi tổng trên biên lai là chi phí.
| Biên lai khách sạn: £250 + £50 VAT | Tính lại ở mức | VAT cộng thêm | Khách hàng trả |
|---|---|---|---|
| Đúng: tính lại số chưa thuế | £250,00 | £50,00 | £300,00 |
| Sai: tính lại tổng trên biên lai | £300,00 | £60,00 | £360,00 |
Ở phiên bản sai, khách hàng trả thừa £60. Chuyên gia tư vấn cũng đã khấu trừ £50, nên họ có lãi trên một khoản chi phí lẽ ra phải chuyển lại đúng giá gốc.
Nếu bạn không thể khấu trừ VAT, chẳng hạn vì bạn chưa đăng ký VAT, thì số tiền đã gồm VAT mới thật sự là chi phí của bạn, và phép tính thay đổi. Xem phần câu hỏi thường gặp bên dưới.
Có đáng coi một chi phí là khoản trả hộ không?
Coi một chi phí là khoản trả hộ thường chỉ đáng khi nhà cung cấp không tính VAT hoặc khách hàng không thể khấu trừ VAT. HMRC nêu thẳng điều này. Khoản trả hộ khiến bạn không khấu trừ được VAT, và khách hàng của bạn cũng có thể không khấu trừ được nếu không có hóa đơn VAT hợp lệ.
| Nhà cung cấp có tính VAT không? | Khách hàng có khấu trừ được VAT không? | Thường tốt hơn khi dùng |
|---|---|---|
| Không | Đều được | Trả hộ, nếu đáp ứng các điều kiện |
| Có | Không | Trả hộ, nếu đáp ứng các điều kiện |
| Có | Có | Tính lại, để khách hàng nhận được VAT mà họ khấu trừ được |
Hãy giữ chứng từ. Notice 700, mục 25.1.2 nói hãy giữ thứ như đơn đặt hàng hoặc bản sao hóa đơn cho thấy bạn có thể loại khoản thanh toán đó ra, và có thể chứng minh bạn không khấu trừ VAT. Một dòng bạn có thể sao chép vào hóa đơn:
Khoản chi hộ, thanh toán thay bạn theo ủy quyền của bạn, tính theo giá gốc và không cộng thêm VAT: [nhà cung cấp, số tham chiếu, ngày]. Kèm bản sao hóa đơn của nhà cung cấp.
Còn chi phí trên hóa đơn xuyên biên giới thì sao?
Chi phí trên hóa đơn xuyên biên giới thường đi theo dịch vụ chính, vì khoản tính lại là một phần dịch vụ của chính bạn. Nếu phí của bạn gửi doanh nghiệp ở nước EU khác thuộc diện reverse charge, khoản tính lại cũng nằm trong đó và bạn không tính VAT. Nó nằm trong cùng số tiền chưa thuế.
VAT nước ngoài bạn đã trả dọc đường là chuyện riêng. VAT của khách sạn ở nước EU khác không nằm trong tờ khai thông thường của bạn. Bạn yêu cầu hoàn qua mạng thông qua cơ quan thuế của chính bạn, và một số nước từ chối hoàn thuế cho một số chi phí nhất định, như nhà hàng, giải trí và nhiên liệu. Vì vậy với khoản tính lại, thứ bạn khấu trừ được quyết định chi phí thực của bạn.
Tính các khoản tính lại và trả hộ trong ERPFlow
ERPFlow ghi lại phía chi phí của bạn và cho phép bạn lập hóa đơn cho nó, nhưng không nối hai việc đó với nhau. Chi phí lưu nhà cung cấp, danh mục, VAT và biên lai đính kèm. Chúng không liên kết với khách hàng hay công việc, nên không có gì tự chuyển sang hóa đơn, và ERPFlow không hiển thị chi phí hay biên lợi nhuận theo từng khách hàng. ERPFlow cũng không có yêu cầu hoàn chi phí của nhân viên, quy trình phê duyệt hay theo dõi quãng đường đi.
- Thêm từng chi phí thành một dòng của hóa đơn, với mô tả rõ ràng và số tiền chưa thuế.
- Khoản tính lại dùng thuế suất thông thường của bạn, vốn đã được điền sẵn ở dòng mới.
- Khoản trả hộ không có VAT. Xóa thuế suất trên dòng đó, và bắt đầu mô tả bằng "Disbursement:" để nó được liệt kê riêng.
- Đính kèm biên lai vào hóa đơn dưới dạng tệp.
ERPFlow không kiểm tra một chi phí có đủ điều kiện hay không, nên tám điều kiện vẫn thuộc về bạn. Dòng trả hộ được tính vào tạm tính và tổng của hóa đơn như mọi dòng khác, và không có tạm tính riêng cho các khoản trả hộ, nên hãy thêm vào Ghi chú nếu bạn muốn ghi rõ. Cách xử lý tài khoản treo ở Điều 79(c) thuộc về sổ sách của bạn, nên hãy cho kế toán viên biết những dòng nào là khoản đó. Bản xuất XML Peppol coi mọi dòng không có thuế là thuế suất 0%, nên hãy hỏi nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của bạn trước khi gửi khoản trả hộ theo cách đó.