Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Quy định và số liệu từ nguồn khác được kiểm tra ngày 6 tháng 11, 2026. Chúng thay đổi theo thời gian, nên hãy đối chiếu với nguồn gốc trước khi dựa vào.
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Để lập hóa đơn cho khách hàng, hãy thống nhất giá và điều khoản thanh toán, rồi phát hành một chứng từ có số hóa đơn duy nhất, thông tin của cả hai bên, ngày phát hành, mô tả công việc, số tiền và VAT (nếu có), ngày đến hạn và cách thanh toán. Gửi dưới dạng PDF cho người xử lý thanh toán, rồi theo dõi cho đến khi hóa đơn được trả.
Hóa đơn làm hai việc. Nó đòi tiền, và với doanh nghiệp đã đăng ký VAT, nó còn là chứng từ thuế mà khách hàng có thể dùng để khấu trừ VAT. Phần thuế quyết định hóa đơn bắt buộc phải có gì. Phần thu tiền thì do bạn tự làm cho tốt, vì quy định VAT không đòi ngày đến hạn hay thông tin ngân hàng.
Hóa đơn phải có những gì?
Hóa đơn VAT của EU phải có các thông tin nêu trong Điều 226 của Chỉ thị VAT. Dưới đây là các mục theo thứ tự bạn điền, kèm số điểm trong điều luật và lỗi hay gặp ở từng mục.
| Thông tin | Điểm trong Điều 226 | Lỗi thường gặp |
|---|---|---|
| Ngày phát hành | (1) | Ghi lùi ngày cho khớp kỳ |
| Số thứ tự xác định duy nhất hóa đơn | (2) | Đánh số theo khách hàng, hoặc dùng lại số cũ. Xem cách đánh số hóa đơn |
| Tên đầy đủ, địa chỉ và mã số VAT của bạn | (3), (5) | Chỉ ghi tên giao dịch mà không có tên pháp lý |
| Tên đầy đủ và địa chỉ của khách hàng | (5) | Ghi tên người liên hệ thay vì tên công ty |
| Mã số VAT của khách hàng, khi khách tự kê khai VAT hoặc mua hàng từ nước EU khác | (4) | Bỏ sót trên hóa đơn áp dụng cơ chế tự tính thuế |
| Số lượng và loại hàng hóa, hoặc phạm vi và loại dịch vụ | (6) | "Dịch vụ đã cung cấp" |
| Ngày cung cấp, nếu khác ngày phát hành | (7) | Bỏ sót khi công việc xong từ tháng trước |
| Giá trị trước thuế theo từng mức VAT, đơn giá trước VAT, chiết khấu nếu có | (8) | Chiết khấu bị gộp vào giá |
| Mức VAT và số tiền VAT | (9), (10) | Áp một mức thuế cho cả các dòng khác mức |
| Lý do không tính VAT: căn cứ miễn thuế, hoặc dòng chữ "Reverse charge" | (11), (11a) | Thuế bằng 0 mà không giải thích |
Danh sách đó là những gì luật VAT đòi hỏi. Ngày đến hạn và thông tin thanh toán của bạn không nằm trong đó, nhưng bạn vẫn cần chúng. Một hóa đơn thiếu các mục này có thể hoàn toàn hợp lệ mà vẫn không được trả tiền.
Danh sách thay đổi trong một vài trường hợp:
- Ở Anh, hướng dẫn VAT của HMRC đưa ra danh sách rất giống ở mục 16.3.1, và yêu cầu ghi thời điểm cung cấp, gọi là tax point.
- Nếu bạn chưa đăng ký VAT, bạn không tính VAT và không phát hành hóa đơn VAT. Danh sách của GOV.UK cho hóa đơn thông thường vẫn yêu cầu số duy nhất, thông tin của cả hai bên, mô tả rõ ràng, ngày cung cấp, ngày lập hóa đơn và các khoản tiền.
- Với số tiền nhỏ, các nước EU phải cho phép hóa đơn đơn giản hóa đến €100 (Điều 220a, có ngoại lệ cho một số giao dịch xuyên biên giới). Anh cho phép loại này đến £250 nếu khách hàng đồng ý (mục 16.6.1 trong hướng dẫn của HMRC).
- Nước bạn có thể yêu cầu thêm. Điều 226 chỉ nói về VAT. Luật doanh nghiệp hoặc luật thuế có thể bổ sung các mục như số đăng ký, nên hãy hỏi kế toán viên một lần rồi đưa câu trả lời vào mẫu hóa đơn.
Từng mục được giải thích đầy đủ trong các mục của mẫu hóa đơn VAT.
Các bước lập hóa đơn cho khách hàng
- Thống nhất giá và điều khoản trước. Ghi phạm vi công việc, giá và điều khoản thanh toán vào báo giá hoặc một email mà khách đã trả lời. Hóa đơn là nơi tệ nhất để khách lần đầu biết giá.
- Thu thập thông tin xuất hóa đơn sớm. Bạn cần tên pháp lý, địa chỉ xuất hóa đơn, mã số VAT nếu có, số đơn mua hàng (nếu có) và địa chỉ nhận hóa đơn. Người thuê bạn thường không biết những thông tin này, nên hãy nhờ họ hỏi lại.
- Chọn thời điểm lập hóa đơn. Có thể là khi hoàn thành, khi đặt cọc, theo giai đoạn hoặc hằng tháng. Bảng ở phần dưới sẽ giúp bạn chọn.
- Viết các dòng sao cho người lạ cũng duyệt được. Một nhân viên kế toán chưa từng gặp bạn sẽ duyệt "Biển hiệu mặt tiền, 2,4 m, lắp đặt ngày 10 tháng 4". Còn "Biển hiệu" thì sẽ bị hỏi lại.
- Tính thuế cho từng dòng. Giao dịch trong nước thường dùng mức thuế của nước bạn. Với giao dịch qua biên giới, hãy đọc cách lập hóa đơn cho khách hàng EU hoặc cách lập hóa đơn cho khách hàng quốc tế trước.
- Đặt ngày. Ngày phát hành là hôm nay. Hãy ghi ngày đến hạn là một ngày cụ thể, tính từ điều khoản thanh toán, vì "28 tháng 4, 2026" ít gây tranh cãi hơn "net 14".
- Ghi cách thanh toán. Cung cấp tên tài khoản, IBAN và BIC, và đề nghị khách ghi số hóa đơn làm nội dung chuyển khoản để bạn đối chiếu khi tiền về.
- Phát hành rồi đừng sửa lại. Lúc này hóa đơn được gán số và trở thành bản cuối. Lỗi phát hiện sau đó sẽ xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hủy rồi phát hành lại, không bao giờ lặng lẽ sửa.
- Gửi đúng hộp thư. Gửi email kèm PDF đến địa chỉ của bộ phận kế toán và cc người liên hệ của bạn, bằng một email ngắn nêu số hóa đơn, số tiền và ngày đến hạn ngay những dòng đầu. Hãy kiểm tra xem chỉ PDF có đủ không, vì một số nước nay bắt buộc dùng hóa đơn có cấu trúc dạng dữ liệu (e-invoice). Bỉ đã áp dụng giữa các doanh nghiệp chịu VAT từ ngày 1 tháng 1, 2026.
- Ghi nhận thanh toán hoặc đòi tiền. Ghi lại ngày đến hạn. Nếu hôm sau tiền vẫn chưa về, hãy bắt đầu chuỗi nhắc nợ.
Một hóa đơn hoàn chỉnh, từng mục một
Đây là một ví dụ tự đặt: một xưởng làm biển hiệu lập hóa đơn cho quán cà phê về biển hiệu mặt tiền mới, với VAT 20% để minh họa.
| Mục | Trên hóa đơn này |
|---|---|
| Số hóa đơn | INV-2026-0042 |
| Ngày phát hành | 14 tháng 4, 2026 |
| Ngày cung cấp | 10 tháng 4, 2026 |
| Ngày đến hạn | 28 tháng 4, 2026 |
| Số đơn mua hàng của khách | PO 5518 |
| Từ | Harbour Signs Ltd, 4 Quay Street. Mã số VAT XX123456789 |
| Đến | Corner Café Ltd, 18 Mill Road. Mã số VAT XX987654321 |
| Thanh toán | Chuyển khoản đến Harbour Signs Ltd, IBAN XX00 0000 0000 0000. Nội dung chuyển khoản INV-2026-0042 |
| Mô tả | SL | Đơn giá | VAT | Trước thuế |
|---|---|---|---|---|
| Thiết kế biển hiệu, giờ | 6 | €65,00 | 20% | €390,00 |
| Biển hiệu mặt tiền bằng nhôm, 2,4 m | 1 | €1.250,00 | 20% | €1.250,00 |
| Lắp đặt, 10 tháng 4 | 1 | €280,00 | 20% | €280,00 |
| Tổng trước thuế | €1.920,00 | |||
| VAT 20% | €384,00 | |||
| Tổng phải trả | €2.304,00 |
Ba lựa chọn trên hóa đơn này là có chủ đích. Ngày cung cấp xuất hiện vì nó khác ngày phát hành. Nếu bạn lập hóa đơn đúng ngày hoàn thành, một ngày là đủ cho cả hai việc. Phần thiết kế ghi số giờ và đơn giá vì HMRC coi đơn giá theo giờ là đơn giá của một dịch vụ (mục 16.3.2), còn tấm biển là một món với giá trọn vẹn. Và số đơn mua hàng của khách có mặt vì một số bộ phận kế toán sẽ không giải ngân nếu thiếu số đó.
Khi nào nên gửi hóa đơn?
Bạn nên gửi hóa đơn ngay khi đến thời điểm lập hóa đơn đã thỏa thuận, vì điều khoản thanh toán thường tính từ ngày lập hóa đơn hoặc từ lúc khách nhận được.
| Cách bạn làm việc | Khi nào lập hóa đơn | Đọc tiếp |
|---|---|---|
| Công việc một lần | Ngày hoàn thành hoặc giao hàng | |
| Công việc lớn có đặt cọc | Khi khách chấp nhận, rồi khi hoàn thành | Đặt cọc và thanh toán cuối |
| Dự án dài | Ở các giai đoạn đã thỏa thuận từ đầu | Thanh toán theo tiến độ |
| Dịch vụ định kỳ | Cùng một ngày mỗi tháng | Phí duy trì hằng tháng |
| Công việc tính theo giờ | Cuối tháng, hoặc mỗi giai đoạn đã thỏa thuận | Chuyển giờ công thành hóa đơn |
Quy định VAT đặt ra giới hạn cuối cùng. Ở Anh, bạn thường phải phát hành hóa đơn VAT trong vòng 30 ngày kể từ tax point (mục 16.2.3 trong hướng dẫn của HMRC). Ở EU, dịch vụ xuyên biên giới áp dụng cơ chế tự tính thuế phải được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày 15 của tháng kế tiếp (Điều 222), còn các giao dịch khác thì mỗi nước tự đặt giới hạn.
Hóa đơn không có ngày đến hạn thỏa thuận thì sao?
Hóa đơn không có ngày thanh toán thỏa thuận được coi là trả chậm sau 30 ngày kể từ khi khách nhận hóa đơn, hoặc 30 ngày kể từ khi giao hàng nếu việc đó diễn ra sau, đối với khách hàng là doanh nghiệp ở EU (Điều 3 của Chỉ thị Thanh toán chậm) và ở Anh (GOV.UK).
Vì vậy, nếu bạn muốn 14 ngày, hãy thỏa thuận 14 ngày trước khi bắt đầu. Lần đầu ghi điều đó trên hóa đơn thì yếu hơn so với việc đã có trong báo giá mà khách chấp nhận. Giữa các doanh nghiệp, điều khoản thỏa thuận có thể dài đến 60 ngày, và dài hơn chỉ khi được thỏa thuận rõ ràng và hợp lý.
Vì sao hóa đơn bị trả lại?
Hóa đơn thường bị trả lại vì bộ phận kế toán không đối chiếu được với thứ đã được duyệt. Đây là những điểm cần kiểm tra trước khi bấm gửi:
- Sai pháp nhân. Hợp đồng ký với công ty mẹ nhưng hóa đơn ghi tên cửa hàng.
- Thiếu số đơn mua hàng, khi hệ thống của khách không nhận hóa đơn nếu thiếu số đó.
- Mô tả không ai duyệt được. Người thanh toán không có mặt trong cuộc họp.
- Tổng tiền khác báo giá, mà không có dòng nào giải thích vì sao.
- Thiếu hoặc sai mã số VAT, có thể khiến khách không khấu trừ được VAT.
- Sai hộp thư. Người liên hệ của bạn đang nghỉ phép, và hóa đơn cũng nghỉ phép theo.
Lập hóa đơn cho khách hàng trong ERPFlow
Trong ERPFlow, một hóa đơn bắt đầu là bản nháp gắn với một hồ sơ khách hàng. Bạn thêm các dòng, chọn một dịch vụ hoặc sản phẩm để điền sẵn mô tả và giá, có thể thêm chiết khấu và thuế suất cho từng dòng. Ngày đến hạn mặc định là 14 ngày sau ngày phát hành và bạn có thể đổi. Tên pháp lý, mã số VAT, địa chỉ và thông tin ngân hàng lấy từ Cài đặt > Thông tin doanh nghiệp.
Phát hành gán số cho hóa đơn, chẳng hạn INV-2026-0042, và chốt hóa đơn. Gửi qua email gửi file PDF bằng bất kỳ ngôn ngữ nào trong 19 ngôn ngữ và ghi lại việc đã gửi. Sau đó, Ghi nhận thanh toán theo dõi các khoản thanh toán đủ hoặc một phần, bộ lọc Quá hạn cho thấy hóa đơn nào đang trễ, và Gửi nhắc nhở thanh toán gửi email nhắc, từng hóa đơn một.
Có vài giới hạn cần biết. ERPFlow không có trường ngày cung cấp riêng, nên khi ngày đó khác ngày phát hành, hãy ghi vào mô tả dòng hoặc Ghi chú. Không có thanh toán thẻ trực tuyến. ERPFlow không kiểm tra mã số VAT trên VIES và không tự chọn mức thuế theo quốc gia của khách hàng. Hóa đơn điện tử theo chuẩn EU được xuất ra dạng XML Peppol BIS Billing 3.0 để bạn chuyển cho nhà cung cấp dịch vụ Peppol của mình, còn ERPFlow không tự gửi chúng qua mạng Peppol.