Thanh toán theo tiến độ: cách lập hóa đơn từng đợt cho dự án khi công việc tiến triển

Thanh toán theo tiến độ nghĩa là lập hóa đơn cho dự án từng phần khi công việc tiến triển, thay vì một hóa đơn duy nhất ở cuối. Bạn thỏa thuận các giai đoạn và số tiền trước khi bắt đầu, lập hóa đơn cho từng giai đoạn khi đạt tới nó, và hiện tổng lũy kế, để khách hàng luôn thấy đã tính bao nhiêu và còn lại bao nhiêu.

Thanh toán theo tiến độ là gì?

Thanh toán theo tiến độ là cách tính tiền cho một công việc dài theo từng đợt, mỗi đợt gắn với một giai đoạn đã đạt hoặc khối lượng đã đo. Nó đưa tiền về gần thời điểm chi phí của bạn đi ra hơn, và giới hạn mức bạn có thể mất nếu khách hàng ngừng trả giữa chừng.

Có bốn cách thiết lập phổ biến. Chúng khác nhau ở điều gì kích hoạt mỗi hóa đơn.

Tiền đặt cọc không phải thanh toán theo tiến độ, dù nó thường đứng trước như đợt đầu tiên. Hướng dẫn về hóa đơn đặt cọc và thanh toán cuối nói về các công việc chỉ cần hai khoản đó. Tiền giữ lại bảo hành lại là chuyện khác: đó là khoản khách hàng giữ lại từ mỗi lần thanh toán tiến độ, và tiền giữ lại trên hóa đơn có hướng dẫn riêng.

Khi nào nên dùng thanh toán theo tiến độ?

Dùng thanh toán theo tiến độ khi một công việc kéo dài đủ lâu, hoặc tốn đủ nhiều, đến mức nếu không bạn sẽ phải trả lương và trả nhà cung cấp hàng tuần trước khi thấy đồng nào. Đây là một phép thử đơn giản: cộng số bạn sẽ chi trước khi công việc xong. Nếu mất số tiền đó vì một khoản nợ xấu sẽ gây tổn hại, hãy tính phí theo giai đoạn.

Ở một số nơi, luật cũng có quy định về thanh toán theo giai đoạn, ngoài hợp đồng.

• Anh, xứ Wales và Scotland: mục 109 của Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 cho một bên của hợp đồng xây dựng quyền được thanh toán từng đợt, theo giai đoạn hoặc định kỳ, trừ khi công việc được ghi rõ hoặc ước tính kéo dài dưới 45 ngày. Hợp đồng với người cư trú tại nhà ở được loại trừ.
• EU: Điều 5 của Late Payment Directive để doanh nghiệp tự do thỏa thuận lịch thanh toán từng đợt, theo luật quốc gia. Nếu một đợt trả chậm, tiền lãi và tiền bồi thường chỉ được tính trên số tiền quá hạn.

Với phần lớn công việc nằm ngoài các quy định đó, hợp đồng của bạn là thứ duy nhất cho bạn quyền, nên hãy viết các giai đoạn ra.

Thiết lập thanh toán theo tiến độ từng bước

1. Đưa các giai đoạn vào báo giá. Mỗi giai đoạn có tên và số tiền hoặc phần trăm, và khách hàng chấp nhận chúng cùng với giá. Các giai đoạn bịa ra về sau là một cuộc thương lượng lại.
2. Xác định mỗi giai đoạn bằng điều cả hai bên đều thấy được. “Hoàn thành lắp đặt hoàn thiện (second fix) và đã nghiệm thu” thì được. “Làm được nửa chừng” thì không.
3. Nói rõ ai xác nhận một giai đoạn, và bằng cách nào. Một email của khách hàng hoặc biên bản công trường có ký là đủ, miễn là hai bên đã thống nhất cách nào.
4. So các giai đoạn với chi phí của bạn. Đặt số tiền lũy kế của mỗi giai đoạn đối chiếu với số bạn dự kiến đã chi đến lúc đó. Nếu bạn phải ứng tiền túi cho đến hóa đơn cuối, các giai đoạn đang không làm đúng việc của chúng.
5. Chừa một khoản để thanh toán khi hoàn thành. Khách hàng muốn giữ lại một khoản cho đến khi công việc xong, đó là yêu cầu hợp lý. Hãy chờ sự phản đối nếu hầu như không còn gì.
6. Lập hóa đơn ngay trong tuần đạt giai đoạn, theo điều khoản thanh toán đã thỏa thuận. Hóa đơn trễ làm mất lợi thế dòng tiền bạn đã thương lượng.
7. Hiện tổng lũy kế trên mọi hóa đơn, và cho mỗi thay đổi của công việc một dòng riêng.
8. Đối chiếu ở hóa đơn cuối. Các hóa đơn cộng lại phải bằng hợp đồng cộng các phát sinh đã thỏa thuận.

Ví dụ tính cụ thể: bốn hóa đơn và một phát sinh

Đây là một ví dụ tự dựng. Một công ty hoàn thiện nội thất thỏa thuận hợp đồng €48.000 cộng VAT 20%, tính 20% khi ký, 30% ở lắp đặt phần thô (first fix), 30% ở lắp đặt hoàn thiện (second fix) và 20% khi hoàn thành. Trong lúc làm, khách hàng đồng ý một phát sinh €3.200 qua email, và công ty tính nó cùng giai đoạn thứ ba.

Các phần trăm vẫn tính trên €48.000 ban đầu, nên chúng vẫn cộng thành 100%. Phát sinh được tính một lần, đầy đủ, trên dòng riêng của nó. Nếu tính lại các phần trăm trên tổng mới, bạn sẽ hoặc tính phát sinh hai lần hoặc mất cả buổi chiều giải thích vì sao bạn không làm vậy.

Hãy kiểm tra dòng cuối mỗi lần. €48.000 cộng €3.200 là €51.200, và cột chưa thuế cũng vậy.

Đặt một tổng lũy kế ngắn trên mỗi hóa đơn. Hóa đơn 3 có thể ghi như sau:

Thanh toán giai đoạn 3 trên 4: hoàn thành lắp đặt hoàn thiện, báo giá QUO-2026-0042. Hợp đồng gốc €48.000, phát sinh đã thỏa thuận €3.200, hợp đồng sau điều chỉnh €51.200. Đã tính trước hóa đơn này €24.000. Hóa đơn này €17.600. Còn phải tính €9.600. Mọi số liệu chưa gồm VAT.

Ghi chú đó trả lời câu hỏi đầu tiên của bộ phận kế toán phía khách hàng, những người phải đối chiếu hóa đơn của bạn với một hợp đồng họ không soạn.

Tính theo phần trăm hoàn thành như thế nào?

Tính theo phần trăm hoàn thành tính mỗi hóa đơn bằng cách nhân giá trị hợp đồng với phần công việc đã xong, rồi trừ đi mọi thứ đã tính.

Hóa đơn này = (hợp đồng sau điều chỉnh × % hoàn thành) − đã tính lũy kế

Lấy cùng hợp đồng đó và giả sử bạn đo công việc đạt 70% sau hai hóa đơn. €51.200 × 70% là €35.840. Trừ €24.000 đã tính và hóa đơn này là €11.840 chưa thuế, hay €14.208 với VAT 20%.

Luôn trừ số đã tính lũy kế thay vì tính phần tăng của tháng. Như vậy một ước lượng hào phóng tháng trước tự điều chỉnh tháng này, và tổng không thể lệch khỏi hợp đồng.

Hãy thống nhất cách đo tiến độ trước hóa đơn đầu tiên: khối lượng đã lắp, chi phí đã phát sinh hay định giá của thanh tra viên. Công việc thương mại ở Mỹ thường chính thức hóa việc này trong bảng kê giá trị, và hướng dẫn về AIA G702 và G703 đi qua nó. Công việc bạn đã làm nhưng chưa lập hóa đơn là thứ một báo cáo WIP theo dõi.

VAT hoạt động thế nào trên hóa đơn tiến độ?

VAT trên một hóa đơn tiến độ thường được tính trên số tiền của chính hóa đơn đó, không phải trên cả hợp đồng ngay từ đầu. Khi nào VAT đến hạn là phần khác nhau theo từng nước.

• EU: Điều 64 của Chỉ thị VAT coi việc cung cấp phát sinh các khoản thanh toán hoặc bảng sao kê liên tiếp là hoàn thành vào cuối các kỳ mà chúng liên quan. Khoản thanh toán nhận trước khi công việc xong làm VAT phải nộp khi nhận tiền, trên số tiền đã nhận (Điều 65). Các nước thành viên có thể gắn ngày đó với hóa đơn hoặc khoản thanh toán thay vào đó (Điều 66).
• Anh: với hợp đồng xây dựng có thanh toán định kỳ, thời điểm tính thuế là thời điểm sớm hơn giữa nhận tiền và phát hành hóa đơn VAT (VAT Notice 708, đoạn 23.1.3).

Hệ quả thực tế là ở nơi việc phát hành hóa đơn quyết định ngày, bạn có thể nợ VAT của một giai đoạn trước khi khách hàng trả tiền cho nó. Nếu dòng tiền eo hẹp, hãy hỏi kế toán viên xem một hồ sơ đề nghị thanh toán không phải hóa đơn VAT có được phép ở nơi bạn không, với hóa đơn VAT theo sau khi nhận tiền.

Việc đổi thuế suất giữa chừng cũng có thể tách một hợp đồng sang hai thuế suất VAT, vì mỗi giai đoạn có ngày riêng.

Thanh toán theo tiến độ hay sai ở đâu?

Thanh toán theo tiến độ thường sai ở giấy tờ chứ không phải ở công việc.

• Tính tiền một giai đoạn chưa xong. Một hóa đơn bị tranh chấp có thể giữ lại mọi thứ sau nó.
• Gộp phát sinh vào số tiền của giai đoạn kế. Khách hàng thấy một giai đoạn không khớp hợp đồng và dừng thanh toán.
• Không có tổng lũy kế. Bộ phận kế toán của khách hàng phải dựng lại lịch sử, và việc đó mất nhiều thời gian hơn điều khoản thanh toán của bạn.
• Hóa đơn cuối nhắc lại hợp đồng. Hãy tính phần còn lại. Nếu cần hiện cả hợp đồng, hãy hiện trong tổng lũy kế.
• Coi đã tính là đã thu. Tổng lũy kế cho thấy bạn đã lập hóa đơn bao nhiêu. Số thực sự đã được trả cần theo dõi từng giai đoạn.
• Tiếp tục làm sau khi một giai đoạn không được trả. Mỗi giai đoạn thêm vào làm tăng khoản bạn đang rủi ro, nên hãy nêu ra ngay tuần nó quá hạn.

Tính phí dự án theo giai đoạn trong ERPFlow

ERPFlow không có mô-đun thanh toán theo tiến độ. Nó không tính phần trăm hoàn thành, không giữ bảng kê giá trị, không lập hồ sơ định giá khối lượng và không xử lý tiền giữ lại. Một công việc trong ERPFlow là một báo giá cộng các hóa đơn bạn lập từ nó, đủ cho việc tính phí theo mốc ở công việc giá cố định. Các hợp đồng có định giá khối lượng theo giai đoạn sẽ thấy thế là quá mỏng, và trang dành cho công ty xây dựng cũng nói như vậy.

• Lập hóa đơn từng giai đoạn từ báo giá. Mở báo giá và chọn Chuyển thành hóa đơn một lần cho mỗi giai đoạn. Mỗi lần chuyển tạo một bản nháp mới của toàn bộ báo giá, bạn sửa xuống còn phần của giai đoạn đó trước khi phát hành hóa đơn. Báo giá giữ nguyên như đã chấp nhận, và mỗi hóa đơn xuất hiện trong Chứng từ liên kết.
• Tự giữ tổng lũy kế. Chứng từ liên kết liệt kê các hóa đơn nhưng không tính còn bao nhiêu phải lập hóa đơn. Gõ tổng lũy kế vào Ghi chú của hóa đơn, phần này in trên PDF.
• Đừng tìm dòng âm. ERPFlow từ chối giá hoặc số lượng âm, nên một dòng “trừ đã tính” không đưa vào bảng dòng được. Hãy tính số tiền của giai đoạn như một dòng bình thường và nêu khoản trừ trong Ghi chú.
• Nếu bạn giao hàng trước khi lập hóa đơn, hãy chuyển báo giá thành đơn hàng và lập hóa đơn từ đó. Mỗi hóa đơn từ một đơn hàng cũng bắt đầu từ toàn bộ đơn hàng. Gói Free không có Đơn hàng.
• Điều hành công việc trên một bảng. Một dự án liên kết với khách hàng cũng có thể liên kết với báo giá và các hóa đơn của nó. Nó không lưu ngân sách hay chi phí công việc.

Thanh toán được nhập bằng tay, bao nhiêu khoản cho mỗi hóa đơn cũng được, và Đã thanh toán một phần tự xuất hiện. Một lời nhắc cho giai đoạn quá hạn chỉ được gửi khi bạn chọn gửi.