Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Để lập hóa đơn cho tiền đặt cọc và khoản thanh toán cuối, hãy phát hành hai hóa đơn với số riêng: một cho phần đã thỏa thuận khi khoản đặt cọc đến hạn, và một cho phần còn lại khi công việc xong. Mỗi hóa đơn thể hiện VAT trên số tiền của riêng nó, và cộng lại phải bằng tổng báo giá.
Cách lập hóa đơn tiền đặt cọc?
Hóa đơn đặt cọc là một hóa đơn thông thường cho một phần giá đã thỏa thuận. Nó cần các thông tin như mọi hóa đơn khác, số kế tiếp trong dãy số thông thường, và một dòng cho biết nó thuộc công việc nào:
Tiền đặt cọc: 30% báo giá QUO-2026-0042, được chấp nhận ngày 4 tháng 5, 2026. Tổng giá trị công việc €7.200,00 đã gồm VAT.
Hãy thỏa thuận tỷ lệ phần trăm trước khi lập hóa đơn. Dòng "30% khi chấp nhận" ghi trên báo giá nghĩa là hóa đơn đặt cọc không làm ai bất ngờ, và bài về chuyển báo giá thành hóa đơn nói về bước đó.
Cách lập hóa đơn khoản thanh toán cuối?
Hóa đơn cuối tính số tiền còn lại, theo một trong hai bố cục phổ biến. Chỉ phần còn lại thể hiện phần còn lại thành một dòng và nhắc đến khoản đặt cọc trong ghi chú. Toàn bộ công việc trừ tiền đặt cọc liệt kê cả công việc rồi trừ khoản đã lập hóa đơn trước đó. Khách thường thích cách thứ hai vì nó cho thấy toàn bộ công việc trên một trang. Cách thứ nhất khó đọc nhầm hơn, vì tổng duy nhất trên trang là số tiền phải trả.
Ví dụ hoàn chỉnh cộng lại đúng
Đây là một ví dụ tự đặt. Một xưởng mộc báo giá €6.000 cộng VAT, mức 20% cho phép tính đơn giản, với 30% đến hạn khi chấp nhận và phần còn lại khi hoàn thành.
| Chứng từ | Trước thuế | VAT (20%) | Tổng |
|---|---|---|---|
| Báo giá QUO-2026-0042 | €6.000,00 | €1.200,00 | €7.200,00 |
| Hóa đơn đặt cọc INV-2026-0041, 30% | €1.800,00 | €360,00 | €2.160,00 |
| Hóa đơn cuối INV-2026-0058, 70% | €4.200,00 | €840,00 | €5.040,00 |
| Các hóa đơn cộng lại | €6.000,00 | €1.200,00 | €7.200,00 |
Trong bố cục toàn bộ công việc, hóa đơn cuối trông như thế này:
| Hóa đơn cuối, toàn bộ công việc trừ tiền đặt cọc | Số tiền |
|---|---|
| Công việc mộc theo báo giá, trước thuế | €6.000,00 |
| VAT 20% | €1.200,00 |
| Tổng công việc | €7.200,00 |
| Trừ hóa đơn đặt cọc INV-2026-0041, đã trả ngày 12 tháng 5 (trước thuế €1.800,00, VAT €360,00) | −€2.160,00 |
| Số tiền còn phải trả (trước thuế €4.200,00, VAT €840,00) | €5.040,00 |
VAT mà hóa đơn này thêm vào tờ khai của bạn là €840, không phải €1.200. Nếu kê khai €1.200, bạn đã nộp €360 VAT của khoản đặt cọc hai lần.
Bạn có tính VAT trên tiền đặt cọc không?
Có, VAT thường phải nộp trên khoản đặt cọc được tính vào giá. Ở EU, Điều 65 của Chỉ thị VAT nêu rằng khi khoản thanh toán trước được thực hiện trước giao dịch cung cấp, VAT phát sinh khi nhận khoản thanh toán và trên số tiền đã nhận. Điều 220 yêu cầu phải có hóa đơn cho khoản thanh toán trước từ khách hàng là doanh nghiệp.
Các nước có thể đẩy thời điểm đó lên sớm hơn (Điều 66), nên hãy kiểm tra nước bạn. Ở Anh, Notice 700 của HMRC nêu rằng hầu hết các khoản đặt cọc là thanh toán trước, và tax point là ngày bạn phát hành hóa đơn VAT hoặc nhận tiền, tùy ngày nào đến trước (mục 14.2.2 và 14.2.3).
"Trên số tiền đã nhận" nghĩa là khoản đặt cọc bạn báo là một con số tròn đã chứa sẵn VAT của nó. Công thức là số tiền × mức thuế ÷ (100 + mức thuế), nên khoản đặt cọc €1.000 ở mức 20% chứa €166,67 VAT và €833,33 trước thuế. Cộng thêm 20% lên trên €1.000 là lỗi phổ biến nhất ở đây.
Không phải tiền nhận trước nào cũng được xử lý giống nhau:
| Tiền nhận trước | Thường được xử lý là | VAT khi nhận? |
|---|---|---|
| Đặt cọc vào giá | Thanh toán trước | Nhìn chung có |
| Thanh toán theo giai đoạn trong lúc làm việc | Một phần của giá | Nhìn chung có |
| Tiền bảo đảm có thể hoàn lại để phòng hư hỏng thiết bị cho thuê | Tiền bảo đảm, không phải tiền trả cho một giao dịch cung cấp | Nhìn chung không |
Nếu mức VAT thay đổi giữa lúc đặt cọc và lúc hoàn thành, mặc định của EU là mức đang có hiệu lực khi VAT phát sinh (Điều 93), điều này có thể để lại hai mức thuế trên một công việc. Quy định chuyển tiếp của từng nước có thể ghi đè điều đó, nên hãy hỏi kế toán viên khi thay đổi mức thuế rơi vào giữa công việc. Nếu tiền về trước khi bạn phát hành hóa đơn, hóa đơn cũng nên thể hiện ngày thanh toán (Điều 226).
Nên xin đặt cọc bao nhiêu?
Tiền đặt cọc ít nhất nên bù được những gì bạn mất nếu khách bỏ đi sau khi bạn đã bắt đầu: vật tư phải mua, nhà thầu phụ phải đặt lịch, công việc khác phải từ chối. Trong ví dụ trên, €1.800 trước thuế là hợp lý nếu xưởng phải mua €1.500 gỗ trước khi ai đó đến công trường. Hãy bắt đầu từ chi phí của chính bạn, rồi làm tròn thành tỷ lệ phần trăm dễ ghi lên báo giá.
Có thể xin đặt cọc mà không phát hành hóa đơn không?
Có, ở nhiều nước bạn có thể xin đặt cọc bằng yêu cầu thanh toán hoặc hóa đơn proforma, vốn không phải chứng từ thuế. HMRC nói hóa đơn proforma nên được ghi rõ "this is not a VAT invoice", và không thể dùng nó để khấu trừ VAT (Notice 700, mục 17.3). Hóa đơn thật sẽ theo sau khi tiền về.
Điều này quan trọng ở nơi mà việc phát hành hóa đơn tự nó làm phát sinh nghĩa vụ VAT. Một hóa đơn gửi vào tháng 3 và được trả vào tháng 5 có thể khiến bạn nộp VAT cho khoản đặt cọc chưa nhận.
Những lỗi khiến hóa đơn đặt cọc đi sai
- Cộng VAT vào khoản đặt cọc đã gồm VAT. Hãy xác định con số khách đã đồng ý trước khi cộng thêm bất cứ gì.
- Ghi toàn bộ VAT trên hóa đơn cuối. Khi đó tờ khai của bạn tính VAT của khoản đặt cọc hai lần.
- Hóa đơn cuối ghi tổng công việc là số phải trả. Một số khách sẽ trả đúng số ghi ở dòng in đậm.
- Không dẫn chiếu chéo. Hóa đơn cuối nên nêu tên hóa đơn đặt cọc, để không ai phải tính lại sau một năm.
- Gọi khoản đặt cọc là "không hoàn lại" khi không có thỏa thuận đằng sau. Chỉ riêng từ đó có thể không đủ sức, nhất là với khách cá nhân.
Với nhiều giai đoạn thay vì hai, xem thanh toán theo tiến độ. Nếu khách chỉ đơn giản trả một phần của một hóa đơn, đó là thanh toán một phần, và không cần hóa đơn thứ hai.
Lập hóa đơn đặt cọc và thanh toán cuối trong ERPFlow
ERPFlow không có loại hóa đơn đặt cọc. Khoản đặt cọc là một hóa đơn thông thường với một dòng được chỉnh sửa.
Mở báo giá và chọn Chuyển thành hóa đơn một lần cho mỗi giai đoạn. Mỗi lần chuyển tạo ra một bản nháp mới của toàn bộ báo giá, liên kết hai chiều với nó, nên hãy sửa bản nháp xuống phần của giai đoạn đó trước khi phát hành. Thay các dòng bằng một dòng "Tiền đặt cọc: 30% báo giá..." thường đọc rõ nhất. Ngày đến hạn lấy từ điều khoản thanh toán của báo giá, và việc phát hành gán số cho hóa đơn và chốt hóa đơn.
Bố cục toàn bộ công việc ở trên không làm được trong ERPFlow, vì một dòng không thể âm: số lượng phải lớn hơn không và đơn giá không được dưới không. Hãy dùng bố cục chỉ phần còn lại và nhắc đến khoản đặt cọc trong Ghi chú, được in trên PDF:
Tiền đặt cọc €2.160,00 đã thanh toán ngày 12 tháng 5, 2026 theo hóa đơn INV-2026-0041.
Hãy ghi nhận từng khoản thanh toán vào đúng hóa đơn của nó. Thuế suất áp dụng theo từng dòng, và báo cáo thuế đọc từ chính các hóa đơn. ERPFlow không quyết định khi nào VAT đến hạn ở nước bạn và không nộp tờ khai thay bạn, nên hãy báo kế toán viên nếu một khoản đặt cọc được lập hóa đơn ở kỳ này và trả ở kỳ khác. Cũng không có chứng từ proforma, và khách không thể trả tiền đặt cọc trực tuyến hay chấp nhận báo giá trực tuyến: bạn tự đánh dấu báo giá là đã chấp nhận.