Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Để lập hóa đơn cho phí duy trì hằng tháng, hãy phát hành hóa đơn cho mức phí đã thỏa thuận vào cùng một ngày mỗi tháng, ghi rõ kỳ được tính và đặt ngày đến hạn theo thỏa thuận của bạn. Công việc nằm ngoài phí duy trì được lập thành một dòng riêng. Lập hóa đơn trả trước, để tiền về trước khi tháng bắt đầu, là thói quen an toàn hơn.
Hóa đơn phí duy trì hằng tháng nên ghi gì?
Hóa đơn phí duy trì hằng tháng cần mọi thứ một hóa đơn bình thường có, cộng với kỳ được tính, thỏa thuận làm căn cứ và các khoản phát sinh. Kỳ tính là phần người ta hay bỏ sót, và bộ phận kế toán của khách không thể hạch toán hóa đơn vào đúng tháng nếu thiếu nó.
Đây là một ví dụ tự đặt, một hóa đơn ngày 25 tháng 3 cho tháng 4, của một agency lập hóa đơn trả trước.
| Dòng | Số lượng | Giá | Trước thuế |
|---|---|---|---|
| Phí duy trì hằng tháng: hỗ trợ marketing, tháng 4, 2026, theo thỏa thuận ngày 1 tháng 9, 2025 | 1 | €2.000,00 | €2.000,00 |
| Giờ bổ sung trong tháng 2 vượt mức cho phép | 2 | €110,00 | €220,00 |
| Tạm tính | €2.220,00 | ||
| VAT 20% | €444,00 | ||
| Tổng | €2.664,00 |
Bạn đang lập hóa đơn cho loại phí duy trì nào?
"Phí duy trì" (retainer) bao gồm ba thỏa thuận khác nhau, và mỗi loại được lập hóa đơn khác nhau. Agency marketing và công ty tư vấn chủ yếu muốn nói hai loại đầu. Luật sư thường muốn nói loại thứ ba.
| Loại | Khách trả cho điều gì | Cách lập hóa đơn |
|---|---|---|
| Phí cố định | Một phạm vi đã thỏa thuận mỗi tháng | Cùng một số tiền mỗi tháng |
| Quỹ giờ | Một số giờ nhất định, phần phát sinh tính theo đơn giá đã thỏa thuận | Cùng một số tiền, cộng một dòng cho phần phát sinh |
| Tiền tạm ứng | Khoản ứng trước cho phí tương lai, được giữ cho đến khi được hưởng | Trước hết là yêu cầu thanh toán, rồi các hóa đơn trừ dần vào đó |
Tiền giữ tạm ứng có thể thuộc quy định về tiền của khách hàng, nên một văn phòng luật nên hỏi cơ quan quản lý của mình trước khi áp dụng bất cứ điều gì ở đây. Nếu bạn còn đang cân nhắc giữa phí duy trì và tính theo giờ, xem tư vấn tính theo giờ hay phí duy trì.
Nên lập hóa đơn phí duy trì trả trước hay trả sau?
Lập hóa đơn phí duy trì trả trước thường là lựa chọn tốt hơn, vì tiền về trước công việc và một khách ngừng trả có thể bị tạm dừng trước khi bạn mất nhiều. Đây là hình dạng của từng cách cho công việc tháng 12.
| Trả trước | Trả sau | |
|---|---|---|
| Ngày hóa đơn | 25 tháng 11 | 1 tháng 1 |
| Ngày đến hạn | 1 tháng 12 | 15 tháng 1 |
| Số ngày từ công việc đầu tiên đến khoản thanh toán đầu tiên | 0 | 45 |
| Phần phát sinh | Lập trên hóa đơn kế tiếp | Lập trên cùng hóa đơn |
| Phù hợp nhất với | Phí cố định và phạm vi đã thỏa thuận | Công việc thay đổi, hoặc khách có hệ thống cần công việc xong rồi mới trả |
Hóa đơn phí duy trì ghi ngày tháng 11 cho công việc tháng 12 thường thuộc về tháng 12 trong sổ sách của bạn, không phải tháng 11. Hãy nói với người ghi sổ bạn lập hóa đơn theo cách nào, để doanh thu rơi vào đúng tháng.
Khi nào VAT đến hạn trên hóa đơn phí duy trì?
VAT trên phí duy trì hằng tháng nhìn chung đến hạn theo từng kỳ, và khoản thanh toán trước đẩy nó lên sớm hơn. Điều 64 của Chỉ thị VAT coi dịch vụ có các khoản thanh toán kế tiếp là hoàn thành khi mỗi kỳ kết thúc, và Điều 65 làm VAT phát sinh khi nhận khoản thanh toán trước. Các quốc gia thành viên có thể điều chỉnh theo Điều 66.
Ở Anh, Notice 700 của HMRC nêu rằng một giao dịch cung cấp liên tục có tax point mỗi lần bạn phát hành hóa đơn VAT hoặc nhận thanh toán, tùy cái nào đến trước (mục 14.3). Vì vậy hóa đơn phí duy trì phát hành ngày 25 tháng 3 cho tháng 4 rơi vào tờ khai bao gồm ngày 25 tháng 3. Cùng mục đó cho phép bạn phát hành một hóa đơn VAT bao gồm các khoản thanh toán đều đặn đến một năm, liệt kê giá trị trước thuế, ngày đến hạn, mức VAT và số tiền VAT của từng khoản. Cách đó hợp với khách muốn một chứng từ duy nhất.
Làm sao tính giờ vượt hoặc thiếu so với phí duy trì?
Giờ vượt hoặc thiếu so với phí duy trì được tính theo quy tắc đã thỏa thuận từ trước, không phải quy tắc bạn quyết định mỗi tháng. Quy tắc cần ba phần: một giờ phát sinh giá bao nhiêu, giờ chưa dùng có chuyển sang kỳ sau không, và giờ được chuyển hết hạn khi nào.
Đây là một ví dụ tự đặt. Một agency tính €2.000 mỗi tháng cho 20 giờ. Giờ phát sinh là €110. Giờ chưa dùng chỉ chuyển sang tháng kế tiếp.
| Tháng | Giờ khả dụng | Giờ đã làm | Kết quả | Phần phát sinh cần lập hóa đơn |
|---|---|---|---|---|
| Tháng 1 | 20 | 16 | 4 chuyển sang tháng 2 | €0 |
| Tháng 2 | 24 | 26 | Vượt 2 | €220 |
| Tháng 3 | 20 | 18 | 2 chuyển sang tháng 4 | €0 |
Trong quý, đó là 3 × €2.000 + €220, tức €6.220 trước thuế. Với VAT 20%, khách trả tổng cộng €7.464. Hãy gửi số giờ kèm mỗi hóa đơn, vì khách nhìn thấy bảng sẽ không thắc mắc về dòng đó.
Nội dung cho thỏa thuận:
Phí duy trì: €2.000,00 cộng VAT mỗi tháng dương lịch, bao gồm tối đa 20 giờ hỗ trợ marketing. Lập hóa đơn vào ngày 25 của tháng trước và thanh toán trước ngày 1. Giờ chưa dùng chỉ chuyển sang tháng kế tiếp, sau đó hết hạn. Giờ vượt mức cho phép tính €110,00 mỗi giờ, lập hóa đơn trên hóa đơn kế tiếp. Mỗi bên có thể chấm dứt phí duy trì này với thông báo bằng văn bản trước 30 ngày.
Những lỗi khiến phí duy trì bị thất thoát
- Một dòng ghi sai tháng. Mẫu sao chép từ kỳ trước còn tên tháng cũ sẽ bị hỏi lại, và việc hỏi làm chậm thanh toán.
- Phạm vi không có ranh giới. Nếu thỏa thuận không nói điều gì nằm ngoài, mọi thứ đều rơi vào trong.
- Giờ không ai đếm. Bạn không thể tính phần vượt mà bạn không ghi lại, và không thể bảo vệ mức phí nếu thiếu số liệu.
- Mức phí không bao giờ đổi. Hãy đưa việc rà soát hằng năm vào thỏa thuận, và xem bài về thư tăng giá để biết cách tăng.
- Điều khoản chạy lố so với công việc. Net 30 trên phí duy trì trả trước biến nó thành trả sau. Điều khoản thanh toán nên đến hạn trước ngày đầu tháng.
Thiết lập hóa đơn phí duy trì hằng tháng trong ERPFlow
Trong ERPFlow, một hóa đơn định kỳ lập hóa đơn phí duy trì theo lịch. Nó phát hành hóa đơn và không bao giờ thu tiền: không có gì trừ thẻ hay nhận thanh toán, nên khách thanh toán như thường và bạn ghi nhận. Lời nhắc cho hóa đơn phí duy trì quá hạn được gửi thủ công.
Mở một hóa đơn của khách hàng và chọn Chuyển thành định kỳ, hoặc bắt đầu từ Hóa đơn > Định kỳ. Đặt thành hằng tháng, chọn ngày đầu tiên và điều khoản thanh toán, rồi chọn Gửi email cho từng khách hàng hoặc Tạo bản nháp để tôi tự gửi. Một dịch vụ kèm giá điền sẵn dòng. Mỗi lần chạy tạo một hóa đơn thông thường cho mỗi khách hàng, ghi ngày chạy, nhận thanh toán và lời nhắc như mọi hóa đơn khác, và được tính vào giới hạn hóa đơn hằng tháng của gói.
Các dòng lặp lại y nguyên, không có trường cho tháng. Hãy viết dòng sao cho luôn đúng, chẳng hạn "Phí duy trì hằng tháng: dịch vụ cho tháng dương lịch kế tiếp sau ngày hóa đơn", hoặc dùng Tạo bản nháp để tôi tự gửi và gõ tháng cùng các khoản phát sinh vào từng bản nháp trước khi phát hành. Bản nháp cũng là cách đưa khoản phát sinh vào hóa đơn, vì không có tính theo tỷ lệ hay lập hóa đơn theo mức sử dụng. Khách có hai lịch sẽ nhận hai hóa đơn, không bao giờ gộp thành một.
Một thẻ trong Dự án có trường thời gian đã dùng, nhập theo giờ và phút, được cộng lại theo từng dự án và từng khách hàng, nên nó có thể giữ số giờ của bạn so với mức cho phép. Thời gian đó không trở thành dòng hóa đơn: giờ công được lập hóa đơn bằng cách nhập đơn giá và số lượng trên hóa đơn. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có.