Giảm giá trị ghi nhận và xóa nợ: mỗi loại có ý nghĩa gì với việc tính phí của bạn

Giảm giá trị ghi nhận làm giảm giá trị của công việc hoặc khoản nợ nhưng vẫn để phần còn lại để thu, ví dụ tính 8 trong 10 giờ đã làm. Xóa nợ loại bỏ toàn bộ số tiền vì bạn sẽ không bao giờ thu được, ví dụ hóa đơn gửi một khách hàng đã phá sản. Các công ty dùng hai từ này khá lỏng lẻo, nên hãy định nghĩa của bạn.

Giảm giá trị ghi nhận khác gì với xóa nợ?

Khác biệt giữa giảm giá trị ghi nhận và xóa nợ là còn lại gì hay không. Giảm giá trị ghi nhận hạ một khoản xuống, còn xóa nợ đưa nó về không. Bản thân từ ngữ thường nói ít hơn thời điểm: trước hóa đơn, bạn đang quyết định mình tính bao nhiêu, còn sau hóa đơn, bạn đang xử lý khoản mình được trả.

Trên thực tế, các công ty tính phí theo giờ thường nói “giảm giá trị ghi nhận” cho thời gian họ chọn không tính và “xóa nợ” cho khoản nợ họ đã từ bỏ. Kế toán viên cũng có thể dùng “xóa nợ” cho việc loại bỏ một phần khoản phải thu. Hãy thống nhất một bộ nghĩa trong công ty và với kế toán viên của bạn.

Mỗi loại xảy ra khi nào trong chu kỳ tính phí?

Mỗi loại xảy ra ở một thời điểm khác nhau trong chu kỳ tính phí, và thời điểm quyết định thủ tục giấy tờ.

Hai dòng cuối hay bị nhầm nhất. Hóa đơn điều chỉnh giảm nói rằng khoản tính đã thay đổi. Nợ khó đòi nói rằng khoản tính là đúng và tiền sẽ không về. Nếu bạn còn ghi nhận công việc chưa lập hóa đơn trong sổ sách, giảm giá trị ghi nhận của thời gian làm giảm nó, và điều đó hiện trên một báo cáo WIP.

Ví dụ tính cụ thể: từ giờ công đến nợ khó đòi

Đây là một ví dụ tự dựng có đủ cả ba trong một công việc. Một công ty tư vấn ghi 40 giờ với €100, tính VAT 20%, và mọi việc dần đi sai.

So với €4.000 thời gian theo đơn giá chuẩn, công ty lúc đầu tính được 87,5% và 80% sau hóa đơn điều chỉnh giảm, và thu về 41,7% chưa tính VAT. Đó là ba vấn đề riêng với ba cách sửa riêng, và gộp chúng chung là “chiết khấu” thì chẳng dạy bạn được gì.

Nếu muốn khách hàng thấy một khoản giảm thiện chí, bạn có thể ghi rõ ngay trên dòng:

Chuẩn bị hội thảo: 10 giờ với €100,00, giảm còn 8 giờ như đã thỏa thuận cho lần hợp tác đầu tiên.

Giờ bạn đã giảm vì tự làm lại thì không nên xuất hiện trên hóa đơn.

Xóa nợ có làm giảm VAT bạn phải nộp không?

Xóa nợ có thể làm giảm VAT bạn phải nộp, nhưng chỉ theo quy định của chính nước bạn. Điều 90 của Chỉ thị VAT của EU nói rằng giá tính thuế được giảm trong trường hợp không thanh toán toàn bộ hoặc một phần, theo các điều kiện do từng nước thành viên đặt ra, và cho phép các nước thành viên làm khác đi đối với việc không thanh toán. Vì vậy các điều kiện khác nhau rất nhiều. Dưới đây là hai ví dụ chúng tôi đã kiểm tra:

Có ba điểm lặp lại. Giảm trừ chỉ áp dụng cho phần VAT nằm trong số tiền còn chưa trả, tức €306,67 trong ví dụ. Giảm trừ nói chung phải hoàn lại nếu sau đó tiền về, và cả HMRC lẫn cơ quan của Estonia đều nói như vậy. Và khách hàng có thể phải điều chỉnh giảm phần VAT họ đã được khấu trừ.

Hóa đơn điều chỉnh giảm không phải là con đường. HMRC nói thẳng rằng bạn không được phát hành một hóa đơn như vậy chỉ vì khách hàng chưa trả. Ở bất kỳ nước nào khác, hãy hỏi kế toán viên trước khi đề nghị, và hỏi luôn về thuế thu nhập, vì nợ khó đòi có được khấu trừ hay không là một câu hỏi riêng.

Công ty nên quyết định và ghi nhận những việc này thế nào?

Công ty nên quyết định giảm giá trị ghi nhận và xóa nợ với một người duyệt có tên và ghi lại lý do mỗi lần, vì lý do mới là phần hữu ích. Một danh sách ngắn là đủ:

• Phạm vi tăng lên mà không được thỏa thuận
• Lỗi hoặc làm lại của chúng ta
• Thiện chí
• Tranh chấp với khách hàng
• Nợ khó đòi

Hãy để người phụ trách khách hàng duyệt các khoản giảm giá trị ghi nhận, và một người thứ hai duyệt mọi khoản trên một mức nhất định. Sau vài tháng, nếu “Lỗi của chúng ta” cứ xuất hiện thì cách sửa nằm ở khâu thực hiện, còn nếu “Phạm vi tăng lên” cứ xuất hiện thì nó nằm ở báo giá. Trước khi xóa một khoản nợ, hãy chắc rằng bạn đã thực sự đòi xong: một chuỗi nhắc nhở và một báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ sẽ cho bạn biết tình hình.

Ghi nhận giảm giá trị và hóa đơn chưa thanh toán trong ERPFlow

ERPFlow không có chức năng xóa nợ, trạng thái nợ khó đòi hay phép tính giảm trừ VAT cho nợ khó đòi, và không có chứng từ hóa đơn điều chỉnh giảm. Đây là những gì bạn làm được.

• Trước khi phát hành: một hóa đơn nháp sửa tự do được. Giảm số lượng, hoặc dùng chiết khấu % của dòng, phần này in trên PDF.
• Sau khi phát hành: hóa đơn là cuối cùng. Đánh dấu đã hủy và Nhân bản hủy nó và phát hành lại dưới một số mới, cách này xử lý việc chỉnh sửa cả hóa đơn. Nó không thay cho một khoản giảm một phần trên chứng từ riêng, việc đó đi qua hệ thống kế toán của bạn.
• Khoản nợ bạn đã từ bỏ: hóa đơn giữ trạng thái Quá hạn hoặc Đã thanh toán một phần, và vẫn được tính trong Còn phải thu và Quá hạn trên bảng điều khiển. Hãy cẩn thận khi hủy nó chỉ để dọn danh sách. Hủy là hủy hóa đơn và đưa nó ra khỏi doanh thu của khách hàng, và mọi email của hóa đơn đã hủy nói với khách hàng rằng không có khoản nào phải trả. Nợ khó đòi từng là một giao dịch bán thật, nên hãy hỏi kế toán viên trước.
• Khách hàng: Đưa vào danh sách đen trên hồ sơ khách hàng gắn cờ họ kèm lý do của bạn. Nó không chặn gì, và nó cảnh báo bất kỳ ai sắp gửi báo giá hoặc hóa đơn cho họ.
• Kế toán viên của bạn: ghi nhận việc xóa nợ và mọi giảm trừ VAT trong hệ thống kế toán của bạn. Báo cáo thuế trong ERPFlow đọc từ chính các hóa đơn, nên hãy báo kế toán viên về bất cứ điều gì xử lý bên ngoài nó. Bạn có thể xuất hóa đơn ra CSV cho họ.