Cách công ty cung ứng nhân sự và tuyển dụng lập hóa đơn cho khách hàng

Công ty cung ứng nhân sự lập hóa đơn cho khách hàng về lao động thời vụ theo tuần hoặc hai tuần một lần, bằng số giờ đã duyệt trên bảng chấm công nhân với đơn giá tính cho khách đã thỏa thuận. Công ty tuyển dụng lập hóa đơn một lần cho phí tuyển dụng, thường bằng một tỷ lệ phần trăm lương của ứng viên, khi ứng viên nhận lời hoặc bắt đầu đi làm. Dịch vụ tìm kiếm có đặt cọc được tính tiền theo từng đợt khi việc tìm kiếm tiến triển.

Mỗi loại công ty nhân sự gửi hóa đơn nào?

Mỗi loại công ty tính tiền cho một thứ khác nhau, nên hóa đơn, thời điểm lập và bằng chứng đi kèm đều khác nhau.

Hóa đơn cung ứng nhân sự thời vụ hoạt động thế nào?

Hóa đơn cung ứng nhân sự thời vụ tính số giờ đã duyệt theo đơn giá tính cho khách đã thỏa thuận, từng dòng một, cho một tuần nêu rõ. Đây là một ví dụ tự đặt về hóa đơn hằng tuần cho một khách hàng kho vận, với VAT 20%.

Điều khiến những hóa đơn này dễ được thanh toán là chuỗi tham chiếu: đơn mua hàng hoặc trung tâm chi phí của khách hàng, ngày kết thúc tuần, và một bảng chấm công đã duyệt đứng sau mỗi dòng. Nếu khách hàng đã duyệt số giờ thì hầu như không còn gì để tranh cãi. Nếu chưa duyệt, hóa đơn sẽ bị trả lại. Mẫu bảng chấm công cho nhóm cho bạn một bố cục để từ đó ra những dòng như thế này.

Khách hàng lớn có thể tự chạy quy trình qua hệ thống quản lý nhà cung cấp, đôi khi kèm hình thức khách hàng tự lập hóa đơn thay bạn (self-billing), tức khách hàng soạn hóa đơn nhân danh bạn. Điều 224 của Chỉ thị VAT cho phép điều đó khi có thỏa thuận trước và quy trình chấp nhận từng hóa đơn, và hóa đơn phải mang dòng chữ "Self-billing" (Điều 226(10a)). Việt Nam không phải là nước EU nên không có bản chính thức bằng tiếng Việt, vì vậy hãy giữ nguyên dòng chữ tiếng Anh này.

Markup và biên lợi nhuận khác nhau thế nào?

Markup đo đơn giá tính cho khách so với lương trả cho người lao động, còn biên lợi nhuận đo phần còn lại so với đơn giá tính cho khách, và việc công ty báo giá theo cái này mà thực ra nghĩ đến cái kia là nguồn gốc phổ biến của việc định giá sai.

Dùng số liệu tự đặt cho cùng mức đơn giá tính cho khách €24:

Markup 60% nghe có vẻ hậu hĩnh. Nó chỉ để lại €6 mỗi giờ để trả cho văn phòng, các chuyên viên tuyển dụng và bất kỳ khách hàng nào trả muộn. Cung ứng nhân sự thời vụ còn có một khoảng hở tiền mặt mà phí tuyển dụng không có: với thời hạn thanh toán 30 ngày, bạn có thể phải trả lương bốn hoặc năm kỳ hằng tuần trước khi khoản thanh toán đầu tiên của khách hàng về tới. Hãy đặt điều khoản thanh toán với điều đó trong đầu.

Hóa đơn phí tuyển dụng hoạt động thế nào?

Hóa đơn phí tuyển dụng tính tiền một lần cho một ca tuyển thành công, thường bằng một tỷ lệ phần trăm mức lương đã thỏa thuận của ứng viên. Mức phí là vấn đề thương mại trong điều khoản kinh doanh của bạn, nên các con số dưới đây là tự đặt.

Phí 20% trên mức lương €48.000 là €9.600, cộng VAT 20% là €1.920, tổng cộng €11.520. Hãy định nghĩa "lương" trong điều khoản trước khi bạn cần đến nó: việc có tính cả thưởng, hoa hồng hay phụ cấp xe hay không có thể làm phí thay đổi nhiều hơn cả tỷ lệ phần trăm bạn đã thương lượng.

Phí tuyển dụng: Giám đốc vận hành, ứng viên J. Example, ngày bắt đầu 1 tháng 2, 2027. 20% mức lương cơ bản năm đầu đã thỏa thuận là €48.000, theo điều khoản kinh doanh ngày 5 tháng 10, 2026. Điều kiện hoàn phí: điều khoản 7.

Hoàn phí. Nhiều bộ điều khoản hoàn lại một phần phí nếu người được tuyển nghỉ việc sớm. Đây là một thang lũy giảm tự đặt trên mức phí €9.600 đó.

Khoản hoàn phí làm giảm một hóa đơn bạn đã phát hành, nên thông thường nó nằm trên một hóa đơn điều chỉnh giảm thay vì sửa hóa đơn gốc.

Tìm kiếm có đặt cọc. Phí đặt cọc được chia ra suốt quá trình tìm kiếm. Trong một ví dụ tự đặt, 30% của mức lương €75.000 là €22.500, lập hóa đơn thành ba đợt €7.500: khi ký hợp đồng, khi có danh sách rút gọn và khi tuyển được người. Cách làm giống thanh toán theo tiến độ, chỉ khác là thay một dự án bằng một đợt tìm kiếm.

VAT nào áp dụng cho hóa đơn của công ty nhân sự?

VAT trên hóa đơn của công ty nhân sự phụ thuộc vào việc công ty cung ứng người lao động hay chỉ giới thiệu họ. HMRC vạch ranh giới này rõ ràng trong Thông báo VAT 700/34:

• Cung ứng nhân sự với tư cách bên chính: VAT phải nộp trên toàn bộ khoản thu, kể cả chi phí nhân sự thu hồi từ khách hàng (đoạn 2.3). Trong hóa đơn ở trên, đó là VAT trên toàn bộ €3.048, không phải trên biên lợi nhuận của công ty.
• Làm đại lý, giới thiệu một người lao động ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng: đây là dịch vụ giới thiệu, và VAT phải nộp trên các khoản công ty thu (đoạn 5.1.2).

Chi phí của VAT trên toàn bộ khoản thu rơi vào những khách hàng không được khấu trừ nó, nên hãy chuẩn bị cho cuộc trao đổi đó với họ. Các nước khác có câu trả lời riêng, nên hãy kiểm tra nước của bạn. Với khách hàng ở nước ngoài, xem hướng dẫn về lập hóa đơn cho khách hàng EU.

Quy định nào về lao động thuê qua công ty ảnh hưởng đến hóa đơn?

Quy định về lao động thuê qua công ty ảnh hưởng đến hóa đơn chủ yếu qua đơn giá tính cho khách và phí chuyển nhân sự. Quy định khác nhau theo quốc gia và có thay đổi, nên hãy xem đây là những gợi ý để kiểm tra với chuyên gia tư vấn.

• Đối xử bình đẳng: ở EU, Chỉ thị 2008/104/EC, Điều 5 nói điều kiện làm việc và việc làm cơ bản của lao động thời vụ ít nhất phải bằng điều kiện họ sẽ có nếu được tuyển trực tiếp, và luật mỗi nước thực thi điều này khác nhau. Ở Anh, quyền tương đương bắt đầu sau 12 tuần dương lịch liên tục ở cùng vị trí với cùng một bên thuê. Nếu lương tăng vào thời điểm đó, điều khoản của bạn phải cho phép đơn giá tính cho khách tăng theo.
• Chuyển sang chính thức: luật EU làm vô hiệu các điều khoản ngăn khách hàng tuyển lao động thời vụ sau khi hết đợt làm việc, đồng thời cho phép công ty được bồi hoàn hợp lý cho dịch vụ của mình (Điều 6(2)). Ở Anh, phí chuyển nhân sự chỉ được tính trong những điều kiện nhất định, và khoản phí đó phải có trong hợp đồng của bạn với bên thuê.
• Thu phí người lao động: Điều 6(3) của cùng Chỉ thị cấm công ty thu phí người lao động vì đã sắp xếp để khách hàng tuyển họ.
• Giấy phép: một số quốc gia và lĩnh vực yêu cầu công ty phải có giấy phép. Hãy kiểm tra trước khi bạn lập hóa đơn cho khách hàng ở nơi mới.

Chính phủ Anh đang lấy ý kiến về những thay đổi đối với khuôn khổ này, nên hãy kiểm tra tình hình hiện hành ở đó.

Lập hóa đơn cho khách hàng nhân sự và tuyển dụng trong ERPFlow

Hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. ERPFlow không có bảng lương, lịch phân ca hay theo dõi ứng viên, nên nó xử lý hóa đơn chứ không xử lý việc tuyển dụng.

• Đơn giá: thêm mỗi vị trí thành một dịch vụ với đơn vị hr và đơn giá tính cho khách. Đơn giá khác nhau giữa các khách hàng thì nhập đè trên dòng.
• Hóa đơn hằng tuần: nhập số giờ đã duyệt làm số lượng trên dòng hóa đơn, và ghi tuần cùng người lao động vào phần mô tả. Nhân bản sao chép hóa đơn tuần trước thành một bản nháp mới, đỡ phải gõ lại các dòng. Hóa đơn định kỳ không phù hợp ở đây, vì các dòng của nó giống hệt nhau ở mỗi lần chạy.
• Tham chiếu: trường Số đơn hàng chứa đơn mua hàng của khách hàng và được in trên PDF.
• Bảng chấm công làm bằng chứng: đính kèm bảng chấm công đã duyệt vào hóa đơn. Tệp đính kèm nằm trong hồ sơ của bạn và không được gửi email cùng hóa đơn, nên hãy gửi riêng bảng chấm công nếu khách hàng muốn.
• Phí tuyển dụng: một dòng trên hóa đơn, với nội dung ở trên trong phần mô tả.
• Hoàn phí: ERPFlow không có chứng từ hóa đơn điều chỉnh giảm. Đánh dấu đã hủy và Nhân bản xử lý việc hủy toàn bộ rồi phát hành lại, nhưng khoản hoàn phí một phần cần có hóa đơn điều chỉnh giảm từ hệ thống kế toán của bạn.

Hồ sơ khách hàng của mỗi khách hàng hiển thị doanh thu ròng và số còn nợ. ERPFlow sẽ không hiển thị biên lợi nhuận theo từng người lao động, từng khách hàng hay từng ca tuyển dụng.