Mẫu email gửi hóa đơn để khách hàng xử lý ngay

Một email hóa đơn để khách xử lý ngay đặt bốn thông tin ở hai dòng đầu: số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn và cách thanh toán. Đính kèm hóa đơn dạng PDF, đặt tên file rõ ràng, gửi cho người duyệt thanh toán, và viết tiêu đề sao cho sáu tuần sau vẫn tìm lại được bằng cách tìm kiếm.

Người đọc có thể chưa từng nghe đến bạn. Hãy viết cho họ chứ không phải cho người liên hệ mà bạn vẫn trao đổi.

Tiêu đề email hóa đơn nên ghi gì?

Tiêu đề email hóa đơn nên có chữ "hóa đơn", số hóa đơn, tên doanh nghiệp của bạn và, nếu còn chỗ, số tiền cùng ngày đến hạn, vì đó là những gì người ta sẽ tìm khi đến kỳ chi trả.

Mẫu email hóa đơn thông thường

Email hóa đơn thông thường dùng được cho mọi hóa đơn định kỳ gửi cho khách đã biết bạn. Hãy thay các chi tiết trong ngoặc.

Tiêu đề: Hóa đơn [số] từ [doanh nghiệp của bạn]: [số tiền] đến hạn [ngày đến hạn]

Xin chào [tên],

Hóa đơn [số] cho [nội dung] được đính kèm. Tổng cộng là [số tiền] đã gồm VAT, đến hạn trước [ngày đến hạn].

Bạn vui lòng chuyển khoản đến [tên tài khoản], IBAN [IBAN], ghi [số] làm nội dung chuyển khoản.

Nếu có điều gì không khớp với dự kiến của bạn, hãy trả lời email này và tôi sẽ xử lý.

Cảm ơn bạn, [tên của bạn]

Câu mời đặt câu hỏi quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Một vấn đề được nêu hôm nay làm bạn mất một ngày. Cùng vấn đề đó được nêu vào ngày đến hạn thì làm bạn mất cả kỳ thanh toán, và phải bắt đầu lại.

Email cho hóa đơn đầu tiên gửi khách mới

Email cho hóa đơn đầu tiên cũng nên xác nhận giấy tờ, vì đây là lúc địa chỉ sai hoặc hồ sơ nhà cung cấp còn thiếu lộ ra.

Tiêu đề: Hóa đơn đầu tiên từ [doanh nghiệp của bạn]: [số], [số tiền] đến hạn [ngày đến hạn]

Xin chào [tên],

Đây là hóa đơn đầu tiên của chúng tôi, [số], cho [nội dung]: [số tiền] đã gồm VAT, đến hạn trước [ngày đến hạn]. Thông tin thanh toán có trên file PDF.

Bạn xác nhận giúp tôi hai điều được không? Đây có phải địa chỉ đúng để nhận hóa đơn không, và có cần thêm gì để thanh toán không, chẳng hạn số đơn mua hàng hoặc biểu mẫu nhà cung cấp. Nếu hóa đơn cần gửi cho người khác, bạn cho tôi biết là ai và tôi sẽ chuyển ngay.

Cảm ơn bạn, [tên của bạn]

Email gửi hộp thư kế toán kèm đơn mua hàng

Email gửi hộp thư kế toán nên mở đầu bằng số đơn mua hàng, vì đó là thứ người đọc sẽ đối chiếu, và họ không biết dự án của người liên hệ bên bạn.

Tiêu đề: Hóa đơn [số], PO [số đơn hàng], [doanh nghiệp của bạn], [số tiền]

Xin chào,

Đính kèm là hóa đơn [số], lập theo đơn mua hàng [số đơn hàng] của [tên người liên hệ].

Số tiền: [số tiền] đã gồm VAT. Ngày đến hạn: [ngày đến hạn]. Thông tin của chúng tôi và tài khoản ngân hàng có trên hóa đơn.

Nếu cần thêm gì để xử lý, bạn cho tôi biết.

Trân trọng, [tên của bạn]

Hãy cc người liên hệ của bạn, để họ biết hóa đơn đã đến và có thể duyệt. Nếu khách yêu cầu nhận hóa đơn qua cổng thông tin, hãy dùng cổng đó, vì bản gửi qua email có thể bị bỏ qua.

Email cho hóa đơn đặt cọc

Email cho hóa đơn đặt cọc nên nói điều gì xảy ra sau khi trả, vì khách thấy khoản thanh toán sẽ khởi động việc gì thì có lý do để trả nhanh. Bài về đặt cọc và thanh toán cuối nói cách lập hóa đơn.

Tiêu đề: Hóa đơn đặt cọc [số]: [số tiền] để xác nhận [công việc]

Xin chào [tên],

Cảm ơn bạn đã chấp nhận báo giá của chúng tôi. Hóa đơn [số] cho khoản đặt cọc [phần trăm]% được đính kèm: [số tiền] đã gồm VAT, đến hạn trước [ngày đến hạn].

Khi khoản này được thanh toán, chúng tôi sẽ lên lịch [thời điểm bắt đầu công việc]. Phần còn lại [số tiền còn lại] sẽ được lập hóa đơn khi hoàn thành, như đã nêu trong báo giá.

Cảm ơn bạn, [tên của bạn]

Email cho hóa đơn hằng tháng

Email cho hóa đơn hằng tháng có thể rất ngắn, vì không có gì thay đổi. Hãy nói rõ điều đó, và nêu bật nếu có gì đã đổi.

Tiêu đề: Hóa đơn [tháng] [số] từ [doanh nghiệp của bạn]: [số tiền] đến hạn [ngày đến hạn]

Xin chào [tên],

Hóa đơn [tháng] được đính kèm: [số], [số tiền] đã gồm VAT, đến hạn trước [ngày đến hạn]. Giống tháng trước, không có thay đổi.

Cảm ơn bạn, [tên của bạn]

Email khi khách nói chưa nhận được hóa đơn

Email gửi lại hóa đơn nên giữ nguyên số và ngày gốc, vì đây là bản sao chứ không phải hóa đơn thu tiền mới. Đừng đặt lại ngày đến hạn trừ khi hai bên đã thỏa thuận.

Tiêu đề: Bản sao hóa đơn [số] từ [doanh nghiệp của bạn], đến hạn [ngày đến hạn]

Xin chào [tên],

Rất tiếc bạn chưa nhận được hóa đơn này. Đây là bản sao hóa đơn [số], phát hành ngày [ngày phát hành], số tiền [số tiền], đến hạn trước [ngày đến hạn].

Bạn xác nhận giúp lần này đã nhận được chưa, và có địa chỉ nào khác cũng cần nhận hóa đơn không?

Cảm ơn bạn, [tên của bạn]

Email cho hóa đơn đã sửa

Email cho hóa đơn đã sửa phải nói rõ số nào bị hủy và số nào thay thế, nếu không khách có thể trả cả hai hoặc không trả cái nào.

Tiêu đề: Hóa đơn đã sửa [số mới] thay cho [số cũ]

Xin chào [tên],

Chúng tôi phát hiện lỗi trên hóa đơn [số cũ]: [lỗi gì]. Hóa đơn đó hiện đã bị hủy, vì vậy bạn bỏ qua giúp.

Hóa đơn đã sửa, [số mới], được đính kèm, số tiền [số tiền] đã gồm VAT, đến hạn trước [ngày đến hạn].

Xin lỗi vì giấy tờ phát sinh thêm.

Cảm ơn bạn, [tên của bạn]

Có nên ghi thông tin ngân hàng trong email hóa đơn không?

Thông tin ngân hàng nên nằm trên PDF hóa đơn và cũng có thể ghi trong email, nhưng đừng bao giờ đổi chúng chỉ bằng email. Kẻ gian gửi hóa đơn giả giống thật với số tài khoản bị thay, nên việc đổi thông tin ngân hàng chính là điều mà một bộ phận kế toán cẩn thận sẽ nghi ngờ. Nếu tài khoản của bạn đổi, hãy gọi điện cho các đầu mối và gửi thêm nội dung này:

Tài khoản ngân hàng của chúng tôi đổi vào ngày [ngày]. Tôi sẽ gọi điện để xác nhận thông tin mới trước khoản thanh toán tiếp theo của bạn. Nếu bạn nhận được thông báo đổi tài khoản từ chúng tôi mà tôi chưa xác nhận qua điện thoại, hãy coi đó là đáng ngờ và gọi cho tôi theo số bạn đã có của chúng tôi.

Vì sao khách bỏ qua email hóa đơn?

Khách bỏ qua email hóa đơn chủ yếu vì email không đến được người thanh toán, hoặc không cung cấp những gì họ cần để xử lý.

• Chỉ gửi cho người liên hệ của bạn, người không thể giải ngân và còn nhiều việc khác.
• Tên file mơ hồ. invoice.pdf lẫn giữa hàng chục file khác. Hãy đặt số hóa đơn vào tên file.
• Dùng đường link thay vì file đính kèm. Bộ phận kế toán muốn một file để lưu, và nhiều nơi chặn link lạ.
• Địa chỉ no-reply. Một thắc mắc bị bật lại trở thành lý do để không trả tiền.
• Giấu số tiền trong PDF. Người đang dọn hộp thư muốn thấy bạn đòi bao nhiêu mà không phải mở gì.

Nếu ngày đến hạn đã qua, hãy chuyển sang chuỗi email nhắc quá hạn.

Gửi email hóa đơn từ ERPFlow

Gửi qua email trên một hóa đơn gửi đi một email cố định. Tiêu đề có dạng "Hóa đơn INV-2026-0042 từ Doanh nghiệp của bạn". Nội dung chào khách và nêu số hóa đơn, ngày phát hành, ngày đến hạn và tổng tiền, kèm PDF đính kèm có thông tin ngân hàng của bạn. Thư trả lời gửi đến địa chỉ email trong cài đặt doanh nghiệp. Email và PDF dùng ngôn ngữ của hóa đơn, một trong 19 ngôn ngữ.

Nội dung không sửa được, và email chỉ gửi đến một địa chỉ, lấy từ hồ sơ khách hàng. Vì vậy email của chính ERPFlow không mang được các mẫu ở trên. Để dùng chúng, hãy chọn Đánh dấu đã phát hành mà không gửi email, rồi Tải PDF, gửi từ hộp thư của bạn, và dùng Đánh dấu đã gửi để hóa đơn ghi nhận việc đã gửi.

Mỗi email ERPFlow gửi được ghi lại là lần gửi của hóa đơn và trong nhật ký hoạt động, nên bạn có thể kiểm tra thay vì đoán khi khách nói không nhận được gì. Email bị lỗi để hóa đơn ở trạng thái đã phát hành và chưa gửi, và bộ lọc Chưa gửi liệt kê những hóa đơn còn phải gửi. Gửi lại email một hóa đơn đã thanh toán sẽ cho biết nó đã được thanh toán đủ, còn hóa đơn đã hủy thì cho biết không phải thanh toán. Hóa đơn định kỳ có thể gửi email cho mỗi lần chạy theo cách tương tự, với cùng nội dung cố định.