Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Quy định và số liệu từ nguồn khác được kiểm tra ngày 6 tháng 11, 2026. Chúng thay đổi theo thời gian, nên hãy đối chiếu với nguồn gốc trước khi dựa vào.
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Chuỗi nhắc hóa đơn quá hạn là một loạt tin nhắn được lên kế hoạch và cứng rắn dần theo thời gian: một lời nhắc thân thiện vào ngày sau ngày đến hạn, yêu cầu ngày thanh toán ở ngày thứ 7, một cuộc gọi ở ngày thứ 14, leo thang ở ngày thứ 21 và thông báo cuối cùng ở ngày thứ 30.
Ý nghĩa của một chuỗi là bạn quyết định một lần, từ trước. Email ngày thứ 7 dễ gửi hơn nhiều khi lịch đã định như vậy so với lúc bạn đang phân vân có bị coi là thúc ép hay không.
Lịch nhắc hóa đơn quá hạn nào là hợp lý?
Một lịch nhắc hóa đơn quá hạn tốt bắt đầu vào ngày sau ngày đến hạn và đi đến quyết định vào khoảng ngày thứ 30. Các mốc ngày này là điểm khởi đầu hợp lý chứ không phải yêu cầu pháp lý, nên hãy rút ngắn cho hóa đơn nhỏ và khách mới.
| Khi nào | Bằng cách nào | Giọng điệu | Bạn muốn gì |
|---|---|---|---|
| Trước hạn 3 ngày (tùy chọn) | Hỗ trợ | Phát hiện vấn đề giấy tờ khi còn thời gian | |
| Sau hạn 1 ngày | Giả định là sơ suất | Thanh toán, hoặc một lý do | |
| Sau hạn 7 ngày | Thẳng thắn | Một ngày thanh toán | |
| Sau hạn 14 ngày | Gọi điện, rồi email xác nhận | Cứng rắn | Lý do thật, và một cam kết |
| Sau hạn 21 ngày | Email gửi người có thẩm quyền | Nghiêm túc | Sự chú ý của người có quyền quyết định |
| Sau hạn 30 ngày | Thông báo cuối cùng bằng văn bản | Trang trọng | Thanh toán, hoặc quyết định của bạn về bước tiếp theo |
Hãy dừng chuỗi ngay khi tiền về hoặc khi khách nêu một thắc mắc chính đáng. Không gì làm khách tốt khó chịu bằng lời nhắc thứ ba cho hóa đơn họ đã trả hôm thứ Ba, nên hãy kiểm tra ngân hàng trước mỗi lần gửi.
Lời nhắc trước ngày đến hạn
Lời nhắc trước ngày đến hạn đáng gửi với hóa đơn lớn và hóa đơn đầu tiên gửi khách mới, vì nó cho biết hóa đơn đã nằm trong hệ thống của ai đó chưa khi bạn vẫn còn kịp sửa.
Tiêu đề: Hóa đơn [số] đến hạn vào [ngày đến hạn]
Xin chào [tên],
Xin nhắn nhanh rằng hóa đơn [số] số tiền [số tiền] đến hạn vào [ngày đến hạn]. Tôi đính kèm một bản sao để bạn khỏi phải tìm. Nếu hóa đơn đang ở chỗ người khác để duyệt, bạn cho tôi biết là ai và tôi sẽ gửi thẳng cho họ.
Cảm ơn bạn, [tên của bạn]
Lời nhắc đầu tiên: quá hạn 1 ngày
Lời nhắc quá hạn đầu tiên nên giả định là một sơ suất vô tình và làm cho việc thanh toán dễ dàng. Hãy đính kèm hóa đơn, vì khách có thể đã làm mất.
Tiêu đề: Hóa đơn [số] đến hạn ngày [ngày đến hạn]: [số tiền]
Xin chào [tên],
Hóa đơn [số] số tiền [số tiền] đến hạn ngày [ngày đến hạn], và tôi chưa thấy khoản thanh toán nào. Bản sao được đính kèm. Nếu khoản này đã được chuyển, cảm ơn bạn và xin bỏ qua email này. Nếu có điều gì đang làm chậm, hãy trả lời và tôi sẽ giúp xử lý.
Cảm ơn bạn, [tên của bạn]
Lời nhắc thứ hai: quá hạn 7 ngày
Lời nhắc quá hạn thứ hai nên hỏi một ngày cụ thể, vì một câu hỏi có đáp án rõ ràng khó bỏ qua hơn một yêu cầu thanh toán chung chung.
Tiêu đề: Hóa đơn [số], quá hạn 7 ngày: xin xác nhận ngày thanh toán
Xin chào [tên],
Hóa đơn [số] số tiền [số tiền] đến hạn ngày [ngày đến hạn] và hiện đã quá hạn 7 ngày. Bạn cho tôi biết ngày khoản này sẽ được thanh toán được không? Nếu đang chờ duyệt, chờ đơn mua hàng hoặc bất kỳ thứ gì từ phía tôi, hãy cho tôi biết còn thiếu gì và bạn sẽ có ngay trong hôm nay.
Cảm ơn bạn, [tên của bạn]
Bước thứ ba: gọi điện ở ngày 14, rồi xác nhận bằng văn bản
Bước thứ ba nên là một cuộc gọi điện, vì email có thể bị bỏ qua còn một câu hỏi hỏi trực tiếp thường nhận được câu trả lời. Hãy tìm người duyệt hoặc điều hành việc chi trả, và giữ ba câu hỏi:
- Hóa đơn [số] số tiền [số tiền] đã được lên lịch thanh toán chưa?
- Nếu chưa, cần làm gì để nó được thanh toán?
- Tôi có thể ghi nhận ngày nào?
Rồi hãy ghi lại ngay trong ngày. Một bản ghi bằng văn bản về điều đã hứa là thứ cho bước tiếp theo sức nặng.
Tiêu đề: Sau cuộc gọi của chúng ta: hóa đơn [số], thanh toán trước [ngày đã thỏa thuận]
Xin chào [tên],
Cảm ơn bạn đã dành thời gian hôm nay. Như đã thống nhất, [số tiền] cho hóa đơn [số] sẽ được thanh toán trước [ngày đã thỏa thuận]. Nếu ngày này thay đổi, xin cho tôi biết trước khi nó trôi qua.
Cảm ơn bạn, [tên của bạn]
Lời nhắc thứ tư: quá hạn 21 ngày, gửi người có thẩm quyền
Lời nhắc thứ tư nên gửi cho người có quyền đối với khoản thanh toán, và nên nêu lại diễn biến để họ không phải hỏi.
Tiêu đề: Hóa đơn [số], quá hạn 21 ngày: [số tiền]
Xin chào [tên cấp cao],
Tôi viết cho bạn vì hóa đơn [số] số tiền [số tiền], đến hạn ngày [ngày đến hạn], hiện đã quá hạn 21 ngày. Chúng tôi đã nhắc [người liên hệ] vào [các ngày] và đã trao đổi vào [ngày], khi đó khoản thanh toán được hứa trước [ngày đã thỏa thuận]. Tiền vẫn chưa về.
Xin sắp xếp thanh toán trước [ngày]. Chúng tôi có quyền tính lãi thanh toán chậm và khoản bồi thường trên hóa đơn này, và tôi muốn giải quyết mà không cần đến chúng hơn.
Trân trọng, [tên của bạn]
Chỉ dùng đoạn thứ hai đó cho khách hàng là doanh nghiệp. Người tiêu dùng cá nhân không thuộc phạm vi các luật thanh toán chậm, như cách tính phí thanh toán chậm giải thích.
Thông báo cuối cùng: quá hạn 30 ngày
Thông báo cuối cùng nên nêu số tiền, một thời hạn, và một điều duy nhất bạn sẽ làm nếu quá thời hạn. Chỉ viết bước bạn thực sự sẽ làm, vì một lời đe dọa không đi đến đâu dạy khách rằng chỉ cần chờ là qua.
Tiêu đề: Thông báo cuối cùng: hóa đơn [số], [số tiền], thanh toán trước [ngày]
Kính gửi [tên],
Hóa đơn [số] số tiền [số tiền], đến hạn ngày [ngày đến hạn], đã quá hạn 30 ngày dù chúng tôi đã nhắc vào [các ngày].
Nếu chúng tôi không nhận được thanh toán đầy đủ trước [ngày], chúng tôi sẽ [chuyển khoản nợ cho công ty thu hồi nợ / khởi kiện ra tòa] mà không báo thêm, và sẽ đòi cả lãi lẫn chi phí thu hồi ngoài số tiền nêu trên.
Nếu bạn tranh chấp bất kỳ phần nào của hóa đơn này, hãy báo cho tôi bằng văn bản trước ngày đó và nêu lý do. Bản sao hóa đơn được đính kèm.
Trân trọng, [tên của bạn]
Mười bốn ngày là thời hạn phổ biến. Ở Anh và xứ Wales, Practice Direction on Pre-Action Conduct mong đợi một thư nêu cơ sở của yêu cầu, các sự việc và cách tính số tiền, và coi 14 ngày là thời gian hợp lý để phản hồi trong một vụ đơn giản.
Nếu khách trả một phần hoặc tranh chấp một phần thì sao?
Nếu khách trả một phần hóa đơn hoặc tranh chấp một phần, lời nhắc của bạn chỉ nên đòi phần còn nợ và không có tranh chấp. Gửi lại toàn bộ số tiền là cách phổ biến nhất để biến một khoản trả chậm thành một cuộc cãi vã.
Đây là một ví dụ tự đặt. Hóa đơn có tổng €2.304,00: ba dòng €390, €1.250 và €280 trước thuế, cộng VAT 20%. Khách thắc mắc dòng €1.250.
| Trước thuế | VAT 20% | Tổng | |
|---|---|---|---|
| Dòng bị tranh chấp | €1.250,00 | €250,00 | €1.500,00 |
| Các dòng không tranh chấp | €670,00 | €134,00 | €804,00 |
| Hóa đơn | €1.920,00 | €384,00 | €2.304,00 |
Vì vậy bạn đòi €804,00 ngay bây giờ.
Tiêu đề: Hóa đơn [số]: thắc mắc của bạn về [hạng mục], và phần không tranh chấp
Xin chào [tên],
Cảm ơn bạn đã nêu thắc mắc về [hạng mục]. Tôi sẽ trả lời bạn trước [ngày]. Phần còn lại của hóa đơn không có vấn đề, nên xin thanh toán [số tiền không tranh chấp] trước [ngày] trong khi chúng ta giải quyết [số tiền tranh chấp] còn lại.
Cảm ơn bạn, [tên của bạn]
Nếu khách đã trả một phần mà không có thắc mắc:
Tiêu đề: Hóa đơn [số]: còn nợ [số dư]
Xin chào [tên],
Cảm ơn bạn về khoản [số tiền đã trả] nhận được ngày [ngày]. Như vậy hóa đơn [số] còn [số dư], vốn đến hạn ngày [ngày đến hạn]. Khi nào tôi có thể nhận phần còn lại?
Cảm ơn bạn, [tên của bạn]
Lời nhắc thanh toán không bao giờ nên nói gì?
Lời nhắc thanh toán không bao giờ nên nói điều gì bạn không chứng minh được, vì nó có thể được đưa ra trước tòa hoặc công ty thu hồi nợ.
- Một lời đe dọa bạn sẽ không thực hiện. Một khi bị bỏ qua, mọi tin nhắn sau đó đều giảm giá trị.
- Một khoản phí bạn không được hưởng. Lãi theo luật dành cho khách hàng là doanh nghiệp, còn hợp đồng với người tiêu dùng cần điều khoản hợp lệ riêng.
- Toàn bộ tổng tiền khi đã được trả một phần.
- Bất cứ điều gì nói cho người khác nghe. Nói với người khác rằng một khách hàng nợ bạn tiền có thể gây ra vấn đề pháp lý lớn hơn cả khoản nợ, nên hãy giữ chuyện đó giữa bạn và họ.
Điều gì xảy ra sau thông báo cuối cùng?
Sau thông báo cuối cùng, bạn quyết định khoản nợ có đáng theo đuổi hay không, và nên quyết định ngay vào ngày hết hạn thay vì để kéo dài. Các lựa chọn thường gặp:
- Ngừng công việc tiếp theo, nếu hợp đồng cho phép.
- Dùng công ty thu hồi nợ. Họ thường lấy một phần số tiền thu hồi được, nên hãy so với khoản nợ.
- Khởi kiện ra tòa. Ở Anh và xứ Wales bạn có thể khởi kiện trực tuyến. Với yêu cầu xuyên biên giới trong EU đến €5.000, Thủ tục xét xử các tranh chấp nhỏ của châu Âu áp dụng ở mọi nước EU trừ Đan Mạch.
- Xóa nợ, và hỏi kế toán viên về việc giảm trừ VAT cho nợ khó đòi. Xem giảm giờ tính phí và xóa nợ.
Nếu chuyện này cứ lặp lại, hãy xem lại điều khoản trước khi xem lại lời nhắc. Điều khoản thanh toán rõ ràng và tiền đặt cọc từ khách mới sẽ giúp bạn nhiều hơn một email viết hay hơn.
Gửi nhắc thanh toán trong ERPFlow
Lời nhắc của ERPFlow là thủ công, một cú bấm cho mỗi hóa đơn. Trên một hóa đơn quá hạn, Gửi nhắc nhở thanh toán mở một hộp thoại có sẵn địa chỉ của khách và gửi email nhắc kèm PDF, cho biết quá hạn bao nhiêu ngày và đòi tổng tiền hoặc, với hóa đơn đã thanh toán một phần, số tiền còn nợ. Trang hóa đơn sau đó cho thấy lần nhắc gần nhất được gửi khi nào. Không có gì được gửi theo lịch, nên chuỗi ở trên là do bạn tự vận hành.
Nội dung email đó cố định, theo ngôn ngữ của hóa đơn. Nó nói hồ sơ của bạn cho thấy khoản thanh toán đã quá hạn và đề nghị khách bỏ qua nếu đã trả, phù hợp với lời nhắc đầu tiên. Nó không thể hỏi ngày, leo thang hay nhắc đến lãi. Với những việc đó, hãy dùng Tải PDF và gửi các mẫu ở trên từ hộp thư của bạn, rồi thêm một bình luận trên hóa đơn để ghi lại điều bạn đã gửi. Bình luận chỉ dùng nội bộ và không bao giờ in trên PDF.
Thao tác này chỉ xuất hiện khi hóa đơn đã quá hạn, nên lời nhắc trước ngày đến hạn cũng đến từ hộp thư của bạn.
Để xem cần đòi khoản nào, hãy dùng các bộ lọc Quá hạn và Đã thanh toán một phần của danh sách hóa đơn, các số liệu Còn phải thu và Quá hạn trên bảng điều khiển, hoặc thẻ Phân tích của một khách hàng. ERPFlow gửi email cho nhóm của bạn một lần, vào đêm sau khi ngày đến hạn qua đi, trừ khi thông báo đã tắt. Nó không có báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ và không tính phí thanh toán chậm.