Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Để chuyển báo giá thành hóa đơn, hãy đợi đến khi khách đã chấp nhận, sao chép các dòng và giá đã thỏa thuận sang một hóa đơn mới, thêm những thông tin chỉ hóa đơn mới có (số hóa đơn riêng, ngày phát hành và ngày đến hạn), rồi gửi đi. Phần mềm lập hóa đơn sẽ sao chép giúp bạn, nên hai chứng từ không thể mâu thuẫn nhau.
Báo giá là một lời chào giá. Hóa đơn là yêu cầu thanh toán và, ở hầu hết các nước, là một chứng từ thuế. Phần lớn nội dung dưới đây bắt nguồn từ sự khác biệt đó.
Báo giá và hóa đơn khác nhau ở điểm nào?
Các dòng và giá được giữ nguyên. Hầu như mọi thứ xung quanh chúng đều thay đổi.
| Báo giá | Hóa đơn | |
|---|---|---|
| Mục đích | Chào một mức giá | Yêu cầu thanh toán |
| Số | Từ dãy số báo giá | Số mới từ dãy số hóa đơn |
| Ngày quan trọng | Có hiệu lực đến | Ngày đến hạn |
| Thông tin khách hàng | Tên người liên hệ có thể là đủ | Tên pháp lý và địa chỉ đầy đủ, kèm mã số VAT khi cần |
| Có sửa được không? | Có, cho đến khi được chấp nhận | Không. Hóa đơn đã gửi được điều chỉnh, không bao giờ sửa trực tiếp |
| Tác động thuế | Không | Thường phát sinh nghĩa vụ VAT |
Thông tin khách hàng là dòng mà mọi người hay bỏ qua. Báo giá có thể gửi cho "Maria ở Bloom Studio". Hóa đơn phải ghi tên pháp nhân, và bộ phận kế toán sẽ trả lại nếu không có.
Khi nào nên chuyển báo giá?
Hãy chuyển khi đến thời điểm lập hóa đơn đã thỏa thuận. Thời điểm đó không phải lúc nào cũng là lúc khách nói đồng ý.
- Công việc nhỏ, nhanh: lập hóa đơn toàn bộ số tiền khi xong việc.
- Công việc lớn hơn: lập hóa đơn đặt cọc khi khách chấp nhận và phần còn lại khi hoàn thành.
- Dự án dài: lập hóa đơn ở các giai đoạn đã thỏa thuận. Bài của chúng tôi về thanh toán theo tiến độ hướng dẫn cách thiết lập.
Dùng cách nào thì cũng hãy ghi các giai đoạn ngay trên báo giá. Gửi hóa đơn đặt cọc dễ hơn nhiều khi khách đã thấy dòng "30% khi chấp nhận" phía trên chữ ký của họ.
Cách chuyển báo giá thành hóa đơn, từng bước
- Xác nhận việc chấp nhận. Giữ bản có chữ ký hoặc email đồng ý.
- Kiểm tra báo giá còn hiệu lực. Nếu đã hết hạn, hãy xác nhận lại giá trước khi lập hóa đơn.
- Sao chép các dòng. Dùng chức năng chuyển đổi của phần mềm thay vì nhập lại.
- Bổ sung thông tin khách hàng. Tên pháp lý, địa chỉ xuất hóa đơn, và mã số VAT nếu có.
- Thêm số tham chiếu của khách. Hỏi xem họ có cần số đơn mua hàng trên hóa đơn không. Nhiều khách lớn không thể thanh toán nếu thiếu số này.
- Đặt ngày. Dùng ngày hôm nay làm ngày phát hành và điều khoản thanh toán đã thỏa thuận để tính ngày đến hạn.
- Kiểm tra thuế suất. VAT nhìn chung theo mức thuế đang áp dụng khi dịch vụ được cung cấp, không phải khi bạn báo giá, nên công việc báo giá trước khi thuế suất thay đổi có thể cần mức mới.
- Phát hành và gửi. Đây là bước gán số cho hóa đơn và chốt hóa đơn.
Ví dụ hoàn chỉnh: một báo giá, hai hóa đơn
Đây là một ví dụ tự đặt. Một công ty cải tạo nhà báo giá €4.800 cộng VAT 20%, với 30% đến hạn khi chấp nhận và phần còn lại khi hoàn thành.
| Chứng từ | Trước thuế | VAT (20%) | Tổng |
|---|---|---|---|
| Báo giá QUO-2026-0042 | €4.800 | €960 | €5.760 |
| Hóa đơn 1: đặt cọc 30% | €1.440 | €288 | €1.728 |
| Hóa đơn 2: phần còn lại 70% | €3.360 | €672 | €4.032 |
| Các hóa đơn cộng lại | €4.800 | €960 | €5.760 |
Hãy kiểm tra dòng cuối này mỗi lần. Nếu các hóa đơn không cộng lại bằng báo giá, hoặc là đã sót một dòng, hoặc công việc đã thay đổi mà giấy tờ chưa phản ánh. Cách áp dụng VAT cho khoản đặt cọc khác nhau theo từng nước, và bài về hóa đơn đặt cọc và thanh toán cuối đi qua phần đó.
Nếu công việc thay đổi sau khi báo giá được chấp nhận thì sao?
Hãy giữ nguyên báo giá đã được chấp nhận và thêm phần thay đổi vào hóa đơn thành một dòng riêng. Đặt nhãn để không ai phải hỏi, ví dụ "Phát sinh: đi lại dây điện ở hành lang, đã thỏa thuận qua email ngày 14 tháng 3".
Nếu thay đổi lớn, hãy gửi một báo giá mới ngắn cho phần việc thêm và chuyển cả báo giá đó. Việc này chỉ mất vài phút, và nghĩa là khách đã duyệt chi phí phát sinh trước khi thấy nó trên hóa đơn.
Những lỗi khiến hóa đơn bị trả lại
- Giá bị nhập lại sai. Lệch một chữ số là bộ phận kế toán của khách dừng thanh toán.
- Thiếu số đơn mua hàng, khi khách cần số đó.
- Ghi tên người liên hệ thay vì tên công ty.
- Báo giá hết hạn mà vẫn lập hóa đơn theo giá cũ, khi chi phí của bạn hoặc phạm vi của khách đã thay đổi.
- Sửa báo giá sau khi đã được chấp nhận. Khi đó bạn không còn chứng minh được điều đã thỏa thuận.
Chuyển báo giá thành hóa đơn trong ERPFlow
Trong ERPFlow, mở báo giá, chọn Chuyển thành hóa đơn, và khách hàng cùng các dòng được sao chép sang một hóa đơn nháp mới. Bản nháp mang ngày hôm nay và đến hạn theo điều khoản thanh toán của báo giá. Báo giá giữ nguyên, và hai chứng từ được liên kết, nên mỗi chứng từ hiển thị chứng từ kia trong Chứng từ liên kết.
- Để lập hóa đơn theo đợt, hãy chuyển một lần cho mỗi đợt. Mỗi lần chuyển tạo ra một bản nháp mới của toàn bộ báo giá, và bạn sửa nó xuống phần của đợt đó trước khi phát hành.
- Nếu báo giá được gửi cho một khách hàng tiềm năng, ERPFlow yêu cầu bạn chuyển khách hàng tiềm năng đó thành khách hàng trước, rồi thực hiện việc chuyển đổi trong cùng một bước.
- Nếu bạn giao hàng trước khi lập hóa đơn, hãy chuyển báo giá thành đơn hàng và đơn hàng thành hóa đơn. Đơn hàng có trên các gói trả phí.
- Khi bạn phát hành bản nháp, nó được gán số, chẳng hạn
INV-2026-0042, và trở thành bản cuối.
Trong ERPFlow, khách hàng không thể chấp nhận báo giá trực tuyến hay ký điện tử. Bạn tự đánh dấu báo giá là đã được chấp nhận, và có thể đính kèm bản có chữ ký vào đó.