Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Quy định và số liệu từ nguồn khác được kiểm tra ngày 6 tháng 11, 2026. Chúng thay đổi theo thời gian, nên hãy đối chiếu với nguồn gốc trước khi dựa vào.
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Điều khoản thanh toán hóa đơn cho khách biết khi nào và bằng cách nào phải trả. Những ví dụ bạn gặp nhiều nhất là thanh toán khi nhận, Net 14, Net 30 và cuối tháng. Cách ghi mạnh nhất là in ngày đến hạn thực tế bên cạnh số ngày, để cả hai bên không phải đếm.
Các điều khoản thanh toán hóa đơn phổ biến nhất là gì?
Các điều khoản thanh toán hóa đơn phổ biến nhất là một số ngày nhất định sau ngày hóa đơn, viết là "Net" kèm con số. Dưới đây là từng điều khoản được tính cho một hóa đơn giả định ghi ngày 2 tháng 3, 2026.
| Điều khoản | Ý nghĩa | Đến hạn |
|---|---|---|
| Thanh toán khi nhận | Phải trả ngay khi khách có hóa đơn | 2 tháng 3, theo lý thuyết |
| Net 7 | 7 ngày sau ngày hóa đơn | 9 tháng 3 |
| Net 14 | 14 ngày sau ngày hóa đơn | 16 tháng 3 |
| Net 30 | 30 ngày sau ngày hóa đơn | 1 tháng 4 |
| Net 60 | 60 ngày sau ngày hóa đơn | 1 tháng 5 |
| EOM | Trước cuối tháng của hóa đơn | 31 tháng 3 |
| Net 30 EOM | 30 ngày sau cuối tháng của hóa đơn | 30 tháng 4 |
| 2/10 Net 30 | Giảm 2% nếu trả trong 10 ngày, nếu không thì trả đủ trong 30 ngày | 12 tháng 3 nếu có chiết khấu, 1 tháng 4 nếu không |
| 50/50 | Một nửa khi chấp nhận, một nửa khi hoàn thành | Theo các mốc ngày của công việc |
"Net" ở đây không liên quan gì đến giá trị trước thuế (net of VAT). Nó nghĩa là toàn bộ số tiền hóa đơn, đã gồm VAT, không trừ chiết khấu. Người ta nhầm hai điều này thường xuyên hơn bạn nghĩ, nên hãy giải thích rõ nếu khách còn mới.
Nội dung điều khoản thanh toán bạn có thể sao chép
Nội dung điều khoản thanh toán hiệu quả nhất khi một câu nêu cả ngày, phương thức và nội dung chuyển khoản. Hãy đổi ngày và con số cho phù hợp.
Điều khoản thông thường:
Khoản thanh toán đến hạn trong vòng 14 ngày kể từ ngày hóa đơn, tức trước ngày 16 tháng 3, 2026, bằng chuyển khoản vào tài khoản ghi bên dưới. Hãy ghi số hóa đơn INV-2026-0042.
Thanh toán khi nhận, có mốc chặn cuối:
Khoản thanh toán đến hạn khi nhận và chậm nhất là ngày 9 tháng 3, 2026.
Cuối tháng:
Khoản thanh toán đến hạn trước ngày 30 tháng 4, 2026, tức 30 ngày sau cuối tháng của hóa đơn này.
Chiết khấu thanh toán sớm:
Giảm 2% nếu thanh toán đủ trước ngày 12 tháng 3, 2026. Nếu không, toàn bộ số tiền đến hạn trước ngày 1 tháng 4, 2026.
Thanh toán theo giai đoạn, ghi trên báo giá:
50% đến hạn khi chấp nhận báo giá này. 50% còn lại đến hạn trong vòng 14 ngày kể từ hóa đơn hoàn thành.
Thanh toán chậm, cho khách hàng là doanh nghiệp:
Các khoản quá hạn chịu lãi theo mức lãi suất theo luật cho thanh toán thương mại chậm, từ ngày sau ngày đến hạn.
Hãy đưa cùng điều khoản đó vào báo giá hoặc hợp đồng chứ không chỉ trên hóa đơn. Điều khoản lần đầu xuất hiện trên hóa đơn rất dễ bị phản đối, vì khách chưa bao giờ đồng ý với chúng. Bài về tính phí thanh toán chậm nói về lãi suất và các khoản cố định.
Nên chọn điều khoản thanh toán nào?
Điều khoản thanh toán phù hợp tùy khách là ai và bạn phải bỏ ra bao nhiêu trước khi họ trả.
| Tình huống | Bắt đầu từ | Vì sao |
|---|---|---|
| Công việc một lần cho khách cá nhân | Thanh toán khi hoàn thành | Không có bộ phận kế toán để chờ, và không có công việc tiếp theo để giữ họ lại |
| Doanh nghiệp nhỏ, công việc đều đặn | Net 14 | Đủ dài để kịp đợt chi trả hằng tuần hoặc hai tuần một lần |
| Công ty lớn | Net 30, hoặc điều khoản nhà cung cấp của họ | Hỏi cách họ xử lý đơn mua hàng và khi nào có đợt chi trả trước khi báo giá |
| Cơ quan khu vực công | Net 30 | Giới hạn của EU cho phần lớn cơ quan công quyền |
| Công việc phải trả vật tư hoặc nhà thầu phụ trước | Đặt cọc và thanh toán cuối | Bạn không phải ứng vốn cho công việc của khách |
| Dự án dài | Thanh toán theo giai đoạn | Tiền đi theo công việc |
| Phí cố định hằng tháng | Trả trước, đến hạn trước khi tháng bắt đầu | Công việc không bao giờ chạy trước tiền |
Một điều khoản ngắn mà không ai đồng ý có giá trị thấp hơn một điều khoản dài hơn mà họ đã đồng ý. Nếu hệ thống của một khách lớn trả vào ngày 30 của tháng sau, Net 14 trên hóa đơn của bạn sẽ không thay đổi điều đó. Nó chỉ khiến bạn phải đòi họ hai tuần.
Điều khoản thanh toán hóa đơn có giới hạn pháp lý không?
Có, giới hạn pháp lý về điều khoản thanh toán tồn tại cho việc bán hàng cho doanh nghiệp và cơ quan công quyền. Nhìn chung chúng không áp dụng cho việc bán cho người tiêu dùng cá nhân.
Ở EU, Chỉ thị Thanh toán chậm 2011/7/EU giới hạn thời hạn thanh toán theo hợp đồng giữa các doanh nghiệp ở 60 ngày lịch, trừ khi hợp đồng thỏa thuận rõ ràng dài hơn và điều khoản đó không cực kỳ bất công với nhà cung cấp. Nếu hợp đồng không đặt thời hạn, lãi nhìn chung bắt đầu 30 ngày lịch sau khi khách nhận hóa đơn. Cơ quan công quyền nhìn chung được 30 ngày, và chỉ ngoại lệ mới đến 60. Các quốc gia thành viên có thể đặt quy định có lợi hơn cho nhà cung cấp, nên hãy kiểm tra luật nước bạn. Một quy định được đề xuất năm 2023 để thay thế chỉ thị vẫn đang chờ lập trường đọc lần đầu của Hội đồng vào lúc chúng tôi kiểm tra.
Ở Anh, hướng dẫn về thanh toán chậm của GOV.UK cho thấy bức tranh tương tự: ngày thanh toán đã thỏa thuận thường phải trong vòng 60 ngày giữa các doanh nghiệp và 30 ngày với cơ quan công quyền, và điều khoản dài hơn giữa doanh nghiệp phải công bằng cho cả hai bên. Nếu không có ngày thỏa thuận, khoản thanh toán bị coi là trễ sau 30 ngày. Commercial Payments Bill sẽ siết chặt điều này với mức tối đa 60 ngày và các ngoại lệ bị giới hạn nghiêm ngặt. Dự luật vẫn đang được Nghị viện xem xét vào lúc chúng tôi kiểm tra, nên hãy đọc tình hình hiện hành trước khi dựa vào nó.
Chiết khấu thanh toán sớm thực sự tốn bao nhiêu?
Chiết khấu thanh toán sớm tốn nhiều hơn rất nhiều so với tỷ lệ phần trăm của nó, vì bạn chỉ đổi lấy tiền sớm hơn vài ngày. Đây là một hóa đơn €5.000 giả định theo 2/10 Net 30, được trả vào ngày 10 thay vì ngày 30.
| Bước | Con số |
|---|---|
| Tổng hóa đơn | €5.000 |
| Chiết khấu đã cho | €100 |
| Tiền mặt nhận được | €4.900 |
| Chi phí để có số tiền đó sớm hơn 20 ngày | €100 ÷ €4.900 = 2,04% |
| Cùng tỷ lệ đó tính theo năm | 2,04% × 365 ÷ 20 = 37,2% |
Đó là một cách vay đắt, và chỉ đáng khi dòng tiền của bạn eo hẹp và các lựa chọn khác tốn hơn.
Chiết khấu cũng thay đổi VAT. Điều 79 của Chỉ thị VAT loại các chiết khấu thanh toán ngay khỏi giá trị chịu thuế, và mỗi nước quy định cách bạn thể hiện điều đó. Ở Anh, Notice 700 của HMRC yêu cầu hoặc một hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc nội dung cụ thể trên hóa đơn (mục 18.2.2). Hãy hỏi kế toán viên trước khi đưa ra chiết khấu.
Những lỗi khiến điều khoản thanh toán vô dụng
- "Net 30" không kèm ngày. Nhân viên kế toán có thể đếm từ ngày hóa đơn được duyệt thay vì ngày ghi trên hóa đơn.
- Điều khoản trên báo giá khác trên hóa đơn. Khách sẽ trả theo điều khoản nào muộn hơn.
- Hóa đơn trễ. Net 14 trên hóa đơn gửi ba tuần sau khi xong việc cộng thêm ba tuần vào thời gian chờ của bạn. Hãy gửi ngay ngày xong việc.
- Không có thông tin ngân hàng, hoặc không có nội dung chuyển khoản để ghi. Khoản thanh toán đến muộn, hoặc đến mà không đối chiếu được với gì.
- Điều khoản bạn không bao giờ thực thi. Nếu đến ngày 15 không ai nghe tin từ bạn, khách sẽ học được Net 14 thực sự nghĩa là gì. Một chuỗi nhắc nợ khắc phục điều đó.
Đặt điều khoản thanh toán trong ERPFlow
Trong ERPFlow, một hóa đơn mới đến hạn 14 ngày sau ngày phát hành, và bạn có thể đổi ngày đến hạn trên từng hóa đơn. Một báo giá có trường Thời hạn thanh toán (ngày) riêng, được in trên PDF báo giá và đặt ngày đến hạn của mọi hóa đơn lập từ báo giá đó. Hóa đơn định kỳ cũng có điều khoản thanh toán riêng.
Nội dung điều khoản được đặt trong trường Ghi chú của hóa đơn, được in trên PDF. Thông tin ngân hàng của bạn lấy từ Cài đặt > Thông tin doanh nghiệp và cũng được in trên hóa đơn.
Khi ngày đến hạn qua đi, hóa đơn hiển thị Quá hạn và xuất hiện trong bộ lọc Quá hạn của danh sách. Gửi nhắc nhở thanh toán sau đó gửi email cho khách PDF kèm số ngày quá hạn và số tiền còn nợ. Phải có người bấm: không có gì được gửi theo lịch.
ERPFlow không tính phí thanh toán chậm hay lãi. Không có điều khoản thanh toán mặc định cho từng khách hàng, và không có chiết khấu thanh toán sớm có điều kiện: tỷ lệ chiết khấu trên một dòng áp dụng ngay từ đầu, dù khách trả lúc nào.